CONCEPTOS BASICOS La Administración, es el proceso de diseño y mantenimiento de un entorno con el propósito de cumplir eficientemente los objetivos. Planeación: Implica seleccionar misiones y objetivos, así como los medios para cumplirlos Organización: Asignar los papeles que cada quien debe desempeñar

Integración de Personal: Mantener ocupados los puestos establecidos en la estructura organizacional Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de metas organizacionales y de grupos. Control: Medir y corregir el desempeño individual y organizacional

Otros Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad. Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Wilburg Jiménez Castro. En "La llave del éxito", con base en los anteriores conceptos, y haciendo uso de su fondo común se propone la siguiente definición: "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos".

Importancia La administración puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc. La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. Para todos los países, mejorar la calidad de la administración es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

Características Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc. Su especificidad. A pesar que la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. Su unidad temporal. Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico. Su unidad jerárquica. Todos los poseen carácter de jefes en un organismo social, participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una organización formal.

Historia Algunos autores señalan que el verdadero surgimiento de la administración se da con el despuntar del siglo XX se afirma también que éste fue el acontecimiento histórico de mayor importancia del siglo. La Revolución Industrial establece el origen de la teoría administrativa: por ello es lógico suponer que Inglaterra y Estados Unidos marcan la pauta en el desarrollo de las industrias, con lo cual determinan los aspectos iniciales de la teoría administrativa.

Frederick W. Taylor Taylor inició sus estudios de administración siendo obrero. Le interesó conocer los factores que determinaban la producción. Realizó un estudio sobre las tareas del obrero, con el propósito de evitar el desperdicio y los esfuerzos inútiles, mediante la determinación de estándares de trabajo razonables. Insistió en la necesidad de trabajar con método. Apoyó la supervisión funcional, bajo la influencia de las organizaciones militares y cristianas. Adoptó el control por excepción y el método científico para el trabajo. Dividió la tarea del obrero en partes, y estudió los movimientos y tiempos requeridos para ejecutar una función. Estudió las máquinas y herramientas destinadas a una tarea específica, para delimitar los requisitos de éstas. Impulsó la capacitación, la incentivación (monetaria), la coordinación y la distribución de responsabilidad entre obrero y patrón.

 Henry Fayol Fayol nació en Constantinopla (hoy Estambul) y falleció en París. Se graduó de ingeniero de minas a los 19 años y asumió a los 47 la gerencia general de una empresa metalúrgica en la que desarrolló casi toda su carrera. Se considera a Fayol el exponente más importante de la teoría clásica de la administración. Su administración en la empresa metalúrgica enfatizó la previsión a través de la investigación y el papel de la gerencia en cuanto al logro de los objetivos. Para Fayol, las funciones de la empresa son técnicas, comerciales, financieras, contables y administrativas. Al estudiarlas se dio cuenta que ninguna de ellas consideraba las funciones de previsión, organización, dirección, coordinación y control. Tales funciones dan origen al llamado proceso administrativo. Fayol se propuso entonces crear una ciencia de la administración, y definió 14 principios administrativos. Afirmaba que la administración es universal y su enseñanza necesaria en las universidades: enfatizó la importancia de la estructura de organización y definió el perfil del administrador.

14 Principios de Fayol 1. División del Trabajo: Este principio es igual que el de división de labores de Adam Smith. Dentro de ciertos límites, la destreza y el desempeño mejoran al reducir el número de tareas que realiza un trabajador o el de responsabilidades que se le asignan a un gerente. - Explicación: Mientras mas gente haya trabajando en un organismo social es mejor ya que así las tareas se pueden dividir y mientras mas pequeño se el numero de tareas que una persona haga mayor enfoque tiene y mayor es su rendimiento. 2. Autoridad: Capacidad de dar ordenes y hacer que se cumplan, valiéndose de premios y sanciones. Junto con la autoridad va la responsabilidad. - Explicación: En todo organismo social debe de surgir un líder, este líder debe de tener la responsabilidad de dirigir a su grupo dando ordenes y verificar que estas se cumplan. 3. Disciplina: Los empleados deben obedecer y respetar las normas de la organización. La disciplina es sobre todo fruto de la capacidad de liderazgo. - Explicación: Una vez que el líder (u organismo social) da una serie de normas el empleado deberá de obedecer y respetar, ahí se demuestra que tanta aptitud tiene un líder para hacer que los subordinados cumplan con sus normas. 4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir ordenes de un sólo superior. -Explicación: Las personas subordinadas deberán obedecer y respetar las ordenes de su jefe. 5. Unidad de dirección: Cada grupo de actividades de la organización que tengan el mismo objetivo, debe ser dirigido por un administrador que utilice un plan. -Explicación: Todo objetivo en un empresa deberá de pasar por una serie de procesos los cuales deberán de ser dirigidos por una persona (el administrador)

6. Subordinación del interés individual a los intereses de la organización: Los empleados deberán de tener un interés para mejorar el rendimiento de la empresa -Explicación: Todos los subordinados deberán de tener un interés por el mejoramiento de la empresa que este relacionado a los intereses de la misma empresa. 7. Remuneración: Se les debe pagar a los trabajadores un salario justo por sus servicios. -Explicación: Toda empresa deberá de recompensar a sus trabajadores por ofrecer sus servicios a esta misma. 8. Centralización: Se refiere al grado hasta el cual se involucran los subordinados en la toma de decisiones. -Explicación: Todos los empleados deberán de estar enfocados en la empresa y formar parte de esta. 9. Cadena de Mando: La línea de autoridad desde la administración superior hasta los niveles inferiores representa la cadena de mando. -Explicación : La cadena de mando son todos los niveles de autoritarismo que tiene la empresa así una persona tiene mas alto mando que otra. 10. Orden: La gente y los materiales deben estar en el lugar preciso en el momento exacto. -Explicación: Las personas de un organismo social deben de utilizar el material que les brinda la empresa para poder lograr un mayor rendimiento.

11. Equidad: Los administradores deben ser amables y justos con sus colaboradores o subordinados. -Explicación: Debe de existir la justicia por parte de los jefes a sus empleados. 12. Estabilidad del personal: Una alta rotación de empleados es causa de ineficiencia. -Explicación: Siempre se debe procurar una permanencia en el personal de la empresa así es mejor la eficiencia de esta. 13. Iniciativa: A los empleados que se les permite crear y llevar a cabo planes, efectuarán altos niveles de esfuerzo. -Explicación: Todos los empleados son libres de crear ideas y planes que podrán efectuar con gran esfuerzo. 14. Espíritu de equipo: Edificar la armonía y la unidad dentro de la empresa. Se requiere aprender a trabajar en equipo. -Explicación: Todo organismo social debe de aprender a trabajar en equipo para poder lograr un mejor desempeño en la empresa.

Los cambios y transformación Era de la industrialización clásica (De 1900 a 1950) Personas como mano de obra: Formación del proletariado Transformación de oficinas en fábricas Estabilidad, rutina, mantenimiento, permanencia Necesidad de orden y rutina Personas como recursos humanos Expansión de la industrialización y del mercado de candidatos Aumento del tamaño de la fábricas y del comercio mundial Inicio del dinamismo del ambiente: inestabilidad y cambio Era de la industrialización neoclásica (1950 a 1990) Personas como asociadas El mercado de servicios supera al mercado industrial Adopción de unidades de negocios para sustituir a las organizaciones Extremo dinamismo, turbulencia y cambio Necesidad de cambios Era del conocimiento (después de 1990)

Habilidades Administrativas Las 4 Habilidades Administrativas Habilidad Técnica Habilidad Humana Habilidad de Conceptualización Habilidad de Diseño Posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos Capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo. Capacidad para percibir el panorama general, distinguir elementos significativos Capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Ser capaces de diseñar soluciones funcionales Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Cumplimiento de objetivos Productividad, eficiencia y eficacia Productos Productividad = (En un periodo específico y tomando en cuenta la calidad) Insumos Cumplimiento de objetivos Eficacia = Logro de las metas con la menor cantidad de recursos Eficiencia = Productividad = Eficacia + Eficiencia

“Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para realizar” Peter Drucker

Organización Organización Formal: es la estructura organizativa de funciones definida por la alta gerencia de una empresa, debe ser flexible y no limitante en lo posible. Organización Informal: es una red de relaciones personales, laborales y sociales que no están establecidas ni solicitadas por la organización formal Organización de Tramos Estrechos: existe supervisión, control y rápida comunicación, no hay mucha delegación y si mucha burocracia, lo que puede traer altos costos (típica de las empresas en Guatemala) Organización con Tramos Amplios: existe mucha delegación, los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados (por la delegación), deben haber establecidas políticas y normas muy claras.

Agrupación Organizacional Funcional (compañía manufacturera). Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Agrupación Organizacional Territorial o Geográfica (compañía manufacturera). Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Departamentalización por Tipo de Clientes de un gran banco Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Departamentalización por Procesos o Equipo. Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Agrupación Organizacional por Productos (compañía manufacturera. Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Organización Matricial en Ingeniería. Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Organización por Proyectos en Ingeniería. Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Organización del Tipo Unidad Estratégica de Negocios Tomado de Administración una Perspectiva Global – Koontz y Weihrich - Cannice

Definición Cultura Organizacional VISIÓN SOCIOLÓGICA La cultura se refiere a los valores que comparten los miembros de un grupo determinado, las normas que acatan y los bienes materiales que producen. Es aquello que define a la organización, un resultado único de hacer las cosas. Comprende todo aquello que nos diferencia de otras empresas. En otras palabras es la PERSONALIDAD y el CARÁCTER de la organización. VISIÓN ORGANIZACIONAL

Características de la Cultura Organizacional La cultura está compuesta por interpretaciones que son compartidas en forma colectiva en un proceso social. Dichas interpretaciones guardan relación con la historia de la organización, los procedimientos, los valores aceptados, las formas de comunicación y la visión de la misma. Representa el modo de actuar y pensar de la empresa. La Cultura Organizacional se vuelve intangible, se internaliza por los miembros de la empresa y tiende a perdurar en el tiempo.

Tres Niveles de Cultura Schein define a la Cultura como el nivel más profundo de presunciones básicas y creencias que comparten los miembros de una organización, que de forma inconsciente definen su Visión y la de su entorno. Tres Niveles de Cultura

Niveles de Cultura 1° Nivel: Producciones Es el nivel más visible –aunque a veces difícil de descifrar-, dado por el entorno físico y social. Comprende la arquitectura, la disposición inmobiliaria, el lenguaje oral y escrito, la tecnología, etc. 2° Nivel: Valores Todo aquello que indica como deben realizarse o pensarse las cosas. Con cierto nivel de consistencia, dirige el comportamiento de las personas. 3° Nivel: Presunciones Con el tiempo los valores se van internalizando y pasan a ser inconscientes: convirtiéndose en Presunciones Básicas. Lo que en principio resultó una hipótesis apoyada por un valor llega gradualmente a ser considerado una realidad. Estas son reconocidas socialmente y con el tiempo arraigadas por las personas.

Proceso La cultura surge como consecuencia de un proceso, es aprendida y de esta forma evoluciona con nuevas experiencias. El líder o fundador está a cargo de la creación de la cultura, y es quien de acuerdo a sus creencias o convicciones propone la solución a un problema que su grupo enfrenta por primera vez. (Nivel 2° Valor) Si dicha solución tuvo éxito y prospera, con el tiempo el grupo la acepta y es aplicada repetidamente. De esta manera el Valor del líder se convierte en Presunción Básica, validada socialmente y adoptada inconscientemente por el grupo. (Nivel 3° PB)

La Cultura de cada organización es única. Siempre existe un estilo de Cultura dominante en cada organización. Cultura Burocrática Cultura Rutinaria Cultura Soñadora Cultura Ganadora

Cultura Burocrática Organizaciones grandes. Estructuras simples que crecen. Trabajo operativo, simple y repetitivo. Cadena de autoridad formal. Énfasis en la división del trabajo. Ej. organizaciones estatales, administración pública, facultades, etc.

Tipos de Cultura Cultura Rutinaria Toma de decisión diaria y centralizada en la Dirección. Poco espacio para la innovación. Resistencia al cambio. Ej. empresas de familia, etc. Cultura Soñadora Alto grado de creatividad e innovación. Búsqueda constante de nuevas oportunidades.

Tipos de Cultura Cultura Ganadora Cultura orientada a los RR.HH. Organizaciones ideales, donde priman las personas. Alto grado de participación y descentralización de la toma de decisión. Uso de herramientas de motivación. Trabajo en equipo. Predisposición al cambio.