Ventas Gestión de relaciones con clientes SAP Business One, Versión 9.0 Bienvenido al tema sobre la gestión de relaciones con los clientes.
Objetivos Al finalizar este módulo, podrá realizar lo siguiente: Analizar las opciones disponibles para la gestión de relaciones con los clientes en SAP Business One. En este tema exploraremos las opciones disponibles para la gestión de relaciones con el cliente en SAP Business One.
Situación de ejemplo Las metas principales de la empresa son aumentar las ventas y la satisfacción del cliente. La empresa desea utilizar documentos de preventa para realizar un seguimiento del pipeline de ventas y los contactos de clientes. Los miembros del equipo de ventas utilizan actividades para gestionar sus responsabilidades diarias. IMagínese que las metas principales de su empresa son aumentar las ventas y la satisfacción del cliente. Su empresa desea utilizar documentos de preventa para realizar un seguimiento del pipeline de ventas y los contactos de clientes. Los miembros del equipo de ventas utilizan actividades para gestionar sus responsabilidades diarias.
Proceso Customer Relationship Management Actividad Oportunidades Oferta de ventas Pedido de cliente Entrega Factura de clientes Recibido Pago Este tema introduce tres documentos nuevos: la actividad, la oportunidad de venta y la oferta de venta. Observaremos cómo cada uno de estos documentos puede utilizarse para apoyar la gestión de relaciones con su cliente.
Actividades Llamada Tarea Reunión Actividad Otros Nota Las actividades le permiten programar y gestionar diversos eventos como llamadas telefónicas, reuniones, tareas, notas u otras interacciones con los clientes. Básicamente todo lo que hace con un cliente puede documentarse en una actividad, hasta los correos electrónicos. Las actividades se utilizan en todo el ciclo de ventas para gestionar los contactos del cliente así como también con fines comerciales internos, como la gestión de tareas. Las actividades pueden no solo informar lo que hizo con un determinado contacto, sino también lo que planea hacer. Por ejemplo, registre una llamada telefónica y fije un recordatorio de seguimiento para llamar de nuevo. Puede crear actividades en varios lugares dentro de SAP Business One. Existe una transacción para las actividades en el menú Interlocutor comercial, pero también pueden crearse dentro de los documentos de marketing, oportunidades de ventas y hasta en los datos maestros del interlocutor comercial. Dentro de una actividad, usted puede vincularla a otros objetos como documentos y adjuntos, así como también contenido de formato libre como mensajes de correo electrónico.
Calendario Haga clic en el icono del Calendario para abrirlo Vistas por mes, semana o diaria Opción para visualizar, programar o actualizar actividades Una manera fácil de programar actividades, como reuniones, es utilizar el calendario. Solo haga clic en el icono del calendario en la barra de herramientas. El calendario le brinda vistas por mes, por semana y diarias. Existe hasta una vista grupal que puede facilitar la programación de reuniones de equipo. El calendario le permite visualizar, programar y actualizar actividades por fecha y por usuario.
Actividades de calendario Haga doble clic en el calendario para crear una actividad. Para crear una actividad directamente en el calendario, haga clic en una fecha y hora determinada y SAP Business One lo lleva a la ventana Actividad en donde puede describir las actividades y vincularlas a los interlocutores comerciales y documentos. Aunque cree una actividad en otro lugar, todas las actividades basadas en el horario (llamadas telefónicas, reuniones y otros) se registran automáticamente en el calendario.
Actividades de IC Las actividades también pueden crearse y administrarse dentro del registro de datos maestros del interlocutor comercial. Desde el registro maestro del Interlocutor comercial, puede abrir una lista de actividades comerciales como se muestra en los gráficos o seleccionar la opción para crear actividades. Cuando cree una actividad desde adentro del registro maestro del interlocutor comercial, la información del interlocutor comercial se define en la actividad.
Alertas para actividades de IC Cuando establece una actividad en los datos maestros del interlocutor comercial, SAP Business One tiene la funcionalidad que le permite fijar una alerta para que se envíe al usuario para un tipo de actividad específica: llamada telefónica, reunión, nota, otro. También puede fijar un recordatorio y un marco de tiempo para cuando debe ocurrir la alerta. Las alertas para actividades se controlan por la casilla de verificación "Enviar alerta para actividades programadas para hoy" en la ficha Servicios de Parametrizaciones generales. La fecha utilizada es la fecha que usted fija en la actividad.
Actividades periódicas Las actividades pueden establecerse para que ocurran de forma regular. Aquí vemos una actividad que está establecida para una reunión semanal. Puede gestionar los cambios para actividades en serie o individuales dentro de una serie. Cada ocurrencia individual de la actividad puede moverse o cancelarse sin afectar la serie. Use el botónAtrás o Siguiente para navegar a las ocurrencias individuales de una actividad periódica.
Oportunidades Las actividades con frecuencia se vinculan a las Oportunidades de ventas. Una oportunidadde ventas le permite gestionar el ciclo de vida para una oportunidad con un cliente o cliente potencial. Por ejemplo, un cliente consulta por determinados productos que su empresa vende, puede responder de inmediato creando una oportunidad de venta, lo que le permite realizar un seguimiento de la venta potencial y notificarles a los demás sobre el status del trato potencial. A medida que cumple con los demás y recopila información, puede vincular todas las actividades relevantes a la oportunidad. También puede ver actividades relacionadas, como una lista de actividades planificadas vinculadas a la oportunidad.
Etapas de la oportunidad Primera etapa (6%*) Segunda etapa (20%) Tercera etapa (40%) Cuarta etapa (60%) Quinta etapa (80%) Primera reunión Segunda reunión Cliente potencial Oferta Negociaciones Contacto en feria El contacto expresa un interés general IC creado como cliente potencial Analice las necesidades del interesado e identifique los productos adecuados Registre más información en IC Negociaciones relativas a precios, condiciones de pago, etc. Se crea una oferta para el cliente Negociaciones de ventas El interesado compra productos en función de la oferta Cliente potencial se convierte en cliente 600 Euros** 2000 Euros 4000 Euros 6000 Euros 8.000 Euros ? Ganada Perdida * Probabilidad de éxito ** Cantidad potencial Las oportunidades se estructuran en etapas que reflejan las etapas de su ciclo de ventas. En el gráfico vemos un ciclo de ventas con 5 etapas: cliente potencial, primera reunión, segunda reunión, oferta y negociaciones. Este es solo un ejemplo de los ciclos de Ventas y las etapas se pueden personalizar para coincidir con el proceso de ventas de su empresa. Para cada etapa del ciclo, puede registrar el importe potencial del trato y el sistema predice la probabilidad de oportunidades de éxito en base a algunos porcentajes que debe establecer con antelación. Puede realizar un seguimiento de la información sobre lo que sucede en cada etapa. Y por último, puede realizar un seguimiento si ha ganado o perdido el trato. La realización de informes está disponible para el análisis de oportunidades y para optimizar su proceso de venta. Las oportunidades permiten visualizar el pipeline de ventas para cada empleado o para toda la empresa.
Proceso de oportunidades Paso 1 Roles Definir etapas de ventas, competidores y otros parámetros Jefes de ventas Paso 2 Introducir y gestionar oportunidades Empleados del departamento de ventas Paso 3 Generar informes de oportunidades y realizar pronósticos y análisis Jefes y empleados de ventas Veamos el proceso de oportunidades de ventas. Puede utilizar las oportunidades para registrar, realizar el seguimiento y analizar cada paso de las posibilidades de ventas con un cliente o un interesado. Paso 1: Los jefes de ventas definen información importante, por ejemplo, cuáles serán las etapas del proceso de ventas y la posibilidad del cierre de la venta (en porcentaje). Esta información servirá de ayuda en el pronóstico de ventas. La clave de una definición correcta es decidir qué desea controlar durante el proceso de ventas. Esta información servirá de ayuda en el pronóstico de ventas. Paso 2: Los vendedores introducen las oportunidades y las gestionan durante todo el proceso de ventas. Mientras más detalles se introduzcan en una oportunidad, mayor será la cantidad de datos que pueda visualizar más adelante, al informar sobre los clientes potenciales. Mediante la oportunidad, es posible coordinar citas continuas, llamadas telefónicas, tareas y gestionar contactos a través de actividades relacionadas. Paso 3: Los informes sobre las oportunidades permiten visualizar el pipeline de ventas, las oportunidades obtenidas y perdidas y el pronóstico de ventas. Las etapas del proceso de ventas pueden ajustarse más adelante en la transacción de definición (si es necesario). El pronóstico de ventas completo se ajustará automáticamente.
Ofertas de ventas Ofertas de ventas: Pueden provenir de oportunidades o actividades Documentar una oferta para un cliente potencial o cliente Generalmente no son vinculantes, sino para información Tienen un período de validez Si se aceptan, se copian a los pedidos de cliente para comenzar el proceso de venta Antes de que los clientes confirmen los pedidos, suelen solicitar una oferta para analizar y distribuir en la empresa. La oferta de venta puede provenir de una oportunidad de venta o actividad, o surgir de forma independiente. La oferta de venta documenta una oferta o propuesta que envía a un cliente o cliente potencial. Como se utiliza en SAP Business One, no es un documento legalmente vinculante, sino que se utiliza con fines informativos. Un campo que distingue una oferta de un pedido de cliente es Válida hasta la fecha. Esta fecha específica por cuánto estará disponible la oferta por los artículos y precios especificados. El período definido es de 30 días luego de la fecha de contabilización, pero puede modificarse manualmente o usando diferentes condiciones de pago. Cuando un cliente acepta la propuesta definida en la oferta de venta, copie la oferta a un pedido de cliente para comenzar con el proceso de ventas.
Add-on de Microsoft Outlook Integration Importar y sincronizar contactos Grabar mensajes de correo electrónico y adjuntos como actividades Importar tareas y actividades de calendario en Microsoft Outlook Editar, ver y crear ofertas de ventas Tiene la opción de usar el add-on de Microsoft Outlook Integration para SAP Business One para mantener un seguimiento de su trabajo diario en las oportunidades de venta, oferta de venta y actividades. Microsoft Outlook integration le brinda acceso a los datos de venta sin tener que iniciar sesión continuamente en SAP Business One. Esto es especialmente valioso para los gerentes de ventas que viajan con frecuencia y necesitan ver los datos del cliente potencial y cliente mientras se encuentran de viaje. Por ejemplo, un gerente de ventas necesita prepararse para una reunión en el lugar de un cliente. ¿Qué tipos de cosas puede hacer con Microsoft Outlook integration? Observe la lista: Importar contactos desde SAP Business One y sincronizarlos con Microsoft Outlook Grabar mensajes de correo electrónico y adjuntos como actividades de SAP Business One Importar tareas y actividades de calendario creadas en SAP Business One a Microsoft Outlook Editar, ver y crear ofertas de ventas y grabarlas en SAP Business One Pero lo más importante es que Microsoft Outlook integration ayuda a aumentar su productividad y simplificar su trabajo. Le brinda una forma holística e integrada de administrar su cronograma, correo electrónico y actividades mientras le brinda acceso a toda la información reciente de SAP Business One.
Demostración: limitada
Resumen A continuación se detallan algunos puntos clave: Interacciones del documento de actividades con los interlocutores comerciales. Puede fijar una actividad de una vez o una actividad periódica. Las actividades se registran en su calendario de forma automática, en informes de actividad, y se pueden mostrar en objetos comerciales relacionados. Las oportunidades de venta le ayudan a gestionar el ciclo de ventas para un trato potencial con un cliente o cliente potencial. Las oportunidades se estructuran en etapas. Para cada etapa, usted puede predecir la probabilidad de éxito y el importe de ventas potencial. Las ofertas de ventas documentan una oferta de productos a un precio acordado para un cliente por un período fijo de validez. El add-on Microsoft Outlook Integration puede ayudarlo a gestionar las preventas y actividades de venta. Interacciones del documento de actividades con los interlocutores comerciales como llamadas telefónicas, reuniones, tareas y otros contactos. Puede fijar una actividad de una vez o una actividad periódica. Las actividades se registran en su calendario de forma automática, en informes de actividad, y se pueden mostrar en objetos comerciales relacionados. Las oportunidades de venta le ayudan a gestionar el ciclo de ventas para un trato potencial con un cliente o cliente potencial. Las oportunidades se estructuran en etapas que reflejan el ciclo de ventas. Para cada etapa, usted puede predecir la probabilidad de éxito y el importe de ventas potencial. Las ofertas de ventas documentan una oferta de productos a un precio acordado para un cliente por un período fijo de validez. El add-on Microsoft Outlook Integration puede ayudarlo a gestionar las preventas y actividades de venta.
Gracias Ha completado el tema sobre la gestión de relaciones con el cliente. Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado. Ha completado el tema sobre la gestión de relaciones con el cliente. Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado.