RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA

Casi todos los documentos que se gestiona en una oficina forman parte de un expediente administrativo, entendido como conjunto ordenado de documentos generados por una unidad (productor) en la resolución administrativa de un asunto. Cada unidad administrativa debe mantener su archivo correctamente organizado mediante la formación de expediente y series documentales, de acuerdo a criterios archivísticos.

Documentos de apoyo informativo Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad. Tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo dando lugar a las distintas series documentales.

Expediente administrativo Un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la iniciación, de oficio o parte, hasta la ejecución, incluyendo la documentación relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos que la resolución del procedimiento pudiera generar. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o producidos por una oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.

Normas básicas de organización Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo. Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. (para cada contrato de obra, para cada contrato de suministro, para cada persona, para cada sesión de órgano colegiado, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)

Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar en la carpetilla: Unidad administrativa que lo produce Nº de expediente Serie documental a la que pertenece Título del expediente Fechas extremas Índice de los documentos que se le van agregando. Debe evitarse la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes. Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción.

En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se incluirán dentro de la carpeta del expediente.

SERIES DOCUMENTALES El conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se 10 producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función y regulados por la misma norma de procedimiento. EJEMPLO MATRICULA ALUMNOS ______________ AÑO ______________ AÑO 2014

Correspondencia La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ámbito de sus actividades.

Normas básicas de organización La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y se archivará dentro del mismo. En ningún caso se archivará como correspondencia de entrada o de salida, ya que se rompería la unidad de los escritos, impidiendo saber lo que se contestó en cada caso. La que no forme parte de ningún expediente, de forma excepcional se organizará como serie correspondencia.

CORREO ELECTRÓNICO Desde el punto de vista organizativo, el correo electrónico es ante todo una herramienta que permite el intercambio de información entre instituciones o dentro de la misma institución. Si es posible, no deben utilizarse para sustituir documentos que trasladen decisiones o que afecten a derechos y deberes de los administrados o de la propia Universidad. Para garantizar la autenticidad e integridad de su mensaje, deben remitirse cifrados, a ser posibles firmados digitalmente, y solicitar acuse de recibo como prueba de que se ha leído el mismo. Deben usarse los correos institucionales, nunca los personales.