Guía de Envío y Seguimiento de Documentos en Mensajería Enero 2013

FLUJO DE ATENCIÓN DE DOCUMENTOS EN MENSAJERÍA Usuario Final (Supervisor, Abogados, Ingenieros, etc.) Mensajería (Responsable del módulo) -Registrar Documento. -Enumerar Documento. -Firmar Documento. -Envía el documento a mensajería. -Emitir Cargo de Envío de Documentos a mensajería. -Coordinación con el courier -Recepción y verificación de datos del documento notificar. -Registro de información generada en el proceso de notificación. -Escaneo del cargo del documento a notificar. -Entrega del cargo de notificación al usuario remitente 2

ROL: USUARIO FINAL 1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA 2.EMISIÓN DE CARGO DE ENVÍO A MENSAJERÍA 3.ELIMINAR UN ENVÍO A MENSAJERÍA 4.VISUALIZACIÓN DE LA TRAZABILIDAD DE MENSAJERÍA 5.VISUALIZACIÓN DEL CARGO DE NOTIFICACIÓN 6.APROBAR O RECHAZAR UN DOCUMENTO ENTREGADO 7.ADMINISTRACIÓN BANDEJA DE MENSAJERÍA 3

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA El usuario debe seleccionar desde su bandeja de expedientes o copia respuesta, el documento que será enviado a mensajería. Luego debe seleccionar la opción «Otros»/Mensajería 4

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Se mostrará la siguiente ventana, donde se deberá: -Seleccionar el documento a notificar -El tipo de envío -Oficina Regional que notificará. -Los destinatarios a notificar o un archivo excel con destinatarios. 5

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Verificación de datos de la dirección a notificar. Se debe verificar que la dirección que se visualiza sea la misma que figura en el documento (archivo). 6 El usuario tiene opción a modificar la dirección y Ubigeo, así como ingresar alguna referencia.

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Ingresado todos los datos, seleccionar el botón «Enviar», donde se mostrará una ventana de confirmación de envío: Seleccionar el botón «Aceptar» para finalizar el envío. 7

2. EMISIÓN DE CARGO DE ENVÍO A MENSAJERÍA El cargo de envío a mensajería, debe ser emitido por la persona que realizó el envío del documento. Para emitir el cargo de envío, se debe seleccionar la opción «REPORTES» 8

Se deberá seleccionar la carpeta Mensajería y escoger el «REP01-Cargo de documentos enviados a mensajería» 9 2. EMISIÓN DE CARGO DE ENVÍO A MENSAJERÍA

2. REPORTE DE CARGO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Se deberá ingresar los campos: Oficina de mensajería, Gerencia y Usuario Remitente, Fecha y Hora de envío del documento. 10

2. REPORTE DE CARGO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA El usuario deberá imprimir dos reportes, uno que será entregado con el documento a notificar a mensajería y el otro para que le sirva como cargo. 11

3. ELIMINAR UN ENVÍO A MENSAJERÍA Para eliminar un envío, el estado de notificación debe estar «En proceso» y luego deberá seleccionar la opción Eliminar. 12

3. ELIMINAR UN ENVÍO A MENSAJERÍA El usuario deberá ingresar el motivo por el que se procederá a eliminar el envío a mensajería y luego seleccionar la opción ACEPTAR. 13 El sistema procederá a eliminar el envío a mensajería.

14 4. VISUALIZACION DE LA TRAZABILIDAD DE MENSAJERIA La trazabilidad de mostrará en la pestaña de Documentos de la bandeja de Expedientes. Se muestra al presionar clic derecho en el documento:

15 4. VISUALIZACION DE LA TRAZABILIDAD DE MENSAJERIA Luego de presionar la opción mostrará la siguiente imagen: Para visualizar la trazabilidad el usuario deberá dar clic:

5. VISUALIZACIÓN DE CARGO DE NOTIFICACIÓN 16 Los cargos son digitalizados por el servicio de mensajería y registrados en el sistema. En la columna Archivo de la pestaña Documentos, se puede visualizar el cargo escaneado como un archivo adicional del documento, en este caso «CARGO OFICIO DE RESPUESTA.pdf»

17 6. APROBAR O RECHAZAR UN DOCUMENTO ENTREGADO El usuario final desde su bandeja de Mensajería deberá Aprobar el documento (Notif. Entregada, Notif. No Entrega o Notif. Robada) en caso de que la notificación realizada sea conforme o deberá Devolver el documento en caso no sea conforme la notificación.

APOYO EN USO DEL SISTEMA Mesa de Ayuda Anexo: 1164 Correo: 18