LIBROS Y REGISTROS CONTABLES - TRIBUTARIOS

Resolución de Superintendencia MARCO NORMATIVO Resolución de Superintendencia Tema que norma Fecha Nº 234-2006 Establece los requisitos, formas y condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios (LYRVAT) así como la información mínima y formatos, lo cual entrará en vigencia a partir del 01/01/2008 30/12/2006 Nº 230-2007 Posterga la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el 01/01/2009 15/12/2007 Nº 239-2008 Modificación de la Resolución de Superintendencia que estableció las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios 31/12/2008 Nº 017-2009 Suspende la entrada en vigencia de la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el 31/12/2009 24/01/2009 Nº 286-2010 Prorrogan la suspensión de la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el 30/06/2010 31/12/2009 CPC Jorge De Velazco B.

Grandes , medianas y Pequeñas Empresas - RG LIBROS Y REGISTROS SEGÚN RÉGIMEN TRIBUTARIO Régimen General CONTABILIDAD COMPLETA IGV: Registro de Compras y Ventas e Ingresos Ing. > 150 UITs Grandes , medianas y Pequeñas Empresas - RG 61,133 LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO Régimen General Microempresas - RG 470,867 Ing. < 150 UITs RER Microempresas - RER 221,000 Ing. < 525,000 RUS Negocios de P.N. - RUS 675,000 Formatos Ing. < 360,000 07.2011 Fuente: Nota Tributaria Julio 2011 - SUNAT Fuente: Declaraciones Juradas 2009 - SUNAT

RS 234-2006/SUNAT Procedimiento de autorización Forma de ser llevados Pérdida o destrucción Contabilidad Completa Plazos máximos de atraso Formatos e información mínima 4

FORMALIDADES DE LIBROS Y REGISTROS 5

Legalización de Libros y Registros Incautación, pérdida o destrucción PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de Libros y Registros Incautación, pérdida o destrucción Cuando haya incautación de libros o registros manuales se presenta el documento que sustente la diligencia por autoridad competente. En devolución de libros o registros incautados no se podrá realizar anotaciones. Procede su cierre inmediato. En caso de pérdidas o destrucción por siniestro, asalto u otros, se presenta la comunicación que corresponda. Ante Notarios, Jueces de Paz letrados o Jueces de Paz. En la Provincia del domicilio fiscal, salvo Lima y Callao. Constancia en la primera hoja y se sellan en todos los folios. Se legalizan antes de su uso. En hojas sueltas o continuas se presenta el último folio legalizado del libro o registro anterior. En libros o registros manuales, se acredita conclusión del anterior. No hay cambios con la legislación anterior. 6

Empastado de libros y registros PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Empastado de libros y registros Los libros llevados en hojas sueltas o continuas se empastan hasta por un ejercicio gravable. El empaste se realiza dentro de los 4 meses del ejercicio siguiente. Si las hojas utilizadas son menor a 20 , el empaste podrá comprender 2 o más ejercicios. Se incluyen hojas anuladas. La anulación se realiza de manera visible. Las hojas sueltas o continuas no utilizadas, se pueden emplear para ejercicio siguiente. Si el empaste comprende varios tomos, cada uno en su primera página incluye una fotocopia del folio con la legalización del libro o registro. No hay cambios con la legislación anterior. 7

FORMAS DE LLEVADO Formas de llevado Con datos de cabecera: Denominación, periodo, RUC y apellidos y nombres o razón social. Registro de operaciones: en orden cronológico, correlativo, legible, sin espacios en blanco, ni enmendaduras, Totalizar importes en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, De no realizarse operaciones en un ejercicio : poner “SIN OPERACIONES Se llevan en moneda nacional y en castellano, salvo excepciones del C.T. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan. Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, El Libro de Inventarios y Balances, debe ser firmado al cierre de cada ejercicio por el titular o su representante legal ; además del CPC o el CM responsables de su elaboración. No hay cambios con la legislación anterior. 8

FORMAS DE LLEVADO Caso 1: Contener el registro de sus operaciones de manera “legible”. Folio 122 CUO/NC Col 2 Col 3 Col 4 Col 5 Col 6 Col 7 Col 8 Col 9 Col 10 Col 11 Col 12 Col 13 1 02/07/2010 01 001 000000145 07 20101010101 ABC SAC 10,000.00 0.00 1,900.00 11,900.00 2 18/07/2010 000000146 20101010122 LA COMERCIAL SAC 20,000.00 3,800.00 23,800.00 3 25/07/2010 000000147 20101311107 LA INDUSTRIAL SAA 30,000.00 5,700.00 35,700.00 4 31/07/2010 000000148 20326010769 SUPERMERCADOS SAA 40,000.00 7,600.00 47,600.00 TOTALES 100,000.00 19,000.00 119,000.00 No hay cambios con la legislación anterior. Referencia: (Diccionario de la lengua española - RAE) . Legible: que se puede leer. Leer: Pasar la vista por lo escrito o impreso comprendiendo la significación de los caracteres empleados. 9

FORMAS DE LLEVADO Caso 2: Todas las columnas del Libro o Registro no caben en un sólo folio. Folio 25 Folio 122 CUO/NC Col 2 Col 3 Col 4 Col 5 Col 6 Col 7 1 2 3 4 Folio 26 Folio 123 No hay cambios con la legislación anterior. CUO/NC Col 8 Col 9 Col 10 Col 11 Col 12 Col 13 1 2 3 4 10

FORMAS DE LLEVADO Caso 3: No hubo operaciones a registrar en el Libro o registro. No hay saldo final de la cuenta y no hubo movimientos de la cuenta durante el periodo. Folio 122 CUO/NC Col 2 Col 3 Col 4 Col 5 Col 6 Col 7 Col 8 Col 9 Col 10 Col 11 Col 12 Col 13 SIN OPERACIONES No hay cambios con la legislación anterior. 11

Modificación de la razón social FORMAS DE LLEVADO Plan Contable Modificación de la razón social Se deberá utilizar el Plan Contable General empleando cuentas contables desagregadas. No se aplica PCG, cuando están obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto. Los que lleven su contabilidad de acuerdo al PCGE deberán adecuar los formatos y los nombres de las cuentas divisionarias y subdivisionarias del PCGR con las cuentas, subcuentas, divisonarias y subdivisionarias equivalentes. Se deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio. Pueden optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen,. Sólo hay que habilitarlos. También podrán optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual debe acreditarse al notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas. No hay cambios con la legislación anterior. 12

Plazo para rehacer libros PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Pérdida o destrucción Plazo para rehacer libros El plazo es de 60 días calendarios, para rehacer los libros y registros. Si se requiere un plazo mayor para rehacerlos, la SUNAT otorgará la prórroga , previa evaluación. El contribuyente deber contar con la documentación que acredite la pérdida o destrucción. Los plazos se computan a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. Se comunica a la SUNAT dentro de 15 días hábiles. La comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período al que corresponden éstos, la fecha y número de la legalización , datos del notario o el número del Juzgado en que se realizó la legalización. Se debe adjuntar copia certificada de la denuncia policial . No hay cambios con la legislación anterior. 13

Libros específicos según la LIR CONTABILIDAD COMPLETA Libros generales Libros específicos según la LIR Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34° de la LIR Registro de Activos Fijos Registro de Costos Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas Registro de Inventario Permanente Valorizado Libro Caja y Bancos. Libro de Inventarios y Balances. Libro Diario. Libro Mayor. Registro de Compras. Registro de Ventas e Ingresos. Es un listado de libros, pero no se define.

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Diez (10) días hábiles Tres (03) meses Registro de Ventas e Ingresos Registro de Compras Registro de Consignaciones Registro del Régimen de Percepciones Registro del Régimen de Retenciones Registro IVAP Registro de Ventas e Ingresos – Art. 26° RS 266-2004 Libro de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR Registro de Huéspedes Registro Auxiliar de Adquisiciones Libro de Ingresos y Gastos (PN) MENSUAL: Libro Caja y Bancos Libro Diario Libro Diario de Formato Simplificado Libro Mayor Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas Registro de Inventario permanente Valorizado ANUAL: Libro de Inventarios y Balances Registro de Activos Fijos Registro de Costos

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 1: Registro de Ventas Plazo de atraso: Diez (10) días hábiles, desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo. Julio 2010 Agosto 2010 CdP emitidos en el mes 02.08.2010 11.08.2010 Diez (10) días hábiles

Operaciones realizadas en el mes PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 2: Libro Diario Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones. Julio 2010 Ago. 2010 Set. 2010 Oct. 2010 Nov. 2010 Operaciones realizadas en el mes 02.08.2010 02.11.2010 Tres (3) meses

Operaciones realizadas en el año PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 3: Libro Inventarios y Balances Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable. 2010 Ene. 2011 Feb. 2011 Mar. 2011 Abr. 2011 Operaciones realizadas en el año 03.01.2011 03.04.2011 Tres (3) meses

FORMATOS DE LIBROS Y REGISTROS 19

LIBROS Y REGISTROS CON FORMATOS Libros Contables Libros Tributarios Registro de Ventas e Ingresos (1 Formato) Registro de Compras (1 Formato) Registro de Consignaciones (2 Formatos) Registro de Activos Fijos (4 Formatos) Registro de Costos (3 Formatos) Libros de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR (1 Formato) Libro Diario de Formato Simplificado (1 Formato) Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas (1 Formato) Registro de Inventario permanente Valorizado (1 Formato) Libros de Inventarios y Balances (20 Formatos) Libro Diario (1 Formatos) Libro Mayor (1 Formato) Libro Caja y Bancos (2 Formatos)

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 21

REGISTRO DE OPERACIONES: DINÁMICA CONTABLE LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO REGISTRO DE OPERACIONES: DINÁMICA CONTABLE Abrir las cuentas contables al nivel de desagregación establecido en el PCGE (al inicio de cada mes). Agruparlas por clase o elemento y ser ordenadas de manera ascendente de izquierda a derecha. El registro de las operaciones se realiza mensualmente de manera consolidada. El primer registro es el asiento de apertura . Cada operación se registra en una línea, con la glosa y la fecha correspondiente,. En cada cuenta contable abrir una para el “DEBE” y otra para el “HABER”, aplicando el principio de la partida doble del libro diario tradicional. Al cierre de cada mes , sumar las cifras de cada columna, consignando el resultado en la última fila de la hoja, obteniéndose el saldo final del mes de cada cuenta. 01.01.2009

Ejemplo de contabilización de operaciones con el PCGE. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Ejemplo de contabilización de operaciones con el PCGE. Aporte de capital en partes iguales de 3 socios por un total de S/ 90,000.00 emitiéndose 90,000 acciones con un valor nominal de S/ 1.00 cada una.

------------------ 1 -------------------- LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO LIBRO DIARIO: Operación 1: Aporte de Capital   ------------------ 1 -------------------- 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 90,000 101 Caja 50 CAPITAL 501 Capital Social 01/03/2011 Por el aporte de capital de 3 socios en efectivo Libro Diario de Formato Simplificado: Número correlativo Fecha o Periodo Operación 101 501 Debe Haber 1 01/03/2011 Por el aporte de capital de 3 socios en efectivo 90,000  

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Se compra mercaderías, a empresas no relacionadas con el negocio, por el importe total de S/. 47,200.00 (incluye el IGV).

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Operación 2: Compra de Mercaderías   ------------------ 2 -------------------- 60 COMPRAS 40,000 601 Mercaderías 6011 Mercaderías manufacturadas 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 7,200 401 Gobierno central 4011 Impuesto general a las ventas 40111 IGV - Cuenta propia 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES – TERCEROS 47,200 421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar 4212 Emitidas 05/03/2011 Por la compra de mercaderías del mes. ------------------ 3 -------------------- 20 MERCADERÍAS 201 2011 20111 Costo 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 611 6111 Por las mercaderías del mes ingresadas al almacén.

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Operación 2: Compra de Mercaderías LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: NC Fecha o Periodo Operación 101 501 6011 40111 4212 20111 6,111 D H 1 01/03/2011 Por el aporte de capital de 3 socios en efectivo 90,000   2 05/03/2011 Por la compra de mercaderías del mes. 40,000 7,200 47,200 3 Por las mercaderías del mes ingresadas al almacén.

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Se vende el 50% de las mercaderías en almacén, a empresas no relacionadas con el negocio, con un margen del 20%. El importe total corresponde a S/. 28,320.00 (incluye el IGV).

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Operación 3: Venta de Mercaderías   ------------------ 4 -------------------- 12 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES – TERCEROS 28,320 121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar 1212 Emitidas en cartera 70 VENTAS 24,000 701 Mercaderías 7011 Mercaderías manufacturadas 70111 Terceros 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 4,320 401 Gobierno central 4011 Impuesto general a las ventas 40111 IGV - Cuenta propia 15/03/2011 Por las ventas de las mercaderías del mes. ------------------ 5 -------------------- 69 COSTO DE VENTAS 20,000 691 6911 69111 20 MERCADERÍAS 201 2011 20111 Costo Por el reconocimiento del costo de las mercaderías vendidas del mes.

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Operación 3: Venta de Mercaderías LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: NC Fecha o Periodo Operación 101 501 6011 40111 4212 20111 6111 1212 70111 69111 D H 1 01/03 Por el aporte de capital de 3 socios en efectivo 90,000   2 05/03 Por la compra de mercaderías del mes. 40,000 7,200 47,200 3 Por las mercaderías del mes ingresadas al almacén. 4 15/03 Por las ventas de las mercaderías del mes. 28,320 24,000 5 Por el reconocimiento del costo de las mercaderías vendidas del mes. 20,000 TOTALES

REGISTRO DE OPERACIONES: RECOMENDACIONES LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO REGISTRO DE OPERACIONES: RECOMENDACIONES Para llevar este Libro , hay 3 opciones: Libro con las hojas pre-impresas previamente empastado. Libro con las hojas pre-impresas sin empastar. Usar hojas sueltas o continuas (libro computarizado). Libro manual: ordenar primero las cuentas (columnas) en función al asiento de apertura y luego se van adicionando las cuentas (columnas).El reordenamiento se debe realizar al inicio del mes siguiente. Libro computarizado: movilizar las columnas y reordenarlas previo a su impresión. Usar un tamaño adecuado para que la impresión sea legible para cualquier usuario. Consolidar mensualmente las operaciones utilizando el Plan Contable que corresponda. La opción de establecer para cada cuenta contable una columna para el “DEBE” y otra para el “HABER”, permite generar el Balance de Comprobación, el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas.

INFRACCIONES Y SANCIONES 32

ART. 175° LIBROS CONTABLES Art. 175° Nombre o descripción Multa Tabla I Tabla II Tabla III Num. 1 Omitir llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por R. de Sup. 0.6 de los IN 0.6 de los I o cierre Num. 2 Llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registro sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes. 0.3 de los IN 0.3 de los I o cierre Num. 3 Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores.

ART. 175° LIBROS CONTABLES Art. 175° Nombre o descripción Multa Tabla I Tabla II Tabla III Num. 5 Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos que se vinculen con la tributación. 0.3 de los IN 0.3 de los I o cierre Num. 6 No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros ,excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. 0.2 de los IN 0.2 de los I o cierre

ART. 175° LIBROS CONTABLES Art. 175° Nombre o descripción Multa Tabla I Tabla II Tabla III Num. 7 No conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, durante el plazo de prescripción de los tributos. 0.3 de los IN 0.3 de los I o cierre Num. 8 No conservar los sistemas o programas electrónicos de contabilidad, los soportes magnéticos, microarchivos u  otros medios de almacenamiento, que incluyan datos vinculados con la materia imponible, en el plazo de prescripción de los tributos.

MUCHAS GRACIAS 36