Técnicas de Relevamiento de Información

Técnicas de Relevamiento Entrevistas Cuestionarios Observaciones Revisión de registros

Para que se usan ? Relevar información sobre el sistema actual Relevar requermientos de un nuevo sistema Verificar información relevada Realizar diagnósticos y estimaciones Realizar Análisis del Sistema

Entrevistas Tipo de Entrevistas Estructuradas Abierta Cerrada No Estructuradas

Entrevistas Problemas Frecuentes Entrevistar a las personas equivocadas o en el momento equivocado Hacer las preguntas equivocadas y obtener las respuestas equivocadas Crear fricciones con el/los entrevistados

Entrevistas Pautas Desarrolle un Plan global de Entrevistas Obtenga un Organigrama Determine a quienes se debe entrevistar y en qué secuencia Asegúrese de contar con aprobación para hablar con los usuarios Programe las Entrevistas con la debida antelación

Entrevistas Pautas Prepare las Entrevistas para usar el tiempo de manera efectiva: Asegurése que el usuario conozca el tema de la entrevista Reúna toda la información posible antes de la entrevista Prepare una lista de preguntas o temas a tratar Estime el tiempo que le llevará la entrevista (trate de no realizar entrevistas demasiado largas, por ej de mas de 2 horas)

Entrevistas Pautas Use un estilo apropiado de Entrevista: Evite uso excesivo de vocabulario técnico Haga una entrevista, no un interrogatorio Recuerde que el entrevistado es el experto Evite la confrontación Trate de guiar la entrevista

Entrevistas Pautas Asegúrese de entender correctamente las explicaciones del usuario. Dígale en sus propias palabras lo que entendió y pidále que le confirme Pida copia de todos los documentos que se mencionen en la entrevista o al menos de los que crea pueden ser importantes Use herramientas automatizadas cuando sea apropiado, pero no abuse

Entrevistas Pautas Registre la información que releva durante la entrevista adecuadamente Tomar notas Grabar Retener en la memoria Produzca un resumen de la entrevista lo mas próximo posible a la finalización de la misma

Entrevistas Pautas Registre datos básicos de la Entrevista Fecha/Hora, Duración Lugar Entrevistados (Nombre, Teléfono, Email) Documentos Recibidos/Entregados Comentarios Mantenga métricas sobre las Entrevistas

Entrevistas Pautas Programe una próxima entrevista (si la necesita) antes de retirarse Dele al entrevistado su información de contacto Agradezca siempre al entrevistado por su tiempo

Cuestionarios Cuando usar cuestionarios Medios Cantidad de usuarios grande Usuarios dispersos geográficamente Necesidad de cuantificar respuestas Anonimato de los usuarios Medios Formulario en papel. Formulario electrónico (ej. página web).

Cuestionarios Desventajas Es impersonal: en general el usuario no tiene contacto con el Analista mientras completa un cuestionario. A poca gente le gusta completar cuestionarios: en general en esta actividad, se obtiene menor compromiso del usuario que en el caso de las Entrevistas (usuarios no entregan cuestionario o lo hacen tarde).

Cuestionarios Tipos de preguntas Abiertas “Describa lo que a su entender son las principales carencias del sistema informático actual”. Cerradas “El sistema informático actual es:” Nada Util___ Util___ Muy Util____ Imprescindible___

Observaciones Directas Indirectas El Analista adquiere la posición de observador planificadamente y contempla un proceso durante un cierto período de tiempo. Indirectas El Analista contempla procesos y situaciones que transcurren en el momento, no habiendo planificado dicha observación.

Observaciones Pautas No interfiera en el proceso o situación observadas (pase desapercibido) salvo que la intención de la observación sea experimentar en manos propias las actvididades del usuario. Tenga en cuenta que una persona observada se comporta de forma distinta (especialmente en observaciones directas)

Observaciones Pautas Aproveche las oportunidades para hacer observaciones indirectas (cuando espera en la recepción, durante una entrevista, etc). Elija el momento adecuado para la observación (pico, promedio y bajo) Elija el lugar adecuado para la observación (si existen sucursales visite mas de una).

Observaciones Pautas Distinga situaciones excepcionales de situaciones comunes o frecuentes. Registre los resultados de las observaciones (preferentemente no lo haga durante la realización de las mismas). Utilice todos los medios a su disposición (circuitos cerrados de TV, grabaciones de video, contacto telefónico, “cliente inspector”, etc).

Revisión de Registros Revisión de Manuales Manuales administrativos o de procedimientos. Manuales de administración/operación y/o instalación de los sistemas informáticos. Manuales de Calidad Estándares y políticas de la empresa (especialmente políticas de SI/TI).

Revisión de Registros Revisión de Documentos Escritos Expedientes Legajos Memorandums Circulares Informes Etc

Revisión de Registros Revisión de Comprobantes y Formularios Facturas, notas de crédito/débito Remitos Recibos Ordenes de Compra Solicitudes Formularios en general

Revisión de Registros Revisión de Reportes y Gráficas Listados emitidos por los sistemas informáticos. Gráficas emitidas por los sistemas o informáticos. Listados y gráficas confeccionadas manualmente.

Revisión de Registros Revisión del Sistema Informático Actual Operación del sistema actual para la evaluación de aspectos funcionales y no funcionales.

Revisión de Registros Revisión de otras fuentes Sitio web de la empresa Sitio web de la corporación Información en Internet Folletería de la Empresa Artículos peridoísticos, libros, papers, etc.