Modelamiento de Procesos usando BPMN y BizAgi BPMN: Business Process Management Notation

BPMN Proporciona un lenguaje común para la representación gráfica de procesos, en forma clara, estandarizada y completa Permite disminuir la brecha entre el modelado de procesos y su implementación Objetivo principal: proveer una notación entendible por todos los usuarios de los procesos del negocio: Analistas organizacionales (crean los modelos), Expertos tecnológicos (implementan dichos modelos en sistemas de información), Ejecutores (ejecutan, dirigien, gestionan y controlan los procesos) Desarrollado por el BPMI (Business Process Management Iniciative), parte del Object Management Group

Historia El Instituto de Gestión de Procesos de Negocio (BPMI- ahora parte de la OMG) desarrolla BPML (un lenguaje de ejecución de procesos XML) y se da cuenta de necesidad de una representación gráfica BPML más tarde fue sustituido por BPEL como lenguaje de ejecución objetivo 2001: se formó el Notation Working Group. El grupo estaba compuesto por 35 compañías, organizaciones o individuos. 2004: release de BPMN 1.0. 2006: BPMN 1.0 fue adoptado como un estándar OMG 2010: release de BPMN 2.0 En la actualidad, más de 40 compañías que tienen implementaciones de BPMN

Directivas de BPMN Debe ser aceptable y utilizable por la comunidad empresarial debe ser capaz de generar procesos ejecutables (por ejemplo, BPEL) a través de un modelo BPMN (una combinación de elementos gráficos e información de apoyo (atributos)) Aunque los procesos ejecutables motivaron el desarrollo de BPMN, se esperaba que BPMN se usaría para más fines comerciales generales BPM pretende ser Agnóstico en cuanto a la Metodología Metodologías darán orientación sobre el propósito y nivel de detalle para el modelado BPMN es tan complejo como tiene que ser. Sólo tiene que utilizar lo que se necesita...

¿ Una definición ? BPMN es una notación gráfica que plasma la lógica de las actividades, los mensajes entre los diferentes participantes y toda la información necesaria para que un proceso sea analizado, simulado y ejecutado

¿ Por qué es importante BPMN ? Tiene grandes posibilidades de consolidarse en un estándar internacional de modelado de procesos Es un lenguaje formal que describe los pasos de una lógica de negocios Permite el entendimiento generalizado de los procesos dentro de la organización Facilita la comunicación

Elementos básicos de un diagrama de proceso de negocio (BPD)

BPMN Define un Diagrama de Procesos de Negocio basado en la técnica de Diagramas de Flujo Un BPD puede contener varios procesos, cada proceso puede ser de uno de los tres tipos: Interno, abstracto, colaborativo

Tres tipos de Modelado de Procesos Proceso de Negocios Interno: que representa un único proceso de negocio interno donde se representa toda la secuencia del proceso Proceso de Negocios abstracto: representa un proceso de negocio externo del que desconocemos los detalles Proceso de Negocios Colaborativo: representa la interacción entre dos o más entidades del negocio. Las interacciones se representan por los mensajes intercambiados entre las entidades involucradas

Proceso de Negocios Interno

Proceso de Negocios Externo

Proceso de Negocios Colaborativo

En la literatura También se habla de Orquestación: Hay un ente coordinador del proceso. Esta dentro de un pool (ver mas adelante) Coreografía: No hay un ente coordinador único, la c Colaboración: como se vio

Elementos Básicos de un BPD Actividades: es un paso dentro del proceso, representa el trabajo realizado dentro de una organización y consume recursos como tiempo y costos. Se representan con rectángulos con esquinas redondeadas Compuertas: se utilizan para controlar los puntos de divergencia y convergencia del flujo (dediciones, actividades en paralelo y puntos de sincronización)- Se representan por rombos. Anotaciones al interior del rombo indican el tipo de comportamiento de la compuerta

Elementos Básicos de un BPD Eventos: representa algo que ocurre o puede ocurrir durante el proceso. Se representa por un Círculo. Tiene una causa y un resultado. Puede iniciar un proceso, interrumpirlo, detenerlo o finalizarlo. Existen tres tipos de eventos basados en cómo afectan el flujo: Eventos de inicio: Eventos intermedios: Eventos de Fin:

Actividad: implementar el siguiente modelo en BizAgi

Flujos de Secuencia Representan el control de flujo y la secuencia de las actividades Se utiliza para representar la secuencia de los objetos de flujo, donde encontramos las actividades, las compuertas y los eventos

Actividad con evaluación 2 Modelar un proceso de su entorno Debe tener al menos 5 y a lo mas 7 actividades en total Debe tener al menos 3 y a lo mas 4 compuertas Mandar archivo en pdf a nbaloian@gmail.com

Pools Un Pool contiene un proceso único Un Proceso de Negocio Interno o Privado está contenido en un pool El nombre del pool puede considerarse el nombre del proceso Siempre existe al menos un pool Los flujos de secuencia no pueden cruzar los límites de un pool

Mensajes entre pools Para representar la interacción entre diferentes procesos se utilizan líneas de mensaje. Un proceso abstracto o externo puede ser diagramado como un pool vacío, con puntos de contacto en los límites del pool

Lineas de Mensaje Las líneas de mensaje representan la interacción entre varios entidades o procesos. Representan Señales o Mensajes, NO flujos de control No todas las líneas de mensaje se cumplen para cada instancia del proceso y tampoco se especifica un órden para los mensajes No se pueden tener líneas de mensaje dentro del mismo pool (no tendría mucho sentido)

Líneas de Mensaje

Artefactos Son objetos adicionales que permiten proporcionar información adicional sobre un proceso Existen 3 tipo: Objetos de datos: indican datos que entran/salen de una actividad Anotaciones: permiten escribir comentarios adicionales sobre el proceso Grupos: permiten agrupar las actividades en forma visual con fines de documentación o análisis

Objeto de datos Pueden haber objetos de datos de entrada y de salida

Anotaciones

Grupos (agrupaciones)

Lanes Permiten separar las actividades (por usuario)

Actividad con evaluación 3 El proceso inicia cuando al Director del área le llega una carta del organismo de Control con un requerimiento de información específico. El director del área ingresa el requerimiento al sistema, asigna la persona que lo va ha responder La persona asignada revisa todo el caso, e ingresa la respuesta del requerimiento. Luego el director debe revisar la respuesta del usuario asignado, cambiar lo que considere pertinente y decidir si esa es la respuesta definitiva ante el organismo de control, ya que, si lo considera necesario, la persona que elaboró la respuesta debe revisar de nuevo el caso y completar y corregir la respuesta, de esta forma indica que la respuesta no es la definitiva y se le generará de nuevo la tarea al actuante asignado. Si el Director está satisfecho con la respuesta responde que sí es la definitiva, en este caso genera la carta con la respuesta, la imprime y la envía a la Superintendencia. Realice el Flujo del Proceso utilizando las figuras de BPMN que conoce hasta ahora

Refinando Actividades Las actividades se representan con esquinas redondeadas Representan un trabajo realizado dentro de una organización Consumen recursos Pueden ser simples o complejas

Refinando Actividades Dentro de un modelo se definen Procesos, que están contenidos dentro de un pool Las tareas, que son actividades simples o atómicas Los subprocesos que son actividades compuestas

Tipos de tareas Tarea se utiliza cuando el trabajo realizado dentro del proceso no se define a un nivel más detallado, es simple, indivisible, que no tiene una estructura interna o esta no es visible en el modelo Existen Distintos tipos de tareas en BisAgi (no son parte de BPMN pero muchos software lo incorporan) Sin especificar

Ejemplo Las de Recepción, Envío, Usuario y Servicio son las más usadas. El ejemplo muestra un proceso de garantía de reemplazo de un vehículo siniestrado

Subprocesos Subproceso: Es una actividad compuesta que es incluida dentro de un proceso. Es compuesto dado que incluye a su vez un conjunto de actividades y una secuencia lógica (proceso) que indica que dicha actividad puede ser analizada a un nivel más fino Se usa para jerarquizar el diagrama

Subprocesos Simultáneamente representa una tarea y un proceso Se puede diagramar colapsado o expandido

Reglas Los flujos de secuencia no pueden cruzar los limites del subproceso La forma de hacer esto sería

Tipos de Subprocesos Subproceso embebido: depende del padre, no puede contener pools ni lanes Subproceso reusable: se define como diagrama independiente y puede ser usado en varios contextos

Ejemplo de un proceso con varios subprocesos (todos reusables)

Actividad con evaluación 4 Modelar un proceso de su entorno Debe tener al menos 5 y a lo mas 7 actividades en total al menos 3 y a lo mas 4 compuertas al menos 4 objetos de datos Al menos 5 tareas especializadas al menos1 subproceso Mandar archivo en pdf a nbaloian@gmail.com

Swimlanes POOL Actúa como contenedor de un proceso El nombre del Pool puede ser el nombre del proceso o del participante Representa un Participante Entidad o Role Siempre existe uno, aunque este no se diagrame

Pool Permite representar un proceso interno o uno abstracto (externo) y las interacciones

Las líneas de secuencia no pueden traspasar los límites del Pool

Si se necesita mostrar la interacción entre pools se usan líneas de mensajes

Lanes: para representar distintos participantes dentro de una org. Lane: subdivisión de un pool

Refinando los eventos de Inicio Indican cuando un proceso inicia No tienen flujos de entrada No es obligatorio, pero es una buena práctica usarlos

Distintos tipos de evento de inicio

Eventos de fin

Distintos eventos de fin

Eventos Intermedios

Distintos tipos de eventos intermedios Para mostrar que el proceso envía un mensaje o espera recibir uno Mostrar donde existen demoras dentro del proceso Mostrar donde hay un flujo de excepción

Formas de usar los eventos intermedios Dentro del flujo o adjuntos a los limites de una actividad Cuando están dentro del flujo indica que se espera el evento, adjunto a los límites indica excepción

Actividad con evaluacion 5 Propósito : proceso mediante el cual el Banco verifica si debe reembolsarle dinero al cliente y en caso que se requiera realiza el reembolso. El proceso inicia cuando se recibe una solicitud de Reembolso, esta puede ser realizada por solicitud del cliente o por cualquier funcionario de la sucursal, una vez recibida la solicitud, el sistema envía una provisión por el valor del reembolso al sistema XY, y se activa una actividad para que el analista de operaciones evalúe los hechos para emitir un concepto sobre la solicitud de reembolso del dinero al cliente. Si demora mas de 1 semana el sistema le manda un mensaje al analista, el cual se repite cada semana si es necesario Si el Concepto emitido es favorable se envía una transacción de autorización de pago del reembolso pero teniendo en cuenta el nivel de autoridad del usuario. Si el usuario que va a enviar la autorización de pago no tiene las atribuciones, se le generará un actividad al jefe inmediato para que autorice la transacción. En caso de negación del reembolso, se le avisa al cliente la negativa. Realice el Flujo del Proceso utilizando las figuras de BPMN vistas hasta el momento, poniendo todos los eventos que estime necesario incorporar para que no se demore el trámite más de 1 mes. Puede poner eventos que no estén explícitamente en el texto.

Actividades Repetitivas Ciclo (Loop) Para actividades que se deben realizar varias veces Se desconoce el número de repeticiones La actividad se realiza mientras se cumpla la condición del ciclo Cualquier actividad (simple o compuesta) se puede transformar en repetitiva Existen 2 tipos: standard y multi-instance

Ciclo Estándar Parametros: Start quantity (int) Completion quantity (int) Cantidad maxima (int) Condición del ciclo (texto) Tiempo de chequeo de la condición (antes, después)

Ejemplo: reclutar personas para un cargo

Ciclo Multi-instancia El número de ciclos varía para cada caso pero se conoce antes de llegar a la actividad Las actividades se realizan normalmente en paralelo Diferencia fundamental: la condición del ciclo se evalúa una sola vez ANTES de entrar a la ejecución de la actividad Esta condición determina el número de repeticiones de la actividad

Ejemplo: expedición de una póliza de seguro colectiva Inspección de vehículo y expedir póliza se hace para cada vehículo Condición de flujo Ninguna: cada vez que se termina una instancia esta puede seguir con la siguiente actividad Todas: todas las instancias se deben terminar para seguir con la siguiente actividad Una: basta que una se complete para seguir con la siguiente

Compuertas Elementos de control de flujo Pueden ser de divergencia o convergencia

Tipos de Compuertas Compuerta Exclusiva, se toma uno de los caminos Compuerta Paralela, las tareas se hacen al mismo tiempo Compuerta Inclusiva, uno o más caminos alternativos se pueden hacer

Compuerta exclusiva como elemento de divergencia

Compuerta exclusiva como elemento de convergencia

Compuerta paralela como elemento de divergencia

Compuerta paralela como elemento de convergencia

Compuerta inclusiva como elemento de divergencia

Compuerta inclusiva como elemento de convergencia

Resumen: figuras básicas Distintos tipos Distintos tipos, convergencia, divergencia

Resumen: Objetos de Conexión

Resumen: Objetos de Conexión

Resumen: Objetos de Conexión

Swimlanes o canales POOLS LANES

Artefactos Permiten o proporcionan información adicional sobre un proceso Existen 3 tipos de artefactos Objetos de datos: proveen información sobre documentos que se usan en el proceso Anotaciones: permiten incorporar texto Grupos: provee un mecanismo visual para agrupar elementos de un diagrama

Actividad 6 Afine el diagrama que hizo de su proceso de modo que Incluya: lo más posible de lo visto hasta ahora: Subprocesos Lanes Artefactos Eventos normales y de excepción Compuertas de variada indole