Comunicación Eficaz SUNAT

Comunicación La comunicación es un proceso de influencia mutua entre dos o más personas. Nuestro comportamiento provoca en otros el efecto de un mensaje. Cuando decidimos no comunicar, también estamos transmitiendo lo que sentimos. Por lo tanto, es imposible no comunicar.

Comunicación eficaz Es la capacidad de lograr un efecto deseado o esperado en la otra persona mediante las diferentes formas de comunicación.

Problemas de comunicación La mayoría de los problemas del hombre tienen su origen en una mala comunicación. En toda comunicación, hay una pérdida de información desde quien emite y desde quien recibe.

Problemas de comunicación No dije todo lo quería decir. No oyó todo lo que dije. No comprendió todo lo que dije. Comprendió, pero no lo acepta. No retiene lo que acepta.

Formas de comunicación Verbal Está referida a comunicarnos mediante el lenguaje oral.

Formas de comunicación No verbal Se define por el “cómo se dice”: gestos, expresiones faciales, movimientos corporales, el espacio que nos separa, cómo nos vestimos, si miramos a la cara o si hablamos rápido.

Elementos de la comunicación verbal Emisor: Responsable de la transmisión Receptor: Quien recibe el mensaje Mensaje: Lo que se quiere transmitir Código: Lenguaje común para emisor y receptor Canal: Medio a través del cual llega el mensaje. Ruido: Todo lo que impide que el mensaje llegue.

Importante Para comunicar bien se recomienda: Adaptar el código al receptor. Usar el canal adecuado. Eliminar la mayor cantidad de ruido.

Buena comunicación Para que el mensaje llegue, es necesario adaptarlo a quien lo escucha. Comunicar es lanzar información, dar en el blanco y cambiar conductas. En conclusión, el mensaje debe ser percibido, comprendido, aceptado e integrado.

Etapas de la comunicación Recepción / acercamiento. Indagación y requerimientos. Diálogos y acciones. Verificación. Agradecimiento. Despedida.

Barreras Concepción de la idea Formulación de las palabras Transmisión Son todas aquéllas que interfieren en la captación del mensaje. Concepción de la idea Formulación de las palabras Transmisión Recepción

Barreras Mucha información. Descodificación Interpretación Aceptación

¿Cómo mejorar? Mantener el contacto ocular con el que habla. Indicar que se escucha diciendo “sí” y moviendo afirmativamente la cabeza. No expresar inicialmente el propio acuerdo o desacuerdo. Dejar hablar. Dejar pausas para animar al que habla a seguir haciéndolo.

¿Cómo mejorar? Resumir de vez en cuando lo que se escucha para comprobar si se ha comprendido o no. No menospreciar al que habla o su forma de hacerlo. Responder a los sentimientos que están detrás de las palabras y demostrar que se comprende. Manejar el descontento del interlocutor Aceptar el hecho que hay personas que no quieren cooperar.

Postura Corporal Adopte una postura natural. Se debe sentir cómodo. No fuerce posturas que le causen tensión. Nunca debe retroceder o inclinar el cuerpo para alejarse del contribuyente. No revuelva papeles. Indica nerviosismo e inseguridad. No guarde los documentos ni cierre el maletín o el cajón del escritorio o el fólder cuando aún está hablando con el contribuyente. Significa desinterés e indica que la conversación terminó.

Postura Corporal No mire el reloj en forma reiterada porque significa apuro y distracción. No bostece ni se pase la mano por la frente ni utilice papel facial delante del contribuyente o ciudadano. Revela cansancio, hastío y falta de modales. Si se toca los labios o se cubre la boca con los dedos, revela inseguridad.

Gestos con las manos No coloque la tapa del lapicero ni lo guarde en el bolsillo. No debe golpear el escritorio con la yema de los dedos. Significa impaciencia o frustración. No juegue con monedas en el bolsillo. Esto significa “estoy apurado y listo para irme”. No señale con el dedo índice. Si debe hacer una señal, utilice la palma de la mano.

El lenguaje verbal Hable con voz clara y fuerte, pero no grite. Vocalice y pronuncie adecuadamente. No baje la intensidad al final de las frases porque pierden significado. Además, le resta importancia a lo que está diciendo.  

. Tips Cuando esté molesto, piense en lo que va a decir y a quién se lo está diciendo. No dé por hecho que todo está perdido hasta que no lo esté de verdad. Cuando se equivoque, admítalo. Aprenderá más de sus errores que si no los reconoce.

TIPS Tips Nunca deje de actuar guiado por sus principios y valores, aunque la situación sea difícil. Cuando se encuentre en conflicto, aliente la conversación serena, franca y abierta. Esa será su mejor arma.

Su mejor minuto es el que le dedica a los demás. SUNAT Su mejor minuto es el que le dedica a los demás.