MBA: Manuel Ponce Polanco Programa de Desarrollo de Habilidades Directivas

Taller 06: Gestión eficaz del tiempo y del estrés

Test 01: Diagnóstico sobre el uso del tiempo

1.La gestión del tiempo

El tiempo es el recurso mas valioso ya que controla y limita a todos los demás recursos. Es un bien que no se puede ahorrar o atesorar, por tanto hay que sacarle el máximo rendimiento. ¿Sacan ustedes el máximo rendimiento? El tiempo un recurso no renovable ¡ Cuando decides lo que hacer con tu tiempo, tomas el control de tu vida en tus manos!

Tenemos 720 horas al mes. Dormimos 240 horas al mes. Estamos despiertos 480 horas al mes. Trabajamos aproximadamente 200 horas al mes. 200 horas = 42% de nuestra vida despiertos. ¿No tenemos tiempo? El síndrome de la falta de tiempo

En dormir, bañarse, vestirse, comer. En actividades del trabajo. En la familia. En el desarrollo profesional. En esparcimiento. ¿Cómo utilizamos nuestras 168 horas de la semana? ¿En que lo invertimos?

Distribución del tiempo semanal Una semana tiene 7 días, de 24 horas lo que hace un total de 168 horas. La distribución de este tiempo es: Trabajo: 8 horas diarias x 5 días = 40 Hrs. Dormir: 7 horas diarias x 7 días = 49 Hrs. Comer, aseo, transporte: 4 horas diarias x 7 días = 28 Hrs. Diversión: Paseo, cine, teatro, etc. 3 horas diarias x 7 días = 21 Hrs. Total = 138 HRS. Nos sobran 30 horas

Taller 01: Distribución del tiempo semanal

Cómo administrar tu tiempo

El directivo y el tiempo El directivo que no es capaz de gestionar adecuadamente el tiempo, difícilmente sabrá administrar otros recursos. Peter Drucker “Dime en que usas tu tiempo y te diré quien eres” “Quien pierde el tiempo, pierde la vida”

Test 02: Encuesta sobre gestión del tiempo

Criterios para la asignación del tiempo Hacemos lo que nos gusta hacer antes de hacer lo que no nos gusta. Hacemos cosas que sabemos hacer más rápidamente que aquellas que no sabemos cómo. Hacemos cosas que requieren poco tiempo antes de hacer aquellas que requieren mucho tiempo. Hacemos cosas para las cuales tenemos recursos. Hacemos cosas que están agendadas antes que aquellas que no lo están. Respondemos a las demandas de otros antes que a las nuestras.

Hacemos las cosas que son urgentes antes de las que son importantes. Esperamos hasta la fecha límite antes de movernos. Hacemos cosas que proporcionan un cierre inmediato. Respondemos sobre la base de quien nos solicita algo. Respondemos sobre la base de las posibles consecuencias hacia nosotros de hacer o no hacer algo. Trabajamos en cosas de acuerdo a su arribo. Criterios para la asignación del tiempo

Taller 02: Describa sus criterios de asignación

Una persona pierde 15 minutos diarios buscando cosas que no encuentra? ¿Sabías que ….?

Una persona productiva gana en promedio que una que no lo es. ¿Sabías que ….? Dilatadores. Perpetuos tardones. Perfeccionistas. Fácilmente distraídos. Hace-todo.

¿Cuánto vale nuestro tiempo? 2.Divida ese monto por el número promedio de horas de trabajo por mes. Obtendrá su tasa horaria promedio. ¿Tiene usted una idea del valor monetario de su tiempo? 1.Calcule el monto mensual de su sueldo; incluyendo en él los beneficios sociales y las ganancias marginales. Salario anual * 1,5 / horas laborales al año = costo por hora Costo por hora / 60 = costo por minuto

¿Usted ama la vida? ¡EL TIEMPO TIENE MAS VALOR QUE EL DINERO! ¡PUEDES CONSEGUIR MAS DINERO PERO NO PUEDES CONSEGUIR MAS TIEMPO! “Entonces no desperdicie su tiempo, porque de eso está hecha la vida”. Benjamin Franklin ¿Cuales son los beneficios de la administración del tiempo?

El director desorganizado I, II, III

2. Detectar nuestras prioridades

Plan de administración del tiempo Identifique las prioridades. Establezca metas a corto y a largo plazo. Determine los objetivos que cumplan sus metas. Cree una estrategia. Ponga en marcha la estrategia.

Plan de vida personal Para elaborarlo respondamos las siguientes interrogantes : ¿Hacia donde voy? ¿Qué debo lograr para mi? ¿Qué deseo lograr para mi familia? ¿Qué deseo aportar a mi país? Antes de hacer algo preguntémonos : ¿Para que voy a hacerlo? ¿Quiero hacerlo? ¿No quiero hacerlo? Este análisis constante hará nacer en usted un ser eficiente “aprovechador” de “SU TIEMPO”.

Elemento visual Nos da claridad y dirección Algo tangible para saber por donde y como obtener resultados y sentirnos mejor e inspirados La rueda de la vida

¿Cómo es tu escenario por área? ¿Qué tan placentero va a ser el viaje en un carro con estas ruedas?

¿Cómo está tú rueda? ¿Como la que tiene todos los quesitos de colores perfectos? ¿Qué ha pasado? ¿Qué eje de tu vida falla? ¿Cuál necesita un "empujoncito" para dar un paso más? ¿Estás completamente segura que no necesitas ni nada ni a nadie? Tu rueda de la vida

Taller 03: La rueda de tu vida

¿Cuáles son tus prioridades? 1. _________________________________ _______ 2. _________________________________ _______ 3. _________________________________ _______ 4. _________________________________ _______ 5. _________________________________ _______ 6. _________________________________ _______ PlazoPrioridad

3. Balance personal de nuestro tiempo

El reparto de nuestro tiempo Trabajo Familia Uno mismo

Taller 04: El reparto de tu tiempo

¿En qué se nos va el tiempo en el trabajo? Correo Teléfono Reuniones Trabajo de oficina Trabajo de campo Viajes

Taller 05: El reparto de tu tiempo en el trabajo

PRODUCTIVIDAD = COMPLETAR TAREAS

¿Cómo perder el tiempo en el trabajo?

Factores que afectan adversamente la productividad La dilatación. –Desarrolle una estrategia «hacerlo ahora». Perfeccionismo. –Delegue. –Sólo vuelva a trabajar dos veces. Incapacidad de decir «no». Indecisión. –¿Cuál es el problema? –¿Cuáles son las opciones? –¿Cuál es la mejor opción?

Esta lista no debería ser: –Una lista de deseos. –Abrumadora. La lista de "tareas para no hacer" le ayuda a: –Hacer elecciones inteligentes sobre las prioridades. –Delegar tareas. No incluya demasiadas tareas. Calcule el tiempo en exceso. Enumere las tareas más importantes primero. Programe tiempo para pausas. Programe metas a largo plazo y a corto plazo. ¡Se trata de hacer lo que hay que hacer! Lista de "tareas por hacer"

AActividades que se DEBEN realizar. BActividades que se DEBERIAN hacer. CActividades que SERIA BUENO hacerlas. DActividades que se PUEDEN delegar. EActividades que se PUEDEN eliminar. En tu lista coloca la letra correspondiente. Considera las consecuencias de hacer o no hacer cada actividad. Primero lo primero: PLP

Taller 06: La lista de cosas por hacer

Dobla tu productividad

4. Los ladrones de nuestro tiempo

Los ladrones del tiempo ¿En que se nos escapa el tiempo? Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos.

Los ladrones internos Los que provocamos nosotros mismos: No saber decir no No saber delegar Aplazar cosas Indisciplina Tensión y preocupaciones Obsesión por lo trivial Meticulosidad Confusión y desorden en el sitio de trabajo

Los que provienen de otras personas: Teléfono Visitas inesperadas Falta de comunicación Exceso de reuniones Correos electrónicos / chat / internet Excesivo flujo de papeles Incapacidad de las personas que nos rodean Ruidos y distracciones visuales. Los ladrones externos

Taller 07: Los ladrones de tu tiempo

Los ladrones del tiempo El tiempo es valioso un lunes

La mala gestión del tiempo y el estrés El estrés es una enfermedad progresiva, causada por diversas presiones y exigencias de la vida moderna, de la sociedad y de uno mismo, corresponde también a un modo de vida. Estrés significa esfuerzo de adaptación, por lo tanto los cambios positivos como los negativos pueden producirlo. Gestionar mal el tiempo produce estrés.

Tienes un baño portátil en tu oficina para ahorrar tiempo Vivir con urgencias Usas artificios para estar alerta siempre

Métodos para combatir el estrés 1.Desaceleración: Diferenciar lo necesario de lo urgente 2.Pensamiento positivo: “querer es poder ” 3.Liberarse de ciertas dependencias: aprender a decir “no” 4.Aprender a relajarse. 5.Apoyo social: Relaciones de calidad con el entorno

5. La planificación de nuestro tiempo

Ventajas de la planificación Hay gente que dice haber alcanzado el éxito sin la planificación sólo con la improvisación, pero ……. son los menos. Regla : Los minutos dedicados a la planificación ahorran horas en el momento de ejecutar lo planificado. La gente que no planifica su tiempo lo pierde; la gente que planifica su tiempo lo invierte.

Los aspectos claves

El control de la agenda Sirve para programar por escrito nuestras actividades diarias. Sin esto es fácil perder el tiempo. Comienza siempre por la mañana con tu primera prioridad y no con cuestiones de poca importancia. Al final de cada jornada invierte 15 minutos para revisar la agenda y planificar las actividades del día siguiente. Establece estimaciones de tiempo realistas pues las cosas siempre llevan más tiempo de lo que se piensa. Plazos de tiempo poco realistas originan prisa, tensión y errores. Comprométete habiendo dado al menos de un 20 a un 50 por ciento más del tiempo calculado, para incluir también algún descanso.

El control de las llamadas telefónicas El teléfono es una herramienta muy eficaz para ahorrar tiempo, pero puede ser un desastre si se hace un mal uso del mismo. Solemos actuar con la asunción de que el asunto de la persona que nos llama es más importante que aquello que estamos haciendo. Actualmente el móvil puede llegar a esclavizarnos y hacernos menos eficaces. Podemos caer en alguna de las 5 trampas : – El deseo de saber lo que está ocurriendo. – Una excusa para dejar de hacer un trabajo. – La necesidad de ser sociable. – La creencia de que nos necesitan porque nos llaman. – Miedo a ofender si no coges la llamada.

Las llamadas telefónicas 4 técnicas para controlar el tiempo que se dedica al teléfono: ºFiltra las llamadas haciendo uso del contestador. ºDevuelve las llamadas a la hora que te resulte mas conveniente. ºIndica con cortesía el límite de tiempo de la llamada. ºCuando realices una llamada, prepara de antemano los temas.

El control de las visitas inesperadas ¿Tienes un minuto? Todos sabemos que el significado de esta pregunta nunca quiere decir un minuto. Realmente la pregunta sería: ¿Puedo interferir en tus prioridades? La mayoría de nosotros permitimos que las visitas inesperadas de visitantes y colegas irrumpan durante nuestro trabajo. Todos estos minutos si se suman, se convierten en años tirados por la borda y objetivos nunca cumplidos.

Las visitas inesperadas 5 técnicas para utilizar con las visitas inesperadas: Ponte en pie cuando entre, permanece así y camina hacia la puerta con la visita conforme resumes lo hablado. Saluda a la visita, explica que estás trabajando en algo importante y urgente y fija una cita para más adelante. Establece un límite de tiempo desde el principio. Cierra la puerta si no quieres que te,molesten y que sea una señal de si se te puede o no interrumpir. Ve al despacho de la otra persona, así tendrás el control de cuando quieres terminar.

El control del tiempo en las reuniones 5 recomendaciones para garantizar reuniones eficaces: Antes de tener una reunión, asegúrate de si con un correo, o una llamada telefónica, puedes conseguir el propósito que persigues. Invita sólo a las personas necesarias para tratar el asunto e infórmalas del propósito y objetivos de la reunión. Si el tema no te compete, explícalo y excusa tu asistencia. Prepara o pide un orden del día con los asuntos a tratar, los objetivos a alcanzar y los límites de tiempo para cada asunto. Comienza y acaba puntualmente. Redacta un acta de la reunión con los resultados y las acciones a tomar.

1.Decidir si vale la pena tener la reunión. 2.Planificar la reunión por anticipado. 3.Adicionar puntos de agenda durante la semana. 4.Iniciar la reunión planteando los puntos de agenda. El buen uso del tiempo en las reuniones

El control del correo electrónico El correo electrónico se ha convertido en una herramienta clave de productividad, pero su mala utilización esta generando una servidumbre exagerada, que conlleva una mala gestión del tiempo. Recomendaciones : Identifica siempre dos momentos del día para revisar tu correo. Revisa por encima, filtra y elimina los correos basura. Identifica y organiza en 3 carpetas : 1.Importante y urgentes, de acción inmediata. 2.Urgentes, a valorar y actuar. 3.Importantes, a estudiar con tiempo.

Lo importante y lo urgente Lo importante: La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, solo por azar estaremos navegando en aguas calmas. Lo Urgente: Toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.

URGENTENO URGENTE IMPORTANTE Crisis Emergencias Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Aprendizaje Planificación Recreación NO IMPORTANTE Interrupciones. Algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Actividades populares y rutinarios. Trivialidades Algunas cartas Correspondencia publicitaria Algunos llamados telefónicos Actividades agradables Acciones que implican pérdidas de tiempo. Cuadrantes de gestión del tiempo

URGENTENO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE Planificación Hágalo pronto Crisis Hágalo en este momento Popularidad ¿Debo hacer esto? Trivialidad ¡No lo haga! Q1 Q2 Q3 Q4 Cuadrantes de gestión del tiempo

Taller 08: Tu matriz del tiempo

La gestión del tiempo y de las prioridades

:00 9:00 11:00 13:0015:00 17:00 23:00 21:00 19:00 Energía El ciclo de energía

La hora tranquila Es una de las mejores técnicas de distribución y uso del tiempo jamás ideada. Durante un hora al día, no atiendas llamadas, ni reuniones, ni hables con persona alguna; no permitas que te interrumpan y simplemente dedícate a trabajar tranquilamente. Todos los que la han probado alguna vez, defienden esta técnica con entusiasmo.

La hora tranquila Resultados : Como promedio equivale a hacer el trabajo de tres horas normales con interrupciones. ¿Cuándo es el mejor momento? A primera hora de la mañana o a última hora de la tarde. Es muy eficaz si toda la empresa participa al mismo tiempo de esta técnica

¿Qué recursos hacen más eficiente nuestro tiempo? Equipos. Software. Capacitación. Espacio. Tecnología. ¡Adquiera sólo la tecnología que necesita! ¡Aprenda sólo lo pertinente para usted! ¡Cree un periodo sin interrupciones!

En Resumen …. Nunca encontrarás tiempo para nada. Si necesitas tiempo …… tienes que creártelo. El manejo adecuado del tiempo cuesta sangre, sudor y lagrimas.

La trampa del tiempo