Escuela politécnica del ejército EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL BATALLÓN DE INFANTERÍA MOTORIZADO NO 1 CONSTITUCIÓN UBICADO EN LA CIUDAD DE ARENILLA PROVINCIA DE EL ORO , AÑO 2011 Autor: Idania Chicaiza Quiñónez Director: Dr. Patricio Gálvez Mba. Codirector: Lcdo. Camilo Campaña

Objetivo de la Investigación Importancia del tema En la gestión pública del siglo XXI, la clave tiene que ser la transparencia presupuestaria, administrativa, económica y fiscal, lo cual se logra con la prevención y detección de fraudes a todo nivel de la administración por medio del sistema de control interno. La evaluación del control interno se hace necesaria para identificar la correcta ejecución presupuestaria, apegados al plan de ejecución de actividades. El riesgo de que en una empresa, se presenten errores o irregularidades e inclusive fraudes, provienen de la falta de controles. Objetivo de la Investigación Evaluar la estructura del Control Interno, aplicado a la Ejecución Presupuestaria del Batallón de Infantería Motorizado Nº1 Constitución, utilizando técnicas y procedimientos de auditoría, con la finalidad de garantizar la eficiencia, efectividad y la economía en la operatividad, para emitir un informe que contenga, comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Base legal Constitución de la Republica del Ecuador Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley de Presupuestos del sector Público LOAFYC Instructivo DH-j 604 Financiero para Unidades y Repartos Militares de la Fuerza Terrestre Políticas emitidas por el Ministerio de Defensa Nacional y el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas

BATALLÓN DE INFANTERÍA MOTORIZADO N°1 «constitución» MISIÓN «Preparar y emplear a sus unidades en forma permanente en su jurisdicción para cumplir las misiones establecidas en la planificación militar» VISIÓN «Ser la unidad modelo de liderazgo y élite de la 1-BI “EL ORO”, para ello va a formar, entrenar y preparar Soldados profesionales acorde con las exigencias globales y con las necesidades propias de la nación, mediante el rescate y la práctica de valores humanos, el cultivo masivo de la actividad física y el liderazgo basado en principios fundamentales para garantizar la seguridad nacional, la paz interna, la protección de fronteras; con profesionalismo y honradez.

OBJETIVO PRINCIPAL OBJETIVOS ESTRATÉGICOS «Mantener a la unidad en óptimas condiciones de empleo, para lo cual se orientará todos los esfuerzos humanos, administrativos y económicos» OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Fortalecer la imagen institucional en el contexto nacional e internacional Optimizar la administración y el empleo de los recursos económicos para la defensa. Mantener la disciplina en la unidad y mejorar el bienestar personal Mantener al personal en constante capacitación y entrenamiento físico-militar acorde al cumplimiento de las diferentes misiones. Lograr un adecuado control de los recursos administrativo y financieros, tomando como base el control previo y concurrente

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL COMANDO PLANA MAYOR SUBCOMANDO DEPARTAMENTO FINANCIERO PRESUPUESTOS CONTABILIDAD TESORERÍA ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA DEPARTAMENTO DE INTELIGENCIA DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

MATRIZ FODA BIMOT 1 “CONSTITUCIÓN” FORTALEZAS Personal con un grado de preparación aceptable (Tercer nivel señores oficiales y nivel medio señores voluntarios) Existe vocación de servicio en el personal que ingresa a la carrera de las armas. Existe motivación para el personal que desea seguir capacitándose. Adecuada Remuneración lo que conlleva a que el personal este con una moral alta. Reconocida imagen institucional. OPORTUNIDADES * Personal especializado en cada grupo * Implementación de procesos, para un adecuado control del personal tanto en la disciplina como permisos. * Cursos de capacitación, lo que conlleva a un mejor empleo del personal. * Cercanía entre los diferentes puntos de la urbe, lo que permite más agilidad y rapidez en los desplazamientos . DEBILIDADES Falta de completamiento orgánico, lo que conlleva a que el personal tenga que trabajar más. * Falta de oficiales, lo que implica que exista falta de control en instrucción y disciplina del personal. * Falta de presupuesto para el total cumplimiento de las misiones. * Falta de continuidad en la formación del personal técnico especialista de la Unidad. AMENAZAS * Entorno social inadecuado, vista existe en la población bastante personal que vive del contrabando e incitan al personal a que doblegue en su formación. * Entorno geográfico, distante para el personal de solteros geográficos, vista la mayoría del personal es de la región sierra del país y le dificulta la estabilidad con su familia.

Análisis situacional ANÁLISIS INTERNO

Sección Presupuestos Sección Tesorería DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL BATALLÓN DE INFANTERÍA MOTORIZADO Nº 1 “CONSTITUCIÓN” Sección Presupuestos Proceso de análisis de la información para elaboración del presupuesto Ejecutar compromisos Ejecutar ajustes al presupuesto Dar reportes presupuestarios Sección Tesorería Recaudación de dineros de autogestión de la Unidad. Realizar descuentos mensuales al personal Liquidación de los cheque a beneficiarios (proveedores) Control de la información de pagos. Sección Contabilidad Remitir información a tesorería Mantener actualizados los registros contables Almacenar la información contable. Tener balances al día e informacion cuadrada con presupuestops y tesorería

Buscar los mejores proveedores. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DEL BATALLÓN DE INFANTERÍA MOTORIZADO Nº 1 “CONSTITUCIÓN” Elaborar la plantilla de requerimientos , tanto en insumos materiales para las dependencias de la Unidad, como requerimientos de rancho para personal. Buscar los mejores proveedores. Realizar el control de calidad de los productos adquiridos, y verificar su buena utilización. Planificar y verificar el cumplimiento de las obras planificadas por la Unidad, así como el control y mantenimiento de las instalaciones. Llevar control de inventarios y la documentación soporte del usos de recursos.

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEL BATALLÓN DE INFANTERÍA MOTORIZADO Nº 1 “CONSTITUCIÓN” Control y actualización de la información y documentación del personal Contratación de personal civil para actividades necesarias en la Unidad. Capacitación al personal civil y militar Evaluación del personal Distribución del personal a las diferentes actividades Entrega ayuda social a personal civil, militar y conscriptos.

Análisis externo FACTOR POLÍTICO FACTOR ECONÓMICO FACTOR SOCIAL FACTOR TECNÓLOGICO

METODOLOGÍA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO

Control interno El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos, con el fin de cumplir tres objetivos fundamentales: Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables

componentes del control interno - Es un proceso continuo que fluye por toda la entidad. - Es realizado por su personal en todos los niveles de la organización. - Se aplica en el establecimiento de la estrategia.

MÉTODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO COSO II ERM CORRE MICIL COSO I

COSO II – ERM «Enterprise Risk Management» Es un proceso efectuado por la Junta de directores de una entidad. Diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad. A fin de proveer seguridad razonable. EFECTIVIDAD NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO Con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. EFICIENCIA ECONOMÍA

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Descripción detallada de los procedimientos más importantes Representación gráfica de la secuencia de las operaciones . MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Cuestionarios Narrativo o descriptivo Gráfico o diagrama de flujo Estadísticos Consiste en diseñar cuestionarios en base a preguntas Pruebas de carácter selectivo.

TÉCNICAS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO Ocular Comparación Observación Rastreo Revisión selectiva Verbal Indagación Escrita Análisis Conciliación Confirmación Documental Comprobación Física Inspección

Planificación de la auditoría de control interno Planificación Preliminar Conocimiento general de la compañía. Área financiera y logística. Planificación Específica Planificación para Trabajo de campo Ejecución del trabajo Aplicación del programa de auditoria Comunicación de resultados Informe de auditoría Evaluación del Control interno Aplicación de métodos. * Programa preliminar * Visita previa Cuestionarios de Control interno Evaluación de resultados Matriz de riesgos Evaluación de riesgos * Programa de auditoria * Análisis de presupuestos Papeles de trabajo Hojas de Hallazgos Conclusiones Recomendaciones Seguimiento y monitoreo Verificar cumplimiento de recomendaciones. Matriz de seguimiento de recomendaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACION No existe un control eficiente de existencias, lo que ocasiona desperdicio o inutilización de materiales o recursos * Cumplir con los lineamientos que establece el manual de procesos del área logística. * Llevar control de existencia en tarjetas Kárdex y mantener actualizados los registros.

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACION No se remite cedulas presupuestarias a los diferentes departamentos para dar a conocer la disponibilidad de recursos. Remitir las cédulas presupuestarias quincenalmente, a todas las unidades, Ordenadores de Gasto y Departamentos, para que sepan en que partidas presupuestarias puedan incurrir en gastos.

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACION La estructura orgánica se muestra bastante deficiente, debido a los requerimientos de personal que desempeñe funciones específicas, funciones que desempeña una misma persona en la actualidad. Seleccionar dentro del orgánico de personal a la persona capacitada que pueda desempeñar las funciones que se requiere de tal manera que exista independencia y separación de funciones incompatibles.

Conclusión y recomendación Existe un eficaz control financiero en materia de ejecución presupuestaria. Realizar una evaluación continua sobre la elaboración y ejecución del presupuesto y continuar con los controles presupuestarios existentes.

Conclusión y recomendación La institución cuenta con controles internos que deben ser mejor monitoreados por la alta dirección para verificar su cumplimiento. Poner en practica lo establecido en las leyes y reglamentos correspondientes y regirse a los manuales internos de procedimientos para llevar un control previo, concurrente y posterior de las operaciones.

MUCHAS GRACIAS