III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005

Gerencia del Cambio Tecnológico Las implicaciones de ejecución de proyectos de TI en una organización GLORIA GUEVARA RUEDA Ing. Sistemas, MSc, MBA guevaragloria@yahoo.com

“… Lo único constante es el cambio …”

“… La especie que sobrevive, no es la mas fuerte ni la mas inteligente, sino la que se adapte al cambio …”

El único cambio que le gusta al ser humano es el del pañal …

Contenido Introducción El Cambio Proyectos de TI Cultura Organizacional El gerente de TI Gestionar el cambio

El cambio

Algunas definiciones de “Cambio”, según la Real Academia Española Dejar una cosa o situación para tomar otra. Convertir algo en otra cosa. Modificar la apariencia, condición o comportamiento de algo. … Quitar el pañal a un bebé y ponerle uno limpio

Los proyectos de TI

Causas de Fracaso … No existen objetivos claros de negocios Falta de liderazgo y/o apoyo de las directivas

Causas de Fracaso … Carencia de metodología o poca adherencia a ésta

Causas de Fracaso … Débil comunicación Resistencia al cambio

Causas de Fracaso … Falta preparación de la organización para asumir el cambio. Mental Habilidades Conocimiento No apropiación del nuevo sistema por parte de los usuarios

Factores de éxito Integración con otros sistemas

Factores de éxito Apoyo de los directivos

Factores de éxito Integridad de datos

Factores de éxito Adecuado manejo del cambio Apropiación del sistema por parte de los usuarios

La Cultura Organizacional Conjunto de significados compartidos (… formal o informalmente)

El área de TI en la organización En tiempos normales En tiempos de proyectos

Garantizar Información Servicio Garantizar Información

Momentos de verdad La gente quiere estar informada La gente quiere que se tenga en cuenta y valore su opinión y/o su necesidad

La gente de sistemas requiere ser: Buenos profesionales Buenos negociadores Primeros en asumir el cambio

Llega el proyecto de TI Sistemas se convierte en: Líder Foco atención Centro de recepción Punto de “dolor” / “alegría” Alabanzas / Críticas … entre otros

GESTION DEL CAMBIO PREPARAR EJECUTAR MANTENER

PREPARAR

Desde “mucho” antes … Desde “un poco” antes … En el arranque … Sinergia Colaboración Comunicación Desde “un poco” antes … Divulgación Intercambio opiniones y necesidades En el arranque … Coordinación ejecución de cambios

Preparación Determinar visión y los objetivos del cambio Lograr liderazgo por parte de la Dirección General de la organización, a través del área de TI

Preparación … entenderla, para gestionarla! Analizar la cultura organizacional … entenderla, para gestionarla!

Creación del plan Determinación de objetivos concretos 1. Especificación de tareas a realizar 2. Plazos y recursos necesarios Planes de acción en diferentes frentes Plan de comunicación Creación de equipos de trabajo

Plan de comunicación Plasmar la visión del proyecto Comunicarla

Todos sepan lo que está sucediendo y su impacto Integración de todos en la organización Tener punto de partida y llegada Controlar y monitorear el alcance de los objetivos Todos sepan lo que está sucediendo y su impacto

QUÉ PARA QUÉ POR QUÉ

… Cómo afecta sus condiciones personales y profesionales!

Los equipos de trabajo Multiplicadores, encargados de transmitir a toda la organización toda la información … Funciones Responsabilidades Integrantes Dedicación cada uno al equipo Líder Frecuencia de reuniones

EJECUTAR

Dinámica y ejecución de las tareas de los equipos de trabajo Determinar si se hace prueba piloto Mostrar resultados tangibles Motivar

MANTENER

Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que disponer de un periodo de tiempo para monitorear y medir el cumplimiento de los alcances. Apoyar la organización hasta que se engrane bien y pueda seguir sola.

Algunas conclusiones Alinear expectativas a todos los niveles de la organización. Establecer una estrategia de comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo. Establecer una estrategia para definición de nuevos roles y capacidades. Establecer una estrategia de transferencia de conocimiento y entrenamiento. Establecer estrategia para medir y administrar la resistencia al cambo.

GRACIAS