Mgter. Andrés Pak Linares (AGN/DAI - Argentina) El Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) y la Evaluación documental. El rol y las acciones del Archivo General de la Nación de Argentina Mgter. Andrés Pak Linares (AGN/DAI - Argentina)

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Creado como Archivo de la provincia de Buenos Aires en 1821, federalizado en 1884 Órgano rector en materia archivística nacional (Ley 15930)

ESTRUCTURA DEL AGN Dirección General Depto. Documentos Escritos Depto. Archivo Intermedio Depto. Fotografías Depto. Cine, Audio y Video Depto. Biblioteca y Difusión Áreas de: Digitalización, Preservación y Comunicación

DEPTO. ARCHIVO INTERMEDIO Incorporado a la estructura del AGN desde 1977 Función Intermedio Asistencia técnica APN, Poder Legislativo y Judicial Nacional, gobiernos provinciales y organizaciones de la sociedad civil Función Archivo Histórico Conservación, clasificación, descripción y acceso público a los documentos con valor secundario

POSICIÓN ARCHIVÍSTICA La Archivística integrada, incide fundamentalmente en el área de la gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos e incluye la gestión de los documentos conservados con carácter permanente. (Congreso del ICA – 1992)

CADENAS DE CUSTODIA, DE PRESERVACIÓN Y FIRMA DIGITAL AGN - Programa de Capacitacion 2014 CADENAS DE CUSTODIA, DE PRESERVACIÓN Y FIRMA DIGITAL AGN distingue entre: la cadena de custodia (que atiende a la autenticidad y fiabilidad del documento) la cadena de preservación (referida a la identidad e integridad del mismo) y la firma digital (transacciones seguras) a los efectos de establecer las utilidades y complementariedad de las tres en una adecuada gestión documental

LEY 25506 DE FIRMA DIGITAL Los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación. (Art. 11)

MODERNIZACIÓN EN APN Resolución 90/17: Reglamento GdE y TAD Decreto 561/16: Implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica Decreto 1131/16: Archivo y Digitalización de Expedientes Resoluciones 44/16 y 32/17 de la Sec. de Modernización Administrativa Resolución 90/17: Reglamento GdE y TAD

DECRETO 561/16 Decreto 561/16: Implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica Modelo: Gestión Documental Electrónica. Una transformación de raíz hacia el gobierno electrónico de la ciudad de Buenos Aires 2009 – 2014 de Clusellas, Pablo, Martelli, Eduardo y Martelo María José

DECRETO 561/16 Evaluación documental: sin referencias Condiciones de almacenamiento digital (de documentos y metadatos): sin referencias Plan de migraciones: sin referencias Esquema de metadatos: sin referencias

DECRETO 561/16 – Sec. de Modernización Administrativa Art. 3° Administrar en forma integral el Sistema y b) Habilitar a los administradores locales; Actualizar el nomenclador de actuaciones y de tratas; (¿clasificación?) Actualizar las tablas referenciales; (¿registro / descripción?) Asignar usuarios y permisos; (¿accesibilidad?) Art. 6° dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para la implementación del sistema y el funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.

DECRETO 1131/16 Igualación jurídica de e-docs. nativos con digitalizaciones (Arts. 1 y 2) Conservación (AGN) de soportes originales desde la perspectiva del (eventual) valor de la pieza documental (Art. 7º) Derogación Decs. 232/79 y 1571/81

RESOLUCIÓN 44 – E - 16 Sec. Modernización Administrativa Tabla de plazos de guarda (parcial y difusa) Procedimiento para digitalizar Procedimiento de Guarda Temporal, Archivo u Recuperación de EE Rol RUDO, GEDO y GT en GDE Rol AGN. Contradicción con dec. 1131/16 (Art.8º)

RESOLUCIÓN 32 –E - 17 Sec. Modernización Administrativa Derogación arts. 8º y 9º Res. 44/16 Eliminación de documentos con plazos vencidos (Tabla Res. 44/16) Intervención AGN para establecer valor secundario (Dec. 1131/16, Art. 7º)

RESOLUCIÓN 90 – E - 17 Sec. Modernización Administrativa Reglamentos para el uso de: Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) Plataforma de Trámites a Distancia (TAD) Sin novedades archivísticas respecto de Clasificación, Evaluación, Preservación, Acceso, etc…

MARCO NORMATIVO. SÍNTESIS Identificación sistemática: NO Cuadro de Clasificación: NO Evaluación documental: digitalizar y eliminar (excepto: intervención de AGN) Preservación digital: sin referencias Registro y Descripción: Mínimo Política de acceso: dificultosa implementación de Ley de Acceso

CUADRO DE SITUACIÓN Implementación e – Administración De arriba para abajo: SHOCK SGD previo arcaico y deficiente Principales Problemas No hay Identificación ni Cuadros de Clasificación (tratas) Evaluación basada en digitalización y firma digital (Res. 44/16) Conservación en el largo plazo

ROL DEL AGN EN LA NORMATIVA Cumplir Ley 15930, D.A. 797/16, dec. 1131/16 y Res. 32/17 Valor secundario Colaboración Archivos Administrativos Difundir disciplina archivística para E- Administración Incorporar documentos con valor secundario…papel y digital ¿Módulo ARCH?

EVALUACIÓN DOCUMENTAL EN GDE – MARCO NORMATIVO Dec. 1131/16 Art. 2º Los documentos digitalizados perderán su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos Art. 7º El AGN definirá los documentos y expedientes digitalizados que deberán conservarse en soporte original debido a su valor histórico Derogación decs. 232/79 y 1571/81

EVALUACIÓN DOCUMENTAL EN GDE – MARCO NORMATIVO Res. SMA 44 – E - 16 Tabla de plazos Parcial Sin Identificación precisa Reglamentación del proceso de digitalización problemático Auditorías Técnicos Esquema de metadatos Etc…

SITUACIÓN BÁSICA Sin identificación fehaciente, cuadros de clasificación ni autoridades de evaluación interdisciplinarias: Stock: digitalizar con firma digital y eliminar Flujo: Conservación total

ACCIONES AGN Y EVALUACIÓN Determinación valor secundario Mesas de trabajo pro-mejora de GDE Asistencia APN Formulario para identificación de series documentales Modelo de Resolución para formación de CED, con Reglamento Tabla (parcial) de series con valor secundario Protocolo de digitalización para APN Proyecto de Dec. Adm. valor secundario Capacitación

PLAN NACIONAL DE EVALUACIÓN (proyecto) Restablecimiento autoridad de evaluación interdisciplinaria Centralizada para series transversales Descentralizada para series verticales Normalizar procedimientos de identificación y evaluación Relacionar con Acceso

PLAN GENERAL AGN Y TICs Reforzar(nos) en las bases conceptuales de la Gestión documental integral Revisión de principios, enfoques y metodologías para el tratamiento de e-doc Profesionalmente, posicionarnos colaborativamente con la Administración Ocupar nuestro lugar junto a y no en contra de las perspectivas tecnológicas y jurídica

¡Muchas gracias! secretaria_agn@mininterior.gob.ar archivointermedio@mininterior.gob.ar apaklinares@gmail.com