Ramon Alberch i Fugueras GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA XXXIII Reunión Nacional CIAPEM Pachuca-Hidalgo Ramon Alberch i Fugueras

1. Un entorno cambiante La voluntad imperiosa de modernizar la administración pública La tendencia internacional a fomentar acciones para el desarrollo del e-government y del e-commerce

El formidable desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación y el incremento en el uso de Internet por parte de las empresas y los ciudadanos El impulso a las políticas de transparencia, libertad de información, accesibilidad y participación ciudadana

2. Algunas dudas razonables Unas tecnologías y una legislación que van por delante de la realidad. La preocupación tecnológica por el front-office y la reivindicación profesional de una mayor atención al back-office ¿Es una maratón o un esprint?.

3. El contexto jurídico-legal y normativo Complementariedad de directrices, normas generales y normas específicas que han permitido homologar y consolidar las buenas prácticas, internacionalizar las soluciones y ofrecer cobertura legal a las organizaciones más renovadoras.

Las directrices y normas generales El “Informe sobre los Archivos en la Unión Europea Ampliada” (2005) presenta cinco acciones, de entre las cuales destacamos: - Acción nº 2: Refuerzo de la cooperación interdisciplinar a escala europea en materia de documentos y de archivos electrónicos (extensión Moreq; Ampliación red DLM).

- Acción nº 3: Creación y. mantenimiento de un portal Internet - Acción nº 3: Creación y mantenimiento de un portal Internet para facilitar el acceso a los documentos y archivos en Europa (creación Portal Internet/Web). - Acción nº 4: Legislación comunitaria y nacional relativa a la gestión de los documentos y los archivos, y a su acceso http://www.mcu.es/archivos

El Plan de Acción sobre Administración Electrónica i2010 (2006) identifica los servicios clave de gran impacto para ciudadanos y empresas, y apunta la importancia de determinadas herramientas clave críticas:

Compartir e intercambiar información y favorecer la interoperabilidad La autenticación de los documentos electrónicos La gestión y almacenaje adecuado de los documentos electrónicos

- La Moreq (Model requirements for. the management of electronic - La Moreq (Model requirements for the management of electronic records). Constituye un modelo europeo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. http://www.moreq2.eu - La ISO 15489:2001, 1 y 2. La primera parte presenta los principios generales y las políticas que inspiran su aplicación y la segunda ofrece los instrumentos metodológicos y las herramientas que hacen posible su implantación.

Otras normas más específicas que desarrollan aspectos básicos: ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS). Marco conceptual para la conservación a largo plazo de archivos digitales ISO/TR 15801:2004. Electronic Imaging-Information stored electronically-Recommendations for trustworthiness and reliability. Los procedimientos esenciales para garantizar la veracidad y la fiabilidad de los documentos

ISO 19005-1:2005. Document management-Electronic document file format for long term preservation-Part 1: uso of PDF/A ISO 18492:2005. Conservación a largo plazo de información electrónica basada en documentos

ISO/TS 23081-1:2006 y 2 (2007). Information and documentation-Metadata for documents. Normas orientadas a comprender, implementar y usar metadatos UNE/ISO/IEC 17799:2005. Tecnología de la información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información ISO 9001:2000, de calidad ISO-UNE 26122:2008 . Análisis de los procesos de trabajo http://www.iso.org

4. Una alianza interdisciplinaria y un modelo institucional Es imprescindible una interlocución múltiple con los actores implicados en el desarrollo de la administración electrónica.

Una apuesta corporativa y transversal Gestión Documental Dirección de Archivos Centro de Tecnologías Modernización de la Administración Administración Electrónica Atención Ciudadana Agencia de Certificación Servicios Jurídicos

La necesidad de formular un modelo institucional. Objetivos Dotar a la Administración de un sistema para el control, uso y conservación de la documentación original – en formato electrónico, soporte físico o híbrido –

Garantizar la adecuada gestión de los documentos del Gobierno asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura a lo largo de su ciclo de vida. Ofrecer una aplicación informática que posibilite una capa de gestión de documentos y archivos común.

El modelo Análisis de la situación actual - Estudio de buenas prácticas - Análisis por oficinas/departamentos Diseño del modelo 1. Las políticas 2. El modelo de organización

- Ciclo de vida - Tecnología - Seguridad - Preservación - Digitalización - Firma electrónica

5. La metodología de gestión documental y archivos . La clasificación. Orgánica vs funcional. La norma ISDF . La descripción y los metadatos http://www.gencat.cat/cultura/arxius . La valoración documental. La evaluación funcional

. La preservación http://www.interpares.org . La convivencia de diferentes aplicativos . La integración de procesos y herramientas . La firma electrónica

Consenso normalizador por lo que se refiere a algunos de los instrumentos metodológicos: . Descripción: ISAD-G, ISAAR-CPF . Clasificación: ISDF http://www.ica.org

Diferentes aspectos emergen: . Accesibilidad . Valoración documental . Legislación . La formación y especialización profesional

6. Los ejes críticos Los cambios son estructurales, no coyunturales. Es necesario estrategia, no táctica. Estamos hablando de documentos electrónicos de archivo cuyos valores esenciales para asegurar su certeza, compleción y precisión son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la identidad y la capacidad de uso a lo largo del tiempo.

- Diferentes aspectos devienen críticos: . La solidez y continuidad de los soportes: la preservación digital y la memoria histórica . La autenticidad y la integridad de los documentos . La seguridad de la información . La privacidad de las informaciones

Frecuente disociación entre los. aplicativos informáticos de . Frecuente disociación entre los aplicativos informáticos de procedimiento y trámite administrativo y los de gestión documental y archivo. . El necesario cambio de ubicación orgánica de la función archivística