“Manejo del Libro de Actas y Libro Padrón de Asociados” Tema “Manejo del Libro de Actas y Libro Padrón de Asociados” Programa Buena Gobernanza LOGO MUNICIPALIDAD

Contenido Objetivos de la presentación Participantes de la actividad Materiales necesarios para la actividad Proceso para lograr los objetivos Principales aspectos del Libro de Actas Principales aspectos del Libro Padrón de Asociados

Objetivos de la presentación Dar a conocer el manejo adecuado del Libro de Actas y del Libro Padrón de Asociados. 2. Participantes de la actividad Responsable del Área Técnica Municipal de servicios de saneamiento (ATM) de la Municipalidad. Consejo Directivo y Fiscal de la Organización Comunal. Autoridades locales.

3. Materiales necesarios para la actividad Proyector multimedia Lista de asistencia Copias del Libro de Actas y del Libro Padrón de Asociados Tarjetas de cartulina (20 cm por 20 cm). Cada tarjeta debe tener una figura y se deben elaborar dos tarjetas con la misma figura, por ejemplo: dos rosas, dos lunas, dos manzanas, dos zapatos; para utilizar en la dinámica de trabajo grupal. 4. Proceso para lograr los objetivos Presentar el contenido de las diapositivas. Dinámica de trabajo grupal. Práctica para llenar el Libro de Actas y el Libro Padrón de Asociados.

5. Principales aspectos del Libro de Actas Para cumplir con sus funciones de administración, el Consejo Directivo deberá llevar de manera ordenada diversos documentos y libros: - Libro de Actas - Padrón de asociados - Notificaciones - Oficios y solicitudes

Veamos cómo llevar el Libro de Actas: En este libro se registran las Actas de las reuniones del Consejo Directivo, Asambleas Generales, talleres de capacitación y reuniones con otras instituciones. Fuente: Cristina Rodríguez Vela (2016), Trabajo de campo Huánuco – Perú.

¿Cómo llevar el Libro de Actas? Debe ser legalizado por el Notario o Juez de Paz antes de su primer uso. El responsable de llevar este libro es el SECRETARIO. Debe estar siempre en el local institucional de la Organización Comunal. Se llenará de manera ordenada y debe mantenerse limpio.

¿Qué es un ACTA? Es un documento que queda registrado en el Libro de Actas y que contiene los acuerdos llevados a cabo en una REUNIÓN o ASAMBLEA. Por ejemplo: Acta de constitución, Acta de aprobación de Estatutos, Acta de un taller de capacitación, entre otros.

Veamos un modelo de ACTA……

MACACHACRA ORDINARIA DATOS GENERALES PUNTOS A TRATAR SEGÚN CITACIÓN SE TOMA APUNTES DEL DEBATE Y PROPUESTAS DE LOS ASAMBLEISTAS LUEGO DEL DEBATE SE APUNTA LOS ACUERDOS PARA CADA UNO DE LOS PUNTOS DE AGENDA SI HAY OBSERVACIONES A LO APUNTADO POR EL SECRETARIO, SE ANOTA COMO OBSERVACION O ACLARACIÓN SE CIERRA EL ACTA CON LA FIRMA DE TODOS LOS ASISTENTES.

6. Principales aspectos del Libro Padrón de Asociados Este libro se utiliza para registrar a todos los asociados de la Organización Comunal. Nos permite conocer el total de habitantes beneficiarios de los servicios de saneamiento. ¿Cómo llevar el Libro Padrón de Asociados? Debe ser legalizado por Notario o Juez de Paz antes de su primer uso. El responsable de llevar este libro es el SECRETARIO. Debe estar siempre en el local institucional de la Organización Comunal. Será actualizado cada vez que ingrese un nuevo asociado o alguien deje de serlo.

Veamos el modelo del Libro Padrón de Asociados….

¿Qué datos van en el PADRÓN DE ASOCIADOS? Fecha de ingreso Numero de asociado Nombres y apellidos del Asociado Fecha y lugar de nacimiento DNI Dirección Ocupación Esposa/o Miembros que viven en el hogar Observaciones Firmas Huella digital

Dinámica de trabajo grupal: El objetivo es formar parejas para realizar la práctica del manejo adecuado del Libro de Actas y el Libro Padrón de Asociados. “Formar parejas” Se pegan o cuelgan las tarjetas en la espalda de los participantes sin que éstos puedan verlas. Luego se les invita a que, sin palabras ni gestos, encuentren a su pareja, para lo cual han de descartar a todas las demás. A medida que las parejas se van encontrando, resulta más sencillo para el resto del grupo. Esta actividad permite a los participantes formar grupos de dos para realizar la práctica del manejo adecuado de los libros administrativos. A cada grupo se le entregará una copia de cada libro y se le indicará que debe llenarlo adecuadamente. Para esta actividad se consignan 20 minutos.

Practiquemos el llenado de los libros administrativos: Libro de Actas Libro Padrón de Asociados

¡Muchas Gracias!