UNIDAD II Objetivo: Discutir el proceso administrativo como la función gerencial más importante de la gerencia/dirección de las empresas, para determinar su impacto en el funcionamiento de la misma. TEMAS: 1. La empresa como una organización. 2. La empresa como un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos y tecnológicos. 3. La departamentalización: funciones o especialidades: Función operativa, comercial y administrativa; La estructura organizacional; Las modalidades de estructura organizacional. 4. La empresa como un sistema de flujos de operaciones y decisiones.

LA ORGANIZACIÓN Función Admtrativa ADAPTACION M. SUPERVISION NORMALIZACION Procesos Habilidades Resultados Cultura COORDINACION DIVISION DEL TRABAJO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INSTITUCIONALIDAD FUNCIONALIDAD (Sistema de Flujos) ESTRUCTURA (FUNCIONES) AUTORIDAD LATERALES DE LINEA Flujos regulados en la Organización Formal e Informal MATERIAL DE TRABAJO ALTA DIRECCION TECNO ESTRUCTURA INFORMACION DIRECCION MEDIA STAFF DE APOYO PROCESOS DE DECISION NUCLEO OPERATIVO

Definición de Organización Según Richard H. Hall (1996), “la organización es un orden, una colectividad con una frontera relativamente identificable, un orden normativo, niveles de autoridad, sistema de comunicaciones y sistemas de coordinación de membresías; esta colectividad existe de manera continua en un ambiente y se involucra en actividades que se relacionan por lo general con un conjunto de metas; las actividades tienen resultados para los miembros de la organización, la organización misma y la sociedad“ (Hall,1996).

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Estructura de una organización puede ser definida como la suma de las distintas maneras en que el trabajo ha sido dividido en distintas labores, para después lograr la coordinación entre ellas (Mintzberg, 1982).  

ENFOQUE SISTEMICO DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL M. AMBIENTE ADMON ORGANIZACIÓN

Funciones organizacionales AUTORIDAD Poder para hacer una persona responsable de sus acciones y para tomar decisiones con respecto al uso de los recursos organizacionales CONTROL Capacidad de coordinar y motivar a las personas para trabajar a favor de los intereses de la organización DIVISIÓN Sub unidad que consiste en un conjunto de funciones o departamentos que comparten la responsabilidad de producir un bien o un servicio en particular. FUNCIÓN Sub unidad compuesta por un grupo de personas que trabajan juntas, poseen habilidades similares o utilizan el mismo tipo de conocimientos, herramientas o técnicas para realizar su trabajo. FUNCIONES DE PRODUCCIÓN Funciones que administran y mejoran la eficiencia de los procesos de conversión de una organización para crear más valor. FUNCIONES DE APOYO Funciones que facilitan el control de la organización en sus relaciones con su ambiente y sus partes interesadas.

DESAFIO I: DISEÑO INICIAL Bob y Amanda, dueños, cocinan y atienden las mesas cuando se necesita. Le dan trabajo a una camarera más. ( tres personas en la organización). Restaurante Coordinación: Ajuste mutuo Dueños A B Camarero Bar & Grill

ETAPA II: División del Trabajo LOS propietarios, Bob y Amanda, trabajan en la cocina tiempo completo. Contratan meseros, ayudantes de meseros y personal de cocina (24 individuos en la organización). Restaurante Coordinación: Ajuste Mutuo y Supervisión Directa Propietarios A B Camareros o meseros Personal de cocina Ayudantes de camarero

Normalización informal y Supervisión Operativa y Admtiva ETAPA III: DIFERENCIACION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Incapaces de administrar la cocina y el comedor, dividen las tareas en dos funciones: cocina y comedor y se ESPECIALIZAN. Bob administra la cocina y Amanda el comedor. Tambien añaden más persona. (29 individuos en la organización). Restaurante Coordinación: Normalización informal y Supervisión Operativa y Admtiva Dueños A B Chefs Camareros Personal de Cocina

Gerente de servicio restaurante Servicio de restaurante ETAPA IV: El negocio continúa prosperando. Amanda crea nuevas tareas y funciones y contratan personas para administrarlas. (51 individuos en la organización). Restaurante Dueños B A Gerente de servicio restaurante Chefs Cajeros Cantineros Personal de cocina Camareros Mantenimiento Ayudante de camareros Cocina Comedor Servicio de restaurante

Funciones de apoyo central - Compras - Marketing - Contabilidad Abren nuevos restaurantes, dejan las funciones de apoyo, compras y marketing a su control directo y contratan gerentes de turno para administrar la cocina y el comedor de cada restaurante. (150 individuos en la organización) PROPIETARIOS Bob y Amanda Richards ETAPA V Descentralización Funciones de apoyo central - Compras - Marketing - Contabilidad Gerentes de turno

Organigrama diferenciado La distribución de la autoridad Diiferenciación vertical Dueños Competencias básicas de la organización Gerentes de Restaurantes Habilidades y capacidades funcionales Función de comedor Función de servicio de comedor Función de cocina Teoria organziacional, diseno y cambio en las organizaciones, gareth r. jones. Capacidades y conocimientos individuales Función de chef Función de lavaplatos Función de camarero Función de ayudante Función de cantinero Otras funciones Diferenciación Horizontal Agrupación de las tareas de la organización

TAYLOR 1903 EEUU FAYOL 1916 FRANCIA OBJETIVO ADMINISTRACION CIENTIFICA TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION ENFASIS EN LA RACIONALIZACION DEL TRABAJO DEL OBRERO ENFASIS EN LA FUNCION GERENCIAL / DIRECTIVA OBJETIVO EFICIENCIA DE LAS ORGANIZACIONES

PRINCIPIOS DE FAYOL NO LEYES - REGLAS PRINCIPIOS DIVISION DEL TRABAJO AUTORIDAD - RESPONSABILIDAD DISCIPLINA UNIDAD DE MANDO UNIDAD DE DIRECCION SUBORDINACION DEL INTERES PERSONAL AL GENERAL. PRINCIPIOS REMUNERACION CENTRALIZACION JERARQUIA ORDEN (Personas e instalaciones) UNION DE PERSONAL EQUIDAD ESTABILIDAD DEL PERSONAL INICIATIVA

Las funciones de la empresa TECNICAS Producción de bienes y servicios COMERCIALES Compra, Venta o Intercambio FINANCIERAS Obtención y aplicación De capitales DE SEGURIDAD Protección y preservación de Bienes y Personas CONTABLES Inventarios, Registros, Bces., costos y Estadísticas DE ADMINISTRACION P L A N I F C R O G Z D T TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION

EL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL COORDINACION

Centralización y descentralización Centralizada: directivos de mayor nivel toman las decisiones más importantes. Descentralizada: delega parte de esas decision- nes a Gerentes divisiones, funciones y empleados. Ventajas de la descentralización: 1° “reducen” sobrecarga de información. Gerentes pueden dedicarse a hacer planeación y estrategias 2° sube motivación porque gerentes se ocupan de adaptar estrategias a sus propias instancias. 3° se requieren menos gerentes para supervisar

Desafíos del Diseño Organizacional 2 Diferenciación Equilibrio Integración 3 Centralización Equilibrio Descentralización 4 Estandarización Equilibrio Ajuste mutuo

Estandarización vs Ajuste mutuo 4 Estandarización vs Ajuste mutuo Estandarización Equilibrio Ajuste mutuo Estandarización y ajuste mutuo: Las reglas escritas, los procedimientos de operación estándar (POE) y los valores y normas no escritos son importantes en el manejo del comportamiento organizacional. Estandarización: Conformidad con modelos o ejemplos específicos, que son considerados apropiados en determinada situación. Ajuste Mutuo: Proceso por medio del cual las personas se basan en su juicio en lugar de reglas estandarizadas para solucionar problemas, guiar la toma de decisiones y promover la coordinación.

Funciones organizacionales FUNCIONES DE MANTENIMIENTO Funciones que permiten que se mantega la Operación de los departamentos de una Organización. FUNCIONES ADAPTATIVAS Funciones que permiten que una organización se adpate a los cambios del ambiente. (Marcadotecnia, planeación, Monitoreo, etc.) FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Funciones que facilitan el control y la coordinación de las actividades de los departamentos y entre si.

Funciones de integración Investigación y desarrollo Jefe División de productos instrumentales Contacto directo Línea de mando Jefe de Ingeniería Jefe de Ingeniería Marketing Producción Marketing Ingeniería Ventas Producción Investigación y desarrollo Fuerza de tarea Fuerza de tarea Ingeniería Marketing

Autoridad y Control Organizaciones altas y planas Las estructuras planas, más efectivas. Las altas, sólo si se requiere control estricto de operaciones: Planta nuclear. 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 Estructura Alta: Menos flexible Cambios lentos Comunicación lenta y +costosa Estructura Plana Más flexible, Cadena corta de mando, empowerment a gerencia media y empleados Reduce costos

Tramo de control: alto Ventajas: Hay delegación, Desventajas: siempre que. Haya políticas claras. Selección de empleados. Desventajas: Exceso de trabajo en supervisores. Riesgo de perdida de control.

Tramos de control estrechos Ventajas: Estrecha supervisión. Estricto control. Rápida comunicación. Desventajas: Supervisores tienden a involucrarse en tareas de los subordinados. Es más costosa.

Especialización y coordinación DIVISIONAL: Por producto Geográfica Por mercado ESTRUCTURA FUNCIONAL, presente desde el principio del diseño organizacional y siempre presente en las oreganizaciones. ESTRUCTURA MATRICIAL, el producto-proyecto con 2 coordinadores, uno funcional y otro responsable de proyecto

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES B D C Organización alta (máximo espacio de administración: 3, 4 niveles de gerencia) Organización plana (máximo espacio de administración: 12, 2 niveles de gerencia)

Directorio Organización Horizontal UEN Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Presidencia Ejecutiva Secretaria Gerencia General Nivel 1 Secretaria Gerencia RR.PP. Nivel 2 Contador General Gerenciaa Adm. Fin. Gerencia Sistemas Gerencia Ventas Gerencia Legal Nivel 3 Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN

Directorio Organización Centralizada Presidencia Ejecutiva Gerencia Secretaria Gerencia RR.PP. Gerencia General Gerencia Legal Secretaria Gerencia Sistemas Control de Gestión Gerencia Administración Cobranza Contraloría General/Finan. Tesorería Contador General Facturación Gerencia Ventas Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Ggerencia

ORGANIGRAMA FUNCIONAL GERENCIA PROMOCION ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL VENTAS GER. RR. HH. Y LOGISTICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE FINANZAS PRODUCTOS MARKETING GERENCIA DE EXPL/REFINACIÓN GERENCIA DE MERCADEO GER. SISTEMAS Y COMPUTACIÓN TESORERÍA GENERAL GERENCIA DE VENTAS INTERNACIONAL GERENCIA DE VENTAS LOCAL GERENCIA DE PETROQUÍMICA CONTRALORÍA GERENCIA DE FINANZAS

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIRECCIÓN GENERAL 1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA 2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS 3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES 4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL DIRECCIÓN TÉCNICA DIRECCIÓN FINANCIERA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COORDINACIÓN EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA OBTENER RESULTADOS NECESARIOS FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU AREA ESTABLECER ELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIÓ Y APOYO SUPERVISAR DEP DE COMPRAS FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS

Estructura Funcional Director General Desventajas: Investigación y Desarrollo Ventas y Mercadotecnia Administración Y Finanzas Producción Ingeniería Desventajas: Más diferenciación horizontal Control más difícil Comunicación horizontal + difícil Difícil asignar costos y responsabilidades. Ventajas: Fuente de aprendizaje, Menos costosa, Más Flexible en lo operativo Mayor supervisión

Estructura Divisional: Producto, Mercado o Geográfica PRESIDENTE DIRECTOR GENERAL MRCADOTECNIA CORPORATIVA FINANZAS CORPORATIVAS INVESTIGACION Y DESARROLLO CORPORATIVO DIVISION EUROPA DIVISION NORTE Y SUD AMERICA DIVISION AFRICA DIVISION ASIA/PACIFICO

ESTRUCTURA POR PRODUCTO/MERCADO (DIVISIONAL) Establecer las divisiones por productos es conveniente cuando cada producto requiere de tecnología de fabricación y comercialización propia. CEO Recursos humanos Finanzas COMBUSTIBLES LUBRICANTES PROD. QUÍMICOS MKT MKT MKT PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN DISTRIBUCIÓN DISTRIBUCIÓN DISTRIBUCIÓN FABRICACIÓN FABRICACIÓN FABRICACIÓN

Estructura Matricial. Dos jefes C E O Investigación y Desarrollo Ventas y Mercadotecnia Producción Administración Y Finanzas Ingeniería Proy. A Proy. B Proy. C

La estructura matricial

Estructura matricial Características: Solución de compromiso entre estructura departamental, funcional y por producto. Necesidad de objetivos precisos: roles claros, equilibrio de poder, prioridad a los conocimientos y a la información, gerentes experimentados y con liderazgo. Necesidad de definir controles respecto a costes, tiempo, calidad y resultado. Necesidad de recompensas adecuadas.