CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Presentación del tema: "CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS"— Transcripción de la presentación:

1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
SIGA INGENIERÍA & CONSULTORIA S.A.

2 FUNDAMENTO DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Controlar todos los documentos del sistema de calidad para asegurar la disponibilidad de la información para aquellos que la requieren. Demostrar que se tiene un proceso de control de los documentos que incluya el acceso, la revisión y la disposición de las versiones obsoletas.

3 Aspecto Esto incluye... Acceso Una organización de los documentos en una estructura que permita la consulta fácil de la información Un encadenamiento de los documentos que contienen información relacionada Un índice de referencia de los documentos disponible para los miembros de la organización que contenga la más reciente revisión de los documentos Un diseño de los formatos de los documentos que facilite el acceso a la información Revisión, actualización y destrucción Los documentos nuevos y las revisiones son realizadas y aprobadas por personal autorizado con la suficiente experiencia e información en el tema Las revisiones y actualizaciones se realizan con suficiente material de referencia y soporte Todos los documentos obsoletos son desechados Los cambios en los documentos revisados son identificados, si es práctico, en el documento mismo, o en una hoja de notificación de cambios. Revisiones periódicas de cada documento.

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5 CONOZCAMOS NUESTRO LEGAJO DE PROYECTOS

6 VEAMOS LA ESTRUCTUCTURA Y CONTENIDO DE NUESTRO LEGAJO DE PROYECTOS.
UNA VEZ QUE SE ACEPTA UNA PROPUESTA DE TRABAJO, SE DEBE PREPARAR EL LEGAJO DE PROYECTO. EL LEGAJO BASE (ARCHIVADOR CON SUS RESPECTIVOS SEPARADORES) ES PREPARADO POR LA SECRETARIA DE PROYECTO A SOLICITUD DEL RESPONSABLE DE LA PROPUESTA UNA VEZ QUE ESTA ESTA ACEPTADA FORMALMENTE. LEGAJO PROYECTO EL CUIDADO Y MANTENCIÓN DEL LEGAJO DE PROYECTO, CON TODA LA DOCUMENTACIÓN CONTENIDA EN EL, ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE PROYECTO VEAMOS LA ESTRUCTUCTURA Y CONTENIDO DE NUESTRO LEGAJO DE PROYECTOS.

7 LEGAJO DE PROYECTO C.8 D.1 D.2 A.1 D.3 A.2 D.4 A.3 D.5 A.4 D.6 B.1 D.7
SIGA CONSULTORES LTDA LEGAJO DE PROYECTO JEFE DE PROYECTO: FECHA DE INICIO: LEGAJO DE PROYECTO – PAPELES DE TRABAJO A.1 A.2 A.3 A.4 B.1 B.2 C.1 C.2 C.3 C.4 C.5 C.6 C.7 C.8 D.1 D.2 D.3 D.4 D.6 D.5 D.7 D.8 E.1 E.2 E.3

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10 PREGUNTAS Y RESPUESTAS REFERENTES AL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DEL LEGAJO DE PROYECTOS

11 PREGUNTA ¿SE PUEDE DESARMAR EL ARCHIVADOR DELLEGAJO DE PROYECTOS?
SIGA CONSULTORES LTDA LEGAJO DE PROYECTO JEFE DE PROYECTO: FECHA DE INICIO: LEGAJO DE PROYECTO – PAPELES DE TRABAJO A.1 A.2 A.3 A.4 B.1 B.2 PREGUNTA ¿SE PUEDE DESARMAR EL ARCHIVADOR DELLEGAJO DE PROYECTOS?

12 RESPUESTA: SI SE PUEDE DESARMAR EL ARCHIVADOR DEL LEGAJO DE PROYECTOS. PERO SÓLO POR SECCIONES. ES DECIR, SE PUEDE ARCHIVAR UNA SECCIÓN COMPLETA EN OTRO ARCHIVADOR, EN UNA CAJA, CARPETA, ETC. PERO LA PORTADA, DE ESE ARCHIVADOR, CAJA O CARPETA DEBE SER LA PORTADA DE LA SECCIÓN SEPARADA DEL LEGAJO. C.1 SECCIÓN C.1 DEL LEGAJO DE PROYECTO LEGAJO DE PROYECTO