Diseño Programa de Encuentros por Equipos CLIMA ORGANIZACIONAL 2009 Diseño Programa de Encuentros por Equipos GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAS

OBJETIVO Realizar una sesión de trabajo para que los equipos del Banco y filiales sostengan conversaciones sobre su ambiente laboral: Dar cuenta de las acciones comprometidas y/o realizadas hasta la fecha en torno al cuidado del clima. Proponer prácticas para su plan de trabajo 2009 – 2010.

TALLER EXITOSO SERA AQUEL QUE: ES CONDUCIDO POR EL LIDER DEL EQUIPO SE DESARROLLA CON EXPRESION DE OPINIONES POSITIVAS Y CRITICAS DE LOS ASISTENTES RECOGE IDEAS PARA EL DISEÑO DE UN PLAN DE COMPROMISOS COLECTIVO

ACCIONES CLAVES 2. Realización del Taller 1. Preparación del Taller 2. Realización del Taller 3. Formulación del plan de compromisos 4. Difusión del Plan

1. PREPARACION DEL TALLER ACCIONES: Revisar el diseño sugerido a la luz de los siguientes aspectos: Número de participantes, Duración del taller, Distribución del tiempo, Decidir entre: elección realizada por los líderes de la (o las) dimensiones y respectivos juicios para los cuales se diseñarán alternativas de acción Libre elección: efectuada por los asistentes ¿Se decidirá en el mismo taller qué acciones se realizarán? Si solo se recogerán sugerencias, ¿en qué fecha se entregará el plan de compromisos? Y adaptarlo a particularidades del equipo, si es necesario.

1. PREPARACION DEL TALLER Distribuir las responsabilidades para la realización del taller: Elección del lugar y preparación de él Elaboración de una presentación con las dimensiones de clima a abordar Redacción y envío de la invitación Reproducción del material requerido (ver anexo 1) Ejecución de las actividades contempladas en el programa

2. PROGRAMA DEL TALLER Bienvenida (15 min antes del inicio) El líder llega antes para recibir a su equipo. Apertura (10 min) Check in: ¿Cómo llego a esta reunión? ¿Qué espero que ocurra en ella? Parte el líder declarando su estado de ánimo y sus expectativas sobre el encuentro. Presentar el programa de la reunión (horario y actividades) ¿Qué esfuerzos hemos hecho hasta ahora para mejorar nuestro Clima Organizacional? (15-30 min)

2. PROGRAMA DEL TALLER Trabajo en grupo (90 min) a. Elaborar sugerencias de compromisos (60 min) Dividir a los participantes en grupos de no menos de 4 ni más de 8 personas Idealmente funcionales Explicar en qué consiste el trabajo, entregando a cada grupo la matriz N° 1 (ver anexo 2) y la matriz N° 2. (ver anexo 3) Pedir que una persona conduzca la conversación y otra escriba los acuerdos Recordar los elementos a considerar para la formulación de una iniciativa (ver anexo 4) b. Presentación de las sugerencias de cada grupo (30 min)

2. PROGRAMA DEL TALLER Cierre: Check out Todos responden a las preguntas ¿Cómo me voy? O ¿Qué me llevo? El líder agradece y anuncia una fecha para entregar el plan de compromisos

3. FORMULACION DEL PLAN DE COMPROMISOS Se inicia una vez que se hayan efectuado todos los talleres que sean necesarios para que participe el total de los integrantes de un área. El ejecutivo del área, en conjunto con las otras jefaturas, revisan las iniciativas entregadas en el (o los) taller (talleres), utilizando criterios como: Factibilidad de implementarlas (recursos involucrados, tiempo requerido, etc.) Impacto (número de personas que participarán de la acción, contribución al logro de los desafíos del equipo, etc.). Coherencia con la cultura deseada (contribución al cambio cultural: ver listado de prácticas)

4. DIFUSION DEL PLAN DE COMPROMISOS 4.1. Diseño y Preparación de la actividad: Reproducir el plan de compromisos en su versión final Decidir día, hora y lugar en que se realizará el encuentro Redactar y enviar la invitación al equipo Preparar las ideas centrales para la motivación que realizará el líder 4.2. Realización Expresar el sentido del plan Recordar los pasos que se dieron para elaborarlo Presentar los compromisos, responsable, fecha Pedir consultas y responderlas

ANEXOS

ANEXO 1: LISTA DE MATERIALES A PREPARAR PREVIAMENTE Presentación con Las acciones desarrolladas en período 2008 – 2009 Tips para mensajes: De bienvenida Explicación del trabajo en grupo Reproducción apoyos para el trabajo en grupos Matriz N° 1 Matriz N° 2

ANEXO 2: MATRIZ N° 1 DIMENSION PREGUNTA DE LA ENCUESTA 2008 META 2009 RESULTADO 2008 META 2009 INICIATIVA PROPUESTA

Mi jefe me mantiene informado acerca de cosas y cambios importantes ANEXO 2: MATRIZ N° 1 A MODO DE EJEMPLO DIMENSION PREGUNTA DE LA ENCUESTA RESULTADO 2008 META 2009 INICIATIVA PROPUESTA COMUNICACION Mi jefe me mantiene informado acerca de cosas y cambios importantes 66 75 Reuniones semanales de equipo Envío por correo información Comité de Gerentes

ANEXO 3: MATRIZ N° 2 INICIATIVA RESPONSABLE PLAZO Tener reunión de equipo una vez a la semana para entregar información estratégica y aquella necesaria para la gestión del área Lider del área Desde el 30 Oct Envíar por correo información del Comité de Gerentes

ANEXO 4: PARA LA FORMULACION DE COMPROMISOS Que la sugerencia / propuesta dé cuenta de una accíón a realizar ( y no de una declaración) Ejemplos: “hacer reuniones” en vez de “mejorar la entrega de información” “celebrar los cumpleaños” en vez de “reforzar la cercanía al interior del área” Que contemple el tiempo en que ella debe efectuarse hacer reuniones cada 15 días en vez de “periódicamente” Celebrar los cumpleaños una vez al mes en vez de “cuando corresponda”

ANEXO 4: PARA LA FORMULACION DE COMPROMISOS Que especifique condiciones de satisfacción Ejemplos: Hacer reuniones cada 15 días para entregar información sobre hechos Banco y del área, de una hora de duración y con participación de todo el equipo en vez de “comunicar hechos relevantes” Celebrar los cumpleaños una vez al mes con participación de todo el equipo, a la hora del desayuno y financiado con aporte voluntario en vez de “con la colaboración de todos” Que precise el responsable de hacer que esa acción ocurra. Hacer reuniones cada 15 días para entregar información sobre hechos Banco y del área, de una hora de duración y con participación de todo el equipo, conducidas por el líder del equipo. Celebrar los cumpleaños una vez al mes con participación de todo el equipo, a la hora del desayuno y financiado con aporte voluntario, organizado por dos colegas diferentes cada mes