MAESTRÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS DISEÑO DEL PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO: ESTABLECIMIENTO DE LA ARQUITECTURA DEL DATAWAREHOUSE DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL, APLICANDO LAS MEJORES PRÁCTICAS DE PMBOK MAESTRÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECTOR: Ing. Ramiro Delgado OPONENTE: Ing. Marco Jaramillo AUTORAS: Ing. Helen Criollo Ing. Sandra Pillajo Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Objetivos Situación Actual Propuesta Conclusiones Recomendaciones Mayo 2014

LA INSTITUCIÓN - IESS MISIÓN VISIÓN “El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural, con relación de dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los términos que consagra la Ley de Seguridad Social.” MISIÓN VISIÓN “El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social se encuentra en una etapa de transformación, el plan estratégico que se está aplicando, sustentado en la Ley de Seguridad Social vigente, convertirá a esta institución en una aseguradora moderna, técnica, con personal capacitado que atenderá con eficiencia, oportunidad y amabilidad a toda persona que solicite los servicios y prestaciones que ofrece.” Mayo 2014

Plataforma Tecnológica SISTEMAS ESPECIALIZADOS LA INSTITUCIÓN - IESS Consejo Directivo Dirección General Dirección Seguro General de Salud Individual y Familiar Dirección del Sistema de Pensiones Dirección Seguro General de Riesgo del Trabajo Dirección del Seguro Social Campesino Dirección Nacional de Bienes Inmuebles Dirección de Servicios Corporativos Dirección Económica Financiera Dirección de Desarrollo Institucional (DDI) Plataforma Tecnológica Sistema de Fondos Reserva Sistema de Cesantía Sistema de Recau- dación Sistema de Mora Patronal Sistema de Subsidios Sistema de Jubilación Sistema de Pensiones Sistema de Bienes Inmuebles Sistema de Recursos Humanos SISTEMAS ESPECIALIZADOS Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Mayo 2014

Inadecuada Gestión de Proyectos EL PROBLEMA Inadecuada Gestión de Proyectos Afecta Datawarehouse Del IESS Objetivos no Alcanzados Procesamiento aislado de los datos Redundancia de Datos Incremento de Costos Genera Resuelve Demora en los procesos de entrega de información Incumplimiento en los entregables Riesgos no controlados o mitigados Duplicidad de esfuerzos (tiempo – recursos) Mayo 2014

EL PROBLEMA Justificación e Importancia Inadecuada Gestión Project Management Institute (PMI) Creado por Estándar reconocido Internacionalmente Es Inadecuada Gestión de Proyectos Flexible y sirve de guía para la administración Es Contiene Colección de etapas de procesos de gestión y áreas de conocimiento Data Warehouse IESS Solución Tecnológica Es Costo Resuelve Dispersión de la Información Resuelve Redundancia de Datos Resuelve Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Objetivos Mayo 2014

OBJETIVOS Objetivo General: Objetivos Específicos: Diseñar el Plan de Dirección del Proyecto: Establecimiento de la arquitectura del Datawarehouse del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, aplicando las mejores prácticas del PMBOK. Objetivos Específicos: Realizar un análisis bibliográfico y teórico de las versiones del PMBOK a fin de adaptarlo a la realidad del IESS. Establecer el marco de referencia para la gestión de proyectos de TI de la Dirección de Desarrollo Institucional del IESS basadas en las mejores prácticas del PMBOK. Determinar la situación actual del manejo de la información estratégica del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Establecer cada uno de los insumos de las fases de gestión establecidas en el PMBOK que se van a aplicar en el “Diseño del Plan de Dirección del proyecto: Establecimiento de la arquitectura del Datawarehouse del IESS, aplicando las mejores prácticas de PMBOK”. Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Objetivos Situación Actual Mayo 2014

Estructura Organizacional DDI SITUACIÓN ACTUAL Estructura Organizacional DDI Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Gestión de Proyectos DDI Asignar recursos Dificultad para priorizar los Proyectos de TI Asignar recursos No. de programadores Qué perfiles se necesitan Agendamiento de Citas Médicas Quién está haciendo qué? Migración de Base de Datos Cuanto tiempo emplean en una actividad Autenticación Biométrica Alcance del Proyecto Control y Monitoreo Alcance generalizado En qué estado está el proyecto Requisitos del Proyecto Qué actividades del Proyecto se cumplieron Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Gestión de Proyectos DDI Proyecto 1 Proyecto 2 MATRIZ DE COMUNICACIONES   Nombre del Proyecto: Mantenimiento Completitud de Aplicativos de HL-SSC y Prestaciones Económicas SSC Institución: IESS -DDI Director/Coordinador del Proyecto: Ing. Paola Beltrán Descripción del Proyecto: Proporcinar aplicativo de Historia Laboral y Prestaciones Económicas que brinde funciones eficientes a los usuarios del SSC, además buscar mejoras al rendimiento del actual servicio ID Medio de comunicación Audiencia Descripción/Propósito Frecuencia Fecha Comunicador Medio de distribución Internal / External? Comentarios 1 Reporte de estado semanal Lider Senior, Delegado Dirección General Comunicar el estado del proyecto a esta fecha Semanal Días jueves 09h00 Germánico Granda Lourdes Ojeda Email Interna/Externa En base a la matriz proporcionada para informar del avance de los pryectos semanalmente a la DG Proyecto 2 Proyecto 3 Estado de temas   a) Soluciones Definitivas: Se desarrolló una mejora en las notificaciones por correo del proceso de generación de pago inicial de Prestaciones económicas. b) Soportes realizados: Correlación de cedulas jefes de familia y dependientes Estado de cambios Se incorporan actividades para disminuir carga operativa a nivel técnico en sistemas de Aseguramiento y Prestaciones económicas. Proyecto 4 Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Gestión de la Información - Proceso Inicio Fin Unidades del IESS Inicio Fin SI Registrar/Actualizar Req. de Información en el Jtrac. NO Información correcta Filtrar la atención del requerimiento (Grado severidad) SDMA Portal Web BSC Requiere soporte de otras SDMA’s Archivos formateados Info. correcta NO Genera programa para extraer datos NO Formatear la info SI Analizar la solicitud. Otras SDMA’s Inducción para obtener la información SI Área de Producción Ejecutar programa (BDD transaccional) Restricciones de horarios Información generada Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Gestión de la Información – Entidades Requirentes Entidades Internas: Dirección General. Subdirección de Afiliación y Cobertura. Dirección Económico Financiera. Dirección Seguro General de Salud Indiv. y Familiar. Dirección del Sistema de Pensiones. Dirección del Seguro Social Campesino. Dirección Seguro General Riesgos del Trabajo. Entidades Externas: Instituto Nacional de Compras Públicas. Ministerio de Finanzas. Servicio de Rentas Internas. Ministerio de Coordinación de la Productividad, Empleo y Competitividad. Instituto Ecuatoriano de Créditos Educativos y Becas. Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional. Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. Semanal Dos veces por semana Mensual Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Gestión de la Información – Estadísticas de Solicitudes AÑO 2012 SEVERIDAD / MES URGENTE ALTA MEDIA BAJA TOTAL ENERO 27 7 1 35 FEBRERO 17 8 25 MARZO 11 36 ABRIL 4 21 MAYO 23 16 3 43 JUNIO 18 2 41 JULIO 12 47 AGOSTO 40 9 55 SEPTIEMBRE 33 58 OCTUBRE 24 10 38 NOVIEMBRE 29 13 45 DICIEMBRE 304 139 5 471 AÑO 2013 30 48 15 44 20 6 34 28 42 31 26 160 59 14 246

SITUACIÓN ACTUAL Gestión de la Información – Arquitectura Clientes Internos Funcionario Sistemas de Información administrados en el DDI Pensiones Cesantías Subsidios Historia Laboral Fondos de Reserva Sistemas de Información unidades Salud BI Clientes Externos Entidades Externas BIESS Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Objetivos Situación Actual Propuesta Mayo 2014

PROPUESTA Gestión de la Información – Datawarehouse Varios repositorios de información Información redundante Tiempos de entrega de información altos Servicios de IESS afectados Trabajo operativo para la extracción de datos Rendimiento de la BD transaccional disminuido Horarios restringidos para la ejecución de los programas Data Warehouse IESS Mayo 2014

PROPUESTA Gestión de la Información – Arquitectura Sistemas Especializados Pensiones Cesantías Subsidios Historia Laboral Fondos de Reserva Centralización de Información Repositorio Central Clientes de Información Funcionario Entidades Externas Funcionarios Gerentes BI Mayo 2014

PROPUESTA Oficina de Proyectos Gestión de Proyectos DDI - PMBOK PMBOK Desarrollar metodología, mejores prácticas Instruir, orientar, capacitar y supervisar Gestionar los Recursos entre los Proyectos Coordinar la Comunicación Auditorías de Proyectos PMBOK Mayo 2014

PROPUESTA Gestión de Proyectos DDI - PMBOK Factores Ambientales La DDI está sujeta a cambios organizacionales continuos. Procesos, estructura y cultura de la organización La normativa gubernamental y del IESS. Normas de la industria o gubernamentales Hardware Espacio Físico Ambientación Infraestructura Personal especializado Recursos humanos existentes Evaluaciones periódicas del personal Capacitación Políticas Administración de personal La DDI está sujeta a las prioridades y requerimientos establecidos por los negocios Sistemas de autorización de trabajos de la compañía Los proyectos de tecnología están sujetos a los requerimientos de los negocios y al ambiente político del momento. Tolerancia al riesgo por parte de los interesados La DDI y los proyectos tecnológicos dependen del ámbito político del momento Clima político Están en función del tipo y prioridad del proyecto Canales de comunicación establecidos en la organización Fuentes de información para la elaboración de estudios y términos de referencias Bases de datos comerciales En función del tipo de proyecto. Sistemas de información Mayo 2014

PROPUESTA Gestión de Proyectos DDI - Interesados Afiliados Jubilados Clientes/Usuario Funcionarios a nivel nacional, Directores. Entidades Gubernamentales Patrocinador Director de DDI Oficina de Proyectos PMO de la DDI Director del Proyecto Director del Proyecto Asignado Equipo del Proyecto Director del Proyecto. Arquitectos. Personal de negocio asignado. Gerentes Funcionales / Operaciones Subdirector de la SNAC. Director SP. Director SGSIF. Director de DEF. Director del SSC. Director SGRT. Afiliados Jubilados Empleadores Proveedores Mayo 2014

Procesos y Áreas de Conocimiento PROPUESTA Procesos y Áreas de Conocimiento PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Desarrollar el Cronograma Realizar Análisis Cualitativo de los Riesgos Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proy. Estimar Costos Realizar el Aseg. de la Calidad Recopilar Requisitos Realizar Análisis Cuantitativo de los Riesgos Determinar el Presupuesto INICIO Adquirir el Equipo del Proyecto Definir el Alcance CIERRE Planificar la Calidad Planificar la Repuesta a los Riesgos Desarrollar el Acta de Constitución Crear la EDT Desarrollar el Equipo del Proyecto Cerrar el Proyecto o Fase Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Definir las Actividades Planificar las Adquisiciones Dirigir el Equipo del Proyecto Secuenciar las Actividades Cerrar las Adquisiciones Planificar las Comunicaciones Identificar a los Interesados Distribuir la Información Estimar los Recursos de las Actividades Planificar la Gestión de Riesgos Gestionar las Expectativas de los Interesados Identificar los Riesgos Estimar la Duración de las Actividades Efectuar Adquisiciones SEGUIMIENTO Y CONTROL Dar Seguimiento y Controlar el Equipo del Trabajo Realizar Control Integrado de Cambios Verificar el Alcance Controlar el Alcance Controlar el Cronograma Informar el Desempeño Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos Administrar Adquisiciones Realizar Control de Calidad Controlar Costos Mayo 2014

Procesos y Áreas de Conocimiento PROPUESTA Procesos y Áreas de Conocimiento PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Desarrollar el Cronograma Realizar Análisis Cualitativo de los Riesgos Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proy. Estimar Costos Realizar el Aseg. de la Calidad Recopilar Requisitos Realizar Análisis Cuantitativo de los Riesgos Determinar el Presupuesto INICIO Adquirir el Equipo del Proyecto Definir el Alcance CIERRE Planificar la Calidad Planificar la Repuesta a los Riesgos Desarrollar el Acta de Constitución Crear la EDT Desarrollar el Equipo del Proyecto Cerrar el Proyecto o Fase Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Definir las Actividades Planificar las Adquisiciones Dirigir el Equipo del Proyecto Secuenciar las Actividades Cerrar las Adquisiciones Planificar las Comunicaciones Identificar a los Interesados Distribuir la Información Estimar los Recursos de las Actividades Planificar la Gestión de Riesgos Gestionar las Expectativas de los Interesados Identificar los Riesgos Estimar la Duración de las Actividades Efectuar Adquisiciones SEGUIMIENTO Y CONTROL Dar Seguimiento y Controlar el Equipo del Trabajo Realizar Control Integrado de Cambios Verificar el Alcance Controlar el Alcance Controlar el Cronograma Informar el Desempeño Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos Administrar Adquisiciones Realizar Control de Calidad Controlar Costos Mayo 2014

HERRAMIENTAS Y TECNICAS PROPUESTA Procesos y Áreas de Conocimiento ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS Juicio de Expertos. Entrevistas. Talleres Facilitados. Software de Gestión de Proyectos Documentos, productos. Casos de Negocio Acta de Constitución. Registro de Interesados. Documento de Requisitos. Mayo 2014

PROPUESTA Acta de Constitución Mayo 2014

Mayo 2014

Plan para la Dirección del Proyecto PROPUESTA Plan para la Dirección del Proyecto Mayo 2014

Mayo 2014

PROPUESTA Declaración del Alcance Mayo 2014

PROPUESTA Cronograma Mayo 2014

PROPUESTA Gestión de Riesgos Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Objetivos Situación Actual Propuesta Conclusiones Mayo 2014

CONCLUSIONES El PMBOK es un estándar internacional para la Administración de Proyectos que recopila información sobre los procesos y áreas de conocimiento consideradas como las mejores prácticas por empresas y profesionales expertos en la Gestión de Proyectos y que puede emplearse en la DDI del IESS. La DDI cuenta actualmente con un proceso de entrega de información, la misma que proviene de diferentes fuentes y por lo tanto genera esfuerzos en cuanto a recurso humano, costo y tiempo. El Datawarehouse le permitirá al IESS gestionar de mejor manera la información, usando un único repositorio, mejorando los tiempos de respuesta con visión global de la información. Mayo 2014

CONCLUSIONES La DDI cuenta con una oficina de proyectos, que no tiene un marco de referencia generando problemas en la gestión y control. La DDI utilizará el marco de referencia basado en las mejores prácticas del PMBOK,las entradas, salidas y herramientas seleccionadas permitirán identificar los objetivos, los involucrados, el alcance, los requisitos, el cronograma, los costos, el sistema de control de calidad, riesgos, el monitoreo y control del proyecto en forma estandarizanda. La aplicación de los artefactos definidos en el marco de referencia para la dirección de proyectos de la DDI, en las fases de inicio y planificación para el proyecto “Establecimiento de la arquitectura del Datawarehouse del IESS”, proporcionan una visión global del proyecto en cuanto a objetivos, alcance, recurso humano, tiempo, canales de comunicación, calidad y riesgos. Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Objetivos Situación Actual Propuesta Conclusiones Recomendaciones Mayo 2014

RECOMENDACIONES Crear y mantener una base de conocimiento actualizada en la DDI que recopile información del PMBOK y que esté disponible para el personal técnico. Realizar planes de capacitación constante sobre temas relacionadas con la gestión de proyectos, para retroalimentar e ir mejorando el marco de referencia para la gestión de proyectos tecnológicos de la DDI. Estandarizar la gestión de los proyectos de tecnología de la DDI, aplicando el marco de referencia desarrollado para la gestión de proyectos de TI en el presente trabajo, el mismo que puede ser ajustado y alineado a cualquier proyecto que se maneje dentro de la DDI. Mayo 2014

RECOMENDACIONES Realizar evaluaciones de los resultados obtenidos con la aplicación del marco referencial, de tal forma que pueda afinarse en función de la efectividad que se haya logrado con su aplicación. El proyecto de “Establecimiento de Arquitectura del Datawarehouse Empresarial del IESS” debe gestionarse siguiendo este marco referencial ya que debido a que es un proyecto de suma importancia para la Institución, debe enmarcarse dentro de ciertas normas y políticas de trabajo que permitan el logro de sus objetivos. Mayo 2014

AGENDA Institución El Problema Objetivos Situación Actual Propuesta Conclusiones Recomendaciones Mayo 2014

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN . . . Mayo 2014