DESAFÍOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE PREVENCIÓN EN LA/FT María Juliana Albán Durán

MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO DE ACTUACIÓN Ley 1474 de 2011 – Plan Anticorrupción. Circular 039 del 2014 – ECOPETROL como emisor de valores no sometido a la inspección y vigilancia permanente de la SFC. Circular 0170 del 2002 - Políticas prevención para temas que involucren manejo aduanero. Relacionamiento de ECOPETROL en la comercialización de crudo. Superintendencia de Sociedades LAFT – Soborno Transnacional. Circular Superintendencia de Salud LAFT 2016 – Aplicable en la contratación de personal de salud (incorporado en el reglamento de servicios de salud ECP-DSB-R-001. Ley FCPA – Por tener relacionamiento en los EE.UU. Manual para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos (LA) y Financiamiento del Terrorismo (FT) – Pautas para mitigar el riesgo LA/FT Manual Anticorrupción – Controles a las tipologías que representan riesgos de corrupción. Manual Antifraude – Conocimiento y control de riesgo de fraude. Compromiso con la Integridad Contractual – Seguimiento a toda la contratación. Cláusulas contractuales en LA/FT – Extrapolación de controles internos a terceros.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Fiscalía General de la Nación Contraloría General UIAF Secretaría de Transparencia Superintendencia de Sociedades Junta Directiva Comité de Auditoría y Riesgos de Junta Directiva Vicepresidencia Corporativa de Cumplimiento Gerencia Corporativa de Aseguramiento de Control Interno Gerencia Corporativa de Asuntos Éticos y de Cumplimiento Gerencia de Control Disciplinario

GESTIÓN EN LA/FT PREVENCIÓN DETECCIÓN RESPUESTA Capacitaciones Formación Sensibilización Gestión de denuncias Auditorías Investigación de alarmas derivadas del monitoreo Consecuencias Monitoreo periódico Monitoreo específico Rotación – Aplicación de Kit de Integridad Adopción de decisiones de carácter administrativo Investigaciones disciplinarias Denuncia ante la Fiscalía General de la Nación –Convenio- UIAF

GESTIÓN EN LA/FT Lineamientos y responsabilidades de la Alta Gerencia relacionados con la prevención y el control LA/FT. Identificación y construcción de mapa de riesgos –actualización permanente-. Existencia de procedimientos internos, manuales y guías de comportamiento de nuestros trabajadores y colaboradores. Procesos de conocimiento y aceptación de terceros: Listas restrictivas. Conocimiento a través de medios de comunicación (antecedentes). Sanciones. Segmentación según riesgos. Actividades de detección y monitoreo; reporte a UIAF de las operaciones o perfiles sospechosos de las contrapartes relacionados con Ecopetrol. Respuesta a consultas y requerimientos de información relacionados con riesgos. Plan anticorrupción robusto –art. 73 Ley 1474 de 2011-.

RIESGOS IDENTIFICADOS FRENTE A LA/FT Frente a la gestión inmobiliaria. En gestión y obtención de autorizaciones ambientales. En todo el relacionamiento contractual y gestión de abastecimiento. Respecto de intermediarios en el ámbito de la salud. En los procesos de talento humano. Frente a la gestión del entorno. Con los clientes. En actividades de inversión y desinversión. En nuevos negocios Al momento de realizar la inteligencia competitiva. En negociaciones y propuestas. En la búsqueda oportunidades. En la comercialización de crudo, productos y/o servicios –transporte-. En la gestión de activos. En la transferencia del descubrimiento del activo exploratorio.

CONTROLES PARA PREVENIR EL LA/FT Identificación de contrapartes: A través de las declaraciones internas –formatos- Aplicación de normas de prevención. Certificación de participación en capital –accionistas, asociados-. Certificaciones de tesorería. Verificar cumplimiento de lineamientos de aceptación: Listas restrictivas. Propiedades –caso servidumbres-. Segmentación de riesgos –según país, sanciones, incumplimientos ante ECP, ubicación en áreas de alto riesgo (narcotráfico)-. Debida diligencia mejorada. En filiales y subordinadas –certificación trimestral y seguimiento al SCI-. En procesos de pagos –endoso de facturas, cesiones-. Reporte de operaciones sospechosas. Conocimiento del mercado –para definir normalidad de su comportamiento-. Conocimiento del inversionista.

ELEMENTOS PARA FORTALECER UN PROGRAMA QUE INVOLUCRE EL LA/FT Compromiso de la alta dirección de la compañía y una política explícita contra este tipo de riesgos Código de Conducta, y políticas y procedimientos de cumplimiento Vigilancia, autonomía, y recursos Diagnóstico sobre riesgos Capacitación y asesoramiento continuo Incentivos y medidas disciplinarias Debida diligencia sobre terceros intermediarios Mecanismos para informes confidenciales e investigaciones (verificaciones) internas Mejoramiento continuo: pruebas y revisiones periódicas Debida diligencia en Fusiones y Adquisiciones e integración de cumplimiento