FEDERACIÓ MUNICIPIS DE CATALUNYA INNOVACIÓ DEL PROCÉS ADMINISTRATIU PER A LA MILLORA DE L'EFICÀCIA I L'EFICIÈNCIA DE LA GESTIÓ PÚBLICA PART II La utilització de l’expedient electrònic i eines TIC en la gestió administrativa. Exemples de bones practiques municipals en la modernització i simplificació de processos Aurora Baena Ruiz Barcelona 25, 27 de setembre, 2 i 4 de octubre 2013

Índex 1. Introducció 2. Model d’Administració electrònica 3. L’Estructura organitzativa: actors principals 4. Referents normatius 5. La interoperabilitat 6. Principals iniciatives 7. Com dissenyar un servei electrònic? 8. Algunes conclusions

Aprofitar el vent, l’oportunitat ! 1. Introducció Segle XXI: Revolució de les comunicacions electròniques. Aprofitar el vent, l’oportunitat ! 

1. Introducció Administració electrònica: és el model d’administració pública basada en l’ús de les TICs combinat amb els canvis organitzatius i jurídics necessaris, amb l’objectiu de millorar l’eficiència interna, les relacions interadministratives i les relacions de l’administració amb les persones, empreses i organitzacions. = és la mateixa però oferint els serveis d’una altra manera Canvia el COM es realitzen els serveis tant de forma INTERNA com en la manera de relacionar-nos externament.

1. Introducció La importància de les TIC i el seu impacte en l’Organització En els darrers anys, amb l’entrada de l’era Internet a les administracions públiques, aquestes han experimentat una evolució extraordinària, basada en el desenvolupament del triangle virtuós entre la innovació tecnològica, la reorganització administrativa i la millora contínua dels serveis públics. les administracions públiques tenen davant seu el repte i la necessitat d’aprofitar l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació per implicar cada vegada més els ciutadans en els processos de presa de decisions col·lectives. Les TIC ofereixen als governs i Administracions Públiques importants oportunitats de millorar la forma en que es proporcionen els serveis les TIC ha provocat canvis en el lliurament i la qualitat dels serveis, i de manera més important, en la forma com els ciutadans interaccionen i participen en l’esfera del govern.

Dos conceptes clau Col·laboració Canvi 6

2. Model d’Administració Electrònica Visió de país Administració autonòmica  Generalitat de Catalunya Administració local Gran heterogeneïtat dels usuaris 7

Administració de la Generalitat 2. Model d’Administració Electrònica Administració de la Generalitat 15 departaments 60 organismes dependents: fundacions, consorcis, empreses públiques,... 170.000 empleats públics Multiplicitat d’objectius i lògiques de negoci 8

2. Model d’Administració Electrònica Administració local 946 ajuntaments 41 consells comarcals 4 diputacions provincials Dades dels ajuntaments: 897 < 25.000 hab 749 5.000 hab 86 5.001  10.000 hab 62 10.001  25.000 hab 39 25.001  100.000 hab 10 +100.000 hab 9

2. Model d’Administració Electrònica Estratègia Aconseguir la millor solució per al conjunt de les administracions públiques catalanes amb una visió integrada de país. Objectius estratègics: Una Administració eficaç, moderna i participativa Impuls de les TIC Impuls de la coordinació i col·laboració entre totes les AAPP Actuacions: Procés de modernització de les eines dels processos administratius. Impuls de les TIC per aconseguir proximitat i eficàcia Reforç del Consorci AOC

2. Model d’Administració Electrònica 2. Estratègia i Model (2) 2. Model d’Administració Electrònica Model Model d’administració pública basat en: Ús de les TICs Canvis organitzatius Canvis jurídics Objectius: millorar eficiència interna més transparència accessibilitat: 24x7 més rapidesa més agilitat Modernització i transformació de les administracions Procediments interns Relacions inter i intraadministratives Relacions amb les persones, empreses i organitzacions Cultura, habilitats i competències dels empleats públics El desenvolupament de l’administració electrònica: UNA GRAN OPORTUNITAT DE MILLORAR !!

Un model basat en els següents principis (I) 2. Model d’Administració Electrònica Un model basat en els següents principis (I) Multicanalitat i accessibilitat. És oferir els màxims canals diferents de relació adaptats al servei que es presta. Simplificació procedimental. És simplificar el COM es fan els tràmits i reduir el nombre de passos per finalitzar-los És començar per preguntar-se: per què fem les coses “de la manera” que les fem ? Cal abordar la racionalització amb actitud crítica i constructiva: tot és millorable i no serveix l’actitud de “sempre s’ha fet així”. Cal diagramar el procés, detectar els punts febles i redissenyar És on es creen més resistències perquè es profunditza en la part més pròpia dels “experts” La incorporació de TIC’s en els processos s’ha de viure com una oportunitat de millora per a la racionalització. 7 PRINCIPIS + IMP. - MULTICANALITAT AE molt més que això!

Un model basat en els següents principis (II) 2. Model d’Administració Electrònica Un model basat en els següents principis (II) Simplificació documental És eliminar requisits, és no demanar el que les AAPP ja tenen (és un DRET del ciutadà) Forma part del procés de racionalització dels procediments: eliminar requisits!!! Relacionar requisits amb els documents que serveixen per garantir-los. Anomenar bé els documents. Utilitzar el recurs de la “declaració responsable” És peça fonamental d’impacte directe al ciutadà: no demanar allò que ja tenim. El ciutadà no ha de patir la nostra descoordinació o manca de cultura de col·laboració. La simplificació documental :UNA NECESSITAT; la interoperabilitat (= compartir) : UNA SOLUCIÓ. Totes les administracions públiques (europees, estatals, locals) han entès que aquesta és una peça fonamental per poder avançar en e-administració. Simplificació DOCUMENTAL Requisits - Documents Normativa

Un model basat en els següents principis (III) 2. Model d’Administració Electrònica Un model basat en els següents principis (III) Publicitat i transparència administrativa: és fer possible que el ciutadà consulti l’estat del seu tràmit. Economies d’escala: és només fer una vegada el que tots necessitem (mòduls comuns). Estalviar no només econòmicament sinó en treball invertit ! Neutralitat tecnològica: és garantir la independència en la elecció de les alternatives tecnològiques fent servir estàndards oberts o d’ús generalitzat. Principi de proporcionalitat: és ser proporcional entre les mesures de seguretat implantades en la identificació i autenticació per mitjans electròniques i les necessitats reals.

  2. Model d’Administració Electrònica Sense Administració Electrònica Omplir Manualment Mantenir paper físic per validesa registral Ciutadà s’ha de desplaçar Recollir documentació a diferents organismes presentar-la físicament Notificació Presencial Arxiu Físic Tramitació Expedient Registre Telemàtic (confirmació de recepció) Notificació Telemàtica Ciutadà pot fer-ho des de casa Informació interoperable no és necessari adjuntar-la Arxiu Electrònic (reducció espai, gestió optimitzada) Expedient electrònic Simplificació procedimental, gestió documental, sign. electrònica Formulari Electrònic (pre-càrrega dades, simplificació,...)  Amb Administració Electrònica

2. Estratègia i model Objectius operatius Crear un Marc normatiu propi Potenciar els Portals Corporatius d'accés i tramitació: GENCAT SERVEIS I TRÀMITS (GSIT)per a ciutadans/empreses/organitzacions i EACAT per a les Administracions Locals i ATRI/EPOCA pels empleats públics. Impulsar i fer efectiva la interoperabilitat Fer efectiu el dret dels ciutadans a no presentar documentació que l’administració ja té. Eines comuns de tramitació com el motor a utilitzar per tots els serveis i portals integrats en el gencat.cat. Solucions tecnològiques comuns per cobrir necessitats similars. Aconseguir que tots els departaments s’incorporin al projecte àrees d’organització com interlocutors i lideratge intern del departament amb integració d’ àrees TIC’s, assessories jurídiques, unitats auditores, i sobretot àrees de gestió. Tenim més en comú que no pas diferent

Consorci AOC – Línies estratègiques d’actuació 3. L’estructura organitzativa: els actors principals Consorci AOC – Línies estratègiques d’actuació Potenciar l’intercanvi d’informació per mitjans telemàtics entre les AAPP per millorar la seva eficiència i eficàcia Potenciar la interoperabilitat dels SI de les AAPP catalanes Proporcionar suport als projectes d’ús intensiu de les tecnologies de la informació i comunicacions que impulsin les administracions catalanes Potenciar la reusabilitat de les solucions a l’Administració catalana Garantir els requisits de seguretat jurídica i tècnica en la relació de les administracions amb els usuaris per mitjans electrònics Generar confiança i potenciar la seguretat en l’ús d’internet

4. Referents Normatius Europeus: eEurope2005 (2002): Apareix el concepte e-Government Concreta actuacions prioritàries però no concreta les fites (accessibilitat, contractació pública i interoperabilitat) iEurope2010 (2005) - Objectius: Inclusió social a través de les TIC Implantació de serveis claus per a ciutadans i empreses –concreta una llista de 20 i destaca la contractació administrativa i la interoperabilitat Implantació d’eines claus per generar seguretat i confiança Aspectes d’e-Democràcia.

4. Referents Normatius Estatals: La llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. Publicada al BOE 23-6-2007 Bàsica en molts aspectes Reconeix el DRET dels ciutadans a accedir electrònicament als serveis que presten les AP i regula les seves relacions amb les Administracions. Dóna un important impuls a la interoperabilitat: ja no podem demanar documents que estiguin EN QUALSEVOL ADMINISTRACIÓ (no en la pròpia com deia la llei 30/92) Regula aspectes de tramitació i procediment administratiu (registre telemàtic, seu electrònica, expedient electrònic, notificacions electròniques, arxiu electrònic...)

4. Referents Normatius A Catalunya 23 de juliol del 2001: aprovació en el Parlament de Catalunya del Pacte per a la promoció i el desenvolupament de la Societat de la Informació a les Administracions Públiques Catalanes. Desembre 2001: Creació del Consorci AOC Abril 2002: Creació de CatCert Juliol 2002: Naixement del Portal Cat365 en el marc del projecte AOC. Decret 324/2001 sobre les relacions dels ciutadans amb la Generalitat per internet (derogat) Acord de Govern per a la reducció de barreres a l’activitat empresarial (17 de juliol de 2007) Decret 106/2008 de mesures per a l’eliminació de tràmits i la simplificació de procediments per facilitar l’activitat econòmica.

4. Referents Normatius A Catalunya Decret 56/2009, de 7 d’abril,per al impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat. Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya. Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques catalanes.

4. Referents Normatius A Catalunya A nivell sectorial: molts desenvolupaments normatius propis Llei d’arxius i documents (10/2001) Decret pel qual es regula la utilització dels mitjans electrònics i telemàtics en la contractació de l’Administració de la Generalitat (96/2004) Decret pel qual es regula la utilització de mitjans telemàtics en la gestió tributària i en el pagament dels ingressos públics (216/2004) Decret de creació del Registre Electrònic d’Empreses Licitadores de la Generalitat de Catalunya (107/2005) Llei del Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya (2/2007) Llei 5/2007 de mesures fiscals i financeres Ordre ECF/193/2008 pel qual s’aprova l’aplicació del GEEC En l’àmbit de Salut En l’àmbit de Treball

4. Referents Normatius A Catalunya: Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i desenvolupament dels mitjans Electrònics a la Generalitat de Catalunya. Regula l’estratègia d’implantació de serveis electrònics. Regula els rols d’actors en l’estratègia. Posa èmfasi en la necessitat de la racionalització i TRANSFORMACIÓ dels serveis abans de l’aplicació de les TIC’s. Regula la cooperació intra i interadminsitrativa com un dels pilars fonamentals. Estableix l’ús de solucions i mòduls comuns corporatius. Regula aquells aspectes del procediment administratiu que es veuen impactats per la incorporació de mitjans electrònics Estableix la Direcció de Serveis com la unitat dinamitzadora d’impuls. Preveu 4 protocols: Protocol d’interoperabilitat Protocol de serveis i tràmits electrònics Protocol d’identificació i signatura electrònica Protocol d’arxius

4. Referents Normatius Protocol de serveis i tràmits electrònics Establirà els aspectes tècnics i organitzatius necessaris per implantar un servei electrònic. Protocol d’Interoperabilitat Determina el procediment per incorporar i consumir documents del Catàleg de Dades i Documents Electrònics, que és la relació actualitzada de dades i documents que es poden obtenir per mitjans electrònics per part dels empleats públics de les Administracions públiques catalanes. Aprovat per ordre del Conseller de Governació i AP, el 22/09/10 Protocol d’identificació i signatura electrònica Recollirà els aspectes tècnics i organitzatius necessaris per a la implantació dels sistemes de signatura electrònica per a cada tràmit o servei, en funció del grau de seguretat que requereixi el tràmit. Protocol d’arxius Determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’ inici del procediment administratiu, així com els òrgans competents per a la conservació i transformació.

4. Referents Normatius A Catalunya: Llei 29 /2010 d’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya Configura i defineix els aspectes clau del model català d’administració electrònica. Incorporació dels mitjans electrònics en l’activitat ordinària de les administracions Cooperació i col·laboració institucional en la creació i posada a disposició de serveis comuns d’administració electrònica que garanteixin la interoperabilitat dels sistemes d’informació Definició de polítiques i iniciatives organitzatives i tecnològiques que maximitzin l’eficiència i reutilització de serveis i aplicacions Fa un opció preferent d’ús dels mitjans electrònics del sector públic en les seves relacions amb les empreses, i en aquest sentit, preveu una adaptació progressiva dels serveis que es presten en presencial a electrònic. Regula l’ús dels mitjans electrònics en les actuacions del sector públic de Catalunya, i en les relacions interadministratives i amb els ciutadans i defineix els instruments per a formentar-les.

4. Referents Normatius A Catalunya: Llei 29 /2010, del 3 d’agost, d’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya Promou que les activitats de les AP mitjançant l´ús dels mitjans electrònics esdevinguin més eficients i àgils i que el seu ús promogui una administració oberta, pública transparent, accessible, eficaç i eficient. Consolida els instruments de col·laboració entre les administracions per a l’ús dels mitjans electrònics. (Consorci AOC). Impuls de la reducció de taxes i els terminis Regula el Marc d’Interoperabilitat El Catàleg de dades i documents interoperables a Catalunya És l’eina per fer efectiu el dret del ciutadà a no aportar dades i documents Obliga a les entitats que integren el sector públic a incloure la relació actualitzada de dades i documents que es poden obtenir per mitjans electrònics És gestionat pel Consorci AOC Cada entitat ha d’establir els mecanismes pels quals els seus empleats públics hi accedeixin.

4. Referents Normatius A Catalunya: Llei 29 /2010, del 3 d’agost, d’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya Reutilització de les aplicacions i els serveis: el sector públic ha de potenciar l’ús de les aplicacions; desenvolupar-les segons criteris iop i que es puguin reutilitzar, impulsar la creació de bancs de recursos i aplicacions Pla de desenvolupament de l’ús dels mitjans electrònics del sector públic de Catalunya Ha de definir quadriennalment les prioritats, els instruments i els recursos econòmics, tècnics i humans necessaris per al desenvolupament de l’ús de mitjans electrònics a Catalunya. L’aprova el Govern de la Generalitat, amb la participació dels ens locals El CAOC col·labora en el desenvolupament de les aplicacions i serveis necessaris per facilitar la consecució dels objectius del Pla En el termini de 6 mesos s’ha d’elaborar un Pla que incorpori mesures específiques per a facilitar l’adaptació a la Llei 11/2007

4. Referents Normatius A Catalunya: Llei 26 /2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya Regula el règim jurídic de les administracions públiques de Catalunya i les especificitats del procediments administratiu que els són pròpies. Regula el procediment d’elaboració de disposicions reglamentàries en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat. Des de la perspectiva de l’Administració Electrònica: Drets i deures dels ciutadans respecte l’administració pública Dret d’escollir, d’entre els mitjans que en cada moment estiguin disponibles Dret a no aportar les dades i documents que estiguin en poder de les AP Dret a l’ús dels mitjans electrònics Dret d’accés als expedients administratius

4. Referents Normatius A Catalunya: Llei 26 /2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya Principis d’actuació amb mitjans electrònics Igualtat en l’accés dels ciutadans a la prestació dels serveis públics Accessibilitat a la informació (seguretat i fàcil comprensió) Neutralitat tecnològica Seguretat (Identitat, integritat, conservació, confidencialitat...) Interoperabilitat entre els mitjans electrònics de les administracions públiques. Mesures de simplificació administrativa Declaració responsable Comunicació prèvia Finestreta única El registre administratiu electrònic Procediment administratiu: Tramitació electrònica del procediment administratiu Expedient administratiu Iniciació i instrucció del procediment Audiència a les persones interessades Informació pública Notificació electrònica Gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics

5. La Interoperabilitat La Interoperabilitat La Interoperabilitat = compartir documents i dades La Unió Europea ha constatat que és un dels principals pilars per implantar l’administració electrònica. És un procés que te una important complexitat Cal : VOLUNTAT Solucions : jurídiques, semàntiques, tecnològiques, organitzatives...

5. La Interoperabilitat La Interoperabilitat ……………mitjançant el ciutadà Ciutadà Administració local Administració de la Generalitat Administració de l’Estat Dep.1 Dep.2 Dep.3

5. La Interoperabilitat Ciutadà Administració Administració local Objectiu de les administracions catalanes : Fer efectiu un nou model d’interoperabilitat interadministrativa Ciutadà Administració local Administració de l’Estat Administració de la Generalitat Dep.1 Dep.2 Dep.3

Entitats emissores Entitats requeridores 5. La Interoperabilitat La complexitat de les relacions bilaterals Entitats emissores Entitats requeridores E1 R1 E2 R2 En Rn

Tecnòleg Usuari gestor Jurídic Organització 5. La Interoperabilitat La complexitat de les relacions bilaterals Tecnòleg Usuari gestor Jurídic Organització

5. La Interoperabilitat Marc Jurídic de la Interoperabilitat IOP Marc Jurídic de la Interoperabilitat El Conveni Marc per a l’impuls i el desenvolupament de la interoperabilitat dels sistemes d’informació de les Administracions Catalanes: Signat el 22 d’octubre del 2006 Parts signants: H.C. de Governació i AP amb com a President del Consorci AOC i en representació de tots els Departaments de la Generalitat (per Acord de Govern de 10 d’octubre del 2006). President del Consorci LOCALRET en representació dels Ajuntaments als que representa. Alcalde de l’Ajuntament de Barcelona. Objectiu del conveni: impuls de la col·laboració entre les diferents administracions públiques per possibilitar la interoperabilitat entre els seus sistemes d’informació i fer possible el intercanvi de dades i certificats telemàtics entre elles, per a les seves respectives activitats administratives.

Entitats emissores Entitats requeridores 5. La Interoperabilitat Conveni Marc d’IOP de les administracions catalanes Entitats emissores Entitats requeridores E1 R1 Conveni Marc IOP E2 R2 Rn En

5. La Interoperabilitat Tecnologia: eines i plataformes PCI PICA E1 E2 En Rn PICA

La interoperabilitat a la Generalitat de Catalunya Model tecnològic actual Departament 1 Ajuntament 947 Consell Comarcal 41 Departament 2 Ciutadà/na Ciutadà/na Generalitat Adm. local Consorci AOC Diputacions 4 PICA PCI Empresa Empresa Departament 3 Altres entitats Departament n Adm. Gral. de l’Estat SARA AGE 1 AGE 3 AGE 2 Ciutadà/na Empresa

Tecnòleg Gestor Jurídic Organització 5. La Interoperabilitat Ara… Amb totes aquestes actuacions que hem explicat, entenem que totes les parts implicades han de sentir-se satisfetes...

6. Principals iniciatives Iniciatives d’estratègia: Marc Jurídic: Decret 56/2009 per a l’impuls de l’Administració Electrònica a la Generalitat de Catalunya FET Llei 29/2010, de 3 d’agost, d’us de mitjans electrònics a les administracions públiques catalanes FET Decret per a la supressió de barreres a l’activitat empresarial (15 de maig de 2008). FET Procedimental: Model Teòric de Tramitació Electrònica (febrer 2008) FET

Oficina Virtual de Tràmits 6. Principals iniciatives Iniciatives de tramitació: Nou portal de tramitació electrònica (Oficina Virtual de Tràmits) FET (2010) Impuls de l’EACAT (Extranet de les Administracions Catalanes) FET (2003) Oficina Virtual de Tràmits

Solucions corporatives de tramitació electrònica 6. Principals iniciatives Solucions corporatives de tramitació electrònica Oficina Virtual de Tràmits Portal de tramitació electrònica adreçat a la ciutadania (ciutadans i empreses) L’extranet de les administracions catalanes. Portal de tramitació electrònica adreçat als ens locals

ciutadania (ciutadans Dades 601.513 sol·licituds de serveis efectuades l’any 2009 Activitat 260 tràmits en línia actius Adreçat a la ciutadania (ciutadans i empreses) Abast Tots els departaments de la Generalitat

Dades Activitat Abast Adreçat als ens locals 6. Principals iniciatives Dades 147.599 trameses efectuades a l’any 2009 Activitat 89 tràmits en línia actius (oct 2010) Abast Adreçat als ens locals Quasi la totalitat dels departaments de la Generalitat

Tràmits més sol·licitats pels ens locals per EACAT 6. Principals iniciatives Tràmits més sol·licitats pels ens locals per EACAT LLISTA DELS TRÀMITS EN LÍNIA MÉS SOL·LICITATS PELS ENS LOCALS L'ANY 2009 Departament Nom del servei Volum Presidència Tramesa d'edictes del món local a l’EADOP 8.848 Governació i Administracions Públiques Tramesa de les dades dels pressupostos i de les liquidacions dels ens locals (TPIL) 3.667 Economia i Finances Sol·licitud d'autorització de la tutela financera als ens locals 2.619 Trameses d'informació d'ens de gestió 1.781 Innovació, Universitats i Empresa Tramesa d'Informació a la Sindicatura de Comptes 1.704 Recollida de dades de personal dels ens locals 1.463 Acció Social i Ciutadania Subvencions per projectes amb activitats de la Secretaria de Joventut 1.047 Subvencions del Pla Únic d'Obres i Serveis (PUOSC) 869 Subvencions del Fons Europeu de Desenvolupament Regional (FEDER ) 730 Interior, RI i Participació Subvencions adreçades a ens locals i destinades a l’adquisició d’equipament per la creació d’infraestructures bàsiques de protecció civil i per a l’elaboració, revisió i implantació de plans de protecció civil 416

6. Principals iniciatives Grau d'implantació dels tràmits de la Generalitat adreçats al món local a la plataforma EACAT Departament Núm. tràmits Serveis EACAT Grau implant. Acció Social i Ciutadania (DASC) 8 100% Agricultura, Alimentació i AR (DAR) 7 1 14% Cultura i Mitjans Comunicació (CMC) 26 4 15% Educació (EDU) Economia i Finances (EF) 18 15 83% Governació i Administracions P.(GAP) 27 23 85% Innovació, Universitats i E. (IUE) 16 12 75% Interior, Relacions Institucionals i P (IRP) 3 38% Justícia (JUS) 0% Medi Ambient i Habitatge (MAH) 29 24% Política Territorial i Obres Públiques (PTOP) 9 56% Presidència (PRE) 2 Salut (SAL) Treball (TRE) 10 Vicepresidència (VCP) 11 9% Total 189 89 47% Total de tràmits implantats a EACAT: 89 Dels 189 tràmits adreçats al món local, el 47% (89 tràmits) estan implantats a la plataforma EACAT.

6. Principals iniciatives Impuls a la Interoperabilitat (compartir documents i/o dades) Construcció de la Plataforma de col·laboració interadministrativa (PCI) FET pel Consorci AOC el 2006 Construcció de la Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa (PICA) FET (des del 2007) Arquitectura jurídica de la interoperabilitat: FET Conveni Marc d’Interoperabilitat (G.C, Localret, Aj.BCN i CAOC) 22/10/2006 Acord de Govern d’impuls a la interoperabilitat de 27/11/2007 que crea el Catàleg de Dades i documents electrònics Protocol d’Interoperabilitat (22 setembre de 2010) 47

PICA Frontal web de la PICA Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa

Oficina Virtual de Tràmits (OVT) Sistemes d’informació departamentals II. Model Corporatiu: PICA La interoperabilitat a la Generalitat de Catalunya Un model tecnològic corportatiu PICA Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa Serveis d’Interoperabilitat Padró TFN TGSS AEAT DNI/NIE SOC R. Propietat Visats ATC Serveis de tramitació Oficina Virtual de Tràmits (OVT) Sistemes d’informació departamentals Serveis comuns S@rcat Avisos i alertes Signatura-e Notificacions-e 49

La interoperabilitat a la Generalitat de Catalunya 3. Indicadors Consums Interoperabilitat (Històric Anual) 50 50

II. Model Corporatiu: Les Solucions corporatives 6. Principals Iniciatives Un model basat en la següent estructura tecnològica Portals corporatius de tramitació Gencat Serveis i Tràmits (ciutadans i empreses) EACAT (ens locals) Frontals que permeten la tramitació en línia Permet l’intercanvi d’informació, així com la integració a sistemes i eines comuns Plataforma d’Integració i Col.laboració Administrativa (PICA) Serveis d’Interoperabilitat Serveis de Tramitació Serveis comuns Sistemes d’informació departamentals on resideixen els processos i les dades propis dels tràmits Aplicacions de gestió departamentals ( Backoffice) Altres sistemes de backoffice Gestors de tramitació electrònica d’expedients basats en CADÍ Plataforma que permet l’arxiu de documents i expedients electrònics 1ª part: Visió genèrica del que és l’AE, per on hem passat, quin model tenim i en el que ens basem, quins actors hi participem i els principals referents normatius 2ª part: Principals iniciatives: - estratègia - IOP - tramitació - millora eficiència - suport Paper dels departaments Conclusions Gestió electrònica de la documentació SIGeDA 51

7. Com dissenyar un servei electrònic?

e- servei 7. Com dissenyar un servei electrònic? Què és un servei electrònic ? e- servei Un servei electrònic (e- servei) És aquell servei o tràmit que l’Administració pública ofereix als ciutadans i ciutadanes o altres administracions en què tot el procés de tramitació o part d’aquest (sol·licitud, resolució i comunicació) es fa mitjançant suport electrònic.

4 3 1 2 7. Com dissenyar un servei electrònic? e Avaluació i e- servei manteniment e- servei e Descripció, aprovació, construcció i implantació 3 1 Planificació 2 Simplificació administrativa

1 1 7. Com dissenyar un servei electrònic? Elaborar el catàleg de serveis i tràmits de cada Institució, que ha d’incorporar com a mínim les següents dades: Destinataris (empreses, ciutadans...) Grau d’implantació electrònica Documents requerits Volum estimat Recomanable incloure la normativa de referència. Revisió dels serveis i tràmits del Catàleg: Garantir que aporta un valor públic prèviament al seu pas a electrònic, integració amb altres tràmits... Priorització i planificació dels tràmits a implantar electrònicament Valorar criteris relacionats amb: El volum d’expedients El nombre d’unitats implicades La motivació de les unitats implicades La tecnologia que suporta el servei L’ impacte pressupostari L’estratègia departamental Resultat: Llista de tràmits de la Institució a implantar Electrònicament. La planificació global hauria de ser aprovada anualment per Acord de Ple 1

Quins actors poden intervenir? 7. Com dissenyar un servei electrònic? 1 1 Quins actors poden intervenir? Departament Central Àrea de Gestió Àrea d’Organització Àrea TIC Area Finalista Via Pública Urbanisme.

7. Com dissenyar un servei electrònic? Recursos 2 1 Consisteix en incorporar mesures que Permetin fer més eficaç i eficient la Tramitació (reducció de càrregues de treball, de documentació, de temps...) Actors 2 Simplificació administrativa 1 Planificació Què cal fer? 1 3 Revisar el procediment Detectar el nivell de seguretat i accés necessari 2 Revisar els requisits i els documents

7. Com dissenyar un servei electrònic? 2 1 Revisió dels requisits i dels documents demanats al ciutadà 2 Simplificació administrativa 1 Planificació

7. Com dissenyar un servei electrònic? 2 1 Revisió i simplificació dels documents generats internament a l’organització Introduir la realització de tasques paral·leles i no sempre seqüencials. Valorar la possibilitat de reduir el nombre de documents Optimitzar la generació de documents 2 Simplificació administrativa 1 Planificació

Fases per la implementació d’un tràmit electrònic 7. Com dissenyar un servei electrònic? 2 3 1 Planificació Simplificació administrativa Descripció, aprovació construcció i implantació Fases per la implementació d’un tràmit electrònic Enfocament Fitxa enfocament (departament) Acceptació del tràmit Anàlisi i disseny funcional Elaboració del document de l’anàlisi Aprovació Aprovació del mitjançant model d’informe de l’Àrea d’Organització i de l’Àrea TIC Implementació Desenvolupament del formulari Electrònic Integració sistemes d’informació Parametrització Proves Posada en marxa Formació Acceptació final (dep.) Tràmit producció en data

7. Com dissenyar un servei electrònic?

7. Com dissenyar un servei electrònic? L’avaluació Consisteix en analitzar els beneficis que ha suposat la Implantació del tràmit electrònic, en base als indicadors que s’hagin prèviament definit. 2 3 1 Planificació Simplificació administrativa Descripció, aprovació, construcció i implantació 4 Avaluació i manteniment El manteniment Consisteix en garantir que es realitzin les adaptacions tècniques i funcionals dels tràmits implantats als portals corporatius en base a la necessitat d’evolució que es requereixin. Passos a seguir: Reunió de valoració final de la implantació del tràmit. Definició d’indicadors. Execució d’accions de millora. Avaluació de resultats.

4 3 2 1 e - s r v i 7. Com dissenyar un servei electrònic? Servei- e Avaluació i manteniment Descripció,aprovació construcció i implantació Simplificació administrativa Planificació

8. Algunes conclusions La implantació de l’Administració Electrònica és una oportunitat per millorar els nostres processos. Fer administració electrònica no vol dir afegir tecnologia, sinó transformar la forma de treballar, fer el veritable canvi intern. Tots nosaltres som impulsors d’aquest canvi. Hi ha molt camí a fer però també fa temps que hem començat a caminar. Atenent als principis de prudència i de celeritat hem de fer nostra la frase... “Sense presses però sense pauses”. No estem sols, tenim al nostre abast eines i recursos corporatius tant a nivell funcional com tecnològic, que ens poden ajudar i que estan a la nostra disposició. Cal abordar la transformació cap a l'administració electrònica des de la vessant sobretot “organitzativa” però també des de diverses perspectives: vessant tecnològica, jurídica, de gestió.... És una oportunitat per millorar que no es pot desaprofitar. e 4 3 2 1