Conceptos Introductorios Ing. Marco Antonio Llaza Loayza Marzo 2011 “Todos los grandes logros de la humanidad, comenzaron con un proyecto”

Agenda Introducción Qué es un proyecto? Tipología de proyectos. El ciclo de vida del proyecto Etapas de un proyecto El proceso de estudio del proyecto Proyectos públicos y el SNIP

Preparación y evaluación de proyectos Recopilación, creación y sistematización de información que permita identificar ideas de negocios y medir cuantitativamente los costos y beneficios de un eventual emprendimiento. Mejora la capacidad de planeación, implementación y manejo de actividades, ayuda a asignar los recursos escasos. Estilo de administración orientado a resultados. El enfoque de proyectos:nuevo estilo de hacer negocios. No se limita al sector privado. Se está aumentando la inversión en proyectos Será una de las tareas principales de su profesión.

¡Recuerde! Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.

¿QUÉ ES UN PROYECTO? Es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño y que se diseña para cumplir las necesidades del cliente. Proyecto: temporal, único y elaborado progresivamente. Todo proyecto es una apuesta

Características de un proyecto Un objetivo establecido Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin Por lo general implica que varios departamentos y profesionales se involucren Es común hacer algo que nunca se ha realizado. Tiene requerimientos específicos de costo, tiempo y desempeño.

La restricción triple Calidad Tiempos Costos Alcance No se pueden fijar todas las variables Alcance

Planificación integral Organigrama Criterios Técnicos PLAN DEL PROYECTO PORQUÉ Objetivos Alcance CÓMO CUÁNTO QUIÉN PRESUPUESTO Personal Materiales Equipamiento EDT QUÉ Subtareas Asignar Responsabilidades Programación CUÁNDO

Quedar bien con todo el mundo => asegurar el fracaso Stakeholders STAKEHOLDER (Interesados) personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto Propietarios, administrador del proyecto, clientes, empleados, acreedores, gobierno, etc. Conflicto de intereses: Propietarios: $$ Investigador: alta tecnología Gobierno: protección del medio ambiente etc., etc., etc. Quedar bien con todo el mundo => asegurar el fracaso Clientes de un medicamento: - enfermo - parientes o los padres de un niño - medico

Tipología de los proyectos Proyectos públicos vs. Privados. Públicos: beneficio social. Ej. Sistema de agua potable… Privados: Maximizar la rentabilidad. Ej. Un proyecto inmobiliario. Proyectos de creación de empresas vs proyectos en empresas existentes.

Tipología de los proyectos Independientes vs excluyentes vs dependientes. Inversiones dependientes: Proyectos complementarios (se evalúan en conjunto). Inversiones independientes: La decisión de hacer un proyecto no esta condicionada Excluyentes: Sólo uno de ellos se puede realizar.

Etapas de un proyecto Idea. Preinversión: Inversión Operación Perfil Prefactibilidad Factibilidad Inversión Operación

Estudios de viabilidad De mercado Técnica De gestión Económica Política Legal Ambiental

Proyectos exitosos Definieron una misión acorde a la visión ¿Qué tienen en común los proyectos exitosos? Definieron una misión acorde a la visión Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles) Implementaron una ESTRATEGIA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE => Plan OBJETIVOS factibles de lograrse requieren esfuerzo para lograrlos tiempo para alcanzarlos medibles posibles de comunicar controlar su avance Misión Objetivos Metas Plan Estratégico Definir el problema

FRACASO DE PROYECTOS *Fuente: Standish Group, USA. 17 %: proyectos exitosos. 50% : proyectos con cambios en los objetivos 33%: proyectos cancelados USA => fracasos supera los USD 80.000 M Fracaso Tecnológico Cohete Espacial Challenger Fracaso Comercial Concorde

RAZONES DE FRACASO Planificación Inadecuada Problemas con Recursos Humanos Controles Inapropiados Factores Externos y riesgos

1. Planificación Inadecuada No participan en la planificación los responsables de implementar las tareas. No incluir todos los recursos necesarios para cumplir con los objetivos y alcance. Objetivos o agendas irreales. No comprender la restricción triple. Equipos Personas Fondos RECURSOS Materiales Tecnología Edificios Porque, ¿quién de ustedes, si quiere construir una torre, no se pone primero a calcular el costo, para ver si tiene para terminarla? No sea que, después de haber echado los cimientos no pueda acabarla, y todos los que se enteren comiencen a burlarse de él diciendo: “Este hombre comenzó a construir y no pudo terminar”. Lectura del Santo Evangelio según san Lucas 14, 25-33 Recursos: no olvidarse de las personas “Management”

2. Problemas con rec. humanos El rol del administrador del proyecto no está bien definido. Falla de autoridad. Falta de comunicación y coordinación para trabajar en equipo. Rotación excesiva de personas en las actividades de trabajo. Menor especialización! Henry Ford: podremos construir tantos autos como el peor de Uds. quiera! Adam Smith: 1 trabajador 20 alfileres, 10 trabajadores 48.000 alfileres.

3. Controles inadecuados No realizar informes de avance periódico. El administrador del Proyecto pierde la visión de conjunto al controlar detalles minuciosos. No comparar el estado del proyecto con el plan original. Análisis del valor ganado.

4. Factores exógenos Riesgo programático Riesgo de soporte Originado por factores fuera del control del administrador. Riesgo de soporte Asociado al mantenimiento de sistemas que están en desarrollo. Cómo mitigarlos => Gestión de Riesgo “El riesgo no se puede eliminar pero si administrar”

Ciclo de vida del proyecto ¿En qué etapa los stakeholders tienen mayor influencia? EJECUCIÓN Implementación Uso de Recursos / Costos PLANIFICACIÓN Desarrollo CIERRE INICIO Concepción En que etapas se define el éxito o fracaso del proyecto? Tiempo Entregables (deliverables): bienes que se producen en c/ etapa

Influencia de los stakeholder durante el tiempo del proyecto

PROCESOS Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Interacción entre los procesos del Proyecto Ejecución Nivel de Actividad Planificación Inicio Control Cierre Tiempo

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO FASE I Definición FASE II Planeación FASE III Ejecución FASE IV Entrega Metas. Especificacio- nes. Tareas . Responsabi – lidades. Calendario Presupuestos Recursos Riesgos Asignación de personal. Reportes de avance. Cambios. Calidad Pronósticos Capacitación del cliente. Transferencia de documentos. Liberación de recursos. Liberación de personal. Lecciones aprendidas