Por: Paola Peña Actividad 1 (AV22400 – Sistemas Computarizados para la Gestión Empresarial) Marzo de 2013
Acerca de la Empresa Servientrega S.A. es una compañía orientada a ofrecer a los clientes soluciones integrales de logística en recolección, transporte, almacenamiento, empaque y embalaje, logística promocional, y distribución de documentos y mercancías. Misión: «Satisfacer totalmente las necesidades de logística y comunicación integral de nuestros Clientes, a través de la excelencia en el servicio, el desarrollo integral de nuestros Líderes de Acción y el sentido de compromiso con nuestra familia y nuestro País» Visión: «Queremos que Servientrega sea un modelo de empresa líder en servicios de logística y comunicación, por seguridad, oportunidad y cubrimiento en América, con presencia competitiva a nivel mundial.»
Subsistema de Planificación PROBLEMA 1 Descripción de la Situación Deficiencia en la Comunicación Interna. Solución No Sistematizada Solución Sistematizada Descripción Falta de comunicación fluida entre algunas áreas de la empresa. Actividades Cuando existe algún cambio en el software de registro de envíos no se realizan reuniones de comités de cambios para que todas las áreas estén enteradas del tema. Alcance de la Solución Mejorar la comunicación entre las áreas cuando se realicen actualizaciones de cambios del software de registro de envíos. Principales Requerimientos Funcionales Programar el envío de notificación automática a cada jefe de área para que el tema sea comunicado a los trabajadores de la misma área. Resultados Esperados Mejor comunicación y realización de comités de cambios para aprobación antes de salir a producción. Plazos Esperados Corto plazo. Las reuniones deberían ser semanales. Como la solución supera a la alternativa manual Mejor comunicación, equipos preparados, personal mejor capacitado, se tendría más claro en que beneficia la nueva actualización. PROBLEMA 2 Descripción de la Situación. Falta de actividades de integración entre áreas. Descripción . Casi no se realizan actividades de integración entre áreas lo que hace que algunos empleados no conozcan a los empleados de las otras áreas. Actividades. No se realizan actividades de integración, cada área lo hace por separado. Alcance de la Solución. Realizar actividades de integración o mantener informados a las empleados acerca de quienes conforman las demás áreas. Principales Requerimientos Funcionales. Envío por correo electrónico de programación de eventos de actividades de integración al igual que envío de boletines en donde se expliquen las funciones de cada área y quienes la conforman. Resultados Esperados. Mejor conocimiento entre el personal de cada área. Plazos Esperados. Mediano Plazo. Como la solución supera a la alternativa manual. Los empleados se mantendrán informados y conocerán mejor a las otras áreas.
Subsistema Financiero PROBLEMA 1 Descripción de la Situación Insuficiencia en Ventas Solución No Sistematizada Solución Sistematizada Descripción En ocasiones no se tienen metas de ventas diarias o semanales. Actividades Actualmente hay prioridad por conseguir franquicias para centro de soluciones pero no se fijan en metas diarias /semanales. Alcance de la Solución Fijar metas diarias en ventas del servicio y realizar entrega de informe semanal. Principales Requerimientos Funcionales Sistematizar cada una de la actividades que realizan los vendedores para llevar un control de lo realizado a diario. Resultados Esperados Aumento en las ventas. Plazos Esperados Corto plazo. Como la solución supera a la alternativa manual Al finalizar el mes se pueden sacar estadísticas y así saber en que se puede mejorar. PROBLEMA 2 Descripción de la Situación. En Centros de Soluciones - Desmotivación de Personal de Ventas Descripción . Las personas encargadas de los centros de soluciones indirectos no son bien capacitados (solo tienen 8 horas para aprender a como manejar el sistema). Actividades. La actividad actual consiste en capacitar el personal de centro de soluciones indirectos (quienes son dueños del local) en máximo 8 horas. Alcance de la Solución. Mejorar el método de capacitación a las personas encargados de los centros de soluciones (especialmente los indirectos). Principales Requerimientos Funcionales. Adecuación de laboratorio de pruebas con equipos que tengan el software de envíos instalado para que se puedan realizar pruebas. Resultados Esperados. Capacitación clara , completa y eficaz. Plazos Esperados. Corto Plazo. Como la solución supera a la alternativa manual. El personal en los centro de soluciones estaría mejor capacitado y no existirían tantos errores de usuario manejando el sistema.
Solución No Sistematizada Solución Sistematizada Subsistema de Apoyo PROBLEMA 1 Descripción de la Situación Método de contratación de personal. Solución No Sistematizada Solución Sistematizada Descripción Más del 70% de los contratos de los empleados se hacen a través de temporales con contratos a termino fijo lo cual no beneficia trabajador. Actividades Actualmente el empleado que tiene contrato directamente por la empresa obtiene más beneficios. Alcance de la Solución Mantener informados a los empleados acerca de los beneficios que se tienen dependiendo del tipo de contrato. Dar la oportunidad a todos los empleados e informar de como tener contrato directo por la empresa. Principales Requerimientos Funcionales El sistema deberá realizar de forma automática el envío de información a través de correo electrónico. Actualización constante de la información completa en la página de la empresa a la cual pueden ingresar todos los empleados. Resultados Esperados Que el empleado esté informado y obtenga más beneficios. Plazos Esperados Mediano Plazo Como la solución supera a la alternativa manual El empleado va a sentir que tiene muchas más oportunidades y que la empresa desea que formen parte de su nómina. PROBLEMA 2 Descripción de la Situación. Seguridad Industrial. Descripción . Los empleados reciben poca información de que hacer o como reaccionar en caso de alguna emergencia (eventos naturales). Actividades. Actualmente no se mantiene informado constantemente al personal de que hacer ante estas situaciones. Alcance de la Solución. Mantener informados a los empleados acerca de como reaccionar en caso de una eventualidad natural. Principales Requerimientos Funcionales. Envío de boletín semanal a través de correo electrónico y anuncios en las carteleras en toda la empresa de toda la información correspondiente al tema. Resultados Esperados. Aumento en las prácticas de evacuación , mayor participación de los empleados en este tipo de prácticas. Plazos Esperados. Corto Plazo. Como la solución supera a la alternativa manual. El mantener informados constantemente a los empleados hace que estos quieran participar más animadamente en este tipo de prácticas.
Subsistema de Producción PROBLEMA 1 Descripción de la Situación Carga de paquetes en los camiones (planta principal). Solución No Sistematizada Solución Sistematizada Descripción El proceso de carga de paquetes hacia los camiones repartidores no es el adecuado. Actividades La confirmación de ingreso de cada paquete en los camiones repartidores se realiza de forma manual con una hoja impresa verificando los códigos. Alcance de la Solución Implementar un sistema de ingreso de paquetes a los camiones repartidores especialmente en temporadas altas. Principales Requerimientos Funcionales El sistema deberá recopilar información a través de un método automático de lectura de código de barras que distribuya los paquetes por zonas y que al llegar al camión no se tenga que validar manualmente. Resultados Esperados Disminución en tiempos de cargas de los camiones. Elaboración de informes mensuales estadístico. Plazos Esperados Mediano plazo. Como la solución supera a la alternativa manual Mejora los tiempos de carga de los camiones y salida de los mismo hacia las diferentes ciudades. PROBLEMA 2 Descripción de la Situación. Implementación de aplicaciones para registro de envíos. No existe un ambiente de pruebas adecuado antes de sacar una actualización del sistema a producción. Actividades. Actualizaciones del sistema punto por punto en cada Centro de Solución (conexión remota e instalación de la actualización). Alcance de la Solución. Implementar un ambiente para ejecución de pruebas de las actualizaciones de software de envío de paquetes antes de salir a producción. Principales Requerimientos Funcionales. El sistema debe estar adecuado para la ejecución de pruebas en donde se pueda confirmar y validar si las actualizaciones se ejecutan correctamente y así lanzar la actualización masiva. Resultados Esperados. Minimizar el impacto que causa actualizaciones a última hora que no fueron adecuadamente probados. Plazos Esperados. Corto plazo. Como la solución supera a la alternativa manual. Al realizar actualizaciones masivas después de realizar pruebas se evitaría tener que ir sitio por sitio a instalar la actualización.
Subsistema de Mercadeo PROBLEMA 1 Descripción de la Situación Publicidad - Tecnologías Sociales Solución No Sistematizada Solución Sistematizada Descripción Falta de uso de tecnologías sociales para conocer más al detalle los beneficios de convertirse en un Centro de Soluciones. Actividades Actualmente los encargados van en búsqueda de los locales indirectos a los barrios y realizando encuestas para conocer en donde haría falta un centro de soluciones. Alcance de la Solución Mejorar la publicidad a través de los medios sociales acerca de los beneficios de convertirse en un centro de soluciones indirecto. Principales Requerimientos Funcionales El sistema debe contener toda la información necesaria que esté disponible al público. Resultados Esperados Que los encargados no tengan que ir a buscar el local sino que los dueños de los locales busquen convertirse en un centro de soluciones. Plazos Esperados Mediano plazo. Como la solución supera a la alternativa manual Una buena publicidad especialmente en redes sociales hace que aumente la curiosidad en las personas. PROBLEMA 2 Descripción de la Situación. Publicidad – Página Web. Descripción . Falta de actualización constante de la página web, ya que es ofrecida en diferentes países pero no están actualizadas en los respectivos idiomas. Actividades. Actualmente la información que existe en la página web no se encuentra completamente actualizada. Alcance de la Solución. Mejorar y mantener actualizada la página web de la empresa. Si la misma es ofrecida en varios países, se debe mantener la información actualizada dependiendo del país indicado. Principales Requerimientos Funcionales. El sistema debe tener toda la información completa en diferentes idiomas (tener un repositorio con la misma información), publicar la existencia de la misma en todos los medios posibles. Resultados Esperados. Mejorar la publicidad a través de estos medios para atraer más clientes. Plazos Esperados. Mediano plazo. Como la solución supera a la alternativa manual. Se tendría una buena imagen a nivel internacional con publicidad de página web en otros idiomas.
Gracias.