Módulo 5. Transferencia primaria y destino final.

Objetivo Particular: 1 2 3 4 5 6 Transferencia primaria El participante conocerá el proceso de: 1 Transferencia primaria 2 Transferencia Secundaria 3 Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata 4 Baja documental 5 Descarte de publicaciones periódicas y libros 6 Donación de documentación de Apoyo Informativo

Transferencia Primaria: Art. 4 Fracción XXXVII L.F.A. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (Transferencia Primaria) y de expedientes que deban conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (Transferencia Secundaria). Los expedientes de personal, de alumnos, administrativo se requisitan en el Formato de Usos Múltiples para la transferencia primaria.

TRANSFERENCIA PRIMARIA VALOR DOCUMENTAL: *EVIDENCIAL *TESTIMONIAL *INFORMATIVO ARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN V A L O R D O C U M E N T A L : *A D M I N I S T R A T I V O *C O N T A B L E *F I S C A L *L E G A L TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos PLANES Y PROGRAMAS 2001 2003 2014 2015 Nombre y año P0Q504/3C.2/01 2004 PLANES Y PROGRAMAS Subfondo, sección, serie y año IPN/P0Q504/3C.2/01 2016 PLANES Y PROGRAMAS Fondo, subfondo, sección, serie y año La clasificación de los expedientes han cambiado conforme a la LGOCA.

Inventario de Transferencia Primaria, Expedientes de Personal:

3 1 2 Una vez concluido el expediente de personal deberá permanecer en el área 3 años más, posterior se puede realizar la transferencia. Los expedientes de personal concluyen por 3 razones: 1. Jubilación, 2. Defunción o por 3. Renuncia. Se pueden transferir en cualquier época del año. *NO se transfieren con documentación administrativa

Inventario de Transferencia Primaria, Expedientes de Alumno:

1 2 3 NO se transfieren con documentación administrativa Una vez cerrado el expediente deberá permanecer en el área 7 años más. NO se transfieren con documentación administrativa Se pueden transferir en cualquier época del año.

El expediente del alumno se integra de los siguientes documentos: 1. CURP 2. Solicitud de Inscripción 3. Acta de Nacimiento 4. Certificado de Secundaria 5. Certificado de Bachillerato 6. Oficio de Asignación 7. Equivalencia parcial 8. Boleta global 9. Oficio de cambio ( Escuela, Carrera y modalidad) 10. Baja temporal, definitiva 11. Dictamen de comisión de situación escolar 12. Certificado y carta de pasante 13. Copia de examen de Titulación 14. Liberación de Servicio Social. 15. Copia de Titulación El expediente del alumno se integra de los siguientes documentos: *Circular 13 Artículo 39 fracción VII del Reglamento Orgánico del Instituto.

EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IPN/POC000/6C.4/01 2014 Contrato INFRA-IPN EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IPN/POC000/4C.3/1541 1980 Álvarez Ramírez, José Antonio EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE DE PERSONAL

Eliminación de documentación de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)

Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata Es aquélla documentación que es creada o producida en función de una actividad administrativa. Sirve como prueba en la realización de un acto administrativo inmediato

Características No La baja documental es inmediata se transfiere No al Archivo de Concentración La baja documental es inmediata al término de su vigencia, la cual es un año. No lleva fórmula clasificadora

Pasos para realizar la eliminación de documentación de comprobación administrativa inmediata (CAI)…

previa de acuerdo al listado. de acuerdo al listado. Elabora UN LISTADO DE relación simple. 4. Elabora un Acta Circunstanciada previa de acuerdo al listado. 2. Ubica los documentos en cajas de acuerdo al listado. 3. Convoca al OIC, mediante oficio. 7. ENVIA un oficio de notificación al AGN junto con el listado de relación simple y el Acta Circunstanciada en original. 5. EMITE durante la auditoría, el Acta Circunstanciada final 6. Entrega el Acta Circunstanciada final y listado de relación al RAC. 8. ANALIZA el oficio de notificación, el listado de relación simple y el Acta Circunstanciada en original.

Baja Documental

DEFINICIÓN Eliminación de aquella documentación que ha prescrito sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y no contiene valores históricos.

GUÍA PARA EL DESCARTE DE LIBROS O PUBLICACIONES PERIÓDICAS

DEFINICIÓN El descarte bibliográfico o hemerográfico consiste en la evaluación crítica de la colección de libros, revistas, folletos Y demás que por razones de uso, espacio disponible, obsolescencia, entre otras no cumplen con una función de utilidad para los usuarios de la dependencia.

Criterios para el Descarte    Una vez establecida la necesidad, se definirán los criterios de elección. Estos pueden ser de contenido o físicos, pueden ser flexibles, en cuanto a la función que cumple cada obra en el conjunto de la colección, este procedimiento se realizará en el Archivo de Concentración Los más comunes son:

Obsoleto o desactualizado: actualización y vigencia de los documentos. 1 2 3 4 Textos de uso personalizado: obras con fines didácticos diseñadas para uso individual. Obsoleto o desactualizado: actualización y vigencia de los documentos. Deterioro por agentes naturales Exceso de ejemplares 5 6 7 8 Impresión deficiente: errores de edición o de tipografía y que impida su lectura. Folletos, Trípticos: contienen información de ocasión o efímera. Engargolados: reproducciones de libros o artículos. Publicaciones periódicas.

Descarte de libros 01 02 Para Libros que están registrados como parte del activo Fijo de la dependencia: Elaborar un listado en relación simple que describa los títulos de los libros que se desean descartar. Enviar Oficio dirigido a la Dirección de Bibliotecas acompañado del listado (Anexo), con el fin de corroborar si los libros de ese listado pueden formar parte de su acervo; en caso contrario, tramitar el descarte por donación al Departamento de Documentación y Archivo

Donación de Documentación de Apoyo Informativo

Documentación de Apoyo Informativo Su utilidad reside en la información que contiene para apoyo de tareas asignadas, carece de valores administrativos, no se clasifica en ningún instrumento archivístico, no se transfiere al archivo de concentración y su vigencia es al término de su utilidad.

PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO Se donara a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG), para dar cumplimiento al programa “RECICLA PARA LEER”, el papel y cartón cuando ya no sean de utilidad. (DOF 21/febrero/2006) El papel y cartón no útil que generen las dependencias Politécnicas, deberá entregarse periódicamente, limpio y en cajas o bolsas negras, a la División de Infraestructura Física (DIF) de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMyS) del instituto.

GRACIAS por su atención