Curso Comunicación para ONG Caja de Herramientas

Visión Estratégica de la Comunicación VALORES VISION MISION METAS OBJETIVOS RECURSOS

Herramientas Elementos para la formulación de la Misión de la organización Manual de Inducción Producción de materiales de bajo costo: tablero de avisos y periódico mural Elaboración de directorios de los medios y Guía de entrevistas Kit promocional Manual del Consejero Informe Anual Juntas efectivas Campañas institucionales Producción de materiales de difusión

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Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización   Sus productos o servicios: 1. ¿A que se dedica su organización? 2. ¿Qué productos o servicios ofrece? 3. - ¿Qué productos o servicios usted no ofrece? 4. - ¿Qué hacen, en realidad, sus servicios por sus usuarios o beneficiarios?, ¿ Cuál es la necesidad ultima que satisfacen ? 5.- ¿Porqué lo hacen?, ¿ Cuándo lo hacen?, ¿Cómo lo hacen? 6.- ¿Porqué no hacen lo que sus clientes procuran'?, ¿En qué fallan? 7. - ¿Qué podrían hacer que no estén haciendo ahora y que hagan otros? 8.- ¿Cuáles son sus principales productos o servicios? 9.-¿Cuáles productos o servicios son los que aportan los mayores beneficios?

Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización   Sobre su clientela (población objetivo o mercado de donantes): 10.- ¿Quiénes son sus clientes, consumidores, usuarios finales? 11.- ¿Cuáles son sus principales mercados? 12.- ¿Cuáles son las características más importantes de sus clientes, usuarios o beneficiarios o población meta? por ejemplo: edad, sexo, escolaridad, nivel socio económico 13.- ¿Qué otros grupos de personas se podrían beneficiar con los productos o servicios de la organización? ¿Por qué ? 14.-¿Por qué los clientes dejan de asistir a su organización? ¿Qué procuran que su institución no les ofrece?

Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización   Sobre la competencia: 15.-¿Qué es lo que usted trata de hacer mejor en su organización? 16. ¿Qué es lo que usted procura hacer de forma diferente a como lo hacen sus competidores:? 17.-¿En cuáles de sus productos o servicios se siente más fuerte y menos afectado por la competencia? 18.-¿Cuáles son sus principales competidores? 19.-¿En qué son más fuertes sus competidores?

Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización   Sobre el entorno de la organización: 20. -¿Qué otros sectores están afectando el desarrollo de su organización? 21.-¿Cuáles son los últimos avances tecnológicos que se están produciendo en el área de acción de las OSC? 22. -¿Qué tendencias muestra el área de las OSC en que usted opera?, ¿Un rápido desarrollo, en lento crecimiento, estable o en declive? 23.-¿Prevé usted que se producirán en el futuro eventos que afectarán positiva o negativamente el área de las OSC en que opera su organización?, ¿Cuáles?, ¿Por qué la afectarán?

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Manual de Inducción Esquema General Bienvenido Nuestra Historia   Cultura Institucional Misión de la organización   Objetivos Visión     Filosofía Institucional Compromisos Institucionales Valores              Clima de Trabajo Estrategias de Trabajo  Prestaciones  y Beneficios Reglamento Interior de Trabajo

Manual de Inducción Horarios     Días/formas de pago Puntualidad y asistencia Incapacidades vacaciones Prima vacaciona Días de descanso Prestaciones Aguinaldo      Pago cuota imss Fondo de ahorro  Vales de despensa Seguros      Sistema de ahorro para el retiro  Especiales

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Producción de materiales de bajo costo Tableros de avisos / Periódico Mural 1.- Concretar la idea a comunicar 2.- Formular los objetivos 3.- Localizar la información 4.- Tratamiento del tema 5.- Elaboración del guión 6.- Producción

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La necesidad de elaborar directorios de los medios. El Directorio es una herramienta indispensable para mantener contacto permanente con los medios. Datos Relevantes Medio Jefe de Información Director Contacto Teléfono/ E-mail/Fax Sección Dirección Puesto Periodicidad Teléfono/ E-mail/Fax Hora de Cierre

Elaborar síntesis informativas y monitoreo de medios. Detectar y determinar los medios de interés para la organización. Conocer la imagen de la organización en los medios y en la opinión pública. Identificar problemas de percepción en el público de lo que es y hace la organización.

Elaborar una guía para entrevistas. IDENTIFICAR A LOS VOCEROS INSTITUCIONALES, FUERA DE ELLOS NADIE DEBERA DE RESPONDER A LOS MEDIOS. Se sugiere hablen el Presidente del Consejo Algún Consejero o Patrono con tradición y prestigio El Director de la Institución El responsable de comunicación

Guía para entrevistas. Plantear como debemos de presentar la misión visión y valores de la organización, a la opinión pública. Tópicos y temas en los que debemos de incidir cada que tenemos presencia pública. Políticas generales de la organización. Hablar de las principales aportaciones a la comunidad empleos directos, logros trascendentes, obstáculos vinculación con la problemática social, entre otros. Temas colaterales a tratar

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Kit promocional 1.- Determinar que materiales deben incluirse. (dependerá de lo que te interese promover) 2.- Notas ya publicadas, Reportes, Fotografías, Artículos, Presentación Institucional.

Kit promocional 3.- Nota informativa, biografía, artículo, Boletín de Prensa, historia o testimonio particular. 4.- Identifica todos tus materiales con el nombre de la organización, el responsable del envío, teléfono, fax y correo electrónico. 5.- Saca copias de los materiales incluidos en el Kit, de manera que sepas claramente que le has enviado a cada medio.

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Manual del Consejero   1.- Carta de Bienvenida por el Presidente del Consejo 2.- Presentación Institucional Misión de la Organización Visión Valores Objetivos Filosofía Institucional Compromisos Institucionales Políticas 3.- Documentos Base: a) documentos sobre las cusas que atiende la organización b) Revisión de Información Financiera 4.- Planeación Estratégica

Manual del Consejero 5.- Programas de Trabajo 6.- Comités del Consejo   5.- Programas de Trabajo 6.- Comités del Consejo 7.- Directorios de : Miembros Donantes Consejo Staff 8- Calendario Anual de Actividades de la Organización. Calendario de sesiones del Consejo.

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Informe o Reporte Anual El hacer el Reporte Anual es apegarse a tres principios fundamentales de las OSC.  1.- Transparencia  2.- Rendición de Cuentas  3.- Eficiencia

Informe Anual Esquema General de un Reporte Anual.  Lo más conveniente es que lo realizamos cada año.  Si no podemos hacer un Reporte Anual, podemos hacer una Memoria tratándose de periodos mas largos.  Lo importante es que cumplamos con rigor la propuesta que nos hayamos hecho.

Informe Anual Reporte Anual   Reporte Anual 1.- Misión de la Organización, Visión, Valores Objetivos, Filosofía Institucional y Compromisos y Políticas de Acción (es prácticamente un extracto de la Presentación Institucional) 2.- Carta del Presidente del Consejo 3.- Logros y retos generales del periodo 4.- Informe de cada uno de los Programas de Trabajo y/o de los Comités del Consejo y/o de las áreas operativas. Informe Anual

Informe Anual 5.- Estados financieros auditados   5.- Estados financieros auditados 6.- Agradecimientos a donantes de tiempo, de talento y de recursos. 7.- Directorios de: Miembros, Donantes, Consejo y del Staff profesional. Adicionalmente algunos Reportes incluyen el organigrama de la institución para poder entender la estructura organizacional. Informe Anual

Algunos Principios Básicos para la Transparencia Funcionamiento y regulación del Órgano de Gobierno. Claridad del Objeto Social. Planeación y seguimiento de las actividades. Comunicación real de la información. Transparencia en los fondos recibidos. Control en el uso de los fondos. Estados Financieros anuales y cumplimiento de las obligaciones fiscales. Elaboración y cumplimiento del programa presupuesto anual. Promoción del voluntariado. 10 Brindar información periódica a los donantes.

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Juntas Las reuniones de trabajo representan una excelente oportunidad, entre otros propósitos,  para intercambiar información, resolver problemas,  tomar decisiones y alcanzar objetivos que de otra manera no podrían lograrse. Sin embargo, sus altos costos visibles y ocultos, nos obligan a revisar la manera en que realizamos nuestras juntas de trabajo.  Conocer una metodología, de fácil aplicación, para manejar eficazmente las juntas. Debemos precisar los objetivos que perseguimos. Incrementar su productividad mediante la realización de juntas efectivas. Comprender cuando las juntas de trabajo representan la mejor opción para lograr sus objetivos.

Encuesta sobre las Juntas ¿Cuál es el típico resultado de las juntas de trabajo en las que participa?    1. Solamente se aportan ideas bien intencionadas que no se aterrizan. 2. Los compromisos adquiridos no se cumplen por falta de seguimiento. 3. Exceso de “juntitis” en las que generalmente se pierde el tiempo. 4. El tiempo programado normalmente no se respeta. 5. Se acuerdan obligaciones específicas de las partes, en los tiempos establecidos, que permiten lograr los objetivos. 6. Las sesiones se interrumpen constantemente, por llamadas y por salidas de la gente.

RRealización de Juntas Efectivas.   1 Propósito de las juntas. • comunicar • resolver problemas • planear y delegar responsabilidades • dar seguimiento a diversos asuntos 2 ¿Cómo lograr una junta eficaz? • selección de un lugar dónde no interrumpan • determinar la hora y el día apropiado • establecer metas para la reunión, preparación de la agenda • avisar a los participantes con anticipación • la reunión no deberá exceder las dos horas • distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a utilizar, para que los participantes los revisen con antelación • comenzar y terminar puntualmente • evitar apartarse de la agenda, determinar quien vigilará el tiempo y el estricto cumplimiento de la agenda • allegarse los materiales necesarios que se utilizarán

C Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión? • Usar el formato convencional y anotar asistentes, objetivos, planes de acción/delegación/seguimiento• asignar periodos específicos para cada tema • evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y responsabilidades de cada participante ¿Cómo dirigir la junta?• Comunicación.- quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los participantes cuando atender y cuando participar. • Resolución de problemas.- identificar problemas y soluciones, crear planes de acción/delegación/seguimiento, • Delegación.- quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las personas más aptas cuidando que la gente no se sobrecargue de trabajo. • Seguimiento.- quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas y anotar cuando se harán los seguimientos.

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CCampañas Institucionales 1. Planteamiento y definición del problema comunicacional 2. El producto social 3. El objetivo estratégico de comunicación que debe establecerse 4. Limitaciones al problema 5. Perfil del destinatario (público objetivo) 6. Competencia 7. El posicionamiento 8. La propuesta de la estrategia comunicacional 9. Propuesta de comunicación

CCampañas Institucionales 10. Soportes de fundamentos 11. La idea creativa 12. El mensaje 13. El ambiente o tono (estilo) 14. La ejecución 15. La producción de piezas 16. Los medios de comunicación 17. Resultados esperados 18. Evaluación  

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materiales de difusión Elaboración de materiales de difusión Objetivo Investigación Evaluación Destinatarios Difusión y distribución Producción y reproducción del material Elaboración de mensajes Selección del medio Articulación de medios

Licenciado en Comunicación Estudios de Maestría en Sociología Facultad de Ciencias Políticas y Sociales Universidad Nacional Autónoma de México, Maestría en Comunicación Institucional Centro Avanzado de Comunicaciones “Eulalio Ferrer” A.C. Curso de Formación Unión Social de Empresarios de México A.C. Diplomado en Liderazgo Social ITESM UV Fue Director de Promoción del Centro Mexicano para la Filantropía A.C.; desde la CMS Consultores coordina sus reuniones anuales. Es Vicepresidente de Fundación Merced. Es Director General de CMS Consultores.