Mejora Continua vs. Reingeniería de Procesos En muchas oportunidades suelen confundirse o mezclarse ambos conceptos, haciendo referencia al mismo tema O lo que es peor, suelen encontrarse seguidores o detractores de una y otra postura, como si fueran conceptos opuestos Ambas metodologías tienen el mismo Objetivo: lograr procesos EFICIENTES, que satisfagan los requisitos y expectativas de los Clientes (en el sentido amplio) La diferencia sustancial: se basa en el método de IMPLEMENTACIÓN

La Mejora Continua es una filosofía permanente de trabajo Se basa en el desafío constante y progresivo de las metas establecidas, para alcanzar niveles superiores de efectividad y excelencia, lograr la satisfacción y deleite de los clientes, mejores resultados para la organización, la comunidad y mejor calidad de vida para los empleados Consiste en detectar oportunidades de mejora y realizar implementaciones a corto o mediano plazo, sin grandes niveles de inversión, ni modificaciones drásticas a la operatoria Parte del análisis y diagnóstico de los procesos actuales y trabaja en la mejora de la operatoria vigente

Reingeniería Fue propuesta a principios de los ´90 por Michael Hammer Consiste en repensar y reproyectar radicalmente los procesos de la compañía, para alcanzar un mejoramiento sustancial del desempeño Parte de la “hoja en blanco”, olvidándose de la situación actual Busca cambios drásticos, y no progresivos Lo que NO es la reingeniería: No es una reorganización: se basa en los Procesos y no necesariamente en el cambio de la estructura No implica necesariamente una automatización de los Procesos

Mejora Continua o Reingeniería de Procesos Características Nivel de Cambio Gradual Drástico Punto de Partida Situación Actual Hoja en Blanco Frecuencia Constante Una sola Vez Estilo de Trabajo Filosofía permanente (pequeños/medianos proyectos) Mega Proyecto Tiempo Corto/mediano Plazo Largo Plazo Decisión De arriba hacia abajo (las iniciativas pueden surgir de abajo) De arriba hacia abajo Riesgo Medio Alto Inversión Baja/Media Alta

Administración del cambio Integración de Procesos Metodología de diseño e Implementación de Procesos Si bien existen diversas metodologías para el diseño de procesos, básicamente todas pueden resumirse en desarrollar las siguientes etapas: Administración del cambio FASE 1 Planificación FASE 2 Relevamiento y Análisis FASE 3 Diseño y Propuesta de Mejora FASE 4 Construcción e Implementación FASE 5 Medición y ajuste Integración de Procesos Integra y Asegura la Sinergia entre todos los procesos

Utilizar el SENTIDO COMÚM!! Análisis de Procesos Al momento de efectuar el análisis del Proceso hay que considerar los siguientes aspectos: Cuales son los Clientes del Proceso y que resultados esperan (requisitos y expectativas), cual es el objetivo de este proceso Cuál es el flujo de información del proceso Verificar si existen actividades duplicadas o que no agreguen valor Chequear la eficiencia de los Controles Evaluar la eficacia de los registros, formularios y documentación utilizada Analizar la posibilidad de simplificar las tareas Revisar el circuito de aprobaciones, a fin de evaluar su complejidad y eficiencia Monitorear los tiempos de las tareas Analizar las entradas y salidas intermedias del proceso Interiorizarse por la razón de ser de cada una de las tareas Identificar los riesgos del proceso Detectar dónde está el cuello de botella Utilizar el SENTIDO COMÚM!!

¿Que es el Benchmarking? Si bien existen diversas definiciones o traducciones de este vocablo, básicamente el Benchmarking, es “una metodología o herramienta de aprendizaje” Es un proceso estructurado para aprender, analizar, adaptar, e implementar la mejores prácticas que desarrollen otras Organizaciones Tuvo su origen en la Segunda Guerra Mundial

Tipos de Benchmarking Benchmarking Interno: Investigar y aprender sobre la “Unidad Objeto de Análisis” dentro de la propia compañía o grupo empresario. Ver como se hacen tareas similares en otras áreas de la misma organización El Mejor de la Industria: Investigar y compararse contra la mejor Empresa dentro del mismo rubro de negocios El mejor Proceso: Investigar, aprender y comparar un proceso determinado, con la empresa que se destaque por ser la mejor en el desarrollo de ese Proceso Clase Mundial: Investigar, aprender y comparar la “Unidad Objeto de Análisis”, con la organización de mejor Performance del Mundo en esa materia

Los pasos para la realización de un Benchmarking son: 1. Definir el área, propósito y objetivos del Benchmarking 2. Crear un Equipo de trabajo. 3. Definir y acordar con las empresas que vamos realizar Benchamarking 4. Desarrollar un método de recogida de datos 5. Realizar el relevamiento y recolección de datos 6. Confeccionar un informe con la investigación realizadaa 7. Establecer las diferencias entre nuestra organización y las investigadas, determinando las oportunidades de mejora 8. Actuar: desarrollar un proyecto para implementar las mejoras

Aprender pero NO Copiar Benchmarking La clave de Éxito para desarrollar Benchmarking es: Aprender pero NO Copiar Considerar: Diferentes Culturas Diferentes Objetivos Diferentes Personas Diferentes Historias

Dudas y consultas ¿Preguntas?

Resumen Conceptos Que es un Proceso, cuales son sus características elementos Beneficios de Gestionar por Procesos Clases y Niveles de Procesos Mejora Continua y Reingeniería Benchmarking

MUCHAS GRACIAS!!!!!!!!

Agenda ANEXOS

Enfoque tradicional de un Proyecto de Mejora Propuesta de Mejora Diagnóstico de la Situación Actual Relevamiento de la Situación Actual Es un enfoque Progresivo, dónde recién pienso en la Mejora luego de relevar en detalle y hacer le Diagnóstico

Enfoque prospectivo de un Proyecto de Mejora Defino la Propuesta de Mejora Detallada corrigiendo los desvíos Anticipo la Mejora a la que Quiero LLEGAR Relevo la Situación Actual Es un enfoque Prospectivo, dónde basándome en experiencia anteriores y conocimientos del negocio, anticipo cual es la Mejora que quiero Lograr, y luego realizo el relevamiento poniendo foco en la Solución Prevista

VS. Push vs. Pull Empujar sin conocer el Objetivo al que quiero llegar Mayor Esfuerzo y menor eficacia de resultados Pérdida del foco en el cliente del Proceso VS. Tirar partiendo de las necesidades y el objetivo al que quiero llegar Los esfuerzos están enfocados específicamente al Objetivo deseado Foco en las necesidades del cliente del Proceso

Mejora Continua PECA (Planificar – Ejecutar – Comprobar – Actuar) P 1. Seleccionar una oportunidad de mejora 2. Identificar los requerimientos del cliente 3. Definir el problema 4. Recopilar información 5. Analizar las raíces del problema 6. Encontrar soluciones 7. Preparar un plan para implementar la solución E J C U T A R 8. Implementar la solución C O M P R B A 9. Monitorear resultados, comparar con el plan 10. Determinar razones para las desviaciones A C T U R 11. Emprender acciones correctivas para las desviaciones 12. Estandarizar el proceso; lograr que las soluciones exitosas sean permanentes 13. Refexionar

Mejora Continua La mejor Herramienta para implementar una filosofía de Mejora Continua es utilizar la Metodología PECA o también conocida como “Rueda de Deming” Actuar Planificar Comprobar Ejecutar

Documentación: Iconografía Básica

Los pasos para la realización de un Benchmarking son: 1. Definir el área, propósito y objetivos del Benchmarking 2. Crear un Equipo de trabajo. 3. Definir y acordar con las empresas que vamos realizar Benchamarking 4. Desarrollar un método de recogida de datos 5. Realizar el relevamiento y recolección de datos 6. Confeccionar un informe con la investigación realizadaa 7. Establecer las diferencias entre nuestra organización y las investigadas, determinando las oportunidades de mejora 8. Actuar: desarrollar un proyecto para implementar las mejoras