SIA ENTREGA – RECEPCIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ACCIONES DE GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SIA ENTREGA – RECEPCIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS GUBERNAMENTALES SIR

DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN BOLETÍN OFICIAL NO. 46 SECC. III DEL 6 DE DICIEMBRE DE 2007 CAPÍTULO III DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN ART. 11 “La entrega-recepción de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales, así como de la evidencia documental generada por la ejecución de obra pública y otros programas de gobierno, deberá llevarse a cabo a través del SIR...” ART. 12 “El sujeto obligado contará con diez hábiles contados a partir de la fecha de conclusión del cargo para realizar la entrega-recepción...”

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN ACTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN

OBJETIVO ¿QUÉ E-R APLICA? Sistematizar y transparentar la entrega-recepción de los recursos gubernamentales a cargo de los sujetos obligados. ¿QUÉ E-R APLICA? E-R GENERAL: Entrega de Titulares de Instancia (Dependencias o Entidades) E-R Individual: Entrega de Titulares de Unidades Administrativas E-R General por termino de gestión: Entrega del Gobernador

Paso 1. Integración y autorización de la información en el SIR. Titular de la Dependencia o Entidad envía oficio a Contraloría informando de un evento de E-R Registro de información en plantillas de actualización y de E-R Asignación de plantillas de E-R a las Unidades Administrativas y Usuarios Limitados Autorización de plantillas: Titular de Unidad Administrativa. Coordinador Interno Titular de la Dependencia o Entidad

Paso 2. Creación del paquete de entrega-recepción. Registro de Titular Entrante. Como respuesta al oficio que envía a SECOG el titular de la instancia, recibirán los datos de acceso al SIR para el titular entrante.

Paso 1. Integración y autorización de la información en el SIR. Asignación de plantillas de E-R a las Unidades Administrativas

Edición de Unidades Administrativas Las Unidades Administrativas a las que se les hayan asignado plantillas “Especiales” deberán ser editadas como UNIDADES CONCENTRADORAS, para lo cual, el Coordinador Interno realizará los siguientes pasos: En el folder “Administración” seleccione la opción “Editar UA’s” Localice la Unidad Administrativa y active el modo de edición dando click en el lápiz ubicado al lado izquierdo del nombre de la unidad. Seleccione “Sí” en la columna “Concentradora” Guarde el cambio dando click en el icono del disket ubicado al lado izquierdo del nombre de la unidad.

Paso 1. Integración y autorización de la información en el SIR. Asignación de plantillas de E-R a Usuarios Limitados.

Paso 1. Integración y autorización de la información en el SIR. Registro de información en plantillas de actualización y de E-R

Paso 1. Integración y autorización de la información en el SIR. Autorización de plantillas Usuario Limitado UL Titular de Unidad UUA Coordinador Interno CI Usuario Funcionario UF

Paso 2. Creación del paquete de entrega-recepción. Registro de Titular Entrante en el SIR Creación del “Cierre” Verificación de información y registro de observaciones, si las hay Cierre y paquete de información final

. Paso 2. Creación del paquete de entrega-recepción. Creación del cierre El usuario Enlace inicia el Cierre, en este paso se verifica que todas las plantillas asignadas para el proceso de Entrega-Recepción correspondiente estén completamente autorizadas por el usuario titular de la Instancia gubernamental a la que pertenece el usuario Enlace. En caso de que alguna plantilla no esté autorizada, se muestra un mensaje al usuario que le informa de este evento.

Paso 2. Creación del paquete de entrega-recepción. Editar Acta E-R El usuario Enlace editará el acta de entrega incluyendo la información que se solicita en el formato de acta.

Paso 2. Creación del paquete de entrega-recepción. Cierre Una vez que un corte de E-R ha sido entregado por el titular, el usuario titular entrante puede capturar addendums (observaciones) sobre la información de las plantillas con las que no esté de acuerdo o tenga alguna observación. En caso de no haber observaciones, es necesario que el titular entrante de click en el icono de guardar a uno de los recuadros para captura de addendums.

Paso 2. Creación del paquete de entrega-recepción. Recepción del Cierre por el Titular Entrante Una vez que el usuario titular entrante ha terminado de revisar la información de las plantillas, y se le hayan resuelto las observaciones en caso de haberlas, puede marcar el cierre como Recibido, de esta manera indica al usuario Enlace que puede finalizar el proceso de Entrega-Recepción

Paso 2. Creación del paquete de entrega-recepción. Paquete de información 1. Cuando el usuario Enlace marca el cierre como Terminado, el sistema cambia de rol al usuario titular entrante especificando el rol de titular de la Unidad Administrativa o de la Instancia gubernamental, según sea el caso. 2. El usuario Enlace creará el paquete de Entrega-Recepción el cual incluye la información de los recursos que entrega el titular saliente. El paquete se guardará en la ruta indicada por el usuario Enlace <<se recomienda el escritorio>>. y para poder verlo a manera de índice deberán seguir los pasos del “Procedimiento para visualizar a manera de índice el paquete de entrega-recepción “ incluido al final de esta presentación. 2 1

Firma del Acta de Entrega- Recepción Paso 3. Acto de Entrega-Recepción. Firma de los documentos impresos y entrega de respaldo en medio magnético Firma del Acta de Entrega- Recepción Nota: Es requisito que el Coordinador Interno (Enlace) envíe a la Coordinación Ejecutiva de Gestión de Tecnología Administrativa y Digital de la SECOG copia del acta E-R con las firmas correspondientes.

     Consideraciones importantes ... La información reflejada en el SIR debe estar actualizada a la fecha de conclusión del cargo del sujeto obligado. El período que abarca la información reflejada en las plantillas deberá corresponder al señalado en la Tabla de temporalidad de plantillas del SIR.   Las plantillas que apliquen al cierre de entrega-recepción, debe estar autorizadas por el UF  El sujeto obligado contará con 10 días hábiles contados a partir de la fecha de conclusión del cargo para realizar la entrega – recepción. Si a la fecha en que debe realizarse la entrega-recepción, no existe nombramiento o designación del servidor público que lo sustituirá, la entrega-recepción se hará al servidor público que se designe para tal efecto por el Titular del Poder Ejecutivo del Estado en caso de Dependencias y Entidades. 

   Consideraciones importantes ... La información que para la entrega-recepción referente a la integración de los Expedientes Únicos deberán presentar los sujetos obligados que tengan a su cargo la realización de obras públicas o ejecución de programas de gobierno, se emitirá por medio del SEVI, y se conformará en un Informe del Estado de Integración de Expedientes Únicos. (art. 14, Decreto que crea el Sistema de Información de Acciones de Gobierno del Estado de Sonora). La información generada para la entrega recepción deberá imprimirse y ser firmada al calce en todas sus hojas por el titular saliente. La verificación de contenido de las actas, anexos e informes, deberá realizarse por el servidor público entrante, o en su caso, por el que haya sido designado para tal efecto en un término no mayor de treinta días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega-recepción.   

Procedimiento para visualizar a manera de índice el paquete de entrega-recepción. 1. Descomprimir el archivo. Al “Crear paquete”, en la ruta que se haya indicado se creará un archivo WinZip con el nombre de la Etiqueta del Cierre, posicione el cursor en este archivo y accione el click derecho, utilice la opción extract files, guardando estos archivos temporalmente en alguna carpeta <<se recomienda el escritorio>>. Con lo anterior, se creará una carpeta denominada “Cierre”. 2. Ver la información E-R Dentro de la carpeta “cierre” localizar el archivo “Index” que al seleccionarlo desplegará un tipo de índice con el contenido de la Entrega-Recepción donde a partir de este, se puede acceder al contenido de las plantillas NOTA 1: Deberá utilizar Internet Explorer para desplegar la información. NOTA 2: A través de este índice no se puede accesar a los archivos adjuntos estos tienen que visualizarse por separado como parte del contenido de la citada carpeta.