EJECUCION DEL PROYECTO

Relaciones Humanas El éxito de un proyecto no depende únicamente de habilidades técnicas. El líder del proyecto debe fomentar un ambiente en el que los colaboradores realmente desarrollen estas habilidades. En esta unidad veremos aspectos importantes de Relaciones Humanas y Comunicación.

Relaciones Humanas LIDER DE PROYECTO Lo que debe inculcar un líder en un proyecto son los 8 hábitos de la gente eficaz: Tener iniciativa Tener siempre en mente el objetivo final (producto a entregar) Poner primero lo primero (identificar los aspectos relevantes en el proyecto y darles prioridad) Pensar en ganar – ganar (beneficio mutuo con clientes y entre colaboradores) Primero comprender y después ser comprendido Fomentar el trabajo en equipo Ponerse la camiseta (confiar en su equipo de trabajo) Fomentar y practicar la comunicación

Relaciones Humanas Motivantes para la COMUNICACION Tratar con respeto Escuchar hasta el final Evitar ser agresivos Comentar puntos de vista de forma general Crítica constructivamente Definir un repositorio de documentos disponible a todo el equipo DesMotivantes para la COMUNICACION Criticar destructivamente Insultar / Apodos Amenazar Desmoralizar Interrogación exhaustiva

Relaciones Humanas REUNIONES DE TRABAJO (JUNTAS, TALLERES): Tipos: Informativas (dar a conocer el estado/avance del proyecto o situaciones) Capacitación (capacitar a los colaboradores en el uso de alguna herramienta o entendimiento de algún proceso) Toma de Decisiones (Reuniones donde se presentan productos o avances y se requiere definir acciones y asignar responsabilidades a colaboradores) Acciones: Actividades antes de la reunión Actividades durante la reunión Actividades después a la reunión

Relaciones Humanas REUNIONES DE TRABAJO (JUNTAS, TALLERES): Tipos de Reuniones para nuestro proyecto: Generalmente sus reuniones de trabajo serán Informativas (con su cliente) y de Toma de Decisiones (entre ustedes y posiblemente con su cliente) Cliente: Procuren informar quincenal o mensualmente el avance de su proyecto, soliciten la reunión con tiempo indicando el objetivo y agenda de la reunión (generalmente reuniones de 1 hora son adecuadas). Hagan una presensación ejecutiva (concreta) de lo que quieren que su cliente vea y donde esperan su retroalimentación. Midan el tiempo de lo que quieren presentar (30 minutos de presentación y 30 minutos de preguntas y respuestas es considerado adecuado) Equipo de Trabajo: Debe ser solicitada por el Líder del proyecto (aplica con las reuniones con clientes) Al menos una semanal para que cada colaborador presente sus avances, obstáculos o problemas, y soluciones tomadas o propuestas de soluciones. Los expositores beberán subir al repositorio de documentos del proyecto copias del material a analizar. Estas reuniones podrán ser de 1 o 2 horas dependiendo los temas a tratar Organizar la agenda por puntos prioritarios (aplica con las reuniones con clientes) Sincronizar agendas de colaboradores para identificar el mejor día/hora de reunión.

Relaciones Humanas REUNIONES DE TRABAJO: Actividades antes de la reunión Definir temas a tratar Preparar material (presentaciones, documentos, videos, etc.) Definir Fecha, Lugar y Hora Informar a los participantes de la reunión Acondicionar el lugar de reunión

Relaciones Humanas REUNIONES DE TRABAJO: Actividades durante la reunión Iniciar a tiempo Repartir materiales (cuando aplique) Lista de asistencia (nombre e info. de contacto) Asignar un secretario (Tomar notas-minuta) Levantar una minuta (puntos relevantes y acuerdos) Controlar y motivar la participación Dar conclusiones de la reunión Identificar y asignar nuevas actividades Agendar nueva reunión Concluir en tiempo

Relaciones Humanas REUNIONES DE TRABAJO: Actividades durante la reunión Identificar y asignar nuevas actividades En un proyecto de desarrollo de SW generalmente definimos roles y compromisos sobre actividades al inicio del proyecto (organización). Sin embargo, situaciones imprevistas pueden requerir ajustes en las mismas, ante estas circunstancias debemos tener tacto para reasignar asignaciones con otros colaboradores. Sigamos estas pautas: Dejar bien en claro cual es el imprevisto/requerimiento a atender Identificar las acciones que deben ser llevadas a cabo para atender determinado imprevisto/requerimiento. Identificar de entre nuestros colaboradores quienes tienen el perfil mas adecuados para atender dicha situación. Preguntar a los colaboradores propuestos su carga de trabajo actual y a corto plazo (para evitar saturarlos, y en su caso reasignar sus actividades actuales a otros colaboradores). Confirmar con los colaboradores su interés y aceptación para participar en las nuevas asignaciones.

Relaciones Humanas REUNIONES DE TRABAJO: Actividades después a la reunión Envió de minuta a asistentes y no asistentes (para evitar olvidos o mal-entendidos) Seguimiento de actividades identificadas (por parte del líder del proyecto)

Relaciones Humanas Existen varios estereotipos de personas en nuestras juntas de trabajo: Vaciladores: divagaciones, bromas, pérdida de tiempo improductivamente. Comprende a las personas que constantemente están hablando de otra cosa: futbol, el huracán o la última versión del software. Son los típicos que opinan sólo para contar chistes, relacionados o no al tema de la junta. Despóticos: Usan su poder para opacar opiniones. Es el típico “jefe” que regaña al ayudante: “¡cómo crees!” “¡ eso está mal, a quién se le ocurre!” “¡de plano, sólo a ti se ocurre eso, ¿qué no piensas?!” Dominantes: Hacen menos a los demás, acaparan el tiempo, imponen sus ideas. Usan frases como: “¡estoy seguro de lo que les estoy diciendo!” “¡Lo he probado miles de veces! ¿Crees que no se? Reacios: están callados, se conforman con todo lo que pasa, no opinan. Sólo mueven la cabeza esporádicamente aseverando o negando, pero nunca hablan. Este tipo de participantes, es muy común que al salir de la junta se quejen de todo y exterioricen todos los errores que detectaron en la junta pero no lo comunicaron. Apresurados: Tienen urgencia de terminar, apresuran las presentaciones, cierran las sesiones de preguntas. Constantemente comentan: “bueno, pues con esto terminamos” Sordos: No atienden más que a sus opiniones, no escuchan al moderador. Desviadores: sacan al grupo del tema, mueven la conversación a otro tema. Rivales: exteriorizan conflictos anteriores, usan el foro para aclarar problemas anteriores.

Relaciones Humanas Las siguientes sugerencias pueden ayudar a manejar a estos participantes: Vaciladores: hacerles preguntas directas (Como pudiera veneficiar lo que comentas al proyecto?). Despóticos: hacerles preguntas directas sobre su opinión, y reconocer cuando tienen un acierto. Dominantes: hacerles preguntas con respuesta negativa como: ¿entonces usted lo que dice es que el problema no tiene solución? Es importante para este tipo de preguntas conozcamos que la respuesta va a ser negativa, de tal modo que el participante acepte estar equivocado al decir no.

Relaciones Humanas Las siguientes sugerencias pueden ayudar a manejar a estos participantes: Reacios: hacerles preguntas falso-verdadero (SI/NO), para que se vayan integrando. Al participar, reconocerles dicha participación ante el grupo: ¡muy bien!, ¡excelente opinión! Apresurados: Identificar algún tema de interés relacionado con la presentación e involucrarlos. Preguntarles: ¿de qué forma se relaciona este tema con su área de competencia?, ¿nos podría platicar un poco más de ……?

Seguimiento del proyecto Actividades del Líder del Proyecto: Monitorear el seguimiento de las tareas de los Paquetes de Trabajo (inicio y término). Identificar retrasos/problemas en actividades y tomar acciones correctivas. Recordar a los colaboradores cuando el inicio de una actividad se acerca. Evaluar los productos de las actividades, durante y al culminar la actividad. Esto debe ser en las reuniones con todo el equipo o de forma individual.

Actividades de la Semana Repositorio de Documentos : Crear un sitio donde subirán los documentos, productos y retroalimentación a las actividades de su proyecto (ej. en wikispaces). Estructurar su sitio en base a las fases y actividades de su proyecto (espero manejen versiones de sus documentos). Este espacio debe ser creado y coordinado por el líder del proyecto, en el se incluirá al menos lo siguiente: Una imagen del cronograma de actividades Una tabla con las siguientes actividades <Activas>, <Retrasadas>, <Próximas>, <Concluidas> Para cada actividad activa, retrasada o concluida (responsabilidad de cada colaborador y evaluado por el líder) El documento referente al Paquete de Trabajo El documento o un link al producto de cada actividad concluida Una área de minutas donde incluirán lo atendido y los acuerdos tomados de cada reunión de equipo semanal y de cada reunión con su cliente (quincenal/mensual). NOTA: Nuestro espacio del curso sólo será utilizado para documentos relacionados con el seguimiento del proyecto.