ADMINISTRACIÓN www.jovenessolidarios.com Prof . Lic. Victor Andres Medrano Arotingo E mail : inide_capacitacion14@hotmail.com

ADMINISTRACION CLASE 1

ADMINISTRACION Es el Arte que nos enseña a dirigir grupos humanos, para lograr objetivos. La Administración estudia a las organizaciones para comprender su naturaleza, su funcionamiento, su evolución, su crecimiento, su conducta y así mismo para lograr su conducción eficiente.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

La administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tiene el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados gerentes o administradores

¿Qué es Administrar? Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de una organización, para alcanzar las metas Gestionar : se refiere al hecho de ejecutar determinada actividades conducentes al logro de objetivos funcionales globales o específicos del sistema.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica porque una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición. La administración busca el logro de objetivos a través de las personas mediante técnicas dentro de una organización

Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados. Los administradores dirigen las actividades de otras gentes. Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.

GESTION Actualmente la gestión, se considera clave del desarrollo administrativo y significa hacer que las cosas sean como esta programa proyectado. Se refiere al proceso que termina en el desarrollo de un ser o ente. Supone un proceso de desarrollo de la capacidad creativa.

La gestión efectiva plantea los procedimientos a partir de los cuales se pueden conducir los procesos de cambio institucional tomado las condiciones correctas, en el momento adecuado. Las decisiones deben ser CORRECTAS en cuanto a contenido y en cuanto a procedimiento. Son correctas aquellas cuyo contenido esté de acuerdo con lo que se sabe del tema sobre el que se va a decidir, y aquéllas cuyo procedimiento contempla la elección entre alternativas.

La revolución de la gestión y la Sociedad de las organizaciones El saber convencional se considera a la vez el recurso Humano, recurso Material y el recurso económico clave. El cambio de significado del saber, ha transformado a la sociedad y la economía. Saber permite obtener resultados sociales y económicos. Estos cambios, sean o no deseables, son respuestas a un cambio irreversible: el saber está siendo aplicado ahora, al saber; y éste es el tercer y tal vez definitivo paso en su transformación.

GERENTE Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados. Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a la otra.

EL GERENTE: Es la persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La Gerencia dentro de una entidad es sinónimo de previsión, aplicación organizada de métodos, coordinando y controlando las actividades humanas. LOS ADMINISTRADORES: Tienen a su cargo dirigir las actividades de otros. También pueden tener responsabilidades operativas. Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, en una empresa útil y efectiva.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR Establece un modelo como un proceso administrativo, como debe tener una organización, dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones como: Producción: Considerado uno de los departamentos clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de infraestructura una empresa. Mercadotecnia: dada su especialidad que hoy en día representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado específico. Finanzas: Se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios. Recursos humanos: Uso adecuado de programas de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo, del personal adecuado y afín a los objetivos de la misma

EL PAPAEL DEL ADMINISTRADOR La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION 1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios, se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones. 2. Su especificidad. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. 3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único en mayor o menor grado. 4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social. 5. Valor instrumental. Es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. 6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal 7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo, con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía. 8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas

Gerencia vs. Gestión Prever organizar; regir, dirigir, aplicar, coordinar, controlar un sistema (materias y personas) Ejecutar un Conjunto de actividades conducentes al logro de objetivos funcionales. Administrar SSPP es provenir, aplicar métodos, controlar; coordinar para evitar o reducir el conflicto entre oferta y demanda del servicio. Gestión SSPP es tener estructura de Organizativa, responsables en procesos, procedimientos y recursos para llevar a cabo la política.. No hay un plan o programa sin gestión, no hay gestión sin plan o programa.

UNA VISION SIN ACCIONES ES UN SUEÑO La visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio; y por encima de los demás, lo que significa visualizar y ver con los ojos de la imaginación y en términos del resultado final que se pretende alcanzar. Inspirar, motivar y mover a la gente para que actúe y haga cumplir la razón de ser misión de la empresa.

La misión viene a ser una expresión conceptual de los que es y hace una organización ¿Cuales son sus valores? ¿Quiénes son sus clientes? LA MISIÓN ¿Para que existe la empresa? ¿Cuál es su prioridad? ¿Cuáles son sus productos y mercados? ¿Cuáles son sus objetivos organizacionales? ¿Cuáles son los deberes y derechos de sus colaboradores? ¿Cuál es su responsabilidad como ciudadano corporativo?

PROCESO ADMINISTRATIVO La Administración es la principal actividad que las organizaciones les sirven a las personas. El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. La administración en tiene cinco funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, Integración, dirección y el control. Por tanto la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.-

ORIENTACIONES DE POLITICA EMPRESARIAL SUPERVICION EMPRESARIAL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ORIENTACIONES DE POLITICA EMPRESARIAL PLANEACIÓN ADM I N I S T RAC I ON ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN GESTION - RESULTADOS DIRECCIÓN CONTROL SUPERVICION EMPRESARIAL

ADMINISTRACION CLASE Nº 2

LA PLANEACION ES DISEÑAR UN ENTRONO PARA EL EFICAZ DESEMPEÑO DE INDIVIDUOS QUE TRABAJAN EN GRUPOS, LA TAREA MAS IMPORTANTE DE UN GERENTE ES COMPROBAR QUE TODOS CONOSCAN LOS PROPÒSITOS Y OBJETIVOS.

PLANIFICACIÓN ESTABLECER OBJETIVOS FORMULAR LA ESTRATEGIA DISMINUIR EL RIESGO REDUCIR LA INCERTIDUMBRE PROPICIAR UNA OPERACIÓN ECONOMICA EVALUAR EL AVANCE Y FACILITAR EL CONTROL DEFINIR EL NEGOCIO

PLANEACION LA PLANEACION ES UNA TOMA DE DECISIONES. INCLUYE LA SELECCIÓN DE CURSOS DE ACCION QUE DEBE SEGUIR LAS EMPRESAS Y CADA DEPARTAMENTO DE ELLA. NO EXISTE UN PLAN VERDADERO HASTA QUE SE TOME UNA DECISION.

PLANEACION PARA QUE EL ESFUERZO SEA EFICAZ, LAS PERSONAS DEBEN SABER QUE ES LO QUE SE ESPERA QUE HAGAN ESTA ES LA FUNCION DE PLANEACION. REQUIERE LA SELECCIÓN DE OBJETIVOS EMPRESARIALES Y DE LAS METAS DEPARTAMENTALES Y LA DETERMINACION DE LAS FORMAS DE ALCANZARLOS.

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PROCESO MEDIANTE EL CUAL QUIENES TOMAN DECISIONES EN UNA ORGANIZACIÓN, OBTIENEN, PROCESAN Y ANALIZAN INFORMACION PERTINENTE INTERNA Y EXTERNA , CON EL FIN DE EVALUAR LA SITUACION PRESENTE DE LA EMPRESA, ASÍ, COMO SU NIVEL DE COMPETITIVIDAD CON EL PROPÓSITO DE ANTICIPAR Y DECIDIR EL DIRECCIONAMIENTO DE LA INSTITUCION HACIA EL FUTURO Ambiente Interno (Fortalezas y Debilidades) A donde queremos ir? Estrategias Donde estamos ? Ambiente Externo (Oportunidades y amenazas)

AUTOEVALUACION ¿ Que implica la planeacion? ¿ Que relación existe entre la planeacion y el control? ¿ En Que consiste los propositos o Misiones uno de los tipos de Planes? ¿ Que representan los objetivos o metas? ¿ Cual es la ventaja de establecer estrategias? ¿ Cuales son los aspectos que debe tomarse para establecer politicas?

ADMINISTRACION CLASE Nº 3

PROCESO METODOLÓGICO 1 2 3 4 5 VISION MISION ANALISIS EXTERNO PROGRAMAS Y ACTUACIONES IDENTIFICACION ALTERNATIVAS ESTRATEGICAS EVALUACION .DEBILIDADES .AMENAZAS .FORTALEZAS .OPORTUNIDADES VISION MISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS EVALUACION Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS ANALISIS INTERNO PRESUPUESTO 1 2 3 4 5 Donde estamos? Que queremos ser? Que somos? Como vamos a hacer para llegar a ser lo que queremos? SISTEMA DE CONTROL

DESARROLLAR ESTRAGIAS PLANEAR METAS DIAGNOSTICAR DESCUBRIR HECHOS, CAUSAS, SITUACIONES PRONOSTICAR PRECISAR A DONDE LLEVARÁ EL CURSO ACTUAL FIJAR OBJETIVOS DETERMINAR LOS RESULTADOS FINALES DESARROLLAR ESTRAGIAS DECIR COMO ALCANZAR LAS METAS FIJADAS PROGRAMAR ESTABLECER PRIORIDADES, TIEMPO Y SECUENCIA PRESUPUESTAR ASIGNAR PERSONAS Y RECURSOS FIJAR PROCEDMIENTOS ESTANDARIZAR METODOS FORMULAR POLITICAS TOMAR DECISIONES PERMANENTES

ENCUESTA DISCUSION COMITE DE PLANIFICACION FORTALEZAS Y DEBILIDADES DIAGNOSTICO INTERNO ENCUESTA DISCUSION COMITE DE PLANIFICACION FORTALEZAS Y DEBILIDADES

DIAGNOSTICO ETERNO OPORTUNIDADES Y RIESGOS DIAGNOSTICO EXTERNO ENCUESTA DISCUSION COMITE DE GERENCIA DIAGNOSTICO ETERNO OPORTUNIDADES Y RIESGOS

2.1. ANALISIS EXTERNO.. Continuación.. -Una Empresa no vive aislada, funciona en un entorno y gracias a esto mantiene unas constantes relaciones con diferentes asociados . - Los agentes económicos o políticos están relacionados de alguna manera con la empresa . Según la teoría de los sistemas , toda actuación de un elemento relacionado con otro provoca una reacción de este último( Feed back). Estos fenómenos pueden suponer un beneficio a la empresa o al ontrario, resultar un riesgo. - Se debe proceder de forma analítica dividiendo esta nebulosa que constituye el entorno global en varios aspectos específicos y homogéneos. -En el desarrollo de una estrategia , el medio se refiere a los factores que están fuera de la organización.Ello incluye las fuerzas, eventos y tendencias con los cuales la compañía interactua .Generalmente las fuerzas del medio se consideran fijas o dadas . No obstante estas pueden ser influidas por la estrategia que se elija y tener un profundo impacto en el negocio y en su éxito potencial . Es necesario identificar las fuerzas importantes del medio , evaluarlas y hacerlas seguimiento con el fin de que la dirección estratégica de la compañía pueda tomar un curso de acción efectivo. -Los factores externos pueden tener un significativo impacto positivo o negativo en una organización.El análisis del entorno habilitará a la Compañía para reaccionar oportunamente ante los factores externos.

ELABORACION DEL POAM LA IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DEL ENTORNO, SE PRESENTAN EN: 1.ANALISIS DEL MEDIO: Auditoria Externa, comprende el análisis de los siguientes factores: factores económicos, políticos, sociales tecnológicos, competitivos, geográficos 2. ELABORACION DEL PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS EN EL MEDIO POAM:Permite identificar y valorar las amenazas y oportunidades potenciales de una Empresa, según la siguiente secuencia: .Obtención de información primaria o secundaria .Identificación de oportunidades y amenazas ( con tormenta de ideas) .Agrupación de la oportunidades y amenazas en factores políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Geográficos, Competitivos .Calificación y prioridad a la oportunidad y amenaza .Ponderar el impacto de la oportunidad o amenaza en el éxito del negocio Calificación del Impacto . Interpretación de la matriz identificando las oportunidades y amenazas de acuerdo con su impacto en el negocio.

COMITE DE PLANIFICACION DISCUSION COMITE DE PLANIFICACION PRONOSTICO * VISION * MISION * VALORES * POLITICAS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS INDICADORES DE GESTION PLAN FUNCIONAL PERSONAL Planes de Negocio ADMINISTRACION PRODUCION VENTAS PRESUPUESTO COMITE DE PLANIFICACION ENCUESTA FACTORES CLAVES INDICADORES DE GESTION clientes

ELABORACION DEL PLAN OPERATIVO SITUACION PRONOSTICO PROGRAMACION COSTO DPTO IMPACTOOBSERVACION PROGRAMADORESPONSABLE META Alto Medio Bajo

COMITE DE PLANIFICACION * VISION * MISION * VALORES * POLITICAS * OBJETIVOS, * ESTRATEGIAS * INDICADORES DE GESTION PRESUPUESTO PLAN FUNCIONAL PLAN PERSONAL

Qué es el Planeamiento Estratégico La estrategia junto al de planeamiento, se utiliza para entender el negocio:  EL FUTURO DE LAS DECISIONES ACTUALES: Identificación de las oportunidades y amenazas que surgen en el entorno, las cuales contrastadas con las fortalezas y debilidades de la empresa proporcionan la base para tomar decisiones., diseñar un futuro deseado y las formas para lograrlo.  El PROCESO: Es un proceso que comprende el establecimiento de la“Visión”(Futuro deseable, lo que la organización pretende ser en el futuro) y “Misión”(Definición de la razón de ser de la Organización), así como el establecimiento de los objetivos, estrategias, programas, políticas que posibiliten la obtención de la misión de la empresa.El planeamiento estratégico es un proceso continuo y sistemático, en el sentido que es organizado y conducido en base a una realidad entendida.

¿Quién debe hacer el Planeamiento Estratégico? Existen los siguientes enfoques:  ENFOQUE DESCENDENTE:el planeamiento estratégico es realizado en el nivel mas alto de la organización.  ENFOQUE ASCENDENTE: La alta Dirección no da los lineamientos a las áreas, solicita información tales como oportunidades y peligros, objetivos, estrategias, etc.este material se revisa y luego determinan los objetivos de la empresa.  ENFOQUE COMBINADO: Una combinación de los dos anteriores, durante todo el proceso de planeación, la alta Dirección y el Personal conforman sendos equipos que trabajan independientemente.Luego se reúnen para dialogar e intercambiar ideas.  ENFOQUE BASICO EN EQUIPO: Participan la Alta Dirección, los funcionarios y el personal, para la formulación del Plan desde el inicio del proceso. La gran ventaja de este sistema consiste en que se puede lograr una mayor coordinación de esfuerzos.

¿Por que desarrollar un Plan Estratégico? El desarrollo de un Plan Estratégico produce beneficios relacionados con la capacidad de realizar una gestión mas eficiente, liberando recursos humanos y materiales , lo que redunda en eficiencia productiva y en una mejor calidad de vida y trabajo para los miembros de la Organización. En líneas generales: Mejora el desempeño de la Institución Permite enfrentar problemas de la Organización Introduce una forma moderna de gestionar las Instituciones

CONFORMACION DE LOS EQUIPOS DE PLANEAMIENTO EQUIPO ESTRATEGA CORPORATIVO Integrado por :  Presidente: Gerente General,Director General. etc Secretario Miembros: Gerentes de Area ,Asesores estratégicos Sus Responsabilidades: -Dirigir y coordinar el proceso Determinar las unidades estratégicas de negocios Dirigir y coordinar la definición y ejecución de la Mision, objetivos ,Políticas, Estrategias institucionales de Gestión y recursos necesarios Elegir las variables de entorno y las variables internas Aprobar los objetivos, estrategias, políticas y programas de implementación a nivel Corporativo y de cada UEN Armonizar e integrar las estrategias y su aplicación a nivel de cada UEN Definir las estrategias funcionales en las areas que sirven de soporte a las estrategias establecidas a nivel corporativo y a nivel de cada UEN Creación de una secretaria ejecutiva

PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA ENCUESTA DISCUSION COMITE DE PLANIFICACION FORTALEZAS Y DEBILIDADES Observaciones Deficiencias Causas DIAGNOSTICO INTERNO VISION OBJETIVOS CORPORATIVOS ACCIONISTAS ENCUESTA DISCUSION COMITE DE GERENCIA OPORTUNIDADES Y RIESGOS DIAGNOSTICO EXTERNO Economía Política Globalización * VISION * MISION * VALORES * POLITICAS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS INDICADORES DE GESTION PLAN FUNCIONAL PERSONAL Planes de Negocio ADMINISTRACION PRODUCION VENTAS PRESUPUESTO COMITE DE PLANIFICACION CLIENTES ENCUESTA FACTORES CLAVES DEL EXITO COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL CONTROL DE CALIDAD INDICADORES DE GESTION EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL SISTEMAS Y PROCESOS CLASIFICAR LOS PROCESOS / AREAS RESPONSABLES EN LOS ELEMENTOS PRIMARIOS Y DE APOYO DE LA CADENA DE VALOR CADENA DE VALOR Personal Marketingl Economía Opera ciones

Estructura del Plan Estratégico y Operativo Planes de Negocio ADMINISTRACION PRODUCION VENTAS Plan Estratégico Plan Operativo 2007

Resumen Ejecutivo Análisis Estratégico Análisis Externo Decisión Estratégica Análisis Interno FODA Matrices Objetivos Estratégicos Político Social Económico Técnico Ambiental Competencia Nivel Gerencia Nivel Estratégico Planes Funcionales Planes Personales Nivel Táctico Plan Operativo Matriz EFE Y EFI Control del Plan

Decisiones Estratégicas EXITO Decisiones Estratégicas Conclusiones

ELABORACION DEL POAM(Continua.) Calificación OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO Factores Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo ECONOMICOS Inflación Devaluación PBI Inversión Pública POLÍTICOS Constitución Normas Estabilidad Política SOCIALES Tasa de natalidad Distribución Ingreso Desempleo Tecnológicos Nivel de Tecnología Automatización GEOGRAFICOS Ubicación Clima Vías de acceso

Flujos de Planificación Estratégica Organización OBJETIVOS ESTRATEGICOS Planificación Funcional Planificación Estratégica PLANES FUNCIONALES PLANES PERSONALES

Decisiones Estratégicas Integración Penetración de Mercado Desarrollo de Mercados Desarrollo de Productos Diversificación Empresa en Participación Encogimiento Desinversión Liquidación

Resumen Ejecutivo Análisis Estratégico Análisis Externo Decisión Estratégica Análisis Interno FODA Matrices Objetivos Estratégicos Político Social Económico Técnico Ambiental Competencia Nivel Gerencia Nivel Estratégico Planes Funcionales Planes Personales Nivel Táctico Plan Operativo Matriz EFE Y EFI Control del Plan

Decisiones Estratégicas EXITO Decisiones Estratégicas Conclusiones

¿Qué Factores Clave? Incrementar la Satisfacción Ser más el Valor De la Empresa Utilidades % Mercado ¿Qué Factores Clave? Accionistas Personal Clientes Proveedores Entidades Gobierno Sociedad Peruana Incrementar la Satisfacción de los Segmentos Objetivo Ser más Competitivo Rentabilidad Ser Reconocidos Operatividad Eficiente Imagen de marca

ADMINISTRACION LA ORGANIZACION CLASE Nº 05

Organización Identificación y clasificación de las actividades requeridas Agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos Medidas para coordinar horizontalmente y verticalmente Manera en que se dispone el trabajo y se asigna entre el personal de la empresa para alcanzar los objetivos.

LA ORGANIZACION PARTE DE LA ADMINISTRACION QUE COMPRENDE EL ESTABLECIMIENTO DE UNA ESTRUCTURA INTENCIONAL DE ROLES PARA LAS PERSONAS DE UNA EMPRESA. ES INTENSIONAL EN EL SENTIDO DE ASEGURAR QUE SEHAN ASIGNADO TODAS LAS TAREAS NECESARIAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS Y SE SPERA QUE SE ASIGNEN A LAS PERSONAS QUE MEJOR PUEDANREALIZARLO.

Principios o caracteristicas de la Organización formal Division del trabajo.- Es el principio de la especializacion necesaria que consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización Autoridad y responsabilidad.- La autoridad es el poder derivado de la posicion ocupada por las personas. La responsabilidad es la obligacion de emplear autoridad para exigir que se ejecuten las tareas y es la obligación del subordinado de realizar tales deberes Unidad de mando.- Una persona debe recibir ordenes de un solo superior

Principios o caracteristicas de la organización formal Unidad de direccion.- Cada grupo de actividades tiene un mismo objetivo. Todos los planes deben integrarse a planes mayores que conduzcan a los objetivos de la empresa Centralización.- Se refiere a la concentración de autoridad en la otra gerencia Jerarquia o cadena escalar.- Debe existir una linea de autoridad del nivel más alto al mas bajo de la empresa. La autoridad debe estar jerarquizada. La estructura jerárquica debe dirigir las operaciones de los niveles que le estan subordinados. Coordinación.- es la reunión, la unificación y la armonización de todas las actividades de la empresa

Organización El termino “Organización” implica una estructura intencional y formalizada de puestos Las funciones que realizan las personas deben diseñarse racionalmente para asegurar que se realicen las actividades requeridas y que estas se adecuen entre si, de modo que se pueda trabajar grupalmente en forma ininterrumpida, con eficacia y eficiencia.

Tipos de Organización Informal FORMAL

Organización Formal Significa casi siempre la estructura intencional de puestos en una empresa formalmente organizada. Debe ser flexible,adaptarse a los cambios que origine el entorno. Debe aprovecharse los talentos creativos y reconocer las preferencias y capacidades individuales, canalizando todo ese esfuerzo hacia los objetivos de la empresa.

Estructura Organizacional

Estructura La estructura es una consecuencia, un resultante de los requerimientos estratégicos de la institución y NO un punto de partida Es la forma en que están ordenados los departamentos o unidades administrativas de una institución Es la descomposicion de las funciones que se realizan en una empresa

Estructura Describe el marco de la institucion Asi como los humanos tenemos esqueletos que definen la forma, las organizaciones tienen estructuras que definen las suyas Facilita la coordinación y control de las actividades. Debe ser diseñada para cumplir en la mejor forma posible sus objetivos estratégicos

ADMINISTRACION ORGANIGRAMA CLASE Nº 05

¿Cómo se grafica la estructura? UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI FACULTAD DE ADMINISTRACION ¿Cómo se grafica la estructura? En un organigrama

ORGANIGRAMA Representación gráfica de la organización formal que muestra los diferentes cargos de una estructura administrativa, sus relaciones, niveles de autoridad y funciones principales Es importante porque da a conocer en forma precisa el lugar que le corresponde a cada puesto Muestra que puestos están en un nivel superior y que puestos estan bajo su nivel Los puestos son gratificados con recuadros rectangulares Todos los puestos del mismo nivel jerarquico son graficados con rectangulos del mismo tamaño

ORGANIGRAMA Informa la posición relativa que ocupan los miembros de la organización y la relación que tienen con el resto de la estructura Provee una visión en conjunto de la estructura Facilita a los nuevos empleados el contacto con la estructura masiva Informa a terceros de cómo se encuentra estructurada la empresa Provee una visión de los niveles jerárquicos de la empresa Elimina la confusión sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado a un cargo sea lineal, staff o funcional Ayuda a verificar si el alcance del control es el correcto y si hay falta de unidad de mando ( o sea dos o más personas supervisan un solo cargo).

Existen diferentes formas de representar un organigrama: Vertical Horizontal Circular Escalar

Órganos Ejecutivos centrales decisorio Órganos de apoyo Órganos asesores Órganos Ejecutivos centrales Órganos Ejecutivos funcionales

Representación Horizontal

Representación Circular Gerencia General

Representación Escalar Gerencia General G. Ventas Jefe de sucursales Jefe de publicidad G. Finanzas Tesorero Ctas por pagar G. Operaciones Jefé de producción Control de calidad

Manuales de organización Pero necesitamos de algo que nos indique en forma completa y concreta ¿Cuál es la naturaleza de la función por llevar a cabo la amplitud del trabajo por realizar, los limites de autoridad, la responsabilidad? Manuales de organización Funciones Procedimientos Politicas ¿Qué utilizamos?

Organización Informal Es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontaneamente a medida que las personas se asocian entre sí No aparecen en el organigrama (el grupo del sexto piso, el equipo que juega football todos los fines de semana

Departamentalización Es el agrupamiento de actividades para que los que son semejantes y estan relacionados logicamente entre si, se realicen juntos. La departamentalización representa la estructura formal de la empresa y se puede mostrar graficando un organigrama Quienes cumplen funciones relacionadas entre si suelen compartir un area de trabajo o un departamento

Tipo de departamentalización Funcional Clientes Productos Geográfica Proceso Matricial Redes

Departamentalización o Estructura Funcional Gerente General Gerente de finanzas Gerente De contabilidad Gerente de Producción Gerente de Personal Gerente De compras

Estructura por producto Gerente General Gerente Productos Químicos Gerente, combustibles Gerente Lubricantes y ceras Mercadotecnia Logística Finanzas Producción Mercadotecnia Logística Finanzas Producción Mercadotecnia Logística Finanzas Producción

Estructura por Clientela Gerente Ventas Gerente De ventas al Gobierno Gerente De ventas al menudeo Gerente De ventas al mayoreo

Organigrama por producto/mercado para una compañía productora: División por zona geográfica Gerente General Gerente Mercadotecnia Finanzas RR.HH. America del norte AL y lejano Oriente Europa, Africa Y medio oriente Producción

Estructura de Red Grupo Objetivo Consultora de Agentes de Investigación y Desarrollo Agentes de Publicidad Grupo Objetivo Fábricas en Corea Del Sur Representantes Comisionistas De ventas

Tipos de Jerarquias Jerarquía Alta D.G. Jerarquía Plana D.G.

Organización con tramos amplios Ventajas Los superiores están obligados a delegar Se deben establecer políticas claras Los subordinados deber ser cuidadosamente seleccionados Desventajas Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se concentran en cuello de botella para la toma de decisiones Riesgo de que los superiores pierdan control Se requieren administradores de una calidad excepcional

Organización con tramos estrechos Ventajas Estrecha supervisión Estricto control Rápida comunicación entre subordinados y superiores Desventajas Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados Muchos niveles administrativos Altos costos a causa de los númerosos niveles Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto

Autoridad – Poder – Responsabilidad Organización Formal Autoridad – Poder – Responsabilidad Poder : Es la capacidad que tienen las personas de inducir o influir sobre las creencias o acciones de otras personas Autoridad: Es el derecho que implica la posición del gerente para dar órdenes y espera que estas sean obedecidas Responsabilidad: Obligación de hacer

Relaciones de autoridad Autoridad de Línea Es aquella relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre su subordinados (Principio escalar) Las funciones de línea son aquellas que repercuten directamente sobre el logro de los objetivos de la empresa.

Relaciones de autoridad Autoridad Staff Es aquella relación de asesoramiento. Las funciones de las personas de staff, es investigar, experimentar y ofrecer asesoria a gerentes de lineaa para el logro de los objetivos.

Autoridad Funcional y relaciones linea punteada Gerente general Gerente Central Finanzas Gerente Central Producción Gerente Divisional Division A Gerente Divisional Division B Gerente Divisional Division C Sub Gerente Finanzas Sub Gerente Producción Sub Gerente Personal Sub Gerente Mercadotecnia

Una Empresa camina sobre dos pies Estrategia Estructura Avanza 1. Sigue

Relación Estrategía - Estructura La estructura sigue a la estrategia Cuando la estrategia es planeada o deliberada La estructura sigue a la estructura Cuando la estrategia es emergente

INTEGRACION DE PERSONAL ADMINISTRACION INTEGRACION DE PERSONAL CLASE Nº 06

INTEGRACION DE PERSONAL INTEGRAR AL PERSONAL SUPONE DOTAR Y MANTENER CON RECURSOS HUMANOS LOS PUESTOS QUE PROVEE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, EXIGE POR TANTO DETRMINAR LOS REQUERIMIENTOS DEL TRABAJO QUE SE VA REALIZAR, E INCLUYE EL INVENTARIO, EVALUCION Y SELECCIÓN DE CANDIDATOS Y LOS TITULARES ACTUALES DEL PUESTO PARA QUE REALICEN SUS LABORES CON EFECTIVIDAD

INTEGRACION DE PERSONAL LAS FUNCIONES DE INTEGRACION DE PERSONAL Y DIRECCION SE REFIERE EN ORMA EXCLUSIVA A PERSONAS, COMO ES NATURAL ESTO INTRODUCE COMPLEJIDADES QUE NO SE RESUELVEN EN FORMA SENCILLA; LAS INCERTIDUMBRES EN LA SELECCIÓN Y DIRECCION DE PERSONAS PUEDEN CONDUCIR A LA FRUSTACION DE LOS ADMINISTRADORES QUE CONOCEN PLA IMPORTANCIA DE LA INTEGRACION DE PERSONAS Y QUE AL MISMO TIEMPO RECONOCEN LAS LIMITACIONES PARA LLEVAR A CABO EN FORMA EFECTIVA ESTA FUNCIÓN

PRINCIPIOS MAS IMPORTANTES DE LA INTEGRACION DE PERSONAL NO EXISTEN PRINCIPIOS DE INTEGRACION DE PERSONAL UNIVERSALMENTE ACEPTADOS, NO OBSTANTE AQUÍ PRESENTAMOS LINEAMIENTO PARA COMPRENDER ESTA AREA: 1 PRINCIPIO DE LA OBJETIVIDAD DE LA INTEGRACION, EL OBJETIVO DE LA INTEGRACION DE ADMINISTRADORES ES ASEGURAR QUE LOS PUESTOS DE LA ORGANIZACIÓN SEAN OCUPADOS POR EL PERSONAL CALIFICADO QUE ESTA CON LA DISPOSICION Y EN POSIBILIDAD DE HACERLO 2 PRINCIPIO DE INTEGRACION, CONFORME MAS CLARA SEA LA DEFINICION DE LOS PUESTOS DE LA ORGANIAZACION DE SUS REQUERIMIENTOS HUMANOS Y DE LAS TECNICAS DE EVALUACION Y CAPACITACION DE ADMINISTRADORES, MAYOR SEGURIDAD HABRA RESPECTO A LA CALIDAD EN LOS ADMINISTRADORES

3. PRINCIPIODE DEFINICION DE PUESTOS 3. PRINCIPIODE DEFINICION DE PUESTOS .- CONFORME MAS PRECISAMENTE SE IDENTIFICAN LOS RESULTADOS QUE SE ESPERAN DE LOS ADMINISTRADORES HAY MAS POSOBILIDAD DE DEFINIR LAS DIMENSIONES DE PUESTOS. 4- PRINCIPIO DE EVALUACION DE ADMINISTRADORES.- CONFORME MAS SE IDENTIFIQUEN OBJETIVOS VERIFICABLES Y ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS NECESARIAS MAS PRECISA ES LA EVALUACION DE LOS ADMINISTRADORES EN COMPARACION CON ESTOS CRITERIOS..

5. EL PRINCIPO DE COMPETENCIA ABIERTA 5. EL PRINCIPO DE COMPETENCIA ABIERTA.- EN LA MEDIDA EN QUE UNA EMPRESA SE COMPROMETA A ASEGURAR LA CALIDAD DE SUS ADMINISTRADORES, ALENTARA LA COMPETENCIA ABIERTA ENTRE TODOS LOS CANDIDATOS PARA PUESTOS ADMINISTRATIVOS. LA APLICACIÓN DE ESTE PRINCIPIO OBLIGA A UNA ORGANIZACIÓN A EVALUAR A SUS ADMINISTRADORES EN FORMA PRECISA Y DARLE LA OPORTUNIDAD EN EL DESARROLLO

6.- PRINCIPO DE CAPITALIZACION Y DEDSARROLLO DE ADMINISTRADORES. CONFORME MAS CAPACITACION Y DESARROLLO DE ADMINISTRADORES SE INTEGRE EN EL PROCESO DE LA ADMINISTRACION Y DESARROLLO SE RELACIONAN CON LAS FUNCIONES DE ADMINISTRACION , CON LAS METAS DE DESARROLLO

DIRECCION ORGANIZACIONAL ADMINISTRACION DIRECCION ORGANIZACIONAL CLASE Nº 08

Dirección Lo planificado y una estructura organizativa sensata llevan a alcanzar las metas de la organización Para traducir estas decisiones en actos y para sostenerlas, los gerentes deben tener voluntad para alentar y apoyar a las personas que llevan los planes a la práctica y que trabajan dentro de las estructuras esto se conoce como “EL PROCESO DE DIRECCIÓN”

Toma de Decisiones Los diferentes problemas requieren diferentes tipos de decisiones. Los asuntos rutinarios pueden resolverse con decisiones programadas a través de políticas, procedimientos o reglas que facilitan la toma de decisiones. Ejemplos: Sueldos, inventarios

Toma de Decisiones Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Conforme la decisión sea a níveles más altos, la capacidad para tomar decisiones no programadas adquiere mayor importancia y complejidad. Ejemplo: Lanzamiento de un producto al mercado, cerrar una línea de producto, etc.

¿Cómo tomar una decisión? Investigar la situación : Definir el problema Diagnóstico Identificación de Objetivos B. Desarrollar alternativas: TORMENTA DE IDEAS C. Evaluar las alternativas y escoger la mejor D. Implementar la decision y monitorearla

líderazgo Procesos de dirigir las actividades laborales de los miembros de una empresa y de influir en ellas

Líder Es la persona que trabaja con un equipo para alcanzar un objetivo común. El líder hace, luego manda. Evita las diferencias. No utiliza sus privilegios. El líder debe de ser conciente en todos sus actos. El líder deberá ser motivador, proyectar una visión, una idea de futuro pero con ejemplos concretos. Saber hacer lo que manda a hacer

Todos somos líderes, líderes en potencia Todos somos líderes, líderes en potencia. Todos construímos nuestra propia forma de líderar. Nadie lídera maquinas, se lídera seres humanos. Estos son diferentes. Cada uno deberá ser tratado en forma especial.

¡Quién maneje ambos roles será un líder efectivo! Funciones de un líder Las relativas a las tareas o solución de problemas Las funciones para mantener el grupo ¡Quién maneje ambos roles será un líder efectivo!

El equilibrio de ambos es lo mas aconsejable Estilos del Líder Conceder más importancia a terminar el trabajo que al desarrollo o satisfacción personal de los empleados Conceder más importancia a la motivación de los subordinados que a controlarlos. El equilibrio de ambos es lo mas aconsejable

IMPORTANTE La influencia en el líder y sus estilo están basados en sus antecedentes, conocimientos, valores y experiencia

líderazgo situacional Es el estilo de líderazgo más eficaz Varia de acuerdo con la disposición de los empleados, tales como el deseo de superación, voluntad para aceptar responsabilidades, experiencia, metas y conocimientos de los subordinados para determinar el estilo de líderazgo efectivo.

La comunicación es base del líderazgo Se elogia, se conversa se aconseja pero no se critica.

La comunicación Es el fluido vital de una organización. Representa el nexo común en el proceso administrativo organizacional. Dirigir y controlar La comunicación puede ser la primera imagen que se recibe en el exterior y si ésta está mal enfocada o presentada la persona u organismo que recepciona la comunicación recibirá una imagen distorsionada

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