Listados maestros de documentos
Conceptos: Es un formato que relaciona toda la documentación existente en el sistema de gestión. Especificando su código, nombre, fecha de aprobación, versión soporte de documento, ubicación/protección del documento.
Estructura de formato
Aplicaciones: Permite saber que hacer con los documentos: Cuanto tiempo será guardado, donde y cuando serán eliminados Evita el almacenamiento de documentos que no sirven para ningún fin en la empresa Permite sabes en que etapa esta el documento Contribuye al ahorro de archivístico( cajas, carpetas, empastados, etc.)
Importancias: Nos permite tener un acceso y control adecuado de todos los documentos existentes en el SIG. Permite tener un manejo adecuado de los documentos Contribuye a la eficiencia de la gestión documental Saber con que documentos contamos en el sistema
Métodos de Aplicación La nube Enlaces web Documentos impresos o físicos Documentos digitales.
LISTADO MAESTRO DE REGISTRO
CONCEPTO: El listado maestro de registros es un instrumento diseñado para facilitar la administración de los documentos generados por sus funcionarios en el cumplimiento de sus funciones y procedimientos, dando cumplimiento a las directrices institucionales y los requerimientos de la normas.
ESTRUCTURA:
APLICACIÓN: Nos permite un control de registros mas ordenado Los listados maestros de registros pueden ser contables Nos permite un seguimiento en todos lo registro de la organización El acceso a estos registros puede ser mas fácil y entendible
IMPORTANCIAS: Es de vital importancia para el desarrollo de la organización y proporcionar información adecuada para apoyar la eficiencia y la administración en la toma de decisiones y rendición de cuentas.
METODOS DE APLICACION El control de registros se aplica en los resultados de la empresa auditando y revisando cada registro generado por su respectivo jefe de área