RELACIONES CON PROVEEDORES DE OBRAS Y SERVICIOS El título principal en Arial, tamaño 34, color negro al 50% (gris), negrilla y mayúscula sostenida, como se observa en el cuadro de texto. Para mayor contexto al auditorio, se sugiere colocar ciudad de origen o área a la cual pertenece la presentación o fecha. Arial, tamaño 24, color Negro.

BIENVENIDA RIOPAILA CASTILLA S.A., LE DAN LA BIENVENIDA COMO PROVEEDOR DE OBRAS Y SERVICIOS. LE AGRADECEMOS TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS, PARA QUE NUESTRA RELACIÓN GENERE BENEFICIOS PARA LAS DOS PARTES. Título de la diapositiva: Arial, tamaño 27, en color Gris (Negro al 50%), negrilla y letra Tipo (la primera letra en mayúscula). Subtítulo: es opcional. Arial, tamaño 21, Letra Tipo y en color Gris (Negro al 50%). Las diapositivas siempre deben estar enumeradas. Contenido: Mensajes cortos para dinamizar la lectura de la presentación. El contenido se sugiere en Arial 20, 16 ó 12, según la necesidad (tener en cuenta que el tamaño 12 puede generar problemas de lectura en auditorios muy grandes o pantallas pequeñas). Color negro. Para resaltar palabras, frases o ideas, se recomienda en Cursiva, subrayado o color gris en negrilla.

ÍNDICE Invitación a Cotizar Solicitud de Obra o Servicio Ejecución de Obra o Servicio Facturación Pagos Convenio de Tarifas Representante de ventas Calificación de proveedores Competitividad El uso de viñetas, se sugiere en color rojo (sólo la viñeta) y circular. Las presentaciones facilitan la transmisión de su mensaje, por ello debe ser concreto en el uso de las palabras.

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE OBRAS O SERVICIOS El título principal en Arial, tamaño 34, color negro al 50% (gris), negrilla y mayúscula sostenida, como se observa en el cuadro de texto. Para mayor contexto al auditorio, se sugiere colocar ciudad de origen o área a la cual pertenece la presentación o fecha. Arial, tamaño 24, color Negro.

INVITACIÓN A COTIZAR Todo proveedor debe estar en el Maestro de proveedores con su documentación actualizada para ser invitado a cotizar. El Interventor enviará la invitación a cotizar al e-mail registrado por el proveedor, con las especificaciones precisas de la obra o servicio requerido, a los Proveedores mejor calificados. Se adjuntarán anexos electrónicos cuando se requieran: Planos, Artes, Fichas Técnicas, etc. De ser necesario se programará una cita con los proveedores invitados, para verificar las condiciones técnicas de la obra o servicio. Es importante que cuente con los mecanismos para la recepción de estos correos electrónicos y que se encargue a un funcionario para el pronto trámite de las Ofertas. Modelo de Invitación a Cotizar

INVITACIÓN A COTIZAR Las ofertas deben diligenciarse de manera completa y como se describe en el formato de la invitación a cotizar, y deben ser enviados por correo electrónico, antes de la fecha límite. Las respuestas ex temporáneas serán devueltas sin considerarse. Si necesita un mayor tiempo para presentar la propuesta, debe informarlo al usuario solicitante antes de la fecha límite para su aprobación. Sus ofertas serán válidas para cualquiera de las Empresas del Grupo. Remita su Oferta al e- mail comriocas@riopaila-castilla.com, registrando el asunto y el número de la Invitación a Cotizar. VOLVER AL ÍNDICE

SOLICITUD DE OBRA O SERVICIO El usuario solicitante de la obra o servicio, comunicará al proveedor su decisión, y programa el inicio de las labores. Se elabora el documento de negocio por parte de RIOPAILA CASTILLA S.A. El proveedor debe presentar los documentos de garantía (pólizas), según lo solicitado en el documento de negocio. Dichas garantías deben ser tramitadas en La Occidental (corredores de seguros). El proveedor firma y autentica el documento de negocio. El proveedor devuelve el documento al ingenio, para verificación y aprobación. VOLVER AL ÍNDICE

EJECUCIÓN DE OBRA O SERVICIO Documentos requeridos para realizar una obra o servicio dentro del ingenio: La empresa contratista debe enviar el listado de empleados que realizaran la obra o servicio. Planillas de pago actualizadas de la EPS y ARP, de los empleados. Pasados judiciales vigentes. Fotocopia del pasado judicial y de la cédula. Diligenciar formato para el carnet. El proveedor ejecuta la obra o servicio asignada, de acuerdo a lo establecido en el documento de negocio. El interventor ( empleado que fiscaliza las actividades de los servicios para que se hagan con legalidad), verifica el avance de la obra o servicio, generando informes periódicos. El interventor genera el acta de recibo de la obra o servicio, consignando la calificación del proveedor. VOLVER AL ÍNDICE

FACTURACIÓN I El interventor envía acta aprobada a Cuentas por Pagar, y al proveedor. El proveedor debe elaborar la factura con base en el acta de recibo. Las únicas áreas autorizadas para la recepción de facturas: En Riopaila Castilla: El Archivo (En el edificio Belmonte, en Planta Riopaila y en Planta Castilla) y los Almacenes Centrales en cada Planta. Las facturas deben cumplir con todos los requisitos de ley. En la factura debe indicarse el pedido al que corresponde.

FACTURACIÓN II VOLVER AL ÍNDICE Los valores de la factura y del acta de recibo de la obra o servicio deben ser iguales. No se aceptan facturas con errores o enmendaduras. Las facturas serán canceladas única y exclusivamente al Proveedor REQUISITOS LEGALES: Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre, o razón y NIT del Proveedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre, o razón social y NIT del adquirente del servicio, junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Ciudad y fecha de su expedición. Descripción específica de la obra o servicio ejecutado. Valor total de la obra o servicio. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Indicar la calidad de retenedor del impuesto de renta e ICA (Tarifa y ciudad). VOLVER AL ÍNDICE

PAGOS I Los pagos se harán exclusivamente por transferencia electrónica Registre su cuenta bancaria en la que desea que le efectuemos el pago No se efectuarán pagos en cuentas bancarias de las cuales el proveedor no sea el titular Solo se podrá registrar una única cuenta bancaria por cada proveedor, aún si el proveedor mantiene relaciones comerciales con varias empresas de nuestro grupo

PAGOS II El reporte de los pagos se enviará por correo electrónico. Registre el correo electrónico al cual desea que le enviemos el mensaje que contiene el reporte del pago. Si posteriormente desea modificar la cuenta bancaria o la dirección de correo electrónico, remítanos una comunicación por correo, con la firma del representante legal que contenga los nuevos datos: Nit, Razón Social, Nombre del Banco, Tipo de Cuenta, Número de la Cuenta. VOLVER AL ÍNDICE

CONVENIOS DE TARIFAS BENEFICIOS PLANTAS (INGENIO): Eliminación proceso repetitivo de cotización. Generación automática de pedido de servicio cuando se requiera. Mejoramiento en los tiempos de respuesta. PROVEEDORES: Asegurar la prestación de servicios durante un periodo de tiempo determinado. Reducción costos de tramitología Mayor vinculo Proveedor-Empresa VOLVER AL ÍNDICE

REPRESENTANTE DE VENTAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Representar a su empresa en las relaciones con el Ingenio , en aspectos como: Recepción de las invitaciones a cotizar Presentación oportuna y completa de las ofertas Actualización de la información del proveedor Verificación de los tiempos de ejecución de la obra o servicio VOLVER AL ÍNDICE

CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Después de cada ejecución de una obra o servicio, se calificará los proveedores en cuanto a: Calidad, Cumplimiento, Precios y Servicio postventa. En las invitaciones a cotizar, serán seleccionados los mejor calificados. Cuando la calificación es muy baja o no se han realizado las acciones de mejoramiento, se debe suspender o retirar al proveedor. VOLVER AL ÍNDICE

COMPETITIVIDAD Recuerde que la única vía para sobrevivir en el mundo actual, es ser competitivos para afrontar los retos de una economía globalizada, necesitamos de su ayuda para afrontar el reto de ser reconocidos como los mejores tanto en los mercados nacionales como internacionales. VOLVER AL ÍNDICE

COMPETITIVIDAD II Proveedores con Estándares de calidad. Programas de mejoramiento: -Avances tecnológicos -Capacitación técnica -Cultura de servicio VOLVER AL ÍNDICE

MODELO INVITACIÓN A COTIZAR VOLVER A INVITACIÓN A COTIZAR

MUCHAS GRACIAS Plantilla sugerida para cierre de presentación.