Elaboración de Informe La totalidad de los hallazgos de la inspección del SCI son resumidos durante la inspección en el formulario del informe de inspección. Generalmente esto significa que el formato del informe es llenado toscamente sobre papel (principalmente verificación de cumplimiento, pocas palabras claves para parte descriptiva); la tabla de no conformidades/medidas correctivas está llenada. Los hallazgos son discutidos con el gerente del SCI, quien entonces refrenda el informe. Si fuera necesario, el mismo formato es utilizado después de la inspección para preparar un informe electrónico con más detalles/descripciones como base para la certificación.

Cómo utilizar el Formato de Informe Las partes descriptivas serán llenadas principalmente después de la inspección (también con base en la información del manual del SCI. Algunas partes son narrativas (texto), una parte es una selección de descripciones que se deben marcar ("x"). Cada criterio de cumplimiento es verificado de la siguiente manera: OK = Criterio completamente satisfecho PC = PARCIALMENTE CUMPLIDO; el criterio fue cumplido en principio, pero son necesarias correcciones menores. NO = NO CUMPLIDO N/A= NO SE APLICA (Si cuadro es gris – no "no se aplica") Para cualquier caso de PARCIALMENTE CUMPLIDO o NO CUMPLIDO, deben proporcionarse detalles en la parte de abajo de la tabla, con el número respectivo del criterio.

Ejemplo: Cómo utilizar el Formulario de Informe General: Varios documentos existentes no pudieron ser revisados durante la inspección debido a que se encontraban en la casa del Coordinador del SCI. Para próxima inspección, TODOS los documentos deben ser presentados al inspector. 10.1 y 10.2: Existe una declaración de compromiso muy simple (“Confirmo que he comprendido las reglas de la producción orgánica”) incluida en el formulario de admisión de la finca. El verdadero contrato que resume por escrito las reglas de producción orgánica será firmado solamente al finalizar el periodo de conversión. Si este llega ser aceptado, la declaración de compromiso en el formulario de admisión de la finca necesita ser mejorado y traducido al kiswahili. 10.3: En el formulario de admisión de la finca, no existe indicación de un último uso de insumos prohibidos para los “otros cultivos”. También la tabla de historial de campo para “otros cultivos” ha sido utilizada incorrectamente al seleccionar los diferentes cultivos en orden de importancia (p. ej. 01 cultivo = maíz porque este es el cultivo más importante para el/la productor(a)). No existe historial de campo para las parcelas de piña, que podría haber sido mejor que solamente la indicación de “último uso de insumos prohibidos”.

Verificación de Listas de Productores ¿Lista completa? ¿Última actualización de la lista? Verifique si el número total de productores en la lista corresponde a la información proveniente del SCI. Coteje la lista de productores con los documentos del SCI (hecha durante reinspecciones de prueba). Verifique la lista al azar con la lista de últimos productores que fueron certificados (¿mismos productores? ¿Grandes cambios en el área?¿Estatus de conversión correcto para todos los productores?). Número de productores presentes en el año = número de productores año pasado – sancionados/que se retiraron + nuevos productores. Si lista de productores = también resumen de control interno, verifique si el 100% de las inspecciones han sido terminadas.

Anexos Adicionales del Informe de Inspección Informes de reinspección de la finca. Lista de productores sancionados. Manual del SCI/formularios y procedimientos del SCI. 2-3 archivos de muestra de productores (especialmente casos problemáticos). Muestra de archivos de capacitación o de personal. Copia de registros de compra. Etiquetas. Documentación de procesamiento.

Evaluación para Certificación Los criterios son sopesados A: Falta de CUMPLIMIENTO grave, prerrequisito para la certificación. B: Falta de CUMPLIMIENTO menor a ser corregida en corto plazo. C: Falta de cumplimiento menor a ser corregida a mediano plazo. D: Recomendación.

Importancia Relativa de los Criterios En principio, todos los Requisitos "A" deben ser llenados para la certificación. Además, un cierto porcentaje de requisitos ‘B" deberían ser llenados. Parcialmente cumplido cuenta como cumplido a la mitad. Primera inspección/primera certificación conforme al nuevo sistema propuesto: aproximadamente 50-70% de todos los criterios de cumplimiento. Inspección de seguimiento: 60-80% A partir del 3 año en adelante aproximadamente 90% (solamente es una directriz aproximada). Los Requisitos "C" necesitan ser cumplidos a mediano plazo; es decir un intervalo de tiempo determinado debe ser fijado para cumplir estos requisitos. B C

Menos del 100% de la Inspección Interna Menos del 100% del total de los productores fueron inspeccionados por el SCI en un año determinado. Opción 1: la inspección faltante puede ser llevada a cabo inmediatamente y todavía contar para el año respectivo.  Fije condiciones para el año siguiente a fin de garantizar 100% de manera PUNTUAL. (posiblemente inspección externa adicional) Opción 2: solamente aquellos productores que fueron inspeccionados internamente son considerados para la certificación.

Faltas de Cumplimiento Graves No Detectadas (1) Una falta de cumplimiento que amenaza la integridad orgánica de un producto no fue detectada por el control interno. P. ej. un cultivo orgánico o uno intercalado en una parcela orgánica fue fumigado con plaguicidas. Investigación detallada ¿Por qué no fue detectada? ¿Cuándo se llevó a cabo la inspección interna? ¿El problema fue declarado abiertamente o había un intento de fraude? ¿Reacción del Oficial de Campo/inspector interno? ¿Problema del inspector o problema general? ¡Encuentre el problema! ¿Número de casos?

Faltas de Cumplimiento Graves No Detectadas (2) Caso: El SCI claramente falló en la detección del problema en varios casos La inspección está concluida (pero con cantidad de inspecciones de finca para el nivel máximo de riesgo). Al SCI se le hace una advertencia para que mejore inmediatamente y corrija el problema, y para que lleve a cabo una segunda ronda de inspecciones internas, etc. El inspector informa inmediatamente al certificador sobre la situación y el certificador confirma la sanción por escrito. Generalmente será necesario suspender la certificación. La corrección del problema generalmente tiene que ser verificada durante una segunda inspección antes de que la certificación pueda ser otorgada. Dependiendo del alcance del problema, la segunda inspección se concentrará solamente en las debilidades identificadas o una nueva ronda completa de inspecciones de finca, etc. puede que sea necesaria.

Faltas de Cumplimiento Graves No Detectadas (3) Caso: El SCI falló en detectar el problema en unos pocos casos, pero debido a razones obvias. (P. ej., la fumigación se llevó a cabo después de la inspección, aunque en principio la inspección estuvo bien coordinada)  Aumente la cantidad de inspecciones a las necesarias para una situación de alto riesgo, asegúrese de que el problema fue realmente un caso aislado y no un patrón general que indica un SCI estructuralmente ineficiente.  Si esto ocurre por primera vez, generalmente una advertencia para mejorar el SCI será suficiente. Asegúrese de que todos los productores potencialmente afectados sean inmediatamente inspeccionados por el SCI una segunda vez.  Se requieren corrección de razones del problema (p. ej. capacitación adicional para el inspector débil, etc.). Se requiere constancia de la corrección antes de la certificación.

Otras Faltas de Cumplimiento No detectadas por el SCI Los hallazgos del SCI difieren considerablemente de los hallazgos de la inspección externa, pero el problema sin detectar no amenaza la integridad orgánica; es decir, el problema no llevará a la eliminación de la certificación de la finca o de los productos. Ejemplos: El SCI falló en detectar aditivos de procesamiento, pero estaban permitidos. El SCI falló en detectar el uso de cobre u otras sustancias permitidas. El SCI falló en detectar que un productor todavía tenía unidades convencionales. Medidas correctivas para mejorar las inspecciones internas. Posiblemente será necesaria una segunda ronda de inspecciones internas.

Principios para Tratar con un SCI Débil En general, la inspección del SCI y la garantía de calidad deben ser suficientes para adjudicar el certificado orgánico basado en el diagnóstico del SCI. Si el SCI todavía no se encuentra funcionando adecuadamente, necesita ser mejorado. A largo plazo, el SCI no debería ser “reemplazado” por cantidades más elevadas de control externo. En la mayoría de los casos  permita que el SCI realice algunas mejoras  regrese por una segunda inspección. Si el SCI realmente no es funcional en absoluto mejora necesitará su tiempo  cantidades más altas de resinspección transicional pueden ser necesarias hasta que el SCI sea completamente funcional. Solamente los “aspectos formales” de un SCI no se han cumplido todavía, o de hecho, no se encuentra funcionando completamente ningún sistema de monitoreo/sistema garantía de calidad?

Mezcla Los productos orgánicos han sido mezclados (en cualquier etapa) con productos en conversión o convencionales. Investigación concienzuda: qué sucedió, quién es el responsable, cómo fue posible, etc. ¿Existe un sistema de números de lote consistente o se ha mezclado la tanda completa? Retiro de la certificación de los lotes afectados. Medidas correctivas adicionales para prevenir el mismo incidente. Generalmente sanción adicional: inspección adicional sin previo aviso durante la próxima compra.

Informe al Certificador Informe de inspección (computarizado/más comentarios incluidos) Lista revisada de Productores APÉNDICES

Certificado para el grupo. Certificación Certificado Orgánico + Lista de productores certificados ("original"; es decir, con sello, firma, fecha). Certificado para el grupo. Grupo XXX Dirección - La erosión del suelo debe ser controlado de mejor forma. - Revisión de prácticas agrícolas previas a ser mejoradas. - Mejor capacitación para inspectores. - Debe entregarse recibos a los productores. - Mapas de finca a ser mejorados Decisión de certificación con medidas correctivas necesarias.