Componentes Fundamentales del Ciclo de Vida del Proceso de Contratación Charles McCarthy Administración de Servicios Generales Oficina del Consejero General Omar Trigo, USAID Santo Domingo, República Dominicana 1 de junio, 2017 CHARLIE intro

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE Resumen del Ciclo de Vida del Proceso de Contratación Fases específicas en el proceso de contratación Retos legales Cómo realizar un proceso efectivo de investigación de mercado Difusión de la industria y compromiso Ejemplos de la vida real de la GSA Desarrollo de un estimado costo / Precio Ejemplos de la USAID Preguntas y Respuestas Charlie intro

Retos legales de una contratación Una “queja por licitación” es un reto legal para el proceso de compras y contrataciones del gobierno. “Las protestas por pre-contrataciones retan los términos y conditions de una RFP. challenge the terms and conditions of an RFP. For example, a company challenges the source selection criteria. “ost-award” protests challenge the decision to award a contract to one company over another. Charlie speaks for 5 min re bid protest process

COMO REALIZAR UNA EFECTIVA INVESTIGACION DE MERCADO Una “investigación de mercado” significa recolectar y analizar información sobre la capacidad del mercado para satisfacer las necesidades de la agencia (FAR Part 10). Ofrece una guía e información sobre el mercado. Esfuerzo de equipo Gerente de Programa Oficiales de Contrataciones Personal Técnico Expertos sobre el Tema Omar

COMO REALIZAR UNA EFECTIVA INVESTIGACION DE MERCADO ¿Por qué hacerla? Le permite al equipo de contrataciones entender: Existencia de posibles suplidores Madurez tecnológica para posibles soluciones Estrategias para contratación de productos y/o servicios Disponibilidad de pequeños suplidores Disponibilidad de ofertas comerciales Recomendaciones claves para el desarrollo de estrategia de contrataciones Omar

COMO REALIZAR UNA EFECTIVA INVESTIGACION DE MERCADO Investigación de Mercado Definir los requisitos Decidir sobre la Estrategia-Competencia o de Fuente Unica Disponibilidad de suplidores/productos/servicios en el mercado Sentido general de precios Disponibilidad de un mecanismo de contratación Omar

COMO REALIZAR UNA EFECTIVA INVESTIGACION DE MERCADO ¿Cómo utilizar los resultados de una investigación de mercado? 1. Determinar si existen suplidores que puedan satisfacer las necesidades de la agencia. 2. Determinar si existe un artículo comercial, o uno no desarrollado en el mercado, o si uno de estos se puede modificar. 3. Determinar si algunos artículos comerciales, o no desarrollados, se podrían incorporar a nivel de los componentes. Omar

COMO REALIZAR UNA EFECTIVA INVESTIGACION DE MERCADO 4. Determinar cuáles son las prácticas de las empresas que trabajan en la producción, distribución y en el apoyo de los artículos comerciales, como por ejemplo tipos de contratos, términos de las garantías para el financiamiento del comprador, mantenimiento y empacado. 5. Garantizar el uso de materiales recuperados y promover la práctica de conservación y eficiencia energética. 6. Determinar si existe la necesidad o se justifican los requisitos de paquetes contractuales. Omar

COMO REALIZAR UNA EFECTIVA INVESTIGACION DE MERCADO ¿Cuáles preguntas debemos preguntarles al gobierno y a la industria? ¿Quién suple el producto o servicio? ¿Cómo se adquirió? ¿Cuál ha sido su enfoque para cumplir con sus requisitos? ¿Pueden ofrecer estimados de precio/costo? ¿Cuáles tipos de contratos, incentivos, medición de rendimiento, y estructuras se están utilizando? ¿Cuáles han sido los resultados de los demás? – Todos estos puntos pueden proveer ideas sobre las lecciones a aprender y los riesgos. Omar

TIPOS DE INVESTIGACION DE MERCADO- INTERNAL MR Innovaciones que se están llevando a cabo en las agencias del gobierno Posibles soluciones establecidas por otros departamentos (por ejemplo, Agencia de Salud del Dept. de Defensa que brinda asistencia a HHS) Cooperación y colaboración inter-agencial Es posible que otras agencias federales hayan “resuelto” su problema Pueden proveer productos o servicios por medio de un canal existente de otorgamiento múltiple de contrataciones Es posible que agencias con necesidades similares puedan recomendar lecciones y mejores prácticas Omar

VINCULOS Y CONTACTOS CON LA INDUSTRIA - EXTERNAL MR Contactar a suplidores y vendedores - External MR Recaudar información sobre ofertas comerciales, capacidades y prácticas comerciales Los métodos tradicionales pueden incluir Emitir notificaciones sobre “búsqueda de suplidores“ Solicitud de información (RFI, por siglas en inglés) Celebrar conferencias sobre procesos de pre- convocatorias y eventos industriales Llamar o enviar correos electrónicos a representantes de empresas OMAR

VINCULOS Y CONTACTOS CON LA INDUSTRIA - Con frecuencia las reuniones personalizadas resultan ser más efectivas que las conferencias sobre pre-convocatorias o pre-propuestas que la información obtenida de investigaciones de mercado Son efectivas porque se enfocan en: Las mejores prácticas comerciales e industriales Indicadores de desempeño y otras mediciones Métodos innovadores de entrega para los servicios requeridos Programas de incentivo que los suplidores consideran han sido efectivos (por ejemplo, bonos a los empleados). Omar

GSA Alliant 2 ejemplo La GSA creó un proceso de adjudicación múltiple a través de un contrato sombrilla para los servicios de tecnología de la información a través del cual todas las agencias federales podrían ordenar todo tipo de servicios dentro de esta categoría. El monto total de los servicios de tecnología de la infomación a ser contratados por medio de este contrato maestro sería de US$50 mil millones. El equipo de contrataciones inició su promoción dos años antes de la emisión de la RFP Se creó un “grupo de trabajo” conformado por representantes del gobierno para discutir temas cruciales y compartir conocimientos Se creó un “grupo de intereses compartidos” con socios del gobierno y del sector industrial El equipo de contrataciones participó en ferias comerciales Charlie

GSA Alliant 2 ejemplo (continuación) Esfuerzos realizados para promover contratos de servicios de tecnología de la información de la GSA, valorados en $50 mil millones... El año anterior a la emisión del RFP, el equipo de contrataciones organizó reuniones individuales a través de los EE.UU. con socios del sector industrial para escuchar sus preocupaciones y tomar en cuenta algunas sugerencias La GSA patrocinó dos “días industriales”, invitando a diversas empresas a las oficinas centrales de la GSA para que se familiarizaran con los futuros contratos Múltiples RFI / múltiples “borradores” RFP Charlie

Ejemplo de retos vinculados al proceso de investigación Contrato de servicios de ingeniería de la GSA de $25 mil millones El metodo de evaluación de la RFP anuló las “recien formadas” empresas de joint venture de llevarse el crédito por las experiencias pasadas de los componentes constituyentes Las empresas que pretendían presentar propuestas como empresas de joint venture recien formadas demandaron legalmente al RFP como protesta por las “pre-contrataciones” La GSA se defendió contra la demanda y ganó, básicamente por la solidez de la investigación de mercado con la que contaba el equipo de contrataciones Charlie

Ejemplo de retos vinculados al proceso de investigación (continuación…) Contrato de servicios de ingeniería de la GSA de $25 mil millones ... La investigación de mercado apoyaba la idea de que las recien creadas empresas JV representaban un riesgo en cuanto a su desempeño Datos históricos relacionados con un pobre desempeño de las nuevas empresas JV Artículos del Harvard Business Review Las bases de datos del gobierno indicaban un pobre rendimiento por parte de las nuevas empresas JV Charlie

COMO CREAR EQUIPOS TECNICOS FUNCIONALES Los equipos técnicos revisan los estudios de mercado para definir los requisitos. Podrían detectar nuevas tecnologías que se podrían excluir del SOW/PWS Mientras mejor es el personal técnico, mejor los resultados de la propuesta. Altamente calificado (certificaciones/acreditaciones) Expertos sobre el tema Un equipo diverso podría dar mejores resultados en el proceso de contrataciones. Oficiales de contrataciones SME Consejeros OMAR

COMO CREAR EQUIPOS TECNICOS FUNCIONALES Es mejor trabajar en equipo Todos los miembros participan y comparten información Permite el necesario proceso de “chequeos” El equipo comparte todo lo relacionado con el conocimiento Fortalecimiento de la experiencia del equipo En la medida en que los miembros del equipo desarrollan su entendimiento de los requisitos y de las soluciones de negocios, su capacidad de analizar el mercado se fortalece La investigación de mercado debe ser un proceso continuo (por ejemplo, ejercicios opcionales) OMAR

RESUMEN Los elementos para organizar los requisitos son influenciados por los resultados de la investigación de mercado La investigación de mercado representa un esfuerzo continuo del equipo para lograr mejores estrategias y resultados de las contrataciones La investigación de mercado debe ir acorde con el proceso de contratación Asegure que los que realizan la investigación de mercado se les garantice suficiente tiempo para realizar el trabajo. Charlie

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