CONVERSATORIO DE DISEÑO Y CREACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO EFECTIVOS Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de los Procesos Misionales para un grupo de Secretarías de Educación participantes en el Proyecto de Modernización Octubre de 2008 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia CONVERSATORIO DE DISEÑO Y CREACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO EFECTIVOS

Recordemos nuestras reglas de juego !!!

Diseño y Creación de Equipos de Trabajo Efectivos

Construyendo Equipos Efectivos Al finalizar el Seminario, los participantes podrán: Reconocer los conceptos básicos: Definiciones claves para poder formar equipos efectivos de mejora o de aprendizaje a nivel organizacional, personal y grupal. Comprender su estilo de aprendizaje de tal forma que pueda identificar las fortalezas y debilidades que ello implica para la integración efectiva en un equipo. Integrarse y organizarse con eficiencia en un equipo de aprendizaje.

¿ Qué es un Grupo ? - Un conjunto de personas (dos o más) que interactúan entre sí de modo que cada persona recibe la influencia de cada una de las otras personas y a su vez ejerce influencia en ellas. - Un conjunto estructurado (en diverso grado) con metas, normas y roles acordados (Explícita e implícitamente).

Tipos de grupo: por el grado de cohesión e intimidad Secundario - Grandes (más de 18) Contacto intermitente Comunicación intergrupal es más escrita que verbal Relaciones Formales: la tarea, similitud de intereses, son vínculos primordiales. Ejemplo: Grupos formales de trabajo, estudio, profesión Primario - Pequeño en número (menos de 18) Asociación íntima cara a cara (Familia, amigos) Son fundamentales en la formación de naturaleza social, la persona es lo importante en el afecto mutuo. Ejemplo: Familia, Amigos de vecindad Amigos de trabajo

Características claves de los Equipos La característica principal de los equipos es la interdependencia en el logro de una meta compartida o propósito, esto es que el trabajo de cada miembro del equipo es dependiente sobre el trabajo de al menos alguno de los otros. La gente tiene una noción de que lo importante para trabajar en equipo es el hacer sacrificios por conseguir la meta común en un grupo. Normalmente se exhorta a trabajar juntos y tener buena interacción para lograr el compromiso dedicado y el sacrificio mencionado. Esta concepción es errónea y se presta a confusión. No todo grupo que lo llamemos equipo lo es. 3

Diferencias claves entre Grupo y Equipo Grupo de Trabajo Equipo de Trabajo El liderazgo es compartido. La responsabilidad es individual y conjunta. El propósito es específico del equipo, que es quien lo consigue. Se generan productos fruto de trabajo colectivo. Se fomentan discusiones abiertas y objeto de las reuniones es resolver problemas en forma activa. Líder fuerte y centrado en la Tarea. Responsabilidad individual. Propósito del grupo es el mismo que el de la organización. El producto del trabajo es generado en forma individual. Celebran reuniones eficientes.

Organización de los Equipos de Trabajo La forma autodirigida: Es la participación de todos los miembros del equipo en decisiones antes reservadas a los supervisores y gerentes. Hay evidencias que es una forma de lograr ser competitivos a nivel global. También ayuda a eliminar los costos de los supervisores y gerentes. Pueden ser usados donde la gente trabaja interdependientemente y puede responsabilizarse por la producción de un producto o proveer un servicio a un cliente interno o externo. La forma tradicional: un supervisor dirige el equipo desde un punto de vista administrativo y operativo, él toma la mayor parte de las decisiones sobre qué se debe hace y quién hace cuales cosas. El jefe los deja solos, en el cómo hacer el quehacer operacional a aquellos que tienen experiencia, y les delega o comparte alguna autoridad. 5

El proceso de formación de un equipo efectivo Para organizar un equipo efectivo: 1) Es definida la misión entre la gerencia y los integrantes. 2) Son aclarados los objetivos que se requieren del equipo. 3) Se establecen la estructura, los roles de liderazgo, de registro de los acuerdos y las normas y procedimientos. 4) Se desarrollan las capacidades requeridas por los objetivos y la estructura. 5) Diseño o construcción de un equipo, interrelaciones entre el proceso psicológico afectivo y el diseño efectivo.

Determine la Estructura del Equipo Esto determinará cuales son los Roles / Funciones, tareas y responsabilidades que deben ser incluidos dentro de las DINÁMICA del equipo. Luego, implica buscar la gente que pueda desempeñar esos roles. ¿Cuáles habilidades necesitan los miembros para este desempeño efectivo? ¿Se necesita dedicación parcial o a tiempo completo , durante cuanto tiempo? Esto implica entre otras cosas: Definir la composición del Equipo La identificación de las tareas a ser desempeñadas debe determinar quién es el que se incluye en el equipo. Lo critico es la interdependencia, las actividades a ser integradas, la gente que necesita comunicarse para enfrentar los asuntos pendientes y el trabajo que debe ser coordinado para producir un producto relativamente completo o proveer un servicio. 14

Una Organización por Equipos de Trabajo Características Claves: Unidades permanentes de trabajo. Producen productos o servicios. Equipos son de producción/servicio. Trabajo continuo. Composición estable.

Desarrolle las Capacidades del Equipo Cuando la estructura está diseñada el asunto principal es desarrollar la habilidad del equipo para desempeñar las tareas. Se hace de dos formas: Proveer Acceso a Recursos de Información. Acceder a recursos críticos especialmente la información que necesita para hacer su trabajo y las herramientas que necesita para gerenciar, analizar y comunicar esta información. Proveer entrenamiento (continuo). 16

Construcción y Diseño del Equipo La construcción del Equipo involucra el diseño como un paso primordial. El conflicto es inevitable, incluso en los equipos mejor diseñados , incluso más si los miembros del equipo son muy motivados y provienen de diversas profesiones. La participación y el compromiso de todos los miembros necesitan ser animados, muchos equipos necesitan enfocarse en las metas mientras hacen sus tareas. Los miembros necesitan comunicarse unos con otros, en todo diseño del equipo. La construcción del equipo es valiosa para el diseño, pues los procesos de grupo están frecuentemente marcados por tensión, conflicto, falta de concentración, desconfianza e insensibilidad. Se neutralizan estos impactos negativos con intervenciones de construcción de equipo. 18

Organiza ción Tecnolog. Equipos Informac. Usuarios Un buen diseño ayuda a las condiciones de buena interacción humana. confianza e integración humana pueden pulir las aristas en un equipo bien diseñado. El último fin no es la efectividad del equipo sino la de la organización, por lo que esta necesita crear macroestructuras que apoyen actividades de equipo y aseguren que todos estén alineados con la estrategia y las metas organizacionales. Equipos Usuarios Organiza ción Tecnolog. Informac. La unidad con poder de cambios Las herramien- tas y sistemas de información.y comunicacion. Grupo de gente inter- dependiente con meta común. 19

Lo que requiere el Diseño y el Trabajo de Equipos El diseño de un equipo se debe adaptar creativamente , no adoptarlo porque funcionó en alguna otra parte. La complejidad de la gerencia de un equipo no permite un enfoque simple de que la gente se sienta bien. Requiere planificación cuidadosa, esfuerzo, considerable paciencia y sobre todo, conocimiento acerca de lo que permite trabajar en equipo efectivamente. 21

Propósito significativo Concentrándose en lo Básico del Equipo Exitoso Resultados de desempeño Responsabilidades Habilidades Resolución de problemas Mutua Número pequeño de gente Técnico funcional Propósito significativo Interpersonal Metas especificadas Enfoque común Propósito significativo Productos de trabajo colectivo Compromiso Crecimiento personal

Equipos en su Evolución El pseudoequipo: Se dice qué es, pero realmente no tiene el grado de cooperación creativa necesaria. El equipo potencial: Tiene la capacidad para convertirse en equipo. La tarea debe ser realizada en equipo. Falta más integración.

Los equipos en evolución El equipo real: Tiene todas las características anotadas; habilidades complementarias, responsabilidad, compromiso con la misión, aunque falta un compromiso con el crecimiento personal de todos. Equipo de Alto Rendimiento: Además de las condiciones dichas, se tiene un compromiso por el crecimiento personal de todos los miembros del equipo.

El equipo acuerda o acepta por consenso normas adecuadas 1. Funcionales Normas del Equipo 2. De Interacción o de Relación 3. De Calidad de Trabajo

Normas Funcionales Quién hace que rol Las fechas y horarios de reunión ¿Cuáles consecuencias sufren los infractores, o los incentivos positivos que disfrutan los que cumplen? Contribuciones económicas

7. Confidencialidad 1. Trato como colegas 6. Responder sin defensividad 2. Escuchar con Empatía Atención sin interrumpir Normas de Interacción 5. Dar y recibir Retroinformación. 3. Ambiente de Confianza para el diálogo y la exploración 4. Discusión abierta y experta para toma de decisiones

6. Reflexión periódica sobre el proceso para mejorarlo. 1. Cooperación Creativa 2. Decidir cómo decidir: Por consenso u otro criterio. Normas de Calidad de Trabajo 5. El secretario Hace y distribuye minutas en máximo de 24 h. 3. Preparar Reuniones 4. Se resuelven conflictos donde todos ganan

Proceso de Aprendizaje en Equipo 1. Observación y Reflexión Pública 3.Planificación Conjunta 2. Significado Compartido 4. Acción Coordinada

Ciclo del Aprendizaje Individual 3. Conceptualizar y Conectar la teoría con la práctica. 2. Reflexionar y observar sobre la experiencia 4. Aplicación y Evaluación, experimentación. 1. Vivir la experiencia concreta

Divergente Acomodador Convergente Asimilador Estilos de Aprendizaje Experiencia Concreta. Aplicar y Evaluar Soluciones Descubrir Problemas Divergente Acomodador Experimentación Activa Observación Reflexiva. Convergente Asimilador Producir Soluciones en Proyectos Inventar Soluciones Conceptualización Abstracta

Ventajas y Desventajas de cada Estilo para Formar Equipos Divergentes: Son intuitivos y creativos. Aprenden de vivencias. Asimiladores: Son capaces de resolver problemas con profundidad teórica. Convergentes: Estudia y da ideas aplicables, puntualidad en cumplir promesas. Acomodadores: Contribuyen con ideas prácticas, y las aplican. Desventajas: Pueden tardarse más tiempo en aspectos de tareas teóricas. Pero se desconectan de la práctica, no se involucran en ejercicios, ideas a veces no útiles. La impaciencia y el afán por encontrar la solución correcta puede molestar. Caen en el pragmatismo y cortoplacismo, les gusta más actuar que estudiar.

Estilos de Aprendizaje Experiencial Divergente: Predominan la experiencia concreta y la observación reflexiva. Es propio de psicólogos, antropólogos, científicos que ven el todo, que ven muchas soluciones a un problema. Asimilador: Predominan la observación, la reflexión y la conceptualización abstracta, inventan soluciones, quieren asimilar al mundo, meterlo en sus categorías. Convergente: Predomina la conceptualización abstracta, el buscar una sola respuesta correcta a los problemas, son muy secuenciales y buscan la puntualidad. Es propio de ingenieros, de médicos especialistas. Acomodador: Predomina la aplicación de las ideas a la práctica del día a día, acomoda y cambia las ideas para que sirvan a la práctica. Es propio de administradores.

Reflexión…

¿Entiendo la diferencia entre grupo y Equipo de trabajo? ¿Qué tengo para aportar a mi equipo de trabajo? ¿Cuál es la clave del éxito en un equipo de trabajo?

Sesión de Preguntas ¿¿¿ ???

MUCHAS GRACIAS