Inventarios documentales Curso de Administración de Archivos Archivo General del Estado de Puebla 2014
Inventarios documentales Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)
Objetivo Reflejar la estructura, organicidad, funciones y/o actividades de quien recopila el grupo documental, ya sea institución o personas.
Elementos de un inventario Unidad administrativa. Unidad productora. Numero de archivero, gaveta o anaquel. Clave de la Sección documental. Clave de la Serie documental. Número de expediente. Breve descripción del asunto. Nombre y firma del responsable de la unidad de archivo. Fecha de elaboración.
Inventario General o Transferencia o Baja Formato Inventario Inventario General o Transferencia o Baja Unidad Administrativa Unidad de procedencia: Sección: Clave: Serie: Ubicación No. Expediente Asunto Fechas Observaciones Firma y Nombre del Responsable de la Unidad de Archivo Fecha de elaboración
Ubicación Topográfica D F G 1 A1 B1 C1 D1 F1 G1 2 A2 B2 C2 D2 F2 G2 3 A3 B3 C3 D3 F3 G3 4 A4 B4 C4 D4 F4 G4 5 A5 B5 C5 D5 F5 G5 6 A6 B6 C6 D6 F6 G6 7 A7 B7 C7 D7 F7 G7 Andador 1 Andador 2 Andador 3 Andador 4 Andador 5 Pasillo 2 Pasillo 3 Pasillo 4 Pasillo 5