CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EL SECTOR PÚBLICO Ing. Carlos E. Sánchez C. 2017

OBJETIVO DE APRENDIZAJE Fortalecer el conocimiento Base legal Clasificación Relación de funciones

A. VISIÓN GENERAL DE BIENES Problemática de los bienes Responsabilidad en el uso de bienes Administración pública y su relación con los bienes B. CLASIFICACIÓN DE BIENES Existencias Bienes de larga duración (activos fijos) Bienes no depreciables Obra pública C. NORMAS DE CONTROL INTERNO Estructura y análisis de las Normas de Control Interno relacionada con los bienes D. REGLAMENTO GENERAL DE BIENES Y EXISTENCIAS Estructura y análisis del Reglamento General de Bienes y existencias E. CONTROL CONTABLE DE LOS BIENES Control en el registro de operaciones contables relacionadas con los bienes

Cuál es el problema con los Bienes en el Sector Público? Solicite ejemplos de problemas

PROBLEMAS INSTITUCIONALES Ausencia de reglas internas Actitudes de servidores Conciliación de información

RESPONSABILIDADES Mala Utilización de Recursos Públicos Administrativas Civiles Penales Art. 233 const.; de ejemplos de responsabilidades

Administración Pública Servicio a la Colectividad Principios Eficacia Eficiencia Calidad Recursos Humanos Materiales Financieros Tecnológicos Interés Social Art. 227 const.

Administración de bienes Planificación Organización Dirección Control

FUNCION ADMINISTRATIVA MAXIMA AUTORIDAD FUNCION FINANCIERA FUNCION ADMINISTRATIVA REGISTRO CONTABLE (valor) PLANIFICACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL QUE ? DONDE ? CON QUIEN ? COMO ? DE ADQUISICIONES DEPRECIACION CORR. MONETARIA OPERACIONES CAPITALIZ. OPERACIONES NO CAPIT. EGRESO COMODATO CODIGO: 00001 ADUISICIONES CODIFICACION ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION TRASPASOS ENTREGA – RECEPCION EGRESO RESPONSABLES ESTADO DEL BIEN ADICION MEJORAS REP. EXT MANT. ORD. REP. ORD. GASTO REMATE DONACION BAJA CONSTITUCION LOSNCP LOCGE NTCI REGLAMENTO DE BIENES REGLAMENTO DE VEHICULOS MANUAL NORMAS INTERNAS

CONTROL COMPARAR LO QUE DEBE SER LO QUE ES CONTROL INTERNO ¿COMO ESTA? (ESTANDARES) LO QUE ES (INDICADORES) CONSTITUCIÓN REPUBLICA, LEYES, REGLAMENTO DE BIENES, NCI, REGLAMENTO DE VEHICULOS, ACUERDO 447, ETC. CONTROL INTERNO ¿COMO ESTA? PRECAUTELAR RECURSOS METAS Y OBJETIVOS BRECHAS PASADO RESPONSABILIDADES CORRECCIÓN DE DESVIACIONES FUTURO

MISIÓN MISIÓN GESTIÓN LEY COLEGIO UNIVERSIDAD HOSPITAL MUNICIPIO RAZÓN DE SER DE UNA ENTIDAD A QUIEN SIRVE PARA QUE EXISTE CARACTERÍSTICAS QUE LE IDENTIFICAN MISIÓN GESTIÓN LEY Eficiencia Eficacia Calidad COLEGIO BACHILLERES EXCELENTES, BUENOS, MALOS UNIVERSIDAD PROFESIONALES EXCELENTES, BUENOS, MALOS HOSPITAL SALUD EXCELENTE, BUENA, MALA MUNICIPIO OBRAS EXCELENTES, BUENAS, MALAS

DEFINICIONES UTILIZACION DE BIENES EN ACTIVIDADES BIENES.- COSAS QUE SIRVEN Y CON LOS CUALES SE AYUDA PARA LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES INSTITUCIONALES ® MISION ADMINISTRATIVAS APOYO (GASTO) UTILIZACION DE BIENES EN ACTIVIDADES PRODUCCION COSTOS PROYECTOS INVERSION COSTOS OBRAS PROGRAMAS

Clasificación de Bienes

CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO COD PARTIDA 1 INGRESOS CORRIENTES 5 GASTOS CORRIENTES 2 INGRESOS DE CAPTAL 53 BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO 3 INGRESOS DE FINANCIAMIENTO 6 GASTOS DE PRODUCCION   63 BIENES Y SERVICIOS PARA PRODUCCION 7 GASTOS DE INVERSIÓN 73 BIENES Y SERVICIOS PARA INVERSION 8 GASTOS DE CAPITAL 84 BIENES DE LARGA DURACION 9 APLICACION DEL FINANCIAMIENTO

CATALOGO DE CUENTAS COD CUENTA 1 activo 2 pasivos 11 operacionales 6 patrimonio 12 inversiones financieras 61 patrimonio acumulado 13 inversiones para consumo, producción y comercialización 62 ingresos de gestion 131 existencia para consumo corriente 63 gastos de gestion 132 existencia para producción 634 bienes y servicios de consumo 133 inversiones en producto en proceso   134 existencia de bienes de uso y consumo para inversión 135 inversiones comerciales y distribución 14 inversiones en bienes de larga duración 141 bienes de administración 142 bienes de producción 144 bienes de proyectos 145 bienes de programas 15 inversiones en obras en proyectos y programas 151 inversiones en obras en proceso 152 inversiones en programas en ejecución 9 cuentas de orden 91 cuentas de orden deudoras 92 cuentas de orden acreedoras 911 Bienes en custodia, comodato, no deprec., consignación 921

Existencias

13. Existencias 1. Propiedad 2. Tangibles 3. Fungible 4. Destinados a actividades Factura Consumo Transformación Venta 131; 132; 133; 134; 135 Método de valoración: Promedio ponderado

Existencias Registro Identificación Constatación e inventarios Control Inventario permanente Conciliación sem-mes Hoja de control Identificación Advertencias Constatación e inventarios Por lo menos una vez al año Validación de las existencias Informe de resultados Control Designa custodio administrativo Informe de necesidad de la unidad

Bienes de larga duración (activos fijos)

14. Bienes de larga duración (Activos Fijos) 14. Bienes de larga duración (Activos Fijos) Depreciación y Revalorización 1. Propiedad 2. Destinados a actividades 3. Beneficios económicos futuros 4. Vida útil 5. Costo Factura Titulo de propiedad Escritura pública 141 Administrativas -> Gasto 142 Productivas -> Costo Maquinaria: 10 años Vehículos: 5 años Edificio: 50, 40, 35, 25, 20 años Control: a. Por cada bien en forma individual b. Por componente c. Por grupo de bienes

14. Bienes de larga duración (Activos Fijos) Registro Administrativos Financieros Inventario permanente Conciliación sem-mes Identificación Código impreso Bienes tecnológicos Advertencias Constatación e inventarios Por lo menos una vez al año Acta suscrita Informe de resultados Registros contables Inmuebles Servicios privados Proceso de egreso Sanción

Bienes que no afectan a la situación financiera (bienes de control administrativo)

BIENES QUE NO AFECTAN LA SITUACION FINANCIERA 91 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 92 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORES 911.09 Garantías en Valores, Bienes y Documentos 921.09 Responsabilidad por Garantías en Valores, Bienes y Documentos 911.11 Bienes Recibidos en Custodia 921.11 Responsabilidad por Bienes Recibidos en Custodia 911.13 Bienes Recibidos en Comodato 921.13 Responsabilidad por Bienes Recibidos en Comodato 911.17 Bienes no Depreciables 921.17 Responsabilidad por Bienes no Depreciables 911.19 Otros Activos Contingentes 921.19 Responsabilidad por Otros Activos Contingentes

Bienes de control administrativo Discos y videos Útiles de oficina Vajilla Utensillos de cocina Lenceria Libros Instrumental médico Herramientas menores

Bienes no depreciables (bienes de control administrativo) Bienes no depreciables (bienes de control administrativo) No Depreciación y No Revalorización 1. Tangibles 2. Propiedad 3. Vida útil 4. Destinados a actividades 5. Costo 911.17 921.17 Fines personales

Obra pública

152 PROGRAMAS (INTANGIBLES) INSTITUCIONALES 151 PROYECTOS (FISICOS) COMUNITARIOS 15) OBRAS PUBLICAS 152 PROGRAMAS (INTANGIBLES) COMUNITARIOS

Clasificación de bienes Fines de la entidad Prohibición Regalos institucionales Responsable final Avalúo Control interno Egreso Reclasificación Generalidades

Taller Clasifique los bienes si considera que son: Existencias Bienes de larga duración Bienes no depreciables Obra pública

Estructura de las Normas de Control Interno

CONSTITUCION DE LA REPÚBLICA ART 212.- SERAN FUNCIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO ADEMAS DE LAS QUE DETERMINE LA LEY: 1.- Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoria interna, auditoria externa y del control interno de las entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos. 2.- Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la Fiscalía General del Estado. 3.- Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones. 4.- Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se les solicite.

NORMAS DE CONTROL INTERNO (Acuerdo 039 CG – Noviembre 2009 ) 100.- NORMAS GENERALES 200.- AMBIENTE DE CONTROL 300 .- EVALUACIÓN DEL RIESGO 400.- ACTIVIDADES DE CONTROL 500.- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 600.- SEGUIMIENTO

400.- ACTIVIDADES DE CONTROL 401 Generales 402 Administración Financiera – Presupuesto 403 Administración Financiera – Tesorería 404 Administración Financiera – Deuda Pública 405 Administración Financiera – Contabilidad Gubernamental 406 Administración Financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 407 Administración del Talento Humano 408 Administración de Proyectos 409 Gestión Ambiental 410 Tecnología de la Información

406 Administración Financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 406-01 Unidad de Administración de Bienes 406-02 Planificación 406-03 Contratación 406-04 Almacenamiento y distribución 406-05 Sistema de registro 406-06 Identificación y protección 406-07 Custodia 406-08 Uso de los bienes de larga duración 406-09 Control de vehículos oficiales 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto 406-12 Venta de bienes y servicios 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

Estudio y análisis de las Normas de Control Interno relacionada con los bienes

406-01 Unidad de administración de Bienes Unidad bienes Instrumenta Planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, protección y seguridad, control de bienes muebles e inmuebles Implanta Control interno Entidad Máxima Autoridad Procesos

406-02 Planificación PAC Presupuesto Régimen (obras, bienes, servicios y consultoría) Aprobación y publicación Procedimiento, objeto, presupuesto y cronograma Mínimos y máximos Registro Pegar entidad, objetivo. Poa y pnd

406-03 Contratación Sistema nacional de contratación pública Control adquisición Anticipación y cantidad apropiada Caducidad Bodegas necesarias Arrendamiento de bienes Certificación Procedimientos precontractuales Naturaleza y Cuantía (B&S n; B&S nn y obra; Consultoría) Pliegos Aprobación con criterio de: Austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía, responsabilidad ambiental y social Comisión técnica Un profesional; Titular del área; Profesional afín No podrá existir conflicto de intereses MA - Catalogo elec, sub inversa -- licitac, cotiz, menor cuanti, feria inclu, infim cuant, proc esp del reg esp – contratac direc, lista cort, concur public

406-04 Almacenamiento y distribución Ingresa a bodega Bodega: espacio, ubicación, seguridad Documenta los ingresos y los egresos Novedades en la recepción Sistema: conservación, seguridad, manejo y control Sistema de registro permanente Acceso restringido Verificación directa y documentación

Bienes no depreciables 406-05 Sistema de registro Catalogo de cuentas Registro con valores Conciliación Bienes no depreciables

406-06 Identificación y protección Identificación, organización y protección Código impreso Registro actualizados Protección y Responsabilidad Contratación de pólizas

406-07 Custodia Salvaguardia, utilización, condiciones Reglamentación custodia y seguridad Designación y procedimientos Salvaguardia, utilización, condiciones Conservación, seguridad y mantenimiento

406-08 Uso de los Bienes de larga duración Labores institucionales Personal autorizado responsable Constancia escrita recepción Bienes utilizados por varias personas Negligencia o mal uso Cambios

406-09 Control de vehículos oficiales Uso oficial Control interno Registro diario de movilización Autorización expresa Orden de movilización Prohibición concluida la jornada Exclusión Cuidado y conservación / Estacionamientos Observación de procedimientos

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración Procedimientos Una vez al año Toma física Acta, diferencias, mal estado Servicio de toma física Auditor interno

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto Baja oportuna Justificación, autorización y destino Reglamento de bienes y normativa contable Declaración del Juez Bienes no contabilizados como activos Sanción administrativa, restitución o reposición

406-12 Venta de bienes y servicios Ventas ocasionales Interés institucional Ventas regulares

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración Implantar programas Funcionamiento y vida útil Programa preventivo predictivo y correctivo Servicio de terceros

406-14 Bienes procedentes de regalos o presentes de tipo institucional Valor económico representativo o histórico patrimonial Informe de comisión Sistema de control interno

Estructura del Reglamento AC-41 2016-11-17 REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACIÓN, UTILIZACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES Y EXISTENCIAS DEL SECTOR PÚBLICO

REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACIÓN, UTILIZACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES Y EXISTENCIAS DEL SECTOR PÚBLICO ÁMBITO GENERAL DE LOS BIENES Y EXISTENCIAS DEL INGRESO DE BIENES DEL EGRESO Y BAJA DE BIENES DEL COMODATO Y DE LOS TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ENTREGA RECEPCIÓN MANTENIMIENTO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS MANTENIMIENTO DE LOS DEMÁS BIENES DISPOSICIONES GENERALES

ENTIDADES PRIVADAS SECTOR PÚBLICO TERCEROS AMBITO DE APLICACIÓN ENTIDADES PRIVADAS SECTOR PÚBLICO TERCEROS Art. 1

Personas responsables Actividad Dirigir Inventario Administrar Ingreso Controlar Egreso Inspección Traspaso Recepción Cuidado Registro Uso Custodia Delegación expresa Distribución Registro contable Conservación Baja Art. 2

Procedimiento y cuidado Máxima autoridad orienta y dirige Buenas práctica ambientales Guardalmacén y Unidad de administración de b&e Espacio, ubicación y seguridad para bodegas; y acceso Labores oficiales Responsabilidad por daño, pérdida, destrucción Información histórica

Procedimiento y cuidado Disposiciones administrativas internas Acta ingreso Acta egreso Responsabilidad usuario final Entrega de inventarios Acta por renuncia, separación, destitución, comisión, traslado Inventario actualizado e historial

Procedimiento y cuidado Administración, uso, control y destino Propia reglamentación Pólizas de seguros Art. 4 y 5

Ingreso de bienes Adquisición Contratación Donación Herencia PAC Normativa interna Fabricación Bienes terminados Comisión en valoración Informe de inspección y valoración Acta de ingreso Ingreso al inventario y codificación Registro contable Semovientes Ingreso el día siguiente Historial Inspección y recepción Guardalmacén y comisión Ingreso al sistema y creación del historial Novedades

Egreso y baja de bienes Inspección técnica Resultado de la constatación Autorización Informe técnico para equipos Archivo o egreso

1) REMATE ORIGEN Y RESOLUCIÓN VENTA DIRECTA Y CONDICIONES JUNTA DE REMATES AVALÚO Y BASE SEÑALAMIENTO Y PARTICIPANTES

1) REMATE AL MARTILLO ACTA QUIEBRA >=10% EN SOBRE CERRADO =10%

REMATE DE INMUEBLES RESOLUCIÓN ACTA >=10% - A PLAZO

2) VENTA DE BIENES MUEBLES Desierta Avalúo Origen Informe Avisos Precio >=10% Comprador Organizaciones Particulares

4) TRANSFERENCIA GRATUITA 3) PERMUTA Contrato 4) TRANSFERENCIA GRATUITA Ley 106 Informe Valor en libro Actas

5) CHATARRIZACIÓN Informe técnico Informe de la UA Resolución Dctos. legales Papeleta de deposito Acta

DEMOLICION Y REMODELACIÓN MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN 6) RECICLAJE DEMOLICION Y REMODELACIÓN Desmantelamiento Recolección Registro MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN BPA Ingreso a bodega Disposición final

7) DESTRUCCIÓN Inservibles, obsoletos, fuera de uso No compra, no donación No chatarrización Previo informe UA y técnico Orden de destrucción y acta

8) BAJA Semovientes Bienes no existen Reposición Costo Orden escrita Informe UA

BAJA POR HURTO, ROBO O ABIGEATO

DISPOSICIÓN TRANSITORIA -Las entidades públicas tendrán un plazo de 180 días a partir de la publicación de este Reglamento para actualizar los inventarios de muebles e inmuebles -El incumplimiento de esta disposición acarreará las responsabilidades a que hubiera el lugar luego del respectivo examen especial o auditoria. -Respecto a la utilización de vehículos se estará a lo dispuesto en el reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades, de los vehículos del sector público y sector privado

Sesión 1 Fundamentos contables TEMA V.- CONTROL CONTABLE DE LOS BIENES

ACUERDO 447 DEL 29 DE DICIEMBRE DEL 2007 131 Consumo 3.2.4 EXISTENCIAS ( FUNGIBLES ) Der. Importac. Fletes 132 Producción PRECIO DE COMPRA 3.2.4.2 VALORACIÓN + Seguros 133 Productos en Proceso Imp. No reemb. 134 Inversión Otros 135 Venta DISMINUCIONES PROMEDIO PONDERADO CT . #UNID ENTRADA SALIDA SALDO PERMANENTE O PERPETUO 3.2.4.4 CONTROL

3.2.5 BIENES DE LARGA DURACION 3.2.5.2. ASPECTOS GENERALES 141 ADMINISTRACIÓN * COSTO DE ADQUISICIÓN Precio de Compra Gastos Inherentes 142 PRODUCCIÓN + 144 PROYECTOS 145 PROGRAMAS * VALOR DE DONACIÓN Asignado + Gastos para Operar * VALOR CONTABLE Costo de Adquisición Aumentos - Disminuciones + * VALOR EN LIBROS Valor Contable - Depreciación Acumulada 1) Costo de Adquisición de $100 2) Intervenga en Actividades Administrativas y/o productivas 3) De propiedad privativa institucional REQUISITOS 4) Vida útil mayor a un año 5) Genere beneficios económicos futuros

ojo Cuando existe reavalúo puede cambiar la vida útil estimada 3.2.6 DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACION USO ACT. ADMINIST. GASTO 3.2.6.1 PERDIDA DE VALOR DEL ACTIVO FIJO POR QUE? EN QUE? DESGASTE ACT. PRODUCT. COSTO OBSOLESCENCIA ACT. INVERSION COSTO 3.2.6.2 VIDA UTIL BIEN ADM.- INV. PRODUCCION Edificios 50, 40, 35, 25, 20 40, 35, 30, 20, 15 Maquinaria y Equipo 10 UTPE Muebles y Enseres Instalaciones Equipos Computación 5 Vehículos Cuando existe reavalúo puede cambiar la vida útil estimada ojo UTPE= UNIDADES DE TIEMPO O PRODUCCION ESTIMADA LAS EROGACIONES CAPITALIZABLES OBLIGA A UN RECALCULO DE LA DEPRECIACION EN FUNCION A LA REESTIMACION DE LA VIDA UTIL.

OPERACIONES SOBRE ACTIVOS FIJOS GASTO 3.2.5.5 EROGACIONES CAPITALIZABLES ADICION  CAPAC. PRODUC.  VIDA UTIL MEJORA 1) CAPITALIZABLES  CAPAC. PRODUC.  VIDA UTIL REP. EXTRAO  VIDA UTIL OPERACIONES SOBRE ACTIVOS FIJOS  CAPAC. PRODUC.  VALOR EN LIBROS MANTENIMIENTO ORDINARIO GASTO 2) NO CAPITALIZABLES REPARACIONES ORDINARIAS BUEN FUNCIONAMIENTO

REVALORIZACIÓN BLD Bienes exentos Historial Comisión Avalúo 141.xx.xx a 629.51 // 639.52 a 141.99.xx 639.52 a 141.xx.xx // 141.99.xx a 629.51 Avalúo No < valor residual Vida útil