CONVERSATORIO DE LAS 5 “S” Y CONTINUIDAD EN LA GESTIÓN Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de Procesos para la Modernización de la Gestión de las Secretarías de Educación Participantes en el Proyecto de Modernización Fase III - Grupo 1 Secretaría de Educación de Boyacá MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia CONVERSATORIO DE LAS 5 “S” Y CONTINUIDAD EN LA GESTIÓN Octubre de 2008

ORIGEN El movimiento de las 5'S es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de Edward Deming. (padre de la 3ra Revolución Industrial) Creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y más seguras.

Los individuos conforman los ambientes AMBIENTE DE TRABAJO Los individuos conforman los ambientes La organización facilita los medios (tangibles e intangibles) De nada sirve que la organización tenga los medios, las actitudes y los procedimientos para generar ambientes confortables, si la gente no desea llenar esos espacios de cordialidad, respeto, compromiso De nada sirve que la organización tenga los medios, las actitudes y los procedimientos para generar ambientes confortables, si la gente no desea llenar esos espacios de cordialidad, respeto y compromiso

OBJETIVOS Identificar los principios para el buen desempeño de una organización Establecer pautas de comportamiento que les permitan mejorar el ambiente de trabajo Reflexionar sobre los cambios que hay que hacer al interior de la Secretaría Generar compromisos que promuevan la aplicación de las 5 ´s .

TEORÍA DE LAS 5´s Las 5´s buscan generar un ambiente de trabajo que además de ser congruente con la calidad total, brinda al ser humano la oportunidad de ser más efectivo Condiciones mentales Independientemente de la cultura en la cual se hayan generado se podrían considerar universales

TEORÍA DE LAS 5´s Los hábitos se conforman con los conocimientos, las habilidades y las actitudes. Visión Holística - aspectos para desempeño de excelencia: El lugar de trabajo y las cosas que lo conforman La persona La empresa Las personas que son excelentes lo son no por actos dispersos sino porque han aprendido a repetir acciones que son nobles, buenas y honestas,

TEORÍA DE LAS 5´s Relación con las cosas Relación con usted mismo Relación con la empresa

MODELO JAPONÉS SEIRI 整理 SEITON 整頓 SEISÕ 清掃 Relación con las cosas Clasificación Solo lo necesario SEITON 整頓 Organización Todo en orden SEISÕ 清掃 Limpieza Todo limpio El movimiento de los cinco pasos del Kaizen, también conocido como 5´S

MODELO JAPONÉS SEIKETSU 清潔 SHITSUKE 躾 Relación con Ud mismo Estandarizar Mantener la limpieza de la persona y del ambiente de trabajo SHITSUKE 躾 Disciplina Crear hábitos de comportamiento

5 ´S Seiri Ordenar y clasificar 1 Diferenciar elementos necesarios de aquellos que no lo son, saber ordenar por clases, tamaños, tipos y categorías Acciones Identificar de acuerdo a frecuencia de uso Separar lo innecesario, excesivo, adicional Identificar elementos de poca rotación

5 ´S 2 Seiton Organizar Todos los recursos empleados en el proceso deben encontrarse en el lugar asignado Reducir búsquedas: Organizar los elementos necesarios de modo que resulten de fácil uso y acceso Acciones Ubicar un lugar para cada cosa Identificar las diferentes clases de objetos Designar lugares de almacenaje

5 ´S Seisõ Limpieza o pulcritud 3 Desarrollar el hábito de observar y estar siempre pensando en el orden y la limpieza en el área de trabajo Cuando todo está limpio, todo está ordenado se simplifican los procedimientos Acciones Mantener manuales en buen estado Pintar de colores claros Mantener limpios y en buen estado los equipos e instalaciones Planes de recuperación de desechos

5 ´S Seiketsu Limpieza estandarizada 4 Es importante que la persona esté en un estado “ordenado” y cuente con mecanismos que lo promuevan Mantener orden y limpieza en el ambiente y las personas Acciones Desarrollar estándares y procedimientos en todas las tareas y actividades relacionadas Son los trabajadores quienes adelantan programas y diseñan mecanismos que les permitan beneficiarse a sí mismos. Bienestar personal o equilibrio Estandarización y simplificación de procesos: Mantener el orden, organización y limpieza en el ambiente y las personas.

5 ´S Shitsuke Disciplina 5 Disciplina y buenos hábitos de trabajo: Basados en el respeto a las reglas y a las personas (compañeros de trabajo y clientes) Acciones Continuidad y seguimiento hasta generar un hábito Conocimiento que no se aplica no sirve

PARALELO Falta seguridad Falta higiene Descontento Sin las 5 s Con las 5 s Falta seguridad Falta higiene Descontento Fatiga, cansancio, pereza. Rechazo inconsciente a inspeccionar lugares sucios Acumulados en lugares inaccesibles Perdidas importantes de tiempo Dificultad para consultar los documentos técnicos Entorno desagradable Mayor seguridad Higiene correcta Ambiente agradable Facilidad de inspección Disminución de riesgo de incendio Disminución de pérdidas de tiempo debidas a falta de organización. Facilidad para consultar los documentos técnicos Entorno agradable

HOY

HOY

LOGROS Aumenta la motivación del equipo Crea impresiones positivas en los usuarios Aumenta la eficiencia de la organización Mejora el ambiente de trabajo Apoya la orientación hacia los procesos Crea una organización mas productiva

IMPLANTACIÓN IDENTIFICAR Problemas Causas Líderes LISTAR Acciones de cambio (brainstorming) Evidencias ACTUAR Acciones correctivas inmediatas

PREGUNTAS DE REFLEXIÓN ¿De quién es la responsabilidad del ambiente de trabajo en la Secretaría? ¿Qué tan fácil es aplicar la teoría de las 5 s en la Secretaría? Acciones inmediatas

Sesión de Preguntas ¿¿¿ ???

MUCHAS GRACIAS