SEMINARIO SOBRE LA VENTANILLA ELECTRÓNICA ÚNICA: MODELOS Y EXPERIENCIAS Angelina Bainiah Autoridad fiscal de Ghana ANTIGUA, GUATEMALA DE MARZO DE 2011 Estrategias de aplicación de una ventanilla única

Alcance y esquema de la presentación Introducción Ventajas, incentivos y beneficios para el sector privado Enfoques para la diseminación - Objetivos - Estrategias Estrategias de aplicación para programas nacionales de Ventanilla Única Estrategias de aplicación para los programas regionales de Ventanilla Única Conclusiones

Introducción Hay varios modelos conocidos y funcionales de Ventanillas Únicas. Cada modelo está diseñado para cumplir con requisitos específicos nacionales y regionales. Una VU que funcione bien, independientemente de la tipología, abraza las mejores prácticas al incorporar procedimientos normalizados, armonizados y simplificados para entregar servicios eficientes a la empresa. Por su diseño y construcción misma, generalmente se espera que una Ventanilla Única lleve beneficios tanto al sector público como privado. En el largo plazo, todos los participantes deberían beneficiarse de una Ventanilla Única que funcione adecuadamente.

Incentivos para el sector privado Trato preferencial que dé lugar a transacciones aceleradas para los usuarios que cumplen. La Ventanilla Única permite una gestión coordinada del riesgo. La evaluación del riesgo no se basa en datos específicos de la agencia sino que en todos los datos disponibles en la Ventanilla Única.

Los Beneficios y Ventajas para el Sector Privado i) Genera ahorros de tiempo y costos en base a: La optimización en coordinar los procesos inter-gubernamentales Los procedimientos más transparentes con menos trámites burocráticos que reducen los plazos de tiempo que se requieren para cada proceso, así generando ahorros de tiempo y costos por cada transacción Procesos de inspección que se coordinan y combinan Intervenciones coordinadas para liberar embarques Como resultado de la reducción en los costos o gastos operativos, se genera mayor competitividad empresarial que se traslada a la ciudadanía como incrementos generalizados en el bienestar de la población i) Fomenta y provoca reformas a nivel nacional así como la modernización de operaciones entre los operadores del sector privado ii) La continuidad de sistemas empresariales mejor gestionados y con mayor coordinación dentro del entorno de una Ventanilla Única iv) Promueve avances y mayores destrezas de computación, las cuales reducen los temores referente al uso de la tecnología

Enfoques para su Diseminación La implantación de una Ventanilla Única presenta varios desafíos a raíz de cambios importantes para todos los actores en las formas tradicionales para hacer negocios. Por lo tanto, la socialización de la información debe estructurarse de manera apropiada y debe hacerse para alcanzar los siguientes objetivos: Objetivos Tener la intención de proveer información importante y darle la más amplia diseminación posible para educar, aclarar dudas y mitigar temores entre los usuarios, clientes, empleados y actores Lograr que los clientes, usuarios, empleados y actores lo internalicen y se apropien del concepto Enfoques o Estrategias i) Establecimiento de canales formales de comunicación Dirigirse a, o en dado caso establecer, grupos de actores para analizar sus preocupaciones específicas y crear programas especiales para resolver sus inquietudes. Plantear las ventajas de una Ventanilla Única para cada uno de los actores junto con las responsabilidades y beneficios que se obtienen al obtener resultados tangibles de la modernización de procesos a raíz de lo que se ha visto durante otras experiencias.

Enfoques para su Diseminación (…continuación) ii) Elegir los medios más adecuados para la comunicación Avisos públicos, talleres, seminarios, foros públicos, volantes y trifoliares Los mensajes debieran estar homogenizados, expresados en forma clara y precisa. Debiera existir un intercambio de información e ideas. iii) Educar, generar capacidades y sensibilizar en forma continua Conlleva una mejora en las destrezas y mayor concientización referente a los nuevos módulos o sobre los cambios o modificaciones a módulos existentes, etc. Los clientes o usuarios deben sentir que son participantes y no observadores iv) Desarrollar una imagen para la Ventanilla Única Creación de un logo y mensajes que promuevan el concepto.

Estrategias efectivas para los Programas Nacionales de Ventanilla Única Modernización de instituciones El éxito de una Ventanilla Única girará en torno a haberse fundamentado sobre procedimientos sencillos, transparentes y armonizados junto a actitudes positivas hacia el concepto de servicio al cliente. Las reformas deben hacerse dentro de un enfoque de gestión estratégica que se implanta previo a la instalación de computadoras y programas informáticos. Las reformas deben tomar en cuenta las operaciones portuarias, las entidades normativas gubernamentales y los actores del sector privado.. No obstante, debe hacerse junto con las instituciones aduaneras ya que los procesos aduaneros son los que predominan en la funcionalidad de una Ventanilla Única. Gestión de la Ventanilla Única Se puede poner en práctica utilizando cualquiera de estos tres modelos: Operada por una entidad pública Operado por una entidad del sector privado Operada en base a una alianza público-privada (en inglés Public-Private Partnership -PPP) También existen diversos formatos basados en varios acuerdos contractuales (BOO, BOT etc.) Las PPP han tenido éxito en sobreponerse a muchos de los retos que enfrentan los gobiernos cuando prestan los servicios. Este arreglo combina el peso político, la autoridad y las destrezas del sector público junto con el apalancamiento financiero y la capacidad que tiene el sector privado para minimizar los trámites y la burocracia haciendo una entrega de servicios de manera más eficiente con la optimización de recursos..

Estrategias efectivas para los Programas Nacionales de Ventanilla Única (...cont.) Un enfoque para el despliegue escalonada de los servicios, los usuarios y las ubicaciones La implantación de una VU requiere una serie de tareas complejas y tardadas. Por ejemplo, requiere desarrollar cierta infraestructura, generar análisis de procesos comerciales y armonizar información. Son tareas que requieren de colaboración y consulta entre diversas entidades gubernamentales y comerciales. Los resultados se van alcanzando a razón de múltiples iteraciones durante un prolongado período de tiempo. Esto puede provocar que se pierda interés y concentración de esfuerzos. Sin embargo, no hace falta esperar hasta la puesta en marcha para tomar en cuenta todos los retos que se deberán enfrentar. Se puede utilizar un enfoque escalonado para desplegar el programa hacia los usuarios, proveer más servicios y ampliar el número de ubicaciones de las ventanillas.. El punto central de la optimización de procesos comerciales está en Aduanas quien ejecuta las políticas comerciales a favor del gobierno. Los usuarios de primera línea son los importadores y exportadores, llegando hasta los agentes aduaneros. Por lo tanto, lo más probable es que los primeros servicios que se combinan dentro de la VU sean aquellos que incluyen la participación de Aduanas, agentes e intermediarios aduaneros, almacenadoras y operadores y bancos. La segunda fase se ampliará para incluir a otras entidades normativas gubernamentales quienes otorgan permisos, licencias y certificaciones.

Estrategias Efectivas para los Programas Regionales de Ventanilla Única Ventanilla Única a nivel Nacional Una colaboración entre Aduanas en alianza con otras entidades normativas gubernamentales. Ventanilla Única a nivel Regional o Internacional Una colaboración entre gobiernos nacionales. La Necesidad de Establecer una Ventanilla Única Regional Para facilitar el intercambio de bienes que transitan dentro de una región por medio del intercambio y compartición de información sobre los bienes entre las Aduanas de “salida” y las Aduanas de “entrada”. Para transmitir las licencias, certificaciones y permisos que se generan en un país hacia otro. Para presentar información de avanzada (previo a la salida y previo al ingreso) referente a los embarques de importación y exportación. Esta información se requiere por razones de seguridad al igual que para agilizar el proceso de liberación de la mercancía.

Estrategias Efectivas para los Programas Regionales de Ventanilla Única (…cont.) Ventanilla Única Regional— interconexión de Ventanillas Únicas Nacionales Ventanillas Únicas Nacionales: un pre-requisito para una Ventanilla Única Regional Ventanilla Única Regional Debiera contar con un fuerte compromiso político dentro de cada una de las economías a manera de promover un ambiente integrado que fomenta el desarrollo económico de la región Debiera tomar en cuenta los diferentes niveles de avance tecnológico, así como variaciones en la comprensión que existe referente a lo que es una VU entre los diversos países que van a participar. El establecimiento de Ventanillas Únicas nacionales requiere que se integren los conceptos internacionales de operatividad lo antes posible al ir desarrollando el ciclo de vida del proyecto para implantar ventanillas nacionales. El adoptar las normas internacionales y aplicar instrumentos como el Modelo de Datos de la OMC, Referencias de Consignaciones Únicas, etc. contribuyen a alcanzar este objetivo.. Desarrollo de los recursos humanos en los países participantes. La seguridad y propiedad de datos comerciales/¿Quién es el responsable por las operaciones de la VU Regional?

Conclusiones Aunque las Ventanillas Únicas a nivel nacional pueden variar en su tipología, todas comparten ciertas buenas prácticas como denominador común. Las Ventanillas Únicas nacionales sirven para fomentar la facilitación del comercio y generar beneficios tanto para el sector publico, como para el sector privado.. Ya que es un proceso complejo que demora cierto tiempo, debe aplicarse un enfoque basado en una implantación escalonada que evite la pérdida de interés y atención al tema. Las Ventanillas Únicas nacionales deben estar operando previamente para facilitar la creación de una Ventanilla Única a nivel regional. Las nacionales se convierten en los cimientos para una cooperación regional que promueve el desarrollo económico nacional y regional. Las Ventanillas Únicas a nivel regional contribuyen a una mayor integración de los países de la región..

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