Comunicación, Personas y Empresa El 80% de los problemas en la empresa tienen un origen en fallos de comunicación. Su importancia radica en que : Realizar las tareas sólo es posible mediante actos de comunicación. Es el vehículo de intercambio entre la empresa y su ambiente.
Comunicación, Personas y Empresa Las Org.se componen de individuos y grupos, la comunicación permite su relación (su eficacia dependerá, en parte, del nivel de comunicación). Los objetivos de la Org.deben ser conocidos por todos sus miembros para que puedan ser cumplidos. Funciones distintas exige delimitar y dar a conocer cada una. Coordinar actividades entre sus miembros exige procesos de comunicación. La continuidad en el tiempo requiere la transmisión de los elementos que mantienen la identidad a través de un proceso de comunicación. * Todas las personas deben conocer: sus obligaciones y forma de llevarlas a cabo; comprender porqué han de hacerlo, cómo han de hacerlo y cuál es el nivel de desempeño que se espera.
El Proceso de Comunicación EMISOR MENSAJE CANAL RECEPTOR Marco de referencia (Sistema de ideas y valores) Código (o lenguaje) Entrevista personal Marco de referencia (sistema de ideas y valores) Actitud (postura hacia..) Contenido (o mensaje) Reunión en grupo Actitud Rol o posición (status en relación a ...) Tratamiento (o forma) Conversación Entorno socio-cultural (conocimientos, capacidad comunicativa) Carta/Informe (escrito) Entorno socio-cultural. FEED-BACK
Comunicación interpersonal: El significado de los mensajes no se transmite únicamente a través de elementos verbales, sino también mediante otros no verbales. La comunicación no verbal agrupa todos aquellos elementos de un mensaje que no son palabras.Tres aspectos que influyen en el significado de los mensajes: La expresión facial. Fenómenos paralinguísticos relacionados con la voz humana Factores ambientales, el territorio, elementos físicos del lugar de trabajo, vestido.
Barreras que impiden la buena comunicación y distorsionan el mensaje: Perceptivas, esquema mental diferente; formación y experiencia Emocionales, ej; estado anímico. Semánticas, cada país, profesión o empresa; lenguaje. Transmisión serie; distorsión cuanto más intermediarios. El número 7 (+,-,2) registros de memoria rápida pero volátil, no conviene agrupar más conceptos, la mente no los considera. Ruidos,nos llegan 40.000 impulsos por segundo. Escuchamos la mitad de lo que oímos, entendemos la mitad de lo que escuchamos, y recordamos la mitad de lo que entendemos.
Redes de comunicación en las Organizaciones Son los flujos de información que ocurren entre sujetos que son a la vez emisores y receptores. Su composición como grupo y sus funciones dentro de la red. TIPOS: Centralizadas: toda la información es canalizada hacia una persona, quien resuelve y comunica al grupo de decisiones. Descentralizadas: (todos con todos): toda la información disponible se transmite a todos los miembros del grupo.
Redes de comunicación CENTRALIZADA DESCENTRALIZADA Es más fácil que emerja un líder debido a la disponibilidad de información y consiguiente posibilidad de coordinar las Actividades del grupo. Los que ocupan posiciones centrales están más satisfechos que los que ocupan lugares periféricos. Cuando la complejidad de la tarea es relativamente simple, la red centralizada es la más eficiente. DESCENTRALIZADA Los grupos establecen una organización de trabajo de “todos con todos”, en la que todos los miembros reciben la información disponible. Los grupos de trabajo tienen una moral más alta y las personas se sienten más satisfechas. Cuando la tarea es compleja, las redes descentralizadas son más eficientes en cuanto a Tiempo y precisión. Además son menos vulnerables ante la saturación de información.
Dirección de los flujos de comunicación La organización jerárquica de las empresas determinan los principales canales de comunicación, así como la dirección de la información. COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE: Entre un mando y sus subordinados (Instrucciones; Procedimientos; Normas; Objetivos...) - Objetivos: * Coordinar * Garantizar la información de las personas * Motivar más a través de que entiendan mejor su trabajo. - Medios: Oral; Escrita; boletines; rumores…
Dirección de los flujos de comunicación COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE: funciones: Conocer la respuesta a comunicaciones (retroalimentación) Nuevas iniciativas. Canal formal de participación. Reduce tensiones y presiones. INFORMACIÓN: De la persona sobre sí misma: desempeño; problemas. De la persona sobre otras y sus problemas. Sobre las prácticas y políticas de empresa. Sobre qué hace y cómo hacerlo.
Dirección de los flujos de comunicación COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Intercambio lateral entre miembros de distintos grupos o unidades. TIPOS: Entre compañeros de un mismo grupo de trabajo: hace posible la coordinación y la solución de problemas. Entre miembros de distintas unidades (lateral y diagonal): permite: Coordinación de actividades. Solución de problemas. Reducción de conflictos entre ellos. Entre Linea y Staff: Alto riesgo de conflicto pero, Los mensajes son más profesionalizados.
Modos y medios de comunicación En la empresa se emplean diferentes modos de comunicarse, y a su vez para cada modo es posible emplear distintos medios. El medio empleado en la comunicación dependerá de la naturaleza del mensaje que se quiera transmitir, del grado de precisión que queremos asegurar y del sentido (ascendente/descendente) de la comunicación. Los mensajes serán transmitidos con mayores garantías de éxito si se emplean conjuntamente distintos métodos.
Modos y medios de comunicación Modos de Comunicación Medios de Dirección Desc. Ascend. Horizontal Escrita Impresos Oficiales Informes Noticias por carta Organigrama y Tablón de anuncios Manual de puestos Buzón de sugerencias Encuestas de actitudes X Oral Reuniones representantes Reuniones departamentales Interdepartamentales Grupos de proyecto Audiovisual Diapositivas/Películas/TV/Radio/ /Transparencias... Electrónica Correo electrónico No verbal Presente en cualquier vía de comunicación hablada.
Gestión de la Comunicación Interna Su principal función es apoyar estructuralmente al proyecto empresarial. De esta función estructural se desgranan los siguientes objetivos: La Implicación de las personas: conocimiento mínimo de la empresa y de su sentido de acción, la comunicación interna favorecerá la implicación del personal. La armonía de las acciones de la empresa: coherencia en el plan de acción, que la información circule por todos los niveles y vuelva arriba para su reformulación. El cambio de actitudes: vehículo sobre el que se asienta la asimilación de modificaciones y la C.I. La herramienta para la gestión del cambio cultural. La mejora de la productividad: a dos niveles Transmisión de información operativa Sensibilizar respecto a objetivos de rentabilidad, círculos de calidad.
Toma de decisiones en grupo ¿Cuándo usar el grupo para tomar una decisión ó resolver un problema?. Factores a tener en cuenta: Características del problema a resolver: Grado de incertidumbre Grado de complejidad Conflictos: intereses entre subgrupos de difícil satisfacción. Características del grupo: Que posean los conocimientos requeridos para tomar decisiones. Que posean habilidad y tiempo para trabajar en grupo. Resultados deseados: Alta calidad. Necesidad de aceptación (por los responsables de la implantación) Desarrollo de los miembros del grupo: transmitir conocimientos.
Toma de decisiones en grupo (Ventajas e Inconvenientes) Información más completa: mayor número de elementos en el proceso de decisión (varias personas) Diversidad de puntos de vista: más enfoques, alternativas, creatividad.. Mayor aceptación de la solución: por la mayoría. INCONVENIENTES: Empleo de mayor cantidad de tiempo en la toma de decisiones (un grupo tarda más en ponerse de acuerdo). Riesgo de dominio y control por individuos o subgrupos: presiones, negociaciones,.. Presiones de conformismo: presiones psicológicas para evitar disentir por parte de algún individuo (y así sentirse aceptados y considerados como un elemento positivo)
Estilo de toma de decisiones (una vez decidida la utilización del grupo, se decide el estilo en la toma de decisiones) Estilo Autocrático: el líder toma la decisión de forma autónoma sin contar con el grupo para nada, o utilizando la información aportada por este. Estilo Consultivo: el líder toma la decisión, pero escucha la opinión de los miembros (pide ideas y sugerencias). Estilo Participativo: todo el grupo interviene en la decisión (el líder es un miembro más del grupo).
Ventajas e Inconvenientes de cada estilo de decisión Autocrático Ahorro de tiempo Se mantiene el control Requiere poseer conocimientos y experiencia. Riesgo de no aceptac. Participativo Alto grado de aceptación. Enriquece (intercambio de opiniones...) y motiva Posible pérdida de control Requiere tiempo para informar y decidir. Diferencia de intereses. Consultivo -Se mantiene el control -Alto grado de aceptación y apoyo del grupo. - El equipo siente poder influir en la decisión. -Requiere tiempo para informar.