UTILIZANDO LA REGLA 80:20 PARA PRIORIZAR

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1 UTILIZANDO LA REGLA 80:20 PARA PRIORIZAR
ANALISIS DE PARETO UTILIZANDO LA REGLA 80:20 PARA PRIORIZAR

2 ANALISIS DE PARETO Imaginen que ustedes han sido nombrados como jefe del departamento, esto es, tendran que desempeñar un nuevo rol en su trabajo. Como era de esperarse, tambien han heredado un monton de problemas que requieren su atencion.

3 ANALISIS DE PARETO Idealmente, ustedes quieren focalizar su atencion en arreglar los problemas mas importantes. Pero ¿como podran decidir cuales son los problemas que tienen que tratar primero? Y ¿son algunos problemas causados por los mismos elementos subyacentes?

4 ANALISIS DE PARETO El analisis de pareto es una tecnica simple para priorizar cambios posibles por medio de identificar los problemas que seran resueltos por esos cambios. Utilizando este acercamiento ustedes pueden priorizar los cambios individuales que mas mejoraran la situacion.

5 ANALISIS DE PARETO El analisis de Pareto utiliza el Principio de Pareto – tambien conocido como “la regla 80/20” - esta idea dice que el 20% de las causas generan el 80% de los resultados. Con esta herramienta, estamos tratando de encontrar el 20% de trabajo que generara el 80% de resultados que haciendo todo el trabajo generaria.

6 ANALISIS DE PARETO Los datos de 80 y 20 son meramente ilustrativos – el Principio de Pareto ilustra la falta de simetria que seguido aparece entre el trabajo desempeñado y los resultados logrados. Por ejemplo, 13% de el trabajo puede generar 87% de retornos. O 70% de los problemas pueden ser resultos tratando 30% de las causas.

7 ANALISIS DE PARETO Como Utilizar la Herramienta
Paso 1: Identificar y Enlistar los Problemas Primero, haga una lista de todos los problemas que usted necesita resolver. Donde sea posible, dialogue con los clientes y miembros del equipo para obtener sus insumos, puede hacer una encuesta, solicitar ayuda de mostrador, donde pueda encontrar esa informacion.

8 ANALISIS DE PARETO Paso 2: Identifique la Causa Raiz de Cada Problema Para cada problema, identifique sus causas fundamentales. (tecnicas como lluvia de ideas, los 5 porque, analisis de causa – efecto, analisis de causa raiz le podran ayudar a esto)

9 ANALISIS DE PARETO Paso 3: Evalue sus Problemas Ahora necesitan puntear cada problema. El metodo de puntuacion que utilizan depende de el tipo de problemas que esta tratando de resolver.

10 ANALISIS DE PARETO Por ejemplo, si estan tratando de mejorar las ganancias, pueden definir la puntuacion en la base de los costos que estan teniendo. Alternativamente, si estan tratando de mejorar la satisfaccion del cliente, pueden definir la puntuacion en la base de el numero de quejas eliminadas cuando se resuelven los problemas.

11 ANALISIS DE PARETO Paso 4: Agrupar los Problemas por Causas Raiz Despues, hacer un grupo de problemas con causa comun. Por ejemplo, si tres de sus problemas son causados por falta de personal, pongan esos en el mismo grupo.

12 ANALISIS DE PARETO Paso 5: Agregar la Puntuacion a Cada Grupo Ahora, ustedes pueden agregar la puntuacion para cada grupo de causa. El grupo con la puntuacion mas alta es su mayor prioridad, y el grupo con la puntuacion mas baja es su menor prioridad.

13 ANALISIS DE PARETO Paso 6: Tomar Accion Ahora ustedes necesitan tratar con las causas de sus problemas, tratar con los problemas de mas alta prioridad, o grupo de problemas, primero. Tengan en cuenta que los problemas de puntuacion mas baja pueden no valer la pena molestarse en ellos (mas caro el caldo que las albondigas)

14 ANALISIS DE PARETO Nota: Aunque esta tecnica es buena para identificar las causas mas importantes, no toma en consideracion los costos de hacerlo. Utilizar otras herramientas donde los costos son significantes tales como el analisis de costo beneficio.

15 ANALISIS DE PARETO Ejemplo del Analisis de Pareto Cesar ha asumido que una falla en el centro de servicios, con una serie de problemas que se deben de resolver. Su objetivo es aumentar la satisfaccion del cliente.

16 ANALISIS DE PARETO El decide poner una puntuacion a cada problema de acuerdo al numero de quejas que el centro ha recibido para cada uno (en la siguiente tabla, la segunda columna muestra el problema, que el enlisto en el paso 1, la tercer columna muestra la causa subyancente identificada en el paso 2, y la cuarta columna muesta el numero de quejas acerca de cada columna identificada en el paso 3.)

17 # Problema (Paso 1) Causa (paso 2)
Puntuacion (paso 3) 1 Los telefonos no son contestados con suficiente rapidez Poco personal en el centro de servicio 15 2 El personal se ve distraido y bajo presion 6 3 Los ingenieros no parecen estar bien organizados. Necesitan una segunda visita para traer las partes extras Pobre organización y preparacion 4 Los ingenieros no saben a que hora llegaran. Esto significa que los clientes tienen que estar todo el dia esperandolos 5 El personal del centro e servicios no siiempre parecen saber que estan haciendo Entrenamiento insuficiente 30 Cuando los ingenieros visitan,el cliente encuentra que el problema pudo haberse resuelto por telefono 21

18 ANALISIS DE PARETO Cesar agrupa los problemas (paso 4 y 5). Le pone la puntuacion a cada grupo de acuerdo al numero de quejas, y ordena la lista como sigue:

19 ANALISIS DE PARETO Falta de entrenamiento (elementos 5 y 6) quejas. Poco personal en el centro de servicios (elementos 1 y 2) – 21 quejas. Pobre organización y preparacion (elementos 3 y 4) – 6 quejas.

20 ANALISIS DE PARETO

21 ANALISIS DE PARETO Como pueden ver en la figura anterior, Cesar obtendra los beneficios mayores si provee al personal con mas entrenamiento. Una ves hecho esto, puede valer la pena incrementar el numero de personal de el centro. Es posible, de cualquier manera que esto no sea necesario: el numero de quejas puede bajar y el entrenamiento ayuda a las personas a ser mas productivas

22 ANALISIS DE PARETO Haciendo un analisis de Pareto, Cesar es capaz de concentrarse en el entrenamiento como un problema, mas que en difundir su esfuerzo en el entrenamiento, tomando a personal nuevo, y posiblemente instalando un nuevo sistema de computacion para ayudar a los ingenieros para que esten mejor preparados.

23 ANALISIS DE PARETO El Analisis de Pareto es una tecnica simple para priorizar el trabajo de solucion-problema para que la primer pieza de ese trabajo que ustedes hacen resuelva el numero mas grande de problemas. Este esta basado en el Principio de Pareto – la idea de que el 80% de los problemas pueden ser causados por pocos como el 20% de las causas.

24 ANALISIS DE PARETO Para utilizar el Analisis de Pareto, identifique y enliste los problemas y sus causas. Despues ponga la puntuacion a cada problema y agrupelas por sus causas. Despues agregue la puntuacion a cada grupo. Finalmente, trabaje en encontrar una solucion a la causa de los problemas en el grupo de la puntuaion mas alto

25 ANALISIS DE PARETO El Analisis de Pareto no solo muestra los problemas mas importantes a resolver, tambien provee la puntuacion mostrando que tan severo es el problema.