UNIDAD II DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas UNIDAD II DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO COORDINACION AREA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Apuntes de Administración II, realizado con fines didácticos.

CONCEPTO Es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental, detectar las causas y consecuencias que dentro de los problemas de organización y funcionamiento afecta o se intuyen que afectan a la empresa, con el objeto de encontrar las alternativas de solución tomando en cuenta los recursos disponibles.

NATURALEZA U ORIGEN Surge como: Una necesidad empresarial para resolver problemas que ocasionan crisis de toda índole. Una necesidad empresarial para problemas de adaptación del presente al futuro: nuevo producto, usos diferentes del actual, nuevos mercados y situación económica mundial.

Naturaleza u origen surge como: Una manera para encontrar soluciones a problemas de organización y funcionamiento, sea respuesta rápida o precisa, o bajo un proceso definido. Surge por la incapacidad del nivel de dirección sea por falta de tiempo, conocimientos, juego de intereses, etc., y buscar soluciones a algo que siente que afecta.

CAMPO DE APLICACIÓN No tiene limitaciones, sólo variantes en “cómo aplicarlo”: En la mediana y pequeña empresa puede cubrirse el “todo”. En la grande empresa, por partes: gerencias, departamentos y secciones.

TECNICAS E INSTRUMENTOS Dentro de las técnicas e instrumentos para su ejecución se pueden utilizar: Cuestionarios Entrevistas Encuestas Observación directa Estudio documental.

CARACTERÍSTICAS Es un estudio: requiere de un campo de aplicación (todo o parte de la empresa. Es sistemático: utiliza la teoría y la práctica con un proceso de aplicación determinado. Es integral: estudia todos los aspectos que se relacionan con lo que se desea investigar; funciones, comunicación, puestos de trabajo. Es periódico: Se debe formular y realizar en períodos cortos (no solo cuando hay crisis)

PROCESO DE APLICACIÓN Análisis del Marco Legal e Institucional: conocer qué es, qué se regula, que y cómo se realizan las actividades. Delimitar el universo o la muestra de acuerdo a lo que se investigará. Elaborar técnicas e instrumentos para recopilar datos. Tabular datos. Interpretar datos (resultados) Elaborar informe

METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO Se debe de conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área a tratar o generar, destacando la problemática de cada uno de sus elementos, participando del análisis general de la unidad hasta conocer cada elemento técnico administrativo que se interrelaciona en el funcionamiento del área en estudio.

PROCESOS PARA EFECTUAR ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO Determinación de la situación actual Análisis organizacional o administrativo. Presentación del diagnóstico (Informe).

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Comprende cinco grandes apartados: Análisis Estructural (conjunto de unidades) Análisis Funcional (cumplimiento de deberes, obligaciones) Análisis Procedimental (procedimientos, procesos) Análisis de Facultades (derecho para hacer algo y su responsabilidad). Análisis de Relaciones (formas de comunicación).

ANÁLISIS ESTRUCTURAL Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los recursos asignados, etc. Para realizarlo es necesario: Definir la estructura orgánica normada del área de estudio. Definir la estructura real actual del área en estudio. Conocer los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su nomenclatura. Definir el objetivo general del área en estudio, así como los específicos de cada órgano que la integra.

ANÁLISIS ESTRUCTURAL Identificar los niveles jerárquicos existentes en el área de estudio. Definir el tramo de control por órgano, es decir, la cantidad de órganos con dependencia directa de otro. Determinar los criterios de organización por órgano en relación a su nomenclatura. Definir la cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el tipo de contratación. Determinar el tipo de autoridad existente en el área de estudio.

ANÁLISIS FUNCIONAL Es el estudio de las funciones asignadas a la unidad administrativa y de cada órgano que la integra, como conjunto de atribuciones y obligaciones que tiene que cumplir en el desempeño de su trabajo; para ello se sigue el siguiente proceso: Confirmar funcionalmente los criterios de organización. Determinar si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el área de estudio están normadas. Determinar la naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.

ANÁLISIS FUNCIONAL Verificar la compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo principal general. Determinar la correspondencia funcional del área en estudio. Analizar y determinar el traslape de funciones por cada órgano, su duplicidad u omisión. Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área de estudio y que ayuden al logro del objetivo particular de su función. Determinar la afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su nomenclatura. Determinar si la nomenclatura del órgano, identifica las funciones que desempeña.

ANÁLISIS PROCEDIMENTAL Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad administrativa en estudio, se deben seguir las siguientes acciones: Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel jerárquico. Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de traslape o de corte. Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas.

ANÁLISIS DE FACULTADES Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo; para su realización se debe observar lo siguiente: Definir las facultades de cada órgano. Determinar que facultades están normadas. Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades. Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada órgano y a su nivel jerárquico. Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas.

ANÁLISIS DE RELACIONES Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los órganos de la unidad administrativa en estudio, se sigue entre otros procedimientos el siguiente: Definir las relaciones que corresponden a cada órgano. Establecer la normatividad de las relaciones. Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las funciones que desempeñan y su nivel jerárquico. Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de las relaciones por órgano.

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO Es la fase del diagnóstico administrativo que sirve para comparar los hechos determinados y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de relacionar los puntos que afectan negativamente a la dependencia o unidad administrativa.

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO Actividades a desarrollar: Se confrontan los hechos determinados con los parámetros organizacionales establecidos al inicio del estudio, tales como: Verificar el tramo de control de cada órgano. Analizar la cadena de mando de la dependencia. Determinar los niveles jerárquicos establecidos. Estudiar los criterios de organización. Indicar la forma de consecución de objetivos respecto a las funciones desarrolladas. El tipo de correspondencia funcional. La correspondencia entre objetivos.

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO Analizar la continuidad en los procesos. Relacionar la correspondencia de los procesos respecto a las funciones. Determinar la correspondencia entre las relaciones y la naturaleza de los órganos. Comprobar la normatividad de las relaciones. Analizar la correspondencia de las relaciones con los niveles jerárquicos. Analizar la duplicidad de las relaciones. Indicar el porque de la omisión de relaciones.

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO: Para exponer lo estudiado y analizado del área o unidad administrativa u orgánica, se utiliza el documento (informe), en éste, se concentran las incidencias obtenidas en el análisis en forma narrativa, indicando los puntos críticos que afectan el funcionamiento del área en estudio.

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO: En el documento, es conveniente señalar que el diagnóstico servirá como base, para definir las acciones correctivas que han de tomarse en cuenta si se quiere mejorar el funcionamiento del área en estudio. El orden de las actividades a presentar en el informe, dependen de las habilidades del investigador; se indica como una guía a seguir la siguiente secuencia: Listar los juicios de los hechos detectados. Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos.

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO: Redactar por órgano, las incidencias administrativas y/u organizaciones que lo afectan. Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la dependencia en estudio. Presentar alternativas de solución, en recomendaciones factibles para mejorar las incidencias encontradas. Relacionar las recomendaciones por elemento.

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO: Elaborar el documento de informe; en el que se integren los puntos anteriores en la siguiente estructura: Antecedentes Objetivo del estudio. Metodología empleada Descripción de la situación actual por elemento analizado Conclusiones Recomendaciones

CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNÓSTICO Trabajo de Equipo: Comprende la elaboración del Plan de Investigación y el Plan de Trabajo; es necesario considerar lo siguiente: Fases del estudio. Tiempo efectivo de trabajo de la organización. Motivos (causas), objetos, objetivos y otros para efectuar las funciones.

CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNÓSTICO Características de elementos propios y ajenos. Cualidades de trabajo (actividades, atribuciones y responsabilidades) Objetivos a corto y largo plazo de la organización (servicios que presta).

CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNÓSTICO PARA OBTENER LA INFORMACIÓN: Datos correctos, concisos y exactos. Fuentes de información (interna y externa) Registros de la organización (archivos) RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Personal. Listado de funciones y/o atribuciones.

ALTO No lo olvides: “La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos” ¡GRACIAS POR TU ATENCIÓN!