ESPACIO FORMATIVO Instrumentos por equipos ENCUENTRO DE DIRECTIVOS MAYO 2010

Estimado Directivo Con el gusto de haber compartido con cada uno de ustedes un espacio formativo durante el Encuentro de Mayo, les envío los instrumentos que cada equipo elaboró, agradeciendo todo la reflexión y trabajo realizado, y deseando que sean de utilidad para tu proceso de crecimiento personal y profesional Antonio Arellano Ramos

LA NEGOCIACIÓN Equipo 1 Jesús García R. Dolores Hortigüela Jesús Hernández M. Francisco M. Quezada Pedro Orozco T. Tere Carrillo M. Alfredo Alba Alejandro Mayoral Juan Pablo Rivero Rigoberto Limón

LA NEGOCIACIÓN (instrumento) 3. EVALUAR LA NEGOCIACIÓN 1. PREPARACIÓN Establecer objetivos, metas ¿con quién? b) Conocer el contexto. Tener datos, evidencias, información del tema a tratar. c) Considerar la parte emocional. d) Lenguaje pertinente, postura, lugar… e) Prever cantidad de personas f) Tener presente hasta dónde puedo decidir. 2. LA NEGOCIACIÓN a) Habilidades y capacidades para negociar. b) Tomar en cuenta el tiempo c) Mantener el control. “La guía la llevo Yo” d) Establecer la atmósfera de confianza, diálogo e) Privilegiar el “Ganar-Ganar” f) Estilo de negociación 3. EVALUAR LA NEGOCIACIÓN a) Acuerdos y seguimiento (tiempos) b) Tomar datos de la negociación par próximas negociaciones. “Aprender de la experiencia” c) Nivel de satisfacción de las metas d) Canalización del resultado de la negociación

LA NEGOCIACIÓN Equipo 2 José Contreras L. Sergio García B. Luz del Carmen Rdz. Lucia Arellano Martha Degollado Laura Nuño L. Luis Jorge Flores Lorena Nuño Vicky Komiyama Martha Jiménez

PLANEACIÓN DE UNA NEGOCIACIÓN PROPUESTA ANTECEDENTES: ¿ Todo se puede negociar? No. No se negocia la misión, visión, proyecto educativo de los colegios, el carisma, la filosofía Marista, ya que renunciaríamos a nuestra propia identidad. Somos cristianos, hijos de Dios y a Él no se le negocia. Ya que somos enviados por Él y todo nos lo ha dado Él. ¿Qué sí podemos negociar? Lo que se presenta de manera accidental. Como por ejemplo: salidas, horarios, suplencias, permisos, permanencia de alumnos, técnicas, materiales didácticos, convenios administrativos, mantenimientos de la Institución etc. PLANEACIÓN DE UNA NEGOCIACIÓN PROPUESTA OBJETIVO: Estilo Táctica Tiempo ASPECTO CONCESIONES En qué terrenos estamos dispuestos a ceder en qué medida. ESTRATEGIAS ACUERDO

LA ASERTIVIDAD Equipo 1 Eduardo Reynoso Luis Arturo Casillas Luis Humberto Medrano Alberto Jiménez Nabor González Magdalia Ibarra Ubaldo Zepeda Alfredo Moreno Nancy Durán Daniel Olvera

IDEAS A TOMAR EN CUENTA Comparación Crear entornos de asertividad. Propiciar conductas asertivas. Búsqueda de alternativas. Actitud de escucha activa. Exteriorización de sentimientos. Expresión facial. Aprender a opinar de manera contraria cuando no estoy de acuerdo. Práctica en el uso de la primera persona (excepto en cuestiones institucionales). Devolver los comentarios agradables recibidos. Técnica de Fogging: no confrontación a la persona. Con el personal, implementar talleres de asertividad, para estar en consonancia. Situar a la persona en los sentimientos, mis derechos y sus derechos. Formar equipo de monitoreo que observe el nivel de asertividad que se va dando. Cronograma donde se sistematice la labor del equipo de monitoreo. Análisis de mi realidad, fortalezas y debilidades, maximizando fortalezas y minimizando debilidades, aplicando la técnica que ayude a ello. Escucha activa, bajar la frustración de la persona, “espera que el globo de desinfle”, para iniciar el diálogo, valorar lo que la persona pretende, para lograr una solución. Redacción de conductas observables, para ver si se va teniendo mejora. Bitácora de situaciones concretas, con situaciones concretas, señalando los pasos de la asertividad, qué espero lograr, técnica que asumí para ser asertivo, satisfacción de mis resultados. Revisión de la jornada con 5 preguntas: ¿escuché activamente?, ¿pude decir lo que pensaba?, ¿pude expresar mis sentimientos?, ¿cómo fue mi lenguaje corporal?, Examen de conciencia, dolor de los pecados, propósito de enmienda.

INSTRUMENTO ASERTIVIDAD Autoevaluación: revisión de jornada Maximizar fortalezas Análisis de la realidad en relación a las conductas aplicadas Aplicación de técnicas asertivas Disminuir debilidades Equipo de monitoreo autónomo

LA ASERTIVIDAD Equipo 2 Pascual Rodríguez Chiquilín Cecilia Hernández Fco. Javier Jasso Juan Andrés Pedroza Sergio Muñoz Cristóbal Castillo Armando Narváez Roberto Aldrete

ELEMENTOS QUE UTILIZARÉ PARA MI PROPIO DESARROLLO Mi objetivo es ser Asertivo y usar la Asertividad. Uso y aplicación de las técnicas. Evaluarme mensualmente de lo asertivo que estoy siendo, usando el test y/o pedir a la gente cercana que me diga cómo me ve. Aplicar la Asertividad en entrevistas y reuniones, luego evaluarme. Buscar apoyos para estar en MEJORA CONTINUA. Darle seguimiento y continuidad a esta reflexión y compartirla con la CEM. Llevar una bitácora de entrevistas y reuniones, encaminadas para ver si he sido asertivo. Tomar en cuenta los tres pasos básicos de la Asertividad. (Doc. Pág. 7)

EL ARTE DE ENTREVISTAR Equipo 1 Eduardo López M. Silvia Ayala Marisol García Salma Rufino José A. García Pablo Hernández Patricia Ríos Ana Rosa Jiménez Eduardo Brondo Bernardo Osorio

LA ENTREVISTA (instrumento) 3. DESPUÉS DE LA ENTREVISTA FASE PREVIA Calendarización: de acuerdo al tipo de entrevista, agendar citas con el entrevistado. b) Elaboración de la guía y objetivos: diseño o selección del cuestionario de acuerdo a la entrevista (semi estructurada). 2. DESARROLLO a) Establecer Rapport: generar confianza y explicar los objetivos de la entrevista b) Intercambio de la información: Dar seguimiento a la guía con flexibilidad para adaptación a las circunstancias y a la información c) Cierre: Recapitulación de la información; establecer compromisos y/o acuerdos; agradecimiento. 3. DESPUÉS DE LA ENTREVISTA a) Elaboración de informe: Registro escrito de la recapitulación, compromisos o acuerdos y observación de actitudes

EL ARTE DE ENTREVISTAR Equipo 2 Arturo Ramírez Vicente Abanto Alicia Ortiz Cipriano Zúñiga Ramón Íñiguez Laura Gutiérrez Martín Núñez Mario Ovalle Joel Rodríguez

ESQUEMA GENERAL DE ENTREVISTA AL PERSONAL. Preparación de la entrevista. Recopilación de datos. Creación del ambiente. Cita con anticipación. Recepción. Crear ambiente de confianza. (Empatía) Informe del motivo de entrevista de parte del entrevistador. Intercambio de información. Acuerdos y compromisos Despedida. Elaboración de reporte.

DIRECCIÓN DE REUNIONES Equipo 1 Raúl Lara Miguel Baquedano Pablo Sida Márquez Moisés Villegas Miguel Ángel Calleros Rafael Herrera Víctor Hugo Villegas Marisela Rico

DIRECCIÓN DE REUNIONES ANTES LO QUE DEBO HACER LO QUE NO DEBO HACER Establecer objetivos claros(qué debo hacer) Improvisar Prepararla en conjunto, según el tema Definir tiempos Definir equipos Prever el lugar y material de la reunión Tener claro el orden del día DURANTE LO QUE DEBO HACER LO QUE NO DEBO HACER Iniciar y terminar a tiempo Imponer Dar a conocer y respetar el orden del día y los objetivos de la reunión Abandonar la reunión Cuidar el espíritu de la reunión Evitar interrupciones externas Cuidar el desarrollo cordial de la reunión Evitar distractores Estar atento para solucionar conflictos Asumir el liderazgo Llegar a acuerdos (mediante el formato) DESPUÉS LO QUE DEBO HACER LO QUE NO DEBO HACER Dar seguimiento a los acuerdos Evitar el incumplimiento de los acuerdos tomados Dar a conocer la minuta Evaluación de la reunión Agradecer a los participantes

DIRECCIÓN DE REUNIONES REUNIÒN: FECHA: ORDEN DEL DÌA: ACUERDOS: COMPROMISO EQUIPO: PERSONAL OBSERVACIONES: SEGUIMIENTO: NOMBRE Y FIRMA

DIRECCIÓN DE REUNIONES Equipo 2 Ma. Guadalupe Ávila Gonzalo Castillo Ma. Isabel González Noé Sotelo Martha Zayda García Malena Romero Rosendo Corona Miguel Ángel Gardea

DIRECCIÓN DE REUNIONES Junta de Consejo Directivo Formativa ( ) Informativa ( ) De consulta ( ) Objetivo: Fecha : Motivación Orden del Día * Determinar quién va a ser el secretario Saludo Iniciar con una oración y tener un responsable de prepararla y determinar el tiempo Recapitular la reunión anterior Puntos de información Situaciones especiales de cada comunidad Informes económicos Caso especial Autorizaciones Asuntos varios Compromisos y tareas Fechas y actividades importantes

ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMACIONES Angélica Ma. Regalado Raúl Cortázar Gabriel Morales Juan C. González Beatriz Góngora Lizardo Contreras

ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMACIONES Conocer el nombre de la persona que va a aclarar algún asunto. En caso de identificar que el lugar físico no es el adecuando, proponer un mejor ambiente y no engancharme Escuchar atentamente el problema (dejar que se desahogue) Procurar hacer empatía, preguntarle ¿Qué puedo hacer?, Identificar el problema, verificando a través de afirmaciones y preguntas el “verdadero conflicto” Preguntarle qué ha hecho para resolver el problema. Ahora que podemos hacer juntos. Dar seguimiento. Inclusive documentar el tema para que en otro momento poder retomar el conflicto en caso de presentarse algo posteriormente. NOTAS No siempre es conveniente encarar a las partes en conflicto. Explicitar el objetivo de la institución, para no crear falsas expectativas. Mostrar firmeza pero no intransigencia. En un primer encuentro, no siempre se tienen todos los antecedentes para solucionar el conflicto