Tema: Gestión de los Costos del Proyecto – PMBOK 5ta ED. Docente: Mg. Julio Humberto Flores Piñán B X III

Gestión de los Costos del Proyecto – PMBOK 5ta ED. 2

Orientaciones El Curso de Gerencia de Proyectos consiste en el Aprendizaje del Inicio, Planeación, Ejecución y Cierre de un Proyecto en términos generales; orientado al Cumplimiento de los Estándares de Calidad ISO, EFQM y PDCA. Por tal motivo; es de vital importancia el uso de la Guía para la Formulación de Proyectos elaborada por el PMI (Project Management Institute) en su versión actualizada. 3

Contenidos temáticos Planifica la gestión de costos. Estimar los costos. Determinar el presupuesto. Controlar los costos. 4

Flujograma - Costos Gestión de Costos –Costos Fijo y Variables –Costos Directos e Indirectos –Costo Hundido Planificar la Gestión de Costos Estimar los Costos –Estimación Análoga –Estimación Paramétrica –Estimación Ascendente –Estimación por 3 Valores –Análisis de Reserva –Costos de Calidad –Análisis de la Oferta de Proveedores Determinar el Presupuesto –Costos Agregados –Relaciones Históricas –Limite de Financiamiento –Línea Base de Costos –Requisitos del Financiamiento Controlar los Costos –Gestión del Valor Ganado –Proyecciones –Índice de Desempeño del Trabajo –Revisiones de Desempeño –Pronósticos de Costos Asignación de Recursos y Gestión de los Costos (VIDEO) 5 Subtítulos del Tema

FLUJOGRAMA - COSTOS 6

Incluye planificar, losprocesos estimar, GESTIÓN DE COSTOS relacionadoscon financiar,obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado 7

GESTIÓN DE COSTOS oLa Gestión de los Costos del Proyecto debería tener en cuenta los requisitos de los interesados al gestionar los costos oLa Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto oLa Gestión de los Costos del Proyecto también debería tener en cuenta el efecto de las decisiones tomadas en el proyecto sobre costos recurrentes posterioresdeutilizar,mantenerydarsoporteal producto, servicio o resultado del proyecto 8

GESTIÓN DE COSTOS o Ennumerosas análisisderendimientofinancieroesperado productodelproyectosellevanacabofuera organizaciones,lapredicciónyel del ámbito del proyecto o Cuandotalesproyeccionesyanálisisformanparte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión financiera 9

GESTIÓN DE COSTOS oClasificación: COSTOS VARIABLES Varían proporcionalmente con el volumen de actividad Materia prima Envases Mano de Obra directa Servicios Supervisión Mantenimiento Suministros Laboratorio Dirección COSTOS FIJOS No varían entre determinados niveles de actividad Amortización Impuestos Seguros Financiación Administración Ventas Distribución 10

GESTIÓN DE COSTOS oClasificación: COSTOS DIRECTOS Identificables en su totalidad con una determinada unidad de referencia Materia prima Envases Mano de Obra directa Servicios Suministros Laboratorio COSTOS INDIRECTOS Se imputan en una unidad de referencia según un criterio de reparto Supervisión Mantenimiento Amortización Impuestos y Seguros Financiación Administración y dirección Ventas y distribución 11

GESTIÓN DE COSTOS o Clasificación: COSTOS DIRECTOS COSTOS INDIRECTOS Prorrateo del costo Rastreo del costo Producto A Producto B Producto C 12

GESTIÓN DE COSTOS o Clasificación o Costo Hundido o Costos quehansidoinvertidosogastadosenel proyecto y que no cambiarán así el proyecto decida no hacerlo, como por ejemplo un estudio de mercado previo al proyecto 13

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GESTIÓN DE COSTOS PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS 15 MS PROJECT– PROYECTO COMPLETO “MI CASA”

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS Es el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto El beneficio clave de este proceso es queproporciona indicacionessobre orientacióne comose gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo 16

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS Entradas Plan de Gestión del Proyecto Acta de Constitución del Proyecto Factores ambientales Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Juicio de Expertos Técnicas analíticas Reuniones Salidas Plan de Gestión de Costos 17

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS oEl Plan de Gestión de Costos contesta las siguientes preguntas: o¿Cómo se gestionar el proyecto según su presupuesto? o¿Qué nivel de precisión vamos a utilizar? o¿Cuál es el nivel de exactitud de las estimaciones de costos? o¿Cuáles son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas de control de la EDT? o¿Cuáles son los límites permitidos de variaciones en los costos? o¿Cómo administrar las variaciones de costos? o¿Cómo y cuándo realizar análisis de valor? o¿ Qué procesos de gestión de costos se utilizarán? o¿Cómo es el ciclo de vida de costos? 18

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS oEl Plan de Gestión de Costos puede incluir: oUnidades de medida oNivel de precisión oNivel de exactitud oEnlaces con los procedimientos de la organización oUmbrales de control oReglas para la medición del desempeño oFormatos de los informes oDescripciones de los procesos 19

GESTIÓN DE COSTOS ESTIMAR LOS COSTOS 20 MS PROJECT– PROYECTO COMPLETO “MI CASA”

Eselprocesoqueconsiste ESTIMAR LOS COSTOS endesarrollaruna estimaciónaproximadadelosrecursosmonetarios necesarios para completar las actividades del proyecto El beneficio clave de este proceso es que determina el monto de los costos requerido para completar el trabajo del proyecto 21

o Las estimaciones decostos ESTIMAR LOS COSTOS sonunapredicción basadasobrelainformacióndisponibleenun momento determinado o Para lograr un costo óptimo para el proyecto, se debe tener en cuenta el balance entre costos y riesgos o La proyectoaumentaconformeelproyectoavanzaavanza exactituddelaestimación delcostodeun a través de su ciclo de vida 22

ESTIMAR LOS COSTOS oUn proyecto en su fase de inicio, por ejemplo, puede tener una estimación aproximada por orden de magnitud (ROM) en el rango de - 25% a +75% oEn una etapa posterior del proyecto, conforme se va contando con más información, el rango de exactitud de las estimaciones puede reducirse a +/ - 10% oSe estima los costos para todos los recursos que se van a asignar al proyecto como: oooooooooooooooo Personal Materiales Equipamiento Servicios Instalaciones Inflación Costo de financiación El costo de contingencia 23

Entradas Plan de Gestión de Costos Plan de Gestión de los RRHH Línea Base del Alcance Cronograma del Proyecto Factores ambientales Activos de los Procesos de la Organización Salidas Estimación de costos de las actividades Base de las estimaciones Actualizaciones de los Documentos del Proyecto ESTIMAR LOS COSTOS Herramientas y Técnicas Juicio de Expertos Estimación Análoga Estimación Paramétrica Estimación Ascendente Estimación por Tres Valores Análisis de Reserva Costo de Calidad Software de Gestión de Proyectos Análisis de Oferta de Proveedores Técnicas grupales de Toma de Decisiones 24

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS oEstimación Análoga oConsisteenutilizarcostosdeproyectosanteriores para estimar el costo del próximo proyecto oSeusacuandolainformacióndetalladaes limitada oUtiliza el juicio de expertos oEs menos costosa que otras técnicas oEs menos exacta oEs más confiable cuando los proyectos anteriores son similares 25

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS o Estimación Paramétrica o Laestimaciónparamétricaunarelación estadísticaentrelosdatos utiliza históricos relevantesy otras variables (p.ej., metros cuadrados en construcción) para calcular una estimación del costo del trabajo del proyecto o Con esta técnica se pueden lograr niveles superiores de exactitud, en función de la sofisticación y de los datos que utilice el modelo 26

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS o Estimación Ascendente endescomponerlasactividadesen o Consiste menorescomponentesparaestimarconmejor precisión cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia arriba 27

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS oEstimación Por Tres Valores oMás probable. El costo de la actividad se estima sobre la base de una evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de cualquier gasto previsto oOptimista.Elcostodeunaactividadseestima sobre la base del análisis del mejor escenario para esa actividad o Pesimista.Elcostodelaactividadseestima sobre la base del análisis del peor escenario para esa actividad 28

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS o Análisis de Reserva o Lasestimacionesde reservasparateneren costospuedenincluir cuentalaincertidumbre sobre el costo o Las reservas para contingencias consisten en el presupuesto, dentro de la línea base de costos, que se destina a los riesgos identificados y asumidos por la organización, para los que se desarrollan respuestas de contingencia 29

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS oCostos de Calidad oEl costo de calidad incluye los costos de prevención y evaluación (costos de cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento) oSoftware de Gestión de Proyectos oLas aplicaciones software de gestión de proyectos, hojas de cálculo informatizadas, simulaciones y herramientas estadísticas, se utilizan para agilizar la estimación de los costos 30

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS o Análisis de Oferta de Proveedores o Losmétodosdeestimacióndecostospueden incluirel proyecto análisis sobre decuántodeberíacostarel labasedelasofertasde proveedores calificados o Técnicas Grupales de Toma de Decisiones o Los enfoques grupales, tales como la tormenta de ideas, las técnicas Delphi o de grupo nominal, son útiles para involucrar a los miembros del equipo en la mejora de la exactitud de la estimación y de su nivel de compromiso con los resultados de las estimaciones resultantes 31

SALIDAS o Estimación de Costos de las Actividades o Las estimaciones de los costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto, como: oooooooooooooooo Recursos Humanos Materiales Equipamiento Servicios Instalaciones Reserva para contingencias Ajustes inflacionarios Etc. 32

SALIDAS oBase de las Estimaciones oEs la información de respaldo de las estimaciones oEs un documento que justifica cómo se realizaron las estimaciones de costo, justificación de los supuestos utilizados, especificaciones del rango de precisión 33

GESTIÓN DE COSTOS DETERMINAR EL PRESUPUESTO 34 MS PROJECT– PROYECTO COMPLETO “MI CASA”

Eselprocesoque DETERMINAR EL PRESUPUESTO consisteensumarloscostos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costos autorizada El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto 35

Entradas Plan de Gestión de Costos Línea Base del Alcance Atributos de la actividad Estimación de Costos de la actividad Base de las Estimaciones Cronograma del Proyecto Calendario de Recursos Registro de Riesgos Acuerdos Activos de los Procesos de la Organización DETERMINAR EL PRESUPUESTO Herramientas y Técnicas Costos Agregados Análisis de Reserva Juicio de Expertos Relaciones Históricas Conciliación del Límite de Financiamiento Salidas Línea base de Costos Requisitos de Financiamiento del Proyecto Actualizaciones de los Documentos del Proyecto 36

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS o Costos Agregados o Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS o Lasestimacionesdecostosdelospaquetesde trabajo se agregan posteriormente para los niveles superiores de componentes de la EDT/WBS o Análisis de Reserva o El análisis de reserva del presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestión del proyecto 37

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Suma de Costos Paquete de trabajo Actividades Cuenta de Control 38

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS oRelaciones Históricas oCualquier relación histórica que de como resultado estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de características (parámetros) del proyecto para desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto oConciliación del Límite de Financiamiento oConsiste en analizar si los desembolsos estimados en el presupuesto son coherentes con la financiación disponible 39

SALIDAS oLínea Base de Costos oEs la versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto oNo incluye la reserva de gestión oSe desarrolla como la suma de los presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma 40

SALIDAS o Línea Base de Costos 41

SALIDAS o Requisitos de Financiamiento del Proyecto o Losrequisitosdefinanciamientototalesy periódicos (p.ej., trimestrales, anuales) se derivan de la línea base de costos o Lalíneabasedecostosincluirálosgastos proyectados más las deudas anticipadas 42

GESTIÓN DE COSTOS CONTROLAR LOS COSTOS 43 MS PROJECT– PROYECTO COMPLETO “MI CASA”

CONTROLAR LOS COSTOS Es el proceso de seguimiento del estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo 44

CONTROLAR LOS COSTOS o Para actualizar el presupuesto es necesario conocer los costos reales en los que se ha incurrido hasta la fecha o Granpartedel esfuerzodecontroldecostos se dedicaaanalizarlarelaciónentre proyectoconsumidosyelproyectoconsumidosyeltrabajo losfondosdel realefectuado correspondiente a dichos gastos o La clave para un control de costos eficaz es la gestión de la línea base de costos aprobada y la de los cambios a esa línea base 45

CONTROLAR LOS COSTOS queloscambiossolicitadossean o Incluye: o Asegurarse acordados o Gestionar cambios reales cuando se produzcan o Asegurarsequelosposiblessobrecostosno excedan el límite de financiamiento o Monitoreareldesempeñoparadetectary entender las variaciones oEvitaroEvitarqueseincluyancambiosincorrectos, inadecuados o no aprobados en los costos o el uso de los recursos informados 46

Entradas Plan de Gestión del Proyecto Requisitos de Financiamiento del Proyecto Datos de Desempeño del Trabajo Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Gestión del Valor Ganado Pronósticos Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) Revisiones del Desempeño Software de Gestión de Proyectos Análisis de Reserva CONTROLAR LOS COSTOS Salidas Información del Desempeño del Trabajo Pronósticos de Costos Solicitudes de Cambio Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones de los Documentos del Proyecto Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización 47

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS o Gestión del Valor Ganado o Consisteenevaluarelestadodelavancedel proyecto en relación a su línea base para analizar el avance de los costos y tiempos del proyecto oProyecciones o Consiste en re - estimar en forma periódica cuál será el costo estimado a la finalización del proyecto oÍndice de Desempeño del Trabajo por Completar o Consisteenestimarcuántodeboajustarlos desembolsosdecostosparacumplirconel presupuesto aprobado 48

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS o Revisiones de Desempeño o Consisteencomparareldesempeñorealdel proyecto con su línea base de costo y cronograma o Análisis de Reserva o Consiste en monitorear el estado de las reservas para contingencias y de gestión, para evaluar si pueden ser reducidas o necesitan ser reforzadas 49

SALIDAS oInformación del Desempeño del Trabajo oLos valores calculados de CV, SV, CPI y SPI, así como los valores de VAC para los componentes de la EDT/WBS, en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados oPronósticos de Costos oEl valor EAC calculado debe documentarse y comunicarse a los interesados 50

Conclusiones y/o Actividades de Investigación Sugeridas 51

EJEMPLO COMPLETO – MS PROJECT

¡Gracias! 53