Sistema de Gestión de Archivos de Andalucía

Índice 1. Antecedentes 2. Objetivos y Alcance 3. Organización 4. Interlocución 5. Planificación 6. Tecnología 7. Conectividad 21/09/2018

Índice 1. Antecedentes 1.1 Sistema Andaluz de Archivos 1.2 Herramientas para la Gestión de Archivos 21/09/2018

1.1 Sistema Andaluz de Archivos (1/2) 1. Antecedentes 1.1 Sistema Andaluz de Archivos (1/2) El Sistema Andaluz de Archivos se configura como una red de centros formada por un conjunto de órganos y de archivos que se integran, a su vez, por razón de su titularidad y gestión, en subsistemas y redes. Estas redes y subsistemas se caracterizan por tener una organización jerárquica (archivos de oficina, archivos centrales, archivos intermedios, archivos históricos) por la que fluye la documentación mediante transferencias debidamente regladas. LEY 3/1984, de 9 de enero, de Regulación de los Archivos. (BOJA nº 4, de 10 de enero; corrección de errores en BOJA nº 11, de 28 de enero). 21/09/2018

1.1 Sistema Andaluz de Archivos (2/2) 1. Antecedentes 1.1 Sistema Andaluz de Archivos (2/2) Flujo de la Documentación Motores de Tramitación Papel Digitalización Generación: Archivos de Gestión Archivos Centrales de las Consejerías Archivos Intermedios e Históricos 21/09/2018

1.2 Herramientas para la Gestión de Archivos 1. Antecedentes 1.2 Herramientas para la Gestión de Archivos ACTA v1.x El programa de Administración, Control y Tratamiento de Archivos (ACTA) constituye una herramienta informática que desde 1998 se utiliza en el Archivo Central del Servicio Andaluz de Salud (SAS) como sistema integrado para la gestión de los documentos y el trabajo de archivos, y que también ha sido instalado posteriormente en las Consejerías de Economía y Hacienda, Medio Ambiente, Igualdad y Bienestar Social, Cultura, Justicia y Administración Pública y en el Instituto Andaluz para la Administración Pública La tecnología en la que se desarrolló el sistema está actualmente obsoleta MsAccess Se utilizan bases de datos en Access, diseñadas por los distintos técnicos de cada uno de los Archivos, por lo que no existe ningún tipo de normalización en el desarrollo de las mismas ya que cada técnico la personaliza sus necesidades puntuales de gestión o información Los Archivos Históricos utilizan una aplicación desarrollada en MsAccess por los archiveros de Castilla y León, que les permite gestionar los usuarios del Archivo y el control de préstamos y consultas 21/09/2018

Índice 2. Objetivos y Alcance 2.1 Promotores 2.2 Objetivos 2.3 Alcance 2.4 El Sistema 2.5 Descripción Funcional 21/09/2018

Comité de Usuarios ACTA v1.x 2. Objetivos y Alcance 2.1 Promotores Comité de Usuarios ACTA v1.x Servicio Andaluz de Salud Consejería de Economía y Hacienda Consejería de Medio Ambiente Comité de Usuarios de los Archivos Intermedios e Históricos Responsables de los Archivos Intermedios e Históricos de la Junta de Andalucía Consejería de Justicia y Administración Pública Dirección General de Administración Electrónica y Calidad de Servicios 21/09/2018

Plena integración con el Proyecto w@ndA 2. Objetivos y Alcance 2.2 Objetivos Actualización tecnológica del Sistema de Gestión de Archivos de la Junta de Andalucía Desarrollo de un Sistema Único para la Gestión de los Archivos de la Junta de Andalucía Plena integración con el Proyecto w@ndA El Archivo como último eslabón de la tramitación administrativa 21/09/2018

Archivos Intermedios e Históricos 2. Objetivos y Alcance 2.3 Alcance Archivos de Gestión Se entiende como tal el que se forma en la unidad productora de los documentos. Tienen como función esencial la conservación de la documentación mientras dure su trámite o la necesidad de utilización sea constante Archivos Centrales Cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía ha de tener un Archivo Central, cuyos fondos están constituidos por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura del organismo de que se trate Archivos Intermedios e Históricos Archivos intermedios: Sus fondos están constituidos por las series documentales transferidas desde los distintos Archivos Centrales de los Organismos que integran la estructura de la Administración de que se trata Archivos Históricos: Recibirán la documentación que se ha de conservar permanentemente. Sus funciones fundamentales son las de describir, conservar y difundir la documentación que custodian 21/09/2018

2. Objetivos y Alcance 2.4 El Sistema Administración del Sistema Estructuras Básicas Tesauro Gestión de Cuadros Multifondos Mapa de Depósitos Gestión de Ingresos Módulo de Descripción (ISAD(G)) Instrumentos de Descripción Gestión de Salidas Módulo de Accesos Actividades Culturales Módulo de Búsqueda de Documentación Módulo de Explotación de Datos 21/09/2018

Gestión de Cuadros Multifondo 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Gestión de Cuadros Multifondo La creación de estructuras multifondo y la posibilidad de descripción de los distintos niveles mediante la norma ISAD(G), son las funcionalidades más significativas en la gestión del Cuadro de Clasificación 21/09/2018

2.5 Descripción Funcional 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Mapa de los Depósitos El generador de depósitos permitirá de una forma sencilla la creación y mantenimiento de los depósitos físicos donde se custodia la documentación de los Archivos, permitiendo la generación de archivos de estructuras simétricas y asimétricas. Otras funcionalidades: Control de Ocupación de los Depósitos Gestión del Espacio Libre 21/09/2018

2.5 Descripción Funcional 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Tesauro El generador de tesauros no sólo permitirá la creación y mantenimiento de los tesauros y/o listados de términos, sino también de evaluar la usabilidad y frecuencia en la que los términos han sido indexados en la documentación custodiada. 21/09/2018

Ingreso de Documentación 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Ingreso de Documentación @rchivA podrá gestionar los ingresos de documentación en el archivo por diversas vías: Transferencias Regladas. Documentación Externa. 21/09/2018

Acceso a la Documentación 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Acceso a la Documentación Para la gestión de la documentación solicitada, existen dos alternativas: Consultas: Se solicita una determinada información de una documentación concreta. Préstamos: Se solicita original de una determinada documentación. 21/09/2018

Salidas de Documentación 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Salidas de Documentación Registrará y gestionará la salida de documentación por las siguientes vías: Transferencias Externas: Se podrán registrar las transferencias que se realizan hacia el Archivo Intermedio y de este al Histórico. Eliminaciones de Documentación: Se podrán crear y registrar las propuestas de expurgo de documentación que se enviarán a la Comisión Calificadora de Documentos. Salidas Temporales: Se registrará la documentación que sale del archivo durante un periodo de tiempo definido. 21/09/2018

2.5 Descripción Funcional 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Módulo de Descripción Permitirá la descripción de la documentación mediante la norma ISAD(G). 21/09/2018

Instrumentos de Descripción 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Instrumentos de Descripción Incorporará herramientas para la creación de los instrumentos de descripción que sean necesarios en los Archivos. 21/09/2018

2.5 Descripción Funcional 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Búsquedas Se podrán realizar búsquedas genéricas o específicas, utilizando los parámetros adecuados en cada caso. Permitirá la localización de los documentos utilizando en las búsquedas de contenidos libres palabras completas o truncadas, y también será posible el refinamiento de las búsquedas incorporando nuevos parámetros de búsqueda. 21/09/2018

2.5 Descripción Funcional 2. Objetivos y Alcance 2.5 Descripción Funcional Explotación de Datos Para la explotación de los datos la aplicación dispondrá, entre otros elementos, de un conjunto de informes entre los que cabe destacar: Estadísticas: Regulares: (normalizadas). Irregulares: a diseñar por los archiveros Informes predefinidos por los usuarios. Informes no predefinidos. 21/09/2018

3. Organización Director del Proyecto Grupo de Usuarios Grupo Técnico Equipo de Desarrollo 21/09/2018

3. Organización Director del Proyecto Grupo Técnico 21/09/2018

3. Organización Director del Proyecto Archivos Históricos Archivos Judiciales Grupo Usuarios 21/09/2018

Índice 4. Interlocución 4.1 Foros Plutón 4.2 Cuestionarios y Entrevistas 21/09/2018

URL: http://pluton.cjap.junta-andalucia.es/ 4. Interlocución 4.1 Foros Plutón URL: http://pluton.cjap.junta-andalucia.es/ 21/09/2018

4.2 Cuestionarios y Entrevistas a Usuarios 4. Interlocución 4.2 Cuestionarios y Entrevistas a Usuarios Se ha remitido un cuestionario a todos los usuarios para que lo cumplimenten con sus consideraciones sobre el sistema Se han realizado entrevistas personales a aquellas personas que el grupo de usuarios ha considerado oportuno en función del puesto ocupado Se ha presentado el prototipo del sistema a un grupo de archiveros y ha sido aprobado por el grupo de usuarios. Se destaca la importancia de las entrevistas y la colaboración de todos para llevar a buen término este proyecto 21/09/2018

5. Planificación 21/09/2018

Clases, JavaBeans,SQLJs sobre una JVM 6. Tecnología 6.1 Arquitectura Capa de Interfaz de Usuario Capa de Lógica Capa de Datos Contenedor Servlets /JSP Contenedor EJBs Base de Datos (ORACLE) Cliente (HTML, JavaScript, Applets, PDF, etc) (MSIE, NSN, Java PlugIn Acrobat Reader) Petición HTTP Servidor Web Balanceo De Carga Respuesta HTTP (HTML+ JavaScript PDF, ZIP, etc.) Contenedor Servlets /JSP Clases, JavaBeans,SQLJs sobre una JVM 21/09/2018

6.2 Herramientas de Desarrollo 6. Tecnología 6.2 Herramientas de Desarrollo Software de desarrollo: j2sdk-1.4.2.04-windows-i586p Jakarta-Struts 1.2 Jakarta-Tomcat 5.0.28 Eclipse 2.1.2 ó 3.0.1 21/09/2018

7. Conectividad w@ndA 21/09/2018

Archivos de Andalucía Gracias por su Atención