ANALISIS DE EMPRESA EN LA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS UMB VIRTUAL

Organización de documentos:   Organización de documentos: La empresa rige su organización de acuerdo con las normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya los obsoletos y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos-

Desarrollo de la gestión documental En la actualidad, la compañía utiliza diversos sistemas para la organización documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta sistemas informáticos que manejan la documentación administrativa, se controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad, clientes, enlazan con centros de documentación y permiten realizar búsquedas y recuperar información de cualquier lugar. La compañía utiliza un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos computarizados, cuenta con programas, los que busca y almacena documentos electrónicos e imágenes digitales de documentos originalmente soportados en físico.

Elementos Bases de Datos: encargados de esta área Tecnología, las bases de datos apoyan el entorno del negocio en las que la relación con los clientes se realizan a través de Internet, se manejan páginas como mi Telmex, donde estos pueden validar su deuda, buscar productos que ajusten a sus necesidades y presupuesto, adicionalmente allí puede comprar película, vacunas etc. Hardware: Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, son escaneados para que queden como documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados en carpetas de acuerdo al tema, apellidos, ciudad, barrio, nodo, los que facilitaran la búsqueda de los clientes y así detectar si están o no morosos, igualmente se hace con los registros de contratos y facturación los cuales pertenecen al área de facturación y cartera, Servidores: esta contienen información digitalizada, para poder acceder a estos servidores remotamente, debemos tener usuario y contraseña, asignado por el área de tecnología, allí podremos observar los documentos e informes sobre total ventas instaladas, ventas digitadas, ordenes de trabajo abiertas, comisiones para pago nomina, base asesores que están activos, total inactivos, bases clientes en mora, y contratos que están legalizados, así como los pendientes por legalizar

Software Gestores documentales: Se cuenta con programas apoyando al proceso de gestión de la documentación que maneja la empresa. Adicionalmente se tienen soluciones informáticas para la gestión documental, administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas como lo es el caso de las páginas de capacitación virtual, llamada esta biblioteca líder de líderes.   Redes: Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra remotamente son locales y se accede también por internet como en los servidores. Las redes son locales, aunque también contamos información por interne como la pagina de Business intelligence, en la cual encontramos informes de pagos hechos por los suscriptores y ventas por día, por zona, y/o Unidades de gestión en las cuales se trabaja con los asesores comerciales, crecimiento neto. Para acceder a estas debemos ser autorizados con usuarios y contraseñas. Usuarios: A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema, permitiendo realizar la consulta electrónica de los mismos, teniendo en cuenta la seguridad asignada a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores: el Administrador del Sistema, digitaliza los documentos y los codifica e ingresan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero. En el cendro documental contamos con las áreas de: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación. Los procesos para mí no son claros, ya que mi rol es comercial pero intentare describirlos: Tramitar documentos: se validan lo documentos y se constata que lo alli expuesto sea real, su calidad sea de calidad y cumpla con las políticas de la compañía. Radicar: se pone el sello de recibido al documento que nos entregan, tanto a original como a la copia, este contiene logo de la compañía, fecha y hora de recibido y firma del colaborador encargado, como prueba de que el documento nos fue entregado.

Registrar: el documento se registra y consigna en el formato con los datos pertinentes de acuerdo a la política de la compañía. Tramitación: se alinea los documentos de acuerdo al área y a que funcionarios se dirigirá, aplicando los formatos asignados para tal fin Existen sanciones por la no entrega puntual de estos documentos, ya que dentro de la compañía por ejemplo, se reciben de los clientes derecho de petición al departamento de PQR y si no se da una respuesta oportuna de acuerdo a los tiempos estipulados por la ley, las sanciones para la compañía son sumas altas de dinero, por lo anterior se sancionara al empleado encargado del recibido con 8 días, pero en la mayoría de los casos de este tipo el contrato se terminara con justa causa. Los procesos a mejorar seria acabar con tanta burocracia y procesos para que esta sea más eficiente y efectiva, así evitaremos contratiempos en la espera del recibido de estos al usuario final.

Oportunidades: Las oportunidades de la organización documental para la empresa son muchas, la principal es la oportunidad de mejorar la productividad de sus actividades y servicios de sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costos, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría de sus recursos y de los servicios que se ofrecen; logrando una mayor satisfacción y mayor retención de los clientes. Ventajas: el control de la organización de documentos lograremos mayor rapidez y ahorro, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, las ventajas serian evitar el desplazamiento, disminuyendo el tiempo en las consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos, la organización documental facilita a la compañía que la información se comparta, se aprovecha más eficientemente los recursos, busca reducir la duplicidad de documentos archivados, evita que se guarde

fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, le da a la empresa seguridad y fiabilidad en la información, estos documentos son custodiados en lugares específicos de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica, esta organización nos genera accesos rápidos a la información y posterior distribución sin que sea necesario trasladar de un lugar a otro los documentos