Guía rápida para los Usuarios en la Funcionalidad de Mensajería Setiembre 2012

AGENDA 1.Objetivo 2.Envío de Documentos a Mensajería 3.Emisión de Reporte 4.Manejo del Módulo de Mensajería 2

OBJETIVO El Objetivo de esta capacitación es dar a conocer los lineamientos que acompañan al SIGED e instruir a los usuarios en el uso correcto del sistema para el envío de documentos a mensajería y el manejo del módulo de mensajería. Para ello nos apoyaremos en los siguientes documentos: OS-N-01: Norma Que Regula El Uso Del Sistema De Gestión Documentaria PI-13-01: Procedimiento de Utilización del SIGED para el trámite documentario Estos documentos declaran al SIGED como medio oficial, único y exclusivo para administrar la documentación que se gestiona en los órganos y dependencias de OSINERGMIN. 3

FLUJO DE ATENCIÓN DE DOCUMENTOS EN MENSAJERÍA Usuario Final (Supervisor, Abogados, Ingenieros, etc.) Mensajería (Especialista de Atención) -Registrar Documento. -Enumera Documento. -Envía el documento a mensajería. -Emitir Cargo de Envío de Documentos a mensajería. -Ensobrado de documentos -Coordinación con el courier -Recepción y verificación de datos del documento notificar. -Registro de información generada en el proceso de notificación. -Escaneo del cargo del documento a notificar. -Entrega del cargo de notificación al usuario remitente 4

ROL: USUARIO FINAL 1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA 2.EMISIÓN DE CARGO DE ENVÍO A MENSAJERÍA 5

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Para el envío de documentos a mensajería se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a.Los documentos deben estar registrados y enumerados en el SIGED. b.Los tipos de documentos que pueden ser enviados a mensajería son: Cédula de Notificación, Resolución, Oficio, Sobre Cerrado, Resolución Gerencia Hidrocarburos, Resolución de 1era Instancia, Resolución de Reconsideración y Resolución Gerencia Hidrocarburos. c.La dirección del destinatario asignada en el documento debe ser la misma que figure en el envío del documento a mensajería, de no ser iguales, el documento será devuelto. 6

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA El usuario debe seleccionar desde su bandeja de expedientes o copia respuesta, el documento que será enviado a mensajería. Luego debe seleccionar la opción «Otros»/Mensajería 7

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Se mostrará la siguiente ventana, donde se deberá: -Seleccionar el documento a notificar -El tipo de envío -El campo Oficina que Notificará, corresponde a la oficina que se hará cargo de la notificación del documento y el registro de la información en el módulo de mensajería. -Los destinatarios a notificar, en caso no se encuentre, el usuario deberá registrar un Nuevo Cliente 8

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Seleccionado el destinatario, el sistema muestra una ventana de verificación de datos de la dirección a notificar. Se debe verificar que la dirección que se visualiza sea la misma que figura en el documento (archivo). 9 El usuario tiene opción a modificar la dirección y Ubigeo, así como ingresar alguna referencia.

1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Ingresado todos los datos, seleccionar el botón «Enviar», donde se mostrará una ventana de confirmación de envío: Seleccionar el botón «Aceptar» para finalizar el envío. 10

11 1.ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Finalizado el envío del documento a mensajería, el usuario deberá imprimir el documento a notificar y emitir el reporte de cargo de envío a mensajería del documento. El usuario deberá entregar el documento (físico) a notificar y el reporte a la persona responsable del módulo de mensajería.

2. EMISIÓN DE CARGO DE ENVÍO A MENSAJERÍA El cargo de envío a mensajería, debe ser emitido por la persona que realizó el envío del documento. Para emitir el cargo de envío, se debe seleccionar la opción «REPORTES» 12

Se deberá seleccionar la carpeta Mensajería y escoger el «REP01-Cargo de documentos enviados a mensajería» EMISIÓN DE CARGO DE ENVÍO A MENSAJERÍA

2. REPORTE DE CARGO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA Se deberá ingresar los campos: Oficina de mensajería, Gerencia y Usuario Remitente, Fecha y Hora de envío del documento. 14

2. REPORTE DE CARGO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS A MENSAJERÍA El usuario deberá imprimir dos reportes, uno que será entregado con el documento a notificar a mensajería y el otro para que le sirva como cargo. 15

ROL: MENSAJERÍA 1.REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO EN EL MÓDULO DE MENSAJERÍA LAS OR’s 2.EMISIÓN DE REPORTE DE ENTREGA DE CARGOS 16

1. MÓDULO DE MENSAJERÍA DE LAS OFICINAS REGIONALES Se deberá ingresar con el rol SIGED-Mensajería 17

1. MÓDULO DE MENSAJERÍA DE LAS OFICINAS REGIONALES Pestaña Documentos: El usuario deberá verificar si la dirección del documento á notificar es la misma que figura como dirección en esta pestaña. Luego seleccionar el ámbito de envío: NACIONAL o LOCAL (obligatorio) y alguna referencia de la dirección (opcional). 18

1. MÓDULO DE MENSAJERÍA DE LAS OFICINAS REGIONALES Pestaña Datos de Envío: El usuario deberá ingresar los siguientes campos: Tipo de Notificación: Courier, Presencial (en caso el administrado se acerque a la OR) o Por Oficina Regional (en caso personal de la OR realice la entrega del documento) Fecha de Recepción del Documento (documento físico a notificar) Fecha de Entrega del documento al Courier Fecha máxima de entrega de documento al destinatario, Fecha máxima de Devolución del Cargo por el Courier y Fecha máxima de devolución del documento al área remitente. 19

1. MÓDULO DE MENSAJERÍA DE LAS OFICINAS REGIONALES Pestaña Cargo: Finalizada la notificación del documento, el courier realiza la entrega del cargo de notificación a mensajería. 20 El usuario de mensajería deberá escanear el cargo y adjuntar el archivo, así como la información que se requiere, de acuerdo al estado: ENTREGADO o DEVUELTO

1. MÓDULO DE MENSAJERÍA DE LAS OFICINAS REGIONALES Guardado los datos en la pestaña Cargo, el documento pasará a la bandeja de documentos CERRADOS, sin opción a realizar cambios en el registro de información. El usuario remitente recibirá una notificación indicando que ya se ha concluido con la atención y puede visualizar el cargo de notificación adjunto. En este punto se ha concluido con el proceso de envío del documento a mensajería y se debe proceder a realizar la entrega del cargo de notificación al usuario remitente (usuario que realizó el envío), para ello se deberá remitir el reporte «REP 06 – Entrega de Cargos». 21

22 2. EMISIÓN DE REPORTE DE ENTREGA DE CARGOS El usuario de mensajería debe seleccionar el reporte «REP06-Entrega de Cargos», para proceder a devolver los documentos al usuario remitente.

23 2. EMISIÓN DE REPORTE DE ENTREGA DE CARGOS El usuario de mensajería debe seleccionar el reporte «REP06-Entrega de Cargos», para proceder a devolver los documentos al usuario remitente.

APOYO EN USO DEL SISTEMA Mesa de Ayuda Anexo: 1164 Correo: 24