ADMINISTRACIÓN BÁSICA PRESENTACIÓN MODULO 2 PLANEACIÓN Y organización

DEFINICIÓN LA PLANEACIÓN: Es la función administrativa que determina por anticipado cuales son los objetivos que deben alcanzar en una organización. LA ORGANIZACIÓN: Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Ambas están directamente ligadas y no podrían cumplir algún propósito si faltara alguna.

PLANEACIÓN PLANEACION ESTRATEGICA: Herramienta que ayuda a incrementar la posibilidad de alcanzar la meta en situaciones de conflicto. El método se respalda en un conjunto de conceptos del pensamiento estratégico, algunos de cuyos más importantes principios son: Priorización del Qué ser sobre el Qué hacer Priorización del Qué hacer sobre el Cómo hacerlo Visión sistémica Visión de proceso Visión de futuro Compromiso con la acción y con los resultados Flexibilidad Estabilidad

PLANEACIÓN PLANEACION ESTRATEGICA: También se puede definir como un enfoque objetivo y sistemático para la toma de decisiones en una organización. Es un proceso de cuatro etapas en las que se van definiendo uno a uno los siguientes interrogantes: ¿Que se quiere lograr? ¿En que situación se esta? ¿Qué se puede hacer? ¿Qué se va hacer? La planeación no es una actividad corriente en nuestro medio y por tanto simultáneamente con el aprendizaje de modelos de planeación, es necesario trabajar por desarrollar una cultura de la planeación.

PLANEACIÓN PLAN OPERATIVO: Adopta lo objetivos generales de cada área de la organización con el fin de gestionar su cumplimiento; por lo general se ejecuta de forma anual. Se puede dividir en partes: Objetivo general Objetivos específicos Actividades y metas Estrategia de trabajo Plazo de ejecución Responsabilidades El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Fue inventada por Henry L. Gantt en 1917

PLANEACIÓN DIAGRAMA DE GANTT: Es una herramienta utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores, permite realizar una representación grafica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en este.

ORGANIZACION DIVISION DE TRABAJO: Es dividir grandes tareas en paquetes más pequeños de trabajo que se distribuyen entre varias personas. Estos crea muchos trabajos diferentes y con frecuencia estrechos, lo que intensifica la necesidad de una coordinación administrativa efectiva. Esto crea ventajas y des ventajas como: VENTAJAS: Que el obrero adquiere mayor habilidad en operaciones sencillas y repetidas con frecuencia. Que no pierde tiempo en pasar de una operación a otra, cambiando de sitio, postura o herramienta. Que a fuerza de repetir siempre la misma operación, consigue facilidad para descubrir procedimientos más rápidos, sencillos e ingeniosos…

ORGANIZACION LAS DESVENTAJAS SON: Que entorpece el espíritu del hombre al sujetarle a practicar siempre la misma operación, que es muchas veces mecánicas. Que hace aprender al trabajador una sola parte del oficio, y no puede por lo tanto desempeñar por completo ese oficio. Que hace al obrero dependiente del fabricante, puesto que como no sabe hacer más que una parte del producto, no es fácil que encuentre donde trabajar cuando sea despedido. Que los trabajos llegan a convertirse en monótonos, por su sencillez, igualdad y repetición constante…

ORGANIZACION DEPARTAMENTALIZACIÓN: Consiste en la coordinación en la combinación y/o agrupación adecuada de las actividades necesarias para  la organización en departamentos específicos… Existen varios tipos de departamentalización, entre ellos: Funciones Productos Área Geográfica Clientela Procesos Proyectos

ORGANIZACION DEPARTAMENTALIZACIÓN: Es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos. Existen cuatro principios que en buena parte permiten adecuar el problema de la departamentalización: Permite de mayor uso. El departamento que más se utiliza una actividad debe tenerla bajo su jurisdicción Principio de mayor interés. El departamento que presente el mayor interés por una actividad debe supervisarla, pues se hace proficiente en ella. Principio de separación del control. Las actividades de control deben ser autónomas. Principio de supresión de la competencia. Se debe eliminar la competencia entre departamentos agrupando diversas actividades en un único departamento.

DANDO LUGAR A LA ESTRUCTURA REAL DE LA ORGANIZACIÓN. ORGANIZACION ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. COMPRENDE: Estructura formal: Incluye todo lo que está previsto en la organización. Estructura informal: Surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella. DANDO LUGAR A LA ESTRUCTURA REAL DE LA ORGANIZACIÓN.

ORGANIZACION ORGANIGRAMA: Son la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Los organigramas se pueden clasificar por: Su naturaleza Finalidad Ámbito Contenido Disposición grafica

ORGANIZACION NATURALEZA: Se divide en tres tipos: Micro administrativos Macro administrativos Meso administrativos FINALIDAD: Se divide en cuatro tipos: Informativo Analítico Formal Informal AMBITO: Se divide en dos tipos Generales Específicos

ORGANIZACION CONTENIDO: Se divide en tres grupos: Integrales Funcionales De puestos, plazas y unidades DISPOSICIÓN GRÁFICA: Se divide en cinco tipos de organigramas:  Verticales Horizontales Mixtos De Bloque Circulares

ORGANIZACION MANUAL DE PROCESO O DE FUNCIONES: Contiene los procesos, estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Debe cumplir con características como contener lenguajes sencillo, elaborados mediante una metodología, darlo a conocer a todos los funcionarios, fácil de verificar y corregir. Ser debe diferenciar del manual de procesos. El manual de procedimientos debe poseer en su contenido, los conceptos claros de: Misión, visión, estrategia, políticas, valores, principios, objetivos, funciones, productos o servicios. Este permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización.

ORGANIZACION MANUAL DE PROCESO O DE FUNCIONES: Contine ñlas siguientes funciones básicas. El establecimiento de objetivos La definición de políticas, guías, procedimientos y normas. Las limitaciones de autoridad y responsabilidad La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal. La generación de recomendaciones. El establecimiento de procedimientos y normas. El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal. ENTRE OTROS

MUCHAS GRACIAS FIN JULIAN VALENCIA