1 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Del Centro de documentación a la Unidad de vigilancia tecnológica El papel del documentalista en los sistemas de gestión de la innovación y de información empresarial Xoán Porto

2 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Introducción Vivimos un boom de la información y la documentación científica y técnica... ¡pero nos han cambiado el nombre! (con permiso de Dyson: estamos inmersos en una rebelión conceptual). «Vigilancia tecnológica» ( VT ) préstamo directo del francés «veille technologique», popularizado en España a finales de los años 90 en ámbitos de gestión organizacional. Refrendado por AENOR en 2002, quedando incorporada su definición y desarrollo en la familia de normas de Gestión de la I+D+i A pesar de ello, es un término muy promíscuo...

3 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Centro de Innovación y Servicios (CIS Galicia) Ferrol Unidad de Vigilancia y Transferencia Tecnológica La VT en un centro tecnológico: el CIS Galicia

4 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Es un centro tecnológico de titularidad pública fundado en 1995 Presta servicios tecnológicos en el ámbito de la innovación Favorece la internacionalización mediante la transferencia transnacional de tecnología (EEN) Plantilla formada por un número variable de trabajadores (entre 50 y 70 aproximadamente) En 1997 se crea en su seno el Centro de documentación. Pionero en el desarrollo de sistemas de VT automatizados (recibe el certificado de sistema de VT SVT , siendo el segundo centro del Estado tras CIEMAT en recibir la certificación) La VT en un centro tecnológico: el CIS Galicia

5 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Del Centro de documentación... Nace como departamento auxiliar de la gerencia y de las áreas técnicas Dotado inicialmente con 1 técnico y 2 becarios de investigación Nuevas contrataciones ligadas al desarrollo de proyectos específicos, hasta alcanzar en torno al 10-14% del total del centro En septiembre de 2008: 1 responsable de Unidad 1 coordinador de servicios 3 técnicos con contrato indefinido 6 técnicos con contratos temporales 2 becarios Otro personal en prácticas de formación

6 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de a la Unidad de vigilancia tecnológica Inicialmente creado como Centro de Documentación, varió su denominación en varias ocasiones, por la asunción o delegación de nuevas funciones como la comunicación pública o la transferencia de tecnología. La relación de cambios podría esquematizarse en los siguientes: Centro de Documentación Servicio de documentación y comunicación Servicio de información y documentación Área de información estratégica Unidad de vigilancia y transferencia tecnológica

7 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Es aplicable a cualquier tipo de organización independientemente de su tamaño o del sector económico en el que desarrolle su actividad. Define innovación como la actividad cuyo resultado es la obtención de nuevos productos o procesos, o mejoras sustancialmente significativas en los ya existentes. La norma distingue entre tres tipos de innovación: La innovación en tecnología : es la actividad de generación y puesta a punto de nuevas tecnologías en el mercado que, una vez consolidadas, comenzarán a utilizarse por otros procesos innovadores asociados a productos y procesos La innovación tecnológica : aquella actividad de incorporación, en el desarrollo de un nuevo producto o proceso, de tecnologías básicas existentes y disponibles en el mercado La innovación en la gestión : contempla mejoras relacionadas con la forma de organizar los recursos para obtener productos y procesos innovadores La gestión de la innovación UNE :2006

8 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Entre las herramientas de soporte a la I+D+i concede especial importancia a la VT para la realización, de forma sistemática, de la captura, análisis, difusión y explotación de las informaciones científicas o técnicas útiles para la organización. Para facilitar las actividades de VT AENOR elaboró la norma experimental UNE :2006 EX (Requisitos del sistema de vigilancia tecnológica) El grupo de trabajo GT6 (Vigilancia tecnológica) del comité técnico CTN166 está elaborando una guía de aplicación (proyecto de norma PNE IN), que aún no ha sido publicada. La gestión de la innovación UNE :2006

9 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 La VT en el ámbito de la normalización Según UNE :2006 la vigilancia tecnológica es el «proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios» Norma específica UNE :2006 EX Identificación de necesidades de información (7.2) Búsqueda, tratamiento y validación (7.3) Proceso de puesta en valor (7.4)

10 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 La VT en el ámbito de la normalización La vigilancia tecnológica es por tanto un enfoque particular de la información científica y técnica aplicada preferentemente al ámbito de la gestión de la innovacion, pero extensible igualmente a cualquier ámbito en la actividad de una organización La vigilancia tecnológica adopta de la gestión empresarial su terminología y el campo de aplicación. Adapta conceptos derivados de teorías de amplia difusión, p.e. el Modelo de las cinco fuerzas de M. E. Porter Otras analogías establecidas en términos como factor crítico de éxito, ampliamente utilizados en la gestión empresarial, y su equivalente factor crítico de vigilancia (FCV)

11 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Según la norma (7.5) los resultados de la VT se plasman documentalmente en: Acciones derivadas (7.5.2) Entornos de interés para la organización (7.5.3) En el caso de Unidad de vigilancia y transferencia tecnológica del CIS se corresponden con los siguientes productos y servicios documentales: 1. Informes tecnológicos / informes de mercado 2. Informes de inteligencia 3. Informes de vigilancia 4. Sistemas de vigilancia tecnológica (SVT) 5. Boletines de alerta (DSI) 6. Servicio de obtención de documentos Productos y acciones derivadas de la VT

12 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Impacto de la VT en la Unidad La adopción de un sistema de vigilancia tecnológica normalizado obliga a adaptar y formalizar los procedimientos de trabajo de acuerdo con los criterios especificados en la norma. Son de especial relevancia las cuestiones relacionadas con el control y registro de la actividad, la medición y validación de los resultados, así como la revisión periódica del sistema. El valor de los resultados de la vigilancia tecnológica, sobre todo cuando éstos se insertan en el ámbito de la gestión de la innovación, son de difícil cuantificación expresados en términos económicos. Se puede avanzar en la cuantificación de costes o resultados documentales, p.e. mediante la expresión del número de fuentes controladas, número de documentos revisados, informes generados, horas/técnico empleadas, costes directos imputables a compra de información, suscripciones a fuentes, etc.

13 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Conclusiones La vigilancia tecnológica es un concepto nuevo, pero no novedoso: se apoya en la consolidada tradición de la información y documentación científica y técnica Incorpora terminología y modelos propios del ámbito de la gestión empresarial y organizacional, y en la que participa personal con perfil técnico interdisciplinar, principalmente en la fase de valorización de la información El documentalista debe asumir la heterogeneidad de enfoques a la hora de abordar las tareas documentales Oportunidad al trasladar los métodos, técnicas y productos propios de la información y documentación científica al ámbito de los sistemas de gestión de las organizaciones: principalmente en el ámbito de la innovación, pero también en los de la gestión de la calidad, medio ambiente, etc. La incipiente existencia de un marco normalizado permitirá la homologación de los componentes de los sistemas de vigilancia tecnológica

14 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 El primer paso es... ¡reconocernos! I+D también es Información + Documentación Para terminar, dos consideraciones... Kirsten Vangsness en la serie de televisión «Criminal Minds» Robert Redford en el largometraje «Three Days of the Condor» (1975)

15 XI Jornadas de Gestión de la Información. Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación Madrid, 19 y 20 de noviembre de 2009 Gracias ;-) Xoán Porto - Teléfono Móvil Apartado de correos Ferrol (A Coruña)