Ricardo Zúñiga Zúñiga Archivista Ministerio de la Presidencia Uso de software libre en la gestión documental en una oficina cero papeles Ricardo Zúñiga Zúñiga Archivista Ministerio de la Presidencia

¿Qué es el software libre? Código fuente al acceso de los (as) usuarios (as). Software libre ≠ Gratis Licencias: GPL, Copyleft, OSI

Principios básicos que debe tener un software libre LIBERTAD Ejecutar el programa sea cual sea su finalidad. Modificar el programa para satisfacer las necesidades del usuario (a). Redistribuir copias del programa. Distribuir versiones modificadas del software.

¿Qué es la gestión documental? Conjunto de: Normas Procedimientos Actividades Tareas

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA) Antecedentes: Surge a raíz del “boom” de las tecnologías de la información. Dificultad de la administración controlar los documentos recibidos y producidos. Dificultad para localizar y facilitar los documentos.

Recomendaciones SGDEA Antes de implementar o definir un SGDEA Evaluación de los requerimientos por parte de la administración. Dejar los mitos sobre calidad software libre No dependencia de proveedores (comunidades virtuales)

Beneficios del Software Libre No existe exclusividad Posibilidad de adaptaciones Ahorro costo de licencias

Algunos SGDEA disponibles en el mercado Alfresco Nuxeo OpenKM Athento*

Oficina cero Papel Objetivo Principal Integrar los sistemas informáticos para la automatizar la gestión documental de todas las oficinas.

Oficina cero Papel con Software Libre Aspectos indispensables que deben incluir un SGDEA Garantizar valor probatorio de los documentos Velar por autenticidad, fiabilidad y acceso a los documentos a largo plazos (Política de Formatos Oficiales). Cumplir con la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos

Aspectos indispensables que deben incluir un SGDEA Elaboración de políticas y procedimientos para cubrir las necesidades de tanto de los (as) usuarios (as) y la Administración- Integración de las diferentes formas de recepción de documentos Valorar los aspectos jurídicos antes de la compra del software o su implementación.

Aspectos archivísticos para la implementación del SGDEA Existencia de normas y modelos para el levantamiento de los requisitos para la elaboración del Sistema de Gestión de Documentos. Permiten desarrollar sistemas de gestión que garanticen la conservación de la información a largo plazo.

Requerimientos del SGDEA Cuadro de Clasificación El SGDEA debe soportar el cuadro de clasificación de la institución. Permitir la modificación del cuadro de clasificación en el momento que se necesario. Integración del cuadro de clasificación con la interfaz gráfica. Permitir el uso e ingreso de metadatos.

Requerimientos del SGDEA Conservación, eliminación y transferencia Incluir las Tablas de Plazos en el Sistema de forma automática. Generar actas de destrucción de forma automatizada. La transferencia documental debe mantener integro los documentos así como los metadatos. Impedir que los (as) usuarios (as) realicen algún tipo de modificación o eliminación de documentos.

Requerimientos del SGDEA Captura y Registro de Documentos Permitir la captura de los documentos ya sean digitalizados o electrónicos. Permitir el ingreso de los metadatos en el momento del registro. El sistema de mantener la forma y presentación del documentos, sin generar ninguna alteración.

Requerimientos del SGDEA Búsqueda y Recuperación de la Información Permitir el uso de operadores boleanos. Interfaz gráfica para la recuperación de documentos simple. Uso de metadatos e indexes para la búsqueda de la información.

Requerimientos del SGDEA Administración del Sistema El sistema debe permitir configurar todos los parámetros del sistema. Generar copias de seguridad para una posible restauración del sistema. Gestionar todos los usuarios del sistema Generar informes y estadísticas Auditorías de Información Modificar el nivel de seguridad

Contexto Institucional Oficina cero Papeles Contexto Institucional Debe existir una voluntad política para poder realizarlo. Resistencia al cambio. Tener presente que los inicios son complicados.

Oficina cero Papeles Contar con los recursos económicos, humanos y de arquitectura tecnológica. Tener claro que en este momento NO EXISTE una oficina cero papeles en un 100% Para garantizar el éxito de un proyecto Oficina Cero Papel, debe integrarse un grupo multidisciplinario: oficinistas, secretarias, informáticos, archivistas, administradores y la gerencia.

Proceso posterior a la Instalación del Sistema Oficina cero Papeles Proceso posterior a la Instalación del Sistema Plan Institucional de Capacitación Plan para la implementación en las oficinas. Tiempo para estar utilizado al 100%

Oficina cero Papeles Beneficios Ahorro económico por disminución del uso de tintas y papeles. Reducción de los espacios para el almacenamiento de la información. Controlar adecuadamente los flujos de documentación. Disminución en el tiempo de respuesta ante la solicitud de documentos.

Oficina cero Papeles Desventajas Costos de mantenimientos mayores (climatización, equipo informático, migraciones, entre otros). Unidades de Almacenamiento frágiles. Dificultad a largo plazo de los documentos con valor Científico-Cultural.

Oficina cero Papel Conclusiones Las oficinas deben adaptarse desde ya en la utilización de SGEDA, para conservar los nuevos soportes de información. El impacto de las TIC´s debe verse como una enorme oportunidad por mejorar y crecer en nuestras organizaciones. Se debe analizar el tipo de empresa o institución para valorar el SGEDA que se desea implementar.

Muchas Gracias