CONSTRUCCIÓN DE LA GUÍA DE AUDITORÍA TERRITORIAL Reporte de Avance CONTRALORIAS TERRITORIALES - CT CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA – CGR AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA – AGR Reporte de Avance JULIO 19 DE 2012

Aspectos Conceptuales Resultados Obtenidos a la Fecha I PARTE Generalidades II PARTE Aspectos Conceptuales III PARTE Resultados Obtenidos a la Fecha

I PARTE Generalidades Antecedentes Fundamento Objetivo General Acciones Previas Participantes Roles Plan de Trabajo

1. Antecedentes: Guía de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral – Audite en su diferentes versiones. La actual Guía de Auditoria de la CGR. Adopciones y/o adaptaciones del Audite y/o Guía de Auditoria de la CGR. Las propias metodologías de han diseñado y adoptado las Contralorías Territoriales.

2. Fundamento: Ley 1474 de julio 12 de 2011, Artículo 130. Metodología para el Proceso Auditor en el Nivel Territorial. La Contraloría General de la República, con la participación de representantes de las Contralorías territoriales a través del Sistema Nacional de Control Fiscal – SINACOF. Facilitará a las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales una versión adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial de la metodología para el proceso auditor.

2. Fundamento: Se encargará de su actualización y apoyará a dichas entidades en el proceso de capacitación en el conocimiento y manejo de esta herramienta. La Auditoría General de la República verificará el cumplimiento de este mandato legal.

3. Objetivo General: Construir una metodología unificada que regule el ejercicio del proceso auditor, con el propósito de que sea aplicada de manera estandarizada por los organismos de control fiscal territoriales y que considere las diferentes especificidades propias de las contralorías departamentales, distritales y municipales.

4. Acciones Previas: Mediante acuerdo entre el Consejo Nacional de Contralores CNC, la CGR y el Acompañamiento del la AGR, se decidió formular la estrategia para llevar a cabo la construcción de la metodología para el proceso auditor a nivel territorial y de esta manera dar cumplimiento con el mandato de la Ley 1474 de 2011. En reunión del día 3 de mayo de 2012 en las instalaciones de la AGR, con la participación del Consejo Nacional de Contralores, la CGR y la AGR se acordó que el CNC se encargaría de designar un Grupo de 30 funcionarios de las Contralorías Territoriales.

4. Acciones Previas: La CGR a través del SINACOF, procedió a designar un equipo de trabajo de la Oficina de Planeación para el apoyo técnico del grupo de trabajo de las Contralorías Territoriales. Igualmente, dispuso el apoyo logístico y económico para el recinto del trabajo y hospedaje para algunas de las contralorías. La AGR ha estado acompañando el desarrollo de la construcción de la metodología en su rol de verificación de que trata la ley 1474 de 2011.

4. Acciones Previas: El equipo de acompañamiento técnico de la CGR, elaboró una propuesta para consideración del CNC, incluyendo: Marco metodológico y los aspectos generales, para la elaboración de la Guía de Auditoría Territorial. Plan de trabajo, ejes temáticos, método de trabajo, material de insumo y cronograma de talleres. Plan logístico para llevar a cabo los tres talleres dentro del programa del SINACOF.

5. Participantes: Contralorías Territoriales: Distritales: (2) Bogotá y Barranquilla Departamentales: (18) Amazonas, Antioquia, Caquetá, Casanare, Arauca, Bolívar, Boyacá, Vaupés, Vichada, Quindío, Valle del Cauca, Guaviare, Magdalena, Meta, Norte de Santander, Risaralda, San Andrés y Sucre

5. Participantes: Contralorías Territoriales: Municipales: (14) Yumbo, Dosquebradas, Envigado, Itagüí, Medellín, Neiva, Pereira, Popayán, Cali, Soacha, Soledad, Tunja y Villavicencio y Manizales

6. Roles: Funcionarios Contralorías Territoriales: Elaboración y desarrollo de los contenidos de los diferentes ejes temáticos, articulación de temas y unificación y consolidación de los textos. Funcionarios de la CGR: Acompañamiento y orientación técnica en los análisis, contenidos, instrumentos y herramientas que formulen las contralorías territoriales, como componentes de la guía de auditoría. Funcionarios de la AGR: Verificación del proceso.

Cronograma de Talleres 7. Plan de Trabajo: Cronograma de Talleres Primer Taller: 28, 29 y 30 de Mayo de 2012 Segundo Taller: 27, 28 y 29 de Junio de 2012 Tercer Taller: 25, 26 y 27 de Julio de 2012

7. Plan de Trabajo: Ejes Temáticos Generalidades del proceso auditor a nivel territorial Planeación estratégica del proceso auditor Fase de planeación Fase de ejecución Fase de informe

7. Plan de Trabajo: Ejes Temáticos Administración del proceso auditor Papeles de trabajo Normas de auditoria Evaluación del proceso auditor

7. Plan de Trabajo: Metodología Talleres Asignación de ejes temáticos (mesas de trabajo) Análisis de la situación actual de los ejes temáticos en las contralorías territoriales Propuesta a desarrollar para los ejes temáticos Alternativas Redacción de textos

7. Plan de Trabajo: Metodología Talleres Los talleres se desarrollan mediante mesas de trabajo, conformadas por los participantes delegados por las Contralorías Territoriales. Cada mesa tiene un líder temático de las Contralorías Territoriales, quien ejerce el rol de moderador y orienta el análisis, debate y elaboración de los textos propuestos. Igualmente, cuentan con un relator que consolida las decisiones de cada mesa de trabajo.

7. Plan de Trabajo: Metodología Talleres Los textos propuestos son presentados en plenaria por los líderes temáticos. Al finalizar cada taller se obtiene un documento por eje temático, con los contenidos desarrollados según la estructura definida y acordada en las mesas de trabajo. Los textos propuestos de los ejes temáticos son entregados para su consolidación. Los participantes socializan los temas en su Contralorías Territoriales.

Aspectos Conceptuales II PARTE Aspectos Conceptuales Nuevo Enfoque Conceptual del Control Fiscal Auditoria Basado en resultados Auditoria Basada en Riesgos Nuevo concepto de los Beneficios del Control fiscal.

1. Nuevo Enfoque Conceptual del Control Fiscal Ley 1474 de 2011 – Artículo 124: La regulación de la metodología del proceso auditor por parte de la Contraloría General de la República y de las demás contralorías, tendrá en cuenta la condición instrumental de las auditorías de regularidad respecto de las auditorías de desempeño, con miras a garantizar un ejercicio integral de la función auditora.

2. Auditoria Basada en Resultados: La Gestión por Resultados (Administración por objetivos o Dirección por Resultados) puede definirse como un modelo de administración de los recursos públicos, centrado en el cumplimiento de las acciones definidas en un plan, para un período de tiempo determinado. De esta forma, permite gestionar y evaluar la acción de las organizaciones del Estado con relación a las políticas públicas definidas para atender las Demandas de la Sociedad.

Cadena de Valor e Indicadores: Eficacia Equidad Economía Eficiencia 1. Insumos 2. Proceso 3. Producto 5. Impacto . Recursos: Humanos Financieros Físicos Tecnológicos Procesos de Transformación conversión Resultados Bienes y / o Servicios que satisfacen una necesidad Externalidades Costo Ambiental

3. Auditoria Basada en Riesgos: Riesgo: es la probabilidad de una condición crítica que puede impedir el logro de los resultados previstos. Construcción de Matrices de Riegos: Por entidades o proyectos incluyendo macro procesos, procesos y actividades, para focalizar el proceso de Auditoria a aquellos aspectos en los que pueda existir un mayor riesgo e identificando prioridades, las cuales partiendo de indicadores, permite priorizar los entes o asuntos a auditar en la elaboración del Plan General de Auditorias.

Guía de Auditoria de la CGR: Adoptada mediante resolución orgánica No. 6368 del 22 de agosto de 2012. Definición de Auditoria:   Es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la gestión fiscal en términos de prestación de servicios o provisión de bienes públicos para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría General de la República fundamentar sus opiniones y conceptos.

4. Nuevo concepto de los Beneficios del Control fiscal. Ley 1474 de 2011 – Artículo 127. Beneficios del control fiscal: Acciones evidenciadas debidamente comprobadas, y derivadas de: Planes de mejoramiento Observaciones Hallazgos, Pronunciamientos Advertencias Que sean cuantificables o cualificables y que exista una relación directa entre la acción de mejoramiento y el beneficio.

Resultados Obtenidos a la Fecha III PARTE Resultados Obtenidos a la Fecha Primer Taller: 28, 29 y 30 de Mayo de 2012 Segundo Taller: 27, 28 y 29 de Junio de 2012

PRIMER TALLER Resultados Obtenidos Generalidades del proceso auditor a nivel territorial Planeación estratégica del proceso auditor Fase de planeación

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Definición de auditoría Gubernamental. Modalidades de Auditoría Componente básicos Enfoque de auditoria Propósitos de la Auditoría Alcance de la Auditoría Resultados Esperados.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Definición de auditoría Gubernamental: Es un proceso sistemático acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, que evalúa la gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría territorial fundamentar sus pronunciamientos, opiniones y/o conceptos.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Modalidades de auditoría: Auditoría regular: Esta modalidad tiene un alcance que permite proferir un dictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta. Implica la ejecución de un trabajo integral aplicando de manera simultánea y articulada los sistemas de control fiscal.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Modalidades de auditoría: Auditoría especial: Evalúa políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o trasversal, de interés o relevancia con el propósito de emitir un concepto sobre lo evaluado. Nota: a través de esta modalidad de auditoria se podrá hacer seguimiento a los Planes de Mejoramiento.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Modalidades de auditoría: Auditoría exprés: Esta modalidad de auditoría se desarrolla mediante un procedimiento abreviado en las fases del proceso auditor y permite atender situaciones coyunturales que por su importancia o impacto social, ambiental o fiscal, requieren de evaluación inmediata y con mayor celeridad para entregar resultados oportunos traducidos en conceptos.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Modalidades de auditoría: Las auditorias de regularidad de que trata el articulo 124 de la ley 1474 de 2011, se desarrollaran a través de las auditorias en la modalidad regular y las de desempeño mediante las auditorias en modalidad especial. De conformidad con el Articulo 115 de la Ley 1474 del 2011, las Contralorías Territoriales conformaran los grupos especiales de reacción inmediata.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Propósitos de la Auditoría: Vigilancia y control oportunos y efectivos: Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos públicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho. Generación de confianza, promoción de la participación ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos públicos: Adelantar un control y vigilancia, generadores de confianza, abiertos a la participación ciudadana y promotores de la transparencia y de las mejores prácticas de desempeño en la gestión fiscal.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Propósitos de la Auditoría: Fortalecimiento del apoyo técnico a las corporaciones de elección popular: Brindar a la corporación de elección popular que ejerza el control político información resultado del proceso auditor, (artículo 123 Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción), para apoyar su labor. Promover el mejoramiento de la gestión pública: Permitir una continua retroalimentación para que la administración emprenda acciones preventivas y correctivas, en procura de lograr mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Componentes Básicos: Control financiero Control de legalidad Control de gestión Control de resultados Revisión de cuentas Evaluación de control interno

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Enfoque de la Auditoría: Las auditorias que adelante la Contraloría Territorial se desarrollaran mediante la aplicación individual, combinada o simultánea de los sistemas de control de acuerdo con las necesidades que determine el proceso auditor mediante un enfoque integral.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Alcance: Toda auditoria debe definir con claridad y precisión los limites y la profundidad de los procedimientos de control a aplicar a las entidades, asuntos, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, áreas o temas de interés a auditar, de conformidad con los objetivos del encargo de auditoría.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial. Resultados Esperados: El ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contraloría Territorial, mediante la aplicación de la Guía de Auditoría, se orienta a la consecución de resultados que permitan establecer sí los recursos humanos, físicos, financieros y tecnologías de información y comunicación puestos a disposición de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, económica, con equidad y de manera transparente en el cumplimiento de los propósitos y de los planes y programas del auditado.

2. Planeación Estratégica del Proceso Auditor Elaboración del plan general de auditoría territorial – PGAT: Objetivos: identificación de entes o asuntos a auditar, recursos y seguimiento y control al Proceso auditor. Alcance: Cobertura en numero de auditorias y volumen de los recursos Lineamientos, políticas y objetivos: emitidos por el Contralor Territorial

2. Planeación Estratégica del Proceso Auditor Elaboración del plan general de auditoría territorial – PGAT: Instancias de elaboración, revisión, aprobación y modificación: La revisión y consolidación la instancia pertinente será la Oficina de Planeación o en su defecto quien haga sus veces. La aprobación del PGAT la realizará el comité de alta dirección y/o el Contralor Territorial. La Modificación del PGAT la realizara el área de control Fiscal que desarrolla el proceso auditor y quien haga las veces de planeación

2. Planeación Estratégica del Proceso Auditor Elaboración del plan general de auditoría territorial – PGAT: Elaboración y consolidación de la matriz de riesgo fiscal. Contempla, entre otros, lo relacionado con los riesgos institucionales, los requerimientos o necesidades de control y las denuncias presentadas por la ciudadanía, las corporaciones administrativas y los medios de comunicación.

2. Planeación Estratégica del Proceso Auditor Elaboración del plan general de auditoría territorial – PGAT: Priorización de entes o asuntos a auditar Con fundamento en las políticas y lineamientos institucionales y los resultados que arroje la matriz de riesgo fiscal, el área responsable del proceso auditor priorizará los entes o asuntos a auditar de acuerdo con los recursos financieros, tecnológicos y de talento humano que se dispongan

2. Planeación Estratégica del Proceso Auditor Elaboración del plan general de auditoría territorial – PGAT: Elaboración del proyecto del PGAT: Priorizados los entes y/o asuntos a auditar, determinados los objetivos y estrategias, estimados e identificados los recursos, se procederá a elaborar el proyecto PGAT para ser aprobado. Aprobación del PGAT: En las fechas establecidas por cada Contraloría Territorial, se aprobará el PGAT para la vigencia por parte del comité y/o Contralor Territorial. Dicha aprobación debe quedar consignada en acta o acto administrativo.

2. Planeación Estratégica del Proceso Auditor Elaboración del plan general de auditoría territorial – PGAT: Modificaciones y Seguimiento del PGAT: La Contraloría Territorial establecerá los mecanismos necesarios para modificar y hacer seguimiento al PGAT. Una vez realizada la modificación esta deberá ser reportada al Plan Nacional de Auditoria (PNA).

2. Planeación Estratégica del Proceso Auditor Asignación de Auditoría: Es el memorando mediante el cual se inicia formalmente la auditoria. Lo elabora el Jefe del área responsable del control Fiscal que desarrolla el proceso auditor. Modelo

3. Fase de Planeación Generalidades Actividades fase de planeación de la Auditoria: Notificación del Memorando de Asignación. Conocimiento de la entidad o asunto a auditar 3. Análisis a la Cuenta e Informes de la entidad o asunto a auditar 4.Evaluación y Conceptualización sobre el Control Fiscal Interno Modelo de Matriz de Control Fiscal Interno de la CGR

3. Fase de Planeación Determinación de Criterios Técnicos: Determinar el Nivel de Materialidad y Determinar la muestra de auditoría Herramienta Muestreo. Determinar la estrategia de auditoría Plan de trabajo Plan de Trabajo y Cronograma Ejecución 8. Programas de auditoría Modelo de un programa de auditoria Tecnología de Información y Comunicación – TIC´S

SEGUNDO TALLER Resultados Obtenidos 4. Fase de Ejecución 5. Fase de Informe

4. Fase de Ejecución: Generalidades Alcance Actividades Generales: Ajustes de los Programas de Auditoría. 2. Aplicación de procedimientos, técnicas pruebas y obtención de evidencia

4. Fase de Ejecución: Ejecución por componente de Auditoria: Control Financiero y Evaluación de Gestión y Resultados Consolidación de la calificación de la gestión y Fenecimiento Determinar los hallazgos

4. Fase de Ejecución: Control Financiero Tipo de opinión Rango de errores inconsistencias e incertidumbres respecto al total de activos o pasivo mas patrimonio Sin Salvedad Valores hasta el 2% Con Salvedad Valores superiores al 2% y hasta el 10% Adversa o Negativa Valores Superiores al 10% Con abstención Entrega de información incompleta o entrega inoportuna de Información.

4. Fase de Ejecución: Evaluación de la gestión y resultados Metodología para Calificar la Gestión y los Resultados El equipo auditor deberá llevar a cabo la evaluación de la gestión y resultados, que incluye un examen de los siguientes componentes y sus factores mínimos de evaluación: Control de Gestión Control de Resultados Control Financiero

Consolidación de la calificación de Gestión y fenecimiento 4. Fase de Ejecución: Consolidación de la calificación de Gestión y fenecimiento MAYOR A 70 PUNTOS FAVORABLE MENOR O IGUAL A 70 PUNTOS DESFAVORABLE MAYOR A 70 PUNTOS SE FENECE MENOR O IGUAL A 70 PUNTOS NO SE FENECE

5. Fase de Informe: Generalidades Alcance Concepto y propósito del Informe de Auditoría Atributos y características del Informe Estructuración del informe

5. Fase de Informe: Actividades básicas para Generación de Informes: Elaboración de informe preliminar Elaboración de informe Definitivo Modelo de Informes: Modalidad Regular (Modelo) Modalidades Especial y Exprés (Modelo)

TEMAS A ABORDAR EN EL TERCER TALLER: Administración del proceso auditor Papeles de trabajo Normas de auditoria Evaluación del proceso auditor

PRESENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN: Coordinación entre el Consejo Nacional de Contralores, la Contraloría General de la República y la Auditoria General.

GRACIAS