Procesos Pago de Sueldos y Activos Fijos Paul Leger http://pleger.cl

Estandarización de Procesos vistos hasta ahora Ventas Compras/adquisiciones Vender productos Comprar productos Recepción de inadecuados productos Devolución de inadecuados productos Recibir dinero de ventas Pagar compras Ahora veremos dos eventos particulares del proceso de compras/adquisiciones Usted usará uno de estos de dos procesos estándar dependiendo en que estado su empresa se encuentre

Proceso de Compra/adquización El proceso de Compra visto antes (clase anterior) es definido cuando se desea adquirir/comprar un insumo regularmente Acá veremos el proceso de compra para adquisiciones que no suceden frecuentemente: Personal Activos fijos (¿Un ejemplo de activo fijo?)

Personal Y Activos Fijos Contratar un nuevo miembro de la organización, principalmente significa: Contratarlo al candidato ideal Mantener a gusto ese individuo Determinar y pagar sueldo con sus respectivos descuentos Obtener un activo fijo, principalmente significa: Reemplazar/adquirir una maquinaría/mueble Despreciar el activo Dar de baja de el activo

Riesgos en estos Procesos Personal y/o asesorías fantasmas Activos fijos fantasmas Chile Deportes

Proceso de Personal

¿Cómo se contrata a alguien? Hay varias formas de contratar a alguien: Básica. El potencial “jefe” filtra y entrevista a los candidatos Intermedio. Departamento de recursos buscan candidatos según un perfil dado por el área necesitado Avanzada. HeadHunters (empresas externas) reciben una descripción de cargo y buscan los candidatos adecuados NOTA 1: En estas dos últimas opciones, generalmente incluyen exámenes sicológicos y potencialmente técnicos NOTA 2: Estas dos últimas opciones, primero debe haber una necesidad claramente identificada

Fue aceptado, notificar Oferta de propuesta de trabajo firmada Aquí se establece cuáles son las condiciones de trabajo: Sueldo bruto Bonos Condiciones de trabajo (ej. vacaciones pagada, indemnizaciones bajo cualquier evento, gratificaciones por objetivos, horarios) NOTA: En algunas instituciones (ej. públicas), es difícil negociar estas condiciones, pues son normadas por ley ¿Transparencia o falta de atractivo para reclutar personal?

Contraté ¿Qué hago ahora? Actualizar el diagrama organizacional de su empresa, para identificar claramente al nuevo integrante Se define la descripción de cargo para el nuevo integrante. La descripción define obligaciones que el nuevo debe cumplir. SEA PRECISO Y CLARO CON ESTA DESCRIPCIÓN. EVITARÁ PROBLEMAS FUTUROS Almacenar la evaluación (sicológica/técnica), historial de beneficios y conflictos, cumpleaños, seguros adquiridos, plan de salud, cotización, vacaciones, licencias tomadas, etc.

Departamento de Recursos Humanos (RR.HH) Departamento de RR.HH (área de bienestar), debería tener compromisos como: Almacenar tu información (ej. tu plan de salud) Incentivar al perfeccionamiento (ej. realizar curso sobre algo si el empleado no se va de la empresa) Mantener las condiciones adecuadas para trabajar (ej. comprar la engrapadora que el empleado necesita) Actividades recreativas para sus funcionarios (ej. celebrar cumpleaños) NOTA: Esto no es “blabla”, realmente sirve a la productividad, pues le pone la camiseta a los funcionarios.

RR.HH El departamento de RR.HH, usa toda la información del personal para DECIR cuanto se debe pagar como sueldo y como cotizaciones correspondientes Recordar que cada funcionarios tiene una números de hijos distintos, plan de salud, AFP distinta, prestamos, APV, etc. Se debe considerar esto para pagar Algunos trabajos son pagadas por horas trabajadas (basado en tarjetas), otros son pagados de manera mensual fija y no hay horario de entrada y salida ¡Una arma de doble filo! Generalmente, cuando la empresa es pequeña, el departamento de recursos es externalizado

Proceso de Activos Fijos

¿Cómo se compra un activo fijo? Esta compra debe seguir el estándar proceso de compra (clase pasada). Por ejemplo, cada compra debe ser autorizada Se compra y/o renueva un activo fijo para un periodo largo de tiempo Esta decisión puede tomar un tiempo largo (ej. semanas o meses). Pues puede necesitar una evaluación para justificar su compra Los activos fijos generalmente de alto costos

Lo compré ¿Qué hago ahora? (1/2) Debe anotar la información que identifica el activo fijo y quienes posiblemente lo pueden usar (ej. persona o departamento) Actualizar los registros asociados al activo: El valor del activo Periodo de depreciación Donde está? Una fotografía?

Lo compré ¿Qué hago ahora? (2/2) Todo activo debe ser: Reparado y mantenido cada cierto tiempo según la descripción del bien (ej. un auto) Considerar su tiempo de vida para ser reemplazado y cambiado Esta depreciación debe ser considerada en la contabilidad ¿Bajar impuestos a la utilidad?

Dando de Baja a un Activo Fijo Como es programado, se debe dar de baja al activo (o vender). Esto puede generar una ganancia que se contabilizar Como siempre, se debe actualizar los registros cada vez que se da de baja a un activo

Recuerde que un SIA puede optimizar los procesos de compra SIA para pagar Sueldos Recuerde que un SIA puede optimizar los procesos de compra

Una empresa con y sin TIs Con TIs Sin (o básicas) Tis Basados en sistemas computacionales que pueden ser accesibles desde varios lugares Generalmente se usa la Web para acceder a él Integrado con otros sistemas (ej. contabilidad y bodega) Posibilidad de definir ROLES de acceso por usuario (ej. administrador y secretaria) Basados generalmente en Excel que se encuentra en un solo computador Usando usb-stick(considere que hay varias posibles copias/versiones del archivo) Archivos Excels no comunicados entre ellos (ej. archivo Excel para contabilidad y archivo Excel para bodega) No permite el uso de roles (al menos de manera sencilla)

SIA para pagar Sueldo: Automatiza este engorroso proceso El pago remuneraciones puede ser muy engorroso, cada empleado puede necesitar un tratamiento distinto considere el pago por el número de horas variables Recuerde sus clases de contabilidad Un SIA o cualquier sistema computacional (más pequeño) puede automatizar este proceso, ahorrando mucho tiempo Se puede pedir que sistema pagué automáticamente cada cierto tiempo (script batch-offline)

Resumen hasta ahora Proceso de Venta, el cual es divide en tres sub-procesos: Venta, devolución/retorno y recepción de dinero Proceso de Compra/adquisición, el cual se divide en tres sub-procesos (espejo del anterior) Proceso especiales de compra/adquisición: Personal Activos fijos

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